事業(yè)單位檔案管理的電子化建設策略探究

摘要：隨著當前互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要積極提高效率。以往的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當前工作需求，在工作中存在著很多問題。因此就需要加強事業(yè)單位檔案管理電子化建設。本文就先了解事業(yè)單位檔案管理電子化存在的問題，然后分析事業(yè)單位檔案管理電子化建設對策，為相關研究人員提供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子化建設;對策

事業(yè)單位檔案管理電子化建設，是將傳統(tǒng)紙質檔案利用信息技術來轉化為電子檔案，通過這樣的方法能夠實現(xiàn)分類和加工，以此來有效的提高檔案管理工作效率，減少成本投入。當前，我國檔案管理電子化建設中還有一些問題，所以就應該從實際問題出發(fā)，以此來尋找解決方法，推動我國事業(yè)單位檔案管理能夠逐漸向智能化、自動化所發(fā)展，以此來有效的提高事業(yè)單位工作水平。

一、事業(yè)單位檔案管理電子化建設優(yōu)勢

首先，提高管理效率。電子化建設能夠具有高效、快捷等特點，通過視頻、音頻等方法，以此來替代人力，有效的減輕人員工作量，將紙質檔案能夠通過信息化的方法來為人們提供服務，更好集中信息，將各類信息有效整合，減少其中漏洞，有效提高工作效率[1]。其次，降低成本。電子化管理相比于傳統(tǒng)檔案管理能夠減少成本投入，并且是利用電子化形式來存儲，其復制、傳輸?shù)榷挤浅７奖?。最后，提高文件保密性。在查閱傳統(tǒng)文檔上，所提供的都是整卷資料，在查閱上的難度較大，而且信息資料容易被泄漏，不符合管理保密實際要求。而在電子化管理系統(tǒng)中，能夠實現(xiàn)精準查閱，有效的保證信息安全。

二、事業(yè)單位檔案管理電子化建設中存在的問題

（一）安全性無法保證

事業(yè)單位檔案記錄事業(yè)單位的工作業(yè)務和工作人員詳細信息，所以檔案自身的安全就直接受到事業(yè)單位管理工作影響。導致檔案安全性受到影響的主要可以分為兩個原因，首先是相關管理人員沒有重視檔案管理工作，沒有認識到檔案管理的實際作用，這樣就導致很多電子檔案沒有得以有效整理[2]。與此同時，電子檔案管理工作也沒有獨立的部門，在出現(xiàn)問題的時候不能夠及時解決。其次，事業(yè)單位的硬件和軟件沒有及時更新，這樣就導致在傳輸和保管中，很容易受到病毒的影響，進而影響檔案管理安全性。

（二）管理不夠嚴格

從當前我國一些事業(yè)單位中能夠看出，相關工作人員在工作上依然還是采取傳統(tǒng)的檔案管理理念，只重視紙質檔案管理，沒有真正的認識到電子檔案管理的重要性[3]。在日常管理中，也沒有合理的存放電子檔案，并沒有嚴格按照制度來開展工作，沒有及時對檔案備份，這樣就導致一旦系統(tǒng)或者是數(shù)據(jù)被損壞，那么就會嚴重的影響事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展，

（三）工作人員素質不高

在具體工作中，因為事業(yè)單位針對電子檔案管理工作沒有重視，所以工作人員缺少正確理念。一些事業(yè)單位片面的認為檔案管理就是將紙質檔案內容輸入到電腦中就完成管理，這樣就導致在開展工作上片面，并沒有充分了解檔案電子管理的作用[4]。在具體工作中，一些工作人員針對管理技術不了解，針對新的工作模式存在著一定排斥，這種錯誤行為就會嚴重的影響事業(yè)單位檔案管理電子化建設速度。

三、事業(yè)單位檔案管理電子化建設對策

（一）保證電子檔案安全性

事業(yè)單位檔案管理工作想要順利開展，首先必須要保證信息檔案的安全，想要更好提高檔案安全，則是可以從兩個方面入手，首先是要積極提高工作人員自身安全意識，還有就是要在計算機中安裝防病毒軟件，以此來避免計算機中電子檔案受到病毒影響，從而導致信息流失或者是損壞[5]。電腦設備存在著一定不穩(wěn)定性，會在一定程度上影響電子檔案管理工作。因此，就必須要加強計算機設備管理，相關工作人員在存檔上，也應該具備完善的檔案管理意識，及時的升級和維護，有效的解決計算機設備中存在的各類問題，并定期對計算機檢查。在工作過程中，工作人員也應該養(yǎng)成良好習慣，要形成及時保存、存檔，從而來保證電子檔案的安全。

（二）完善相關法律

積極完善相關檔案管理制度，能夠確保檔案管理工作的有序開展，保證檔案管理工作安全，以此為檔案管理工作提供重要依據(jù)。事業(yè)單位就可以嚴格按照法律法規(guī)來開展工作，制定科學、合理化管理流程，保證事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展，更好提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理應該擺脫以往的傳統(tǒng)管理模式，要能夠在自身單位中建立完善的電子檔案規(guī)章制度，完善電子檔案管理的制作、收集、整理等相關管理內容，并且根據(jù)實際事業(yè)單位的特點和檔案內容，以此來完善現(xiàn)有的電子檔案管理內容。只有保證電子檔案管理制度符合要求，才能夠在出現(xiàn)問題時，及時的采取相應對策，保證事業(yè)單位檔案管理工作更好開展。

（三）提升人員綜合素質

檔案管理工作中的工作人員，自身專業(yè)素質就直接影響事業(yè)單位檔案管理工作質量[6]。首先，事業(yè)單位應該積極提高管理人員綜合素質，要能夠從根本上提高檔案管理電子建設水平，并積極對工作人員培訓，通過定期舉辦培訓活動的方法，從而來更新工作人員工作理念，激發(fā)工作人員工作積極性，改變以往的傳統(tǒng)理念，能夠不斷的讓工作人員在生活、工作中提升自身能力。加強相關網(wǎng)絡知識和信息技術學習，以此來提升現(xiàn)代化管理水平。能夠實現(xiàn)對電子檔案中的復雜數(shù)據(jù)合理分析，從而針對其中數(shù)據(jù)價值內容充分發(fā)揮，為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供更好幫助。

結語：

總而言之，事業(yè)單位電子化建設是時代發(fā)展必然需求，也符合當前發(fā)展趨勢，有效的提高檔案信息安全性，針對相應規(guī)章制度及時完善，有效提高人員素質，從而來推動事業(yè)單位更好向前發(fā)展。

參考文獻：

[1] 楊語嫣. 探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效策略[J]. 新一代：理論版， 2021（9）：190-190.

[2] 劉美杉. 行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及策略探究[J]. ?2020.

[3] 羅雅芝. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略研究[J]. ?2020.

[4] 陳浩. 機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略探究[J]. 蘭臺內外， 2021.

[5] 趙瑾. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題及改善策略探究[J]. 信息記錄材料， 2021， 22（4）：2.

[6] 張亞志. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略探究[J]. 中國高新區(qū)， 2019， 000（015）：237.

作者簡介：羅茜，1980年08月，女，漢族，湖南衡陽人，大專，專業(yè)技術十二級，研究方向：館員。