數(shù)字化形勢下油田企業(yè)檔案管理升級對策研究

摘要：當(dāng)前，數(shù)字經(jīng)濟(jì)正開啟一次重大的時代轉(zhuǎn)型，油氣行業(yè)作為傳統(tǒng)工業(yè)產(chǎn)業(yè)，面對能源革命和能源轉(zhuǎn)型加快推進(jìn)的新形勢，中國石油把信息化納入創(chuàng)建世界一流示范企業(yè)的目標(biāo)體系，實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型升級和價值增長，油氣企業(yè)只有對其業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)性、徹底的重新定義，數(shù)字化轉(zhuǎn)型才能成功。

關(guān)鍵詞：油氣田企業(yè);檔案工作;管理模式

網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，極大地改變了檔案工作內(nèi)容、方法和手段，油氣田企業(yè)正經(jīng)歷著從檔案資源分散保管到共享集中利用的變革過程，油氣田企業(yè)檔案部門緊跟業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息化發(fā)展進(jìn)程，加強對業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔管理，建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，把方案實體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動態(tài)管理。同時，充分利用信息技術(shù)和數(shù)字檔案資源優(yōu)勢，優(yōu)化油氣田企業(yè)檔案管理與服務(wù)流程，開發(fā)建設(shè)各類專業(yè)、專題檔案數(shù)據(jù)庫，全面推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，推動實現(xiàn)以信息為核心的檔案館建設(shè)，推動實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，實現(xiàn)油氣田企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級。

1檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析

1.1對檔案管理工作重要性認(rèn)知存在誤區(qū)

很多單位對于檔案管理工作重視不夠，并且根本沒有意識到檔案資料對于單位發(fā)展的重要性，單位檔案部門與其他部門相比來說，往往得不到足夠的重視，專職檔案管理的人員，數(shù)量上往往不夠，對于檔案管理方面的專業(yè)知識也不夠豐富，工作人員的工作積極性不高，缺乏認(rèn)真的工作態(tài)度和熟練的業(yè)務(wù)知識，使檔案管理與實際業(yè)務(wù)脫節(jié)，未發(fā)揮其綜合價值。

1.2檔案的管理模式落后

目前的很多機關(guān)單位中，檔案未開展檔案進(jìn)館價值鑒定相關(guān)工作，對其移交時限以及查閱利用時的特殊要求也沒有界定;對其涉及哪些內(nèi)容也無明確界定，存在檔案進(jìn)館后目錄格式不一、文檔殘缺、歸檔照片缺失等問題。面對出現(xiàn)的電子文件，不能接受新事物，依然固守傳統(tǒng)檔案實體管理模式，導(dǎo)致大量檔案資源流失，沒有緊跟信息化發(fā)展步伐，油田企業(yè)檔案處于游離狀態(tài)，企業(yè)“記憶”面臨丟失危險。

1.3檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)有待提高

檔案管理是一項復(fù)雜、細(xì)致、業(yè)務(wù)知識面廣并具備一定溝通協(xié)調(diào)能力的工作，要求檔案管理者從收集、整理、歸檔、保管、利用各個環(huán)節(jié)全程參與?，F(xiàn)階段檔案管理人員存在3個方面問題：一是責(zé)任心不夠強;二是思想守舊、安于現(xiàn)狀，不注重學(xué)習(xí)新知識和先進(jìn)管理經(jīng)驗作法;三是欠缺檔案資料收集意識、歸檔不規(guī)范，無形中增加了調(diào)檔和查閱難度，甚至造成了檔案的缺失。

2油田企業(yè)檔案管理升級對策

2.1加強檔案管理信息化建設(shè)

在當(dāng)前單一的檔案管理模式已不能適應(yīng)實際工作需要，油氣田企業(yè)正經(jīng)歷著從檔案資源分散保管到共享集中利用變革時期，首先，信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用，推動著信息化條件下檔案資源共享，管理數(shù)字化的信息資源需要引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化多媒體設(shè)施設(shè)備，并為數(shù)字信息的保管提供專屬機房，突出表現(xiàn)為對檔案管理信息化的財力物力支持，這一點是必不可少的。其次，要拓展檔案信息的服務(wù)范圍，依托數(shù)字檔案館、微信微博及其他移動終端，打破信息共享瓶頸和信息孤島，為各方利用檔案提供便利，最大化體現(xiàn)檔案信息的綜合價值。

2.2健全檔案工作體制機制

要把檔案宏觀管理和具體指導(dǎo)有機統(tǒng)一起來。要將工作的重心逐漸由單純的具體指導(dǎo)向抓好宏觀管理轉(zhuǎn)移，把法律賦予檔案部門的行政監(jiān)管職能充分行使起來，正確區(qū)分行政監(jiān)管和業(yè)務(wù)指導(dǎo)兩種職能，監(jiān)管是宏觀剛性約束，指導(dǎo)是微觀業(yè)務(wù)規(guī)范，不能用業(yè)務(wù)指導(dǎo)代替行政監(jiān)管，更不能單一行使一種職能，要將兩者有效結(jié)合起來，通過指導(dǎo)來規(guī)范切實提高檔案管理能力。要完善考核評價機制，在考核“點”上務(wù)求精細(xì)化管理的同時，將“面”上整體工作的規(guī)范化作為重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，促使絕大部分基層單位做好檔案規(guī)范整理，夯實基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，練好基本功。要建立定期和不定期督查機制，把平時檢查與年終考核結(jié)合起來，作為評定工作的依據(jù)。要建立問責(zé)機制，對落實工作不力、出現(xiàn)重大失誤的立檔單位進(jìn)行問責(zé)。

2.3改進(jìn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式方法

首先要重視檔案管理“面”上的指導(dǎo)工作，提高整體規(guī)范化水平。比如，可以在每年第一季度確定1至2個月的時間，開展“集中歸檔月活動”，并作為一項制度長期堅持下去，每年集中利用一段時間，由檔案部門業(yè)務(wù)人員分片包干，巡回到各立檔單位，指導(dǎo)各單位對上年度形成的各類文件材料進(jìn)行規(guī)范歸檔，將第一手的資料收集整理好，避免一些單位連年不及時歸檔，造成“斷檔”的現(xiàn)象。

2.4加強對檔案工作的投入力度

有些立檔單位認(rèn)為，檔案工作耗費人力財力，且很難在短期內(nèi)看到效益，于是許多單位都不愿開展工作，檔案規(guī)范化管理缺少物質(zhì)條件支撐。比如，有的立檔單位沒有足夠的檔案柜架，沒有專門的檔案室和管護(hù)設(shè)備，檔案裝具不合格。因此，有關(guān)單位要不斷引導(dǎo)立檔單位加大對檔案工作的投入，改善檔案管理設(shè)施條件，對于工作成績突出的單位，在政策許可的情況下，給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)費補助，逐漸形成良性發(fā)展趨勢。

2.5 加強新時代檔案管理人員隊伍建設(shè)

新形勢下檔案工作不再是簡單的庫房保管，隨著信息時代的發(fā)展，日趨的信息化、智能化，要建設(shè)一直懂業(yè)務(wù)、適應(yīng)新時代發(fā)展檔案隊伍梯隊建設(shè)，做好檔案隊伍繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)工作，通過分類培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、對外交流學(xué)習(xí)等方式，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，完善考核激勵機制，給檔案人員創(chuàng)造肯干事、能干事的舞臺，營造良好的成長環(huán)境，為檔案事業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案管理能夠?qū)⑵髽I(yè)的檔案管理效率及檔案質(zhì)量大幅度的提升，新時代下檔案管理改革是必然的，對企業(yè)整體發(fā)展也起來一定積極的作用，對此檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，重視信息化建設(shè)，二是更新設(shè)備，依靠先進(jìn)的信息技術(shù)及設(shè)備，三是要加強員工培訓(xùn)，籌建一直素質(zhì)高，業(yè)務(wù)全面，能接受新事物的檔案管理隊伍從而提高檔案全面升級管理。

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作者簡介：楊旋（1985-），女，湖北隨州人，工程師，從事檔案管理工作。