如何實施財務(wù)信息化管理完善醫(yī)院內(nèi)控制度

馬翠翠 鄭州市第六人民醫(yī)院

引言

對于醫(yī)院而言，財務(wù)信息化管理是實施內(nèi)控制度的主要手段，通過財務(wù)信息化管理，不僅可以在內(nèi)控制度中固化財務(wù)活動，還能保證內(nèi)控制度落到實處。實施財務(wù)信息化管理，可以改善、優(yōu)化財務(wù)管理工作，完善內(nèi)控制度，防止盜竊、貪污等不良事件的發(fā)生，確保醫(yī)院物資和財產(chǎn)的安全，實現(xiàn)醫(yī)院的管理和發(fā)展目標?，F(xiàn)結(jié)合工作經(jīng)驗，就醫(yī)院財務(wù)信息化管理進行分析和探討。

一、醫(yī)院財務(wù)信息化管理概述

（一）醫(yī)院財務(wù)管理

作為為社會提供醫(yī)療服務(wù)的實體，醫(yī)院具備公益化的特質(zhì)。財務(wù)管理的任務(wù)是管理資金、成本和利潤，主要包括編制預算、管理財務(wù)活動、完善財務(wù)內(nèi)控制度等。在財務(wù)管理工作中，通常以總會計師或財務(wù)主管院長為領(lǐng)導，采用集中管理的模式運行，規(guī)模以上醫(yī)院的財務(wù)管理模式為總會計師制度，該制度中，責任人是總會計師或醫(yī)院的財務(wù)負責人，管轄財會資金計劃等工作，并和醫(yī)院后勤、門診、臨床、行政等部門聯(lián)系和互動，確保醫(yī)院財務(wù)管理工作安全、高效的開展。具體框架（見圖1）。

圖1 醫(yī)院財務(wù)管理總會計師制度體系框架

考慮到醫(yī)院的公益化特性，財務(wù)管理工作的目的不只是追求利潤最大化，更重要的是提升醫(yī)療服務(wù)能力。對于醫(yī)院財務(wù)管理，國家提出了這樣的要求：核定收支、超支不補等。多數(shù)情況下，對于大型或中型的醫(yī)院，一般實施定項補助。一方面，對于小型醫(yī)院，則實施定額補助，醫(yī)院需要遵循軍隊、國家等物價政策，門診費、住院費都要使用財政部門的票據(jù)。另一方面，由于醫(yī)療服務(wù)消費具有非彈性的特質(zhì)，醫(yī)療價格和衍生出來的財務(wù)管理活動，必須遵守財政部門的要求，但是在會計處理、財務(wù)管理等工作上，處理手段、程序和一般企業(yè)的財務(wù)管理類同。

（二）醫(yī)院財務(wù)信息化管理

醫(yī)院財務(wù)信息化，針對的是醫(yī)院這類實體的財務(wù)管理流程特征而進行的信息化革新。借助現(xiàn)代的處理手段、計算機技術(shù)，革新醫(yī)院的財務(wù)管理理念、業(yè)務(wù)流程、管理模式等方面，重點表現(xiàn)為整合和共享財務(wù)數(shù)據(jù)、再造和監(jiān)控管理流程等。一般來講，財務(wù)信息化管理是借助財務(wù)系統(tǒng)或軟件實現(xiàn)的，具備財務(wù)管理的各個功能，不僅能做到事后調(diào)整，還能做到事前預測、事中管控。由于財務(wù)信息化管理采用信息技術(shù)革新以往的管理模式，可以大幅減輕工作壓力和強度，使煩瑣的工作變得簡單化；保證財務(wù)數(shù)據(jù)精準、安全的傳輸和分享，為醫(yī)院高層了解資金現(xiàn)狀、做出重大決策提供依據(jù)；實現(xiàn)各部門的信息交流，為醫(yī)院財務(wù)狀況、經(jīng)營情況的實時監(jiān)控提供便利。除此之外，還可規(guī)范化醫(yī)院的財務(wù)管理。以往的手工操作中，財務(wù)管理工作頻繁出現(xiàn)資金信息缺失、賬實不符等情況，而財務(wù)信息化的建設(shè)，可以很好地規(guī)避這類問題。在信息化管理下，可以使財務(wù)人員在接收新信息的同時，發(fā)現(xiàn)虛假信息，從而改善財務(wù)管理理念和模式，促使財務(wù)管理工作更加規(guī)范化，提升管理水平。

二、醫(yī)院財務(wù)信息化管理存在的問題

（一）財務(wù)信息化管理薄弱

在大多數(shù)的醫(yī)院中，普遍存在對財務(wù)信息化管理認識不夠的問題，認為醫(yī)院管理的重點是臨床、醫(yī)技科室，應(yīng)將主要的精力和財力放在醫(yī)技科室和一線部門，財務(wù)部門只是為一線科室提供服務(wù)的部門。這種情況下，為了減少醫(yī)院的支出，只為財務(wù)部門提供簡單的報表、總賬模塊，限制了財務(wù)管理軟件作用的發(fā)揮。

（二）缺乏整體規(guī)劃思路

對于醫(yī)院的管理而言，財務(wù)管理是非常重要的環(huán)節(jié)。而財務(wù)信息化管理，可以反映醫(yī)院的整體效益，信息化管理的實現(xiàn)，必須依賴財務(wù)信息化。從當前來看，絕大部分醫(yī)院在信息化建設(shè)過程中，并不重視財務(wù)信息化管理，沒有進行科學規(guī)劃，最多也就是應(yīng)急改造集成系統(tǒng)，這樣財務(wù)信息化管理在預測、控制等方面，既缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)，又增加物、財、人的浪費，加大財務(wù)信息化管理的建設(shè)難度。

（三）財務(wù)信息化管理系統(tǒng)缺失

信息化背景下，醫(yī)院財務(wù)信息化管理不只是醫(yī)院財務(wù)管理的重要內(nèi)容，更是醫(yī)院實現(xiàn)財務(wù)管理可持續(xù)發(fā)展的必要環(huán)節(jié)?；谡w角度分析，財務(wù)信息化管理除了要明確規(guī)劃目標外，還要建立在信息化基礎(chǔ)之上。分析我國的醫(yī)院財務(wù)信息化管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)很多醫(yī)院并未對其進行規(guī)劃，財務(wù)管理水平得不到提升，醫(yī)院的財務(wù)數(shù)據(jù)也不完整。

（四）缺乏專業(yè)的財務(wù)信息化建設(shè)人才

想要實現(xiàn)財務(wù)信息化管理，發(fā)揮其實用價值，既要為其配備現(xiàn)代化的軟件，還要具備復合型的人才，專業(yè)化的系統(tǒng)分析和維護人員。財務(wù)信息化管理的實施，對財務(wù)人員提出了更高的要求，不只要具備專業(yè)知識，還要具備計算機知識。分析發(fā)現(xiàn)，我國很多的醫(yī)院財務(wù)人員都是從手工操作模式轉(zhuǎn)變而來，計算機知識匱乏。由于不了解財務(wù)信息化管理，也就沒有對財務(wù)人員進行培訓，導致現(xiàn)有財務(wù)人員不符合信息化時代的需求。具體表現(xiàn)為：日常工作中，只能簡單的在財務(wù)軟件中錄入財務(wù)數(shù)據(jù)，不能深度分析數(shù)據(jù)背后的內(nèi)容；計算出現(xiàn)問題時，無法及時處理，只能等待專業(yè)人員處理，降低工作效率。

（五）財務(wù)信息數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一標準

由于不重視財務(wù)信息化管理，也沒有將財務(wù)管理軟件納入信息系統(tǒng)的規(guī)定中，財務(wù)軟件和醫(yī)保軟件系統(tǒng)、收費軟件等相互獨立，數(shù)據(jù)不共享，降低財務(wù)數(shù)據(jù)的使用效率，造成資源浪費。由于財務(wù)數(shù)據(jù)未得到充分的利用，導致業(yè)務(wù)信息得不到共享和集中管控，各項業(yè)務(wù)頻繁操作，出現(xiàn)疏漏、不規(guī)范等現(xiàn)象。伴隨著醫(yī)院賬目的持續(xù)增加，各項業(yè)務(wù)經(jīng)費的存取量越來越大，若無法實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范化，將很難滿足工作需求，甚至會妨礙到財務(wù)信息化管理的建設(shè)步伐。

（六）信息化安全技術(shù)不高

醫(yī)院財務(wù)信息化管理的建設(shè)和實施，處于一個開放的環(huán)境中，若環(huán)境存在安全問題，比如操作不當、中毒等，極有可能會造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失，嚴重時造成系統(tǒng)癱瘓，給財務(wù)管理帶來巨大的損失。另外，財務(wù)信息化管理下，以往的財會數(shù)據(jù)由電子符號替代，紙質(zhì)數(shù)據(jù)由磁介質(zhì)替代，易受外力影響，增加信息的不安全性。

三、如何實施財務(wù)信息化管理，完善醫(yī)院內(nèi)控制度

（一）提高對財務(wù)信息化管理的認識

財務(wù)信息化管理將財務(wù)人員從煩瑣、復雜的工作中解救出來，提高了工作效率，推動了信息化建設(shè)。作為醫(yī)院的管理者，必須深刻認識到財務(wù)信息化管理的重要性，為其提供充足的硬件設(shè)施，為信息化管理的實施奠定基礎(chǔ)。同時，在醫(yī)院內(nèi)部加大財務(wù)信息化管理的宣傳力度，特別是財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門，加深相關(guān)人員對財務(wù)信息化的認知，實現(xiàn)業(yè)財融合，提升財務(wù)管理水平。

（二）科學規(guī)劃信息化建設(shè)思路

為實現(xiàn)財務(wù)信息化管理，需要醫(yī)院管理者、財務(wù)人員意識到信息化建設(shè)工作的緊迫性，堅定建設(shè)財務(wù)信息化的決心，給予充分的關(guān)注。組織相關(guān)機構(gòu)和小組，科學的規(guī)劃財務(wù)信息化建設(shè)工作，基于實用性、綜合性的原則，制定系統(tǒng)化的建設(shè)計劃，在人、財、物三個方面給予支持。如此，才能在強化各部門監(jiān)管的同時，發(fā)揮出財務(wù)信息化管理的優(yōu)勢。

（三）建立健全醫(yī)院財務(wù)信息化管理系統(tǒng)

財務(wù)信息化管理影響著醫(yī)院的會計管理、會計核算等一系列活動，必須構(gòu)建一套完善的財務(wù)信息化管理系統(tǒng)，推動財務(wù)管理工作的有序進行。一般來講，醫(yī)院財務(wù)信息化管理系統(tǒng)包括以下幾個方面：

第一，收費管理系統(tǒng)。在醫(yī)院，收費系統(tǒng)包括兩個部分：一是門診收費系統(tǒng)，根據(jù)醫(yī)師開具的電子處方或檢查單，門診患者在自助機繳費后，到藥房拿藥或到相關(guān)科室檢查。也可以在收費窗口繳費，時間僅需幾秒。該系統(tǒng)信息化的實現(xiàn)，可以提高收費效率，減少人為操作帶來的失誤。二是住院收費系統(tǒng)，在患者住院期間，患者持入院證辦理住院手續(xù)。若患者屬于扶貧救助或有醫(yī)保，由醫(yī)保辦核實身份，簽訂免繳住院預交金的手續(xù)后，患者再辦理住院手續(xù)。自費患者可通過自助機或微信平臺繳納預交金，或者到收費窗口繳納。住院過程中，醫(yī)師在系統(tǒng)中開具化驗、檢查等醫(yī)囑后，先由審核崗審核，再上傳至醫(yī)技科室預約，患者按照預約時間檢查，檢查前先確認記賬收費；開具的藥品醫(yī)囑，同樣先由護士審核，再上傳至配藥中心?；颊叱鲈簳r，護士在系統(tǒng)內(nèi)點擊出院，患者信息實時上傳至醫(yī)保辦，審核后辦理結(jié)算，患者根據(jù)短信內(nèi)容辦理出院結(jié)算。住院收費系統(tǒng)的信息化，縮短了患者辦理出院、費用結(jié)算的等待時間，提高了醫(yī)療服務(wù)水平和患者的滿意程度。

第二，醫(yī)保管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包含省、市、縣社保局和新農(nóng)合辦公室的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，用來核準和審定醫(yī)保患者的門診費用和住院費用，查詢醫(yī)?；颊叩墓M標準，維護醫(yī)保收費項目等。醫(yī)保管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息化，可以節(jié)約患者醫(yī)療費用的報銷時間。

第三，病區(qū)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括住院患者的床位管理、費用查詢等，可以提供患者住院期間的醫(yī)療動態(tài)、費用明細查詢。該系統(tǒng)既能夠管理患者的動態(tài)，核算患者的住院費用，還能提高醫(yī)院的透明度，提高住院系統(tǒng)的服務(wù)效率，加快病床的周轉(zhuǎn)速度，防止患者欠費、漏費等現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）培養(yǎng)復合型的財務(wù)信息化人才

財務(wù)管理信息化除要加大硬件的投入外，還要重視復合型財務(wù)信息化人才的培養(yǎng)。上述得知，當前醫(yī)院普遍缺失復合型的財務(wù)人才，無法滿足財務(wù)信息化管理的要求。一方面，醫(yī)院可以組織現(xiàn)有財務(wù)人員，定期或不定期的參加培訓，內(nèi)容既包括專業(yè)知識，也包括計算機知識。培訓結(jié)束后，對財務(wù)人員進行考核，不合格者繼續(xù)培訓至考核合格。這樣有助于提高財務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力和信息技術(shù)能力，幫助其盡快適應(yīng)新的工作理念和模式，為財務(wù)信息化管理的實施奠定基礎(chǔ)。另一方面，醫(yī)院可以從外界招聘人才，加大薪酬和福利，留住人才，為醫(yī)院的財務(wù)隊伍注入新鮮血液，進而提高財務(wù)管理工作質(zhì)量。

（五）制定統(tǒng)一的信息編碼

財務(wù)信息化管理的關(guān)鍵工作是確保信息編碼的規(guī)范性和統(tǒng)一性。只有這樣，才能保證財務(wù)信息共享，實現(xiàn)各部門的信息互通。而且，相對統(tǒng)一的信息編碼，可以結(jié)合財務(wù)數(shù)據(jù)，綜合分析醫(yī)院的財務(wù)狀況，為管理者提供準確、全面的信息，從而做出精準的決策。此外，對信息編碼進行統(tǒng)一、集中的管理，可以節(jié)約工作成本，提升工作質(zhì)量。因此，為了保證財務(wù)信息的完整性、真實性，對于輸入數(shù)據(jù)應(yīng)統(tǒng)一編碼，以規(guī)范財務(wù)管理工作。

（六）維護醫(yī)院財務(wù)信息系統(tǒng)的安全

為保證醫(yī)院財務(wù)系統(tǒng)的安全性，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露等問題的發(fā)生，應(yīng)做好以下工作：一是確保財務(wù)信息數(shù)據(jù)安全，未經(jīng)領(lǐng)導獲準，不可擅自向外提供任何的數(shù)據(jù)、資料、程序等；不能修改系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，對機內(nèi)程序進行加密，以免被篡改。若需要對程序進行優(yōu)化和功能上的擴充，必須獲得系統(tǒng)管理人員、財務(wù)負責人同意，同時告知軟件開發(fā)者自己的要求。二是及時保存財務(wù)信息數(shù)據(jù)。對于不同時期的財務(wù)數(shù)據(jù)，要進行備份，明確標注儲存的內(nèi)容。注意保存不同版本和時期的文檔資料，包括軟件系統(tǒng)、財會軟件等。使用過程中，對會計軟件的可靠性、完整性進行檢查，確保正常運行。加強和軟件開發(fā)者的溝通，以便隨時更新軟件。三是保證計算機硬件安全。用于會計業(yè)務(wù)的計算機，要專人負責、專機專用，不可借給他人或單位。放置計算機的場所，要清潔、防火防磁，重要信息留副本，防止泄密。四是防止病毒入侵。財務(wù)信息軟件應(yīng)設(shè)置多重防火墻，安裝防毒程序，不可使用和財務(wù)工作無關(guān)的軟件，特別是服務(wù)于財務(wù)信息系統(tǒng)的計算機。

此外，和其他系統(tǒng)形成制約機制。財務(wù)信息系統(tǒng)和相關(guān)系統(tǒng)相互制約，各系統(tǒng)獨立運作和工作，發(fā)生減賬或退賬等現(xiàn)象時，可以相互監(jiān)督，充分發(fā)揮財務(wù)內(nèi)控的作用。比如，物資、藥品、設(shè)備體系和財務(wù)管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，財務(wù)部門和管理人員可以及時掌握藥品的銷售、設(shè)備及物資的領(lǐng)用情況，并強化管理。又或者，病區(qū)管理系統(tǒng)和收費系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，當住院科室護士錄入患者的信息和費用明細時，一旦出現(xiàn)退賬、減賬的情況，必須由雙方科室負責人共同確認后，方可進行退賬或減賬，任何一方不能自行辦理。將收費系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，有助于財務(wù)部門和管理人員了解醫(yī)院的日收入，掌握日就診、住院人數(shù)，加強醫(yī)療服務(wù)管理，防止收費人員亂收費或錯誤收費等現(xiàn)象的發(fā)生。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院財務(wù)信息化管理的實現(xiàn)，可以減少相關(guān)工作的人為干預，將工作失誤降至最低，將工作風險降至最小。通過上述分析，發(fā)現(xiàn)在當前的醫(yī)院財務(wù)信息化管理中，仍然存在一系列問題，給財務(wù)管理工作的開展、管理水平的提升帶來不良影響。為充分發(fā)揮出財務(wù)信息化管理的作用，完善醫(yī)院的內(nèi)控制度，建議醫(yī)院從多個方面著手，提高醫(yī)院財產(chǎn)的安全性，提升工作效率，進而為醫(yī)院創(chuàng)造更多的效益。