左 溪
存貨管理是指企業(yè)對(duì)存貨實(shí)施有效的管控,包括存貨資產(chǎn)結(jié)構(gòu)分布、存貨資產(chǎn)質(zhì)量、存貨管理模式、存貨周轉(zhuǎn)狀況、存貨成本、存貨效益等多項(xiàng)內(nèi)容。存貨資產(chǎn)結(jié)構(gòu)分布不合理、庫(kù)存過(guò)多、存貨周轉(zhuǎn)緩慢,存貨占用流動(dòng)資金就多,利息負(fù)擔(dān)就會(huì)加重,但是如果過(guò)度降低庫(kù)存,偏離實(shí)際生產(chǎn)則不能保證正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。存貨管理要重點(diǎn)關(guān)注信息管理,科學(xué)管理模式結(jié)合存貨管理信息系統(tǒng),在滿足正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或銷(xiāo)售需要的前提下,加快存貨周轉(zhuǎn),提高資產(chǎn)運(yùn)作效率,降低存貨成本、提高經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)存貨管理的意義有:
企業(yè)儲(chǔ)存適當(dāng)?shù)脑牧虾驮诋a(chǎn)品,有利于組織均衡生產(chǎn)和緩沖商品供求波動(dòng),對(duì)保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)連續(xù)正常進(jìn)行和財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要的作用。企業(yè)供應(yīng)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)都包含存貨,所以每個(gè)環(huán)節(jié)均有可能產(chǎn)生積壓的存貨,存貨一旦過(guò)多,就會(huì)隱藏各類(lèi)管理問(wèn)題,例如:人員冗余、過(guò)剩存貨、交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題、設(shè)備問(wèn)題、產(chǎn)能不足等。而存貨的降低會(huì)將各類(lèi)問(wèn)題通通暴露出來(lái)。存貨管理是供應(yīng)鏈管理中重要的一個(gè)環(huán)節(jié),可以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利開(kāi)展,因此提升存貨管理水平至關(guān)重要。
存貨管理不當(dāng)會(huì)帶來(lái)存貨毀損、過(guò)期、被盜、貶值等風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)需要通過(guò)科學(xué)合理的管理方法來(lái)避免存貨出現(xiàn)積壓、短缺,提高存貨周轉(zhuǎn)速度。存貨的儲(chǔ)存涉及采購(gòu)成本和儲(chǔ)存成本,不同的存貨管理水平,會(huì)帶來(lái)不同的資金占用水平。企業(yè)需要根據(jù)自身的生產(chǎn)和銷(xiāo)售情況,仔細(xì)研究市場(chǎng)變化規(guī)律,保證合理供應(yīng)存貨,既不能因?yàn)閮?chǔ)備過(guò)少導(dǎo)致停工待料造成停工損失,也不能因?yàn)閮?chǔ)備過(guò)多造成存貨積壓,出現(xiàn)資金浪費(fèi)。優(yōu)秀的存貨管理會(huì)在存貨成本和效益之間做好權(quán)衡,可以降低企業(yè)資金占用,提高資金使用效率,降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本,提升企業(yè)盈利能力。
企業(yè)管理者大多存貨管理理念落后,企業(yè)的存貨管理只注重了存貨的“數(shù)量”,而忽視了存貨的“質(zhì)量”,導(dǎo)致了存貨大量積壓。企業(yè)不重視存貨資產(chǎn)質(zhì)量管理,日積月累的結(jié)果帶來(lái)了庫(kù)房里有大量已過(guò)期存貨、近效期存貨、毀損存貨以及滯銷(xiāo)存貨。當(dāng)前存貨管理現(xiàn)狀突出表現(xiàn)為:一是存貨存儲(chǔ)量過(guò)大,采購(gòu)沒(méi)有計(jì)劃性;二是:存貨周轉(zhuǎn)速度過(guò)慢,造成大量積壓;三是:占用大量流動(dòng)資金,增加了資金運(yùn)營(yíng)成本,影響了企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)。
企業(yè)雖然制定了采購(gòu)招標(biāo)、存貨盤(pán)點(diǎn)、出入庫(kù)等相關(guān)管理制度等,但是制度制定往往流于形式,并未真正發(fā)揮制度的約束作用。同時(shí)制度本身也存在不合理、與企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)脫節(jié)以及對(duì)企業(yè)內(nèi)控管理沒(méi)有任何正面作用等問(wèn)題,嚴(yán)重影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。存貨積壓、短缺可能導(dǎo)致流動(dòng)資金占用過(guò)量或者停機(jī)待料;存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)未經(jīng)適當(dāng)審批或者未按照授權(quán)審批制度越權(quán)審批,可能出現(xiàn)徇私舞弊、欺詐導(dǎo)致資產(chǎn)損失;存貨驗(yàn)收程序不規(guī)范、保管不善,可能導(dǎo)致賬實(shí)不符、存貨損壞變質(zhì)、被盜、滯銷(xiāo)存貨過(guò)多等,會(huì)造成資產(chǎn)損失;存貨盤(pán)點(diǎn)流程有問(wèn)題不規(guī)范,不能真實(shí)反映存貨資產(chǎn)狀況導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算不準(zhǔn)確、賬實(shí)不相符。
存貨采購(gòu)計(jì)劃在存貨管理中起著重要作用,但仍有一些企業(yè)在存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)中缺乏周密、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)計(jì)劃,存貨采購(gòu)數(shù)量、時(shí)間及到貨時(shí)間等均無(wú)計(jì)劃性,忽略了存貨的采購(gòu)成本、存儲(chǔ)成本和資金占用成本,采購(gòu)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)無(wú)限額采購(gòu)、反復(fù)采購(gòu)和大額采購(gòu),導(dǎo)致存貨大量積壓、庫(kù)存周轉(zhuǎn)很慢。有些企業(yè)采購(gòu)人員,缺乏對(duì)企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備、存貨周轉(zhuǎn)率、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等情況的了解,在未完成采購(gòu)流程審批下進(jìn)行盲目采購(gòu),采購(gòu)缺乏計(jì)劃性。同時(shí)也存在有的存貨在需要時(shí)才被發(fā)現(xiàn)沒(méi)有庫(kù)存,通知采購(gòu)去進(jìn)行緊急采購(gòu)。
存貨資金管理意識(shí)淡薄、沒(méi)有資金時(shí)間價(jià)值觀念,導(dǎo)致資金效益管理水平很低,不重視存貨周轉(zhuǎn)。企業(yè)存貨儲(chǔ)存偏高不僅增加存貨儲(chǔ)存成本,而且造成企業(yè)資金周轉(zhuǎn)緩慢、資金緊張,企業(yè)陷入經(jīng)營(yíng)困境。計(jì)劃、采購(gòu)、生產(chǎn)與銷(xiāo)售等環(huán)節(jié)都是影響存貨資金占用及其周轉(zhuǎn)的重要因素。計(jì)劃管理的信息化水平偏低,計(jì)劃管理的準(zhǔn)確率較低造成了大量庫(kù)存積壓,計(jì)劃調(diào)整的隨意性導(dǎo)致存貨資金占用較大,周轉(zhuǎn)速度較低;同時(shí)采購(gòu)也缺乏精細(xì)化管理,采購(gòu)訂單在滿足正常需求的基礎(chǔ)上,通常存在放大的情況,進(jìn)而造成了儲(chǔ)備資金的占用與庫(kù)存積壓或者報(bào)廢等;大多制造企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)較多,大部分為單一品種大批量生產(chǎn),傳統(tǒng)的生產(chǎn)方式導(dǎo)致生產(chǎn)效率偏低,資金周轉(zhuǎn)速度較慢;銷(xiāo)售環(huán)節(jié)為了提高企業(yè)市場(chǎng)占有率,需要大量囤積產(chǎn)成品,忽視了資金周轉(zhuǎn)問(wèn)題。
很多中小企業(yè)存貨管理仍然處于粗放式管理模式,對(duì)存貨管理要求不高,或者出于成本考慮未引進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)銷(xiāo)存管理軟件,缺少必要的信息技術(shù)手段,仍處于手工記賬狀態(tài)。通過(guò)紙制賬簿登記存貨的進(jìn)銷(xiāo)存狀態(tài),除了數(shù)量上的管理,存貨的其他基本資料都不健全。采用傳統(tǒng)的手工記賬,會(huì)降低工作效率,生產(chǎn)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)和銷(xiāo)售部門(mén)無(wú)法及時(shí)了解存貨的實(shí)時(shí)信息,不能實(shí)現(xiàn)存貨信息在部門(mén)間的共享,很大程度上影響了財(cái)務(wù)存貨核算的準(zhǔn)確性。同時(shí)手工記賬與現(xiàn)代化進(jìn)銷(xiāo)存軟件對(duì)比,更容易造成存貨賬實(shí)不符,從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)錯(cuò)誤不能真實(shí)反映企業(yè)的存貨資產(chǎn)狀況。此外,很多企業(yè)的存貨管理人員大多數(shù)是普通庫(kù)房管理員,文化水平和信息化水平都不高,且企業(yè)缺乏統(tǒng)一的存貨管理軟件使用培訓(xùn)。
存貨管理中大量的庫(kù)存積壓,讓企業(yè)管理者越來(lái)越意識(shí)到不可忽視對(duì)存貨的數(shù)據(jù)分析。存貨數(shù)據(jù)分析可以從存貨占比、庫(kù)齡、結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)率等幾個(gè)方面進(jìn)行。對(duì)存貨占比進(jìn)行分析,可以清楚地了解占比較大的存貨都有哪些,需要重點(diǎn)關(guān)注;對(duì)存貨庫(kù)齡分析,可從倉(cāng)庫(kù)、物料等角度進(jìn)行篩選過(guò)濾,幫助企業(yè)管理層及時(shí)了解庫(kù)存各項(xiàng)存貨的庫(kù)齡及久滯未銷(xiāo)的物料等。對(duì)存貨結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析,分析存貨具體的項(xiàng)目構(gòu)成及各存貨項(xiàng)目比重,管理者可以直觀查詢物料庫(kù)存余額及庫(kù)存數(shù)量、占比等信息,還可從時(shí)間、物料等維度對(duì)公司的存貨結(jié)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)分析,從而更全面地掌握企業(yè)存貨結(jié)構(gòu)變化,防止庫(kù)存不合理,虛耗資金占用,為企業(yè)節(jié)約存貨管理成本;對(duì)存貨分析要觀察庫(kù)存變化趨勢(shì)、存貨周轉(zhuǎn)率變化趨勢(shì),一般情況下存貨周轉(zhuǎn)率越高,說(shuō)明該產(chǎn)品更容易銷(xiāo)售、競(jìng)爭(zhēng)力更強(qiáng)。但周轉(zhuǎn)率也不是越高越好,還得根據(jù)企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)、所處大環(huán)境等情況具體分析,還可以結(jié)合毛利率、存貨報(bào)酬率等進(jìn)行分析。通過(guò)對(duì)存貨的詳細(xì)分析,可以從時(shí)間、商品維度幫助企業(yè)全面了解企業(yè)存貨趨勢(shì)變化及探索產(chǎn)生變化的原因等。
企業(yè)存貨管理可以劃分為:申購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)保管、領(lǐng)料出庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)處置等六個(gè)流程,所涉及部門(mén)包括存貨需求部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)等。加強(qiáng)企業(yè)存貨內(nèi)控,需要建立健全內(nèi)控機(jī)制:首先,企業(yè)要組織、建立和完善存貨管理業(yè)務(wù)流程所涉及的內(nèi)控制度,對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格控制和監(jiān)督。嚴(yán)格制定采購(gòu)和銷(xiāo)售管理制度、授權(quán)審批管理制度和監(jiān)督檢查制度等,控制存貨的申購(gòu)、采購(gòu)、保管、銷(xiāo)售、盤(pán)點(diǎn)和監(jiān)督等環(huán)節(jié)。其次,要梳理出業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,明確部門(mén)職責(zé)、權(quán)限及分工,促進(jìn)部門(mén)間和崗位間的積極配合,保證存貨管理不相容崗位相互制約和監(jiān)督。識(shí)別出存貨的采購(gòu)和付款為不相容崗位相分離,存貨的入庫(kù)和出庫(kù)為不相容崗位相分離等,用以保障企業(yè)資金和存貨安全。最后,財(cái)務(wù)部門(mén)要加大監(jiān)管力度,定期檢查存貨業(yè)務(wù)相關(guān)崗位和人員工作實(shí)施情況,隨時(shí)對(duì)各個(gè)存貨業(yè)務(wù)流程進(jìn)行抽查,復(fù)核業(yè)務(wù)流程是否按照制度和標(biāo)準(zhǔn)流程執(zhí)行,如果發(fā)現(xiàn)未按照制度和標(biāo)準(zhǔn)流程執(zhí)行要按照相關(guān)制度對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。
首先,加強(qiáng)企業(yè)部門(mén)間及運(yùn)營(yíng)各環(huán)節(jié)之間的緊密協(xié)調(diào),在企業(yè)內(nèi)部形成良好的采購(gòu)計(jì)劃管理意識(shí)。每月根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求制定合理的存貨需求計(jì)劃,采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)對(duì)各部門(mén)存貨需求的整合形成每月的采購(gòu)計(jì)劃。月底,通過(guò)采購(gòu)計(jì)劃與實(shí)際消耗對(duì)比分析,找出每月提交存貨需求計(jì)劃中的缺點(diǎn)和不足,針對(duì)缺點(diǎn)和不足,對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行修正,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃的提升效果。其次,要嚴(yán)格規(guī)范采購(gòu)流程和采購(gòu)行為,嚴(yán)控采購(gòu)成本,大宗物料、大型設(shè)備等通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu),日常物資采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)年度招標(biāo)方式確定供應(yīng)商或者通過(guò)三方報(bào)價(jià)對(duì)比方式選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。企業(yè)采購(gòu)人員也應(yīng)提高自身業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì),對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)、信譽(yù)度及產(chǎn)品的品質(zhì)和價(jià)格充分了解;積極拓展合格供應(yīng)商渠道,采購(gòu)務(wù)必做到貨比三家,購(gòu)買(mǎi)性價(jià)比最高的存貨。最后,對(duì)存貨采購(gòu)計(jì)劃中的采購(gòu)質(zhì)量,監(jiān)管部門(mén)必須對(duì)采購(gòu)的各個(gè)過(guò)程和環(huán)節(jié)實(shí)施嚴(yán)密把關(guān),避免徇私舞弊、暗箱操作等損害企業(yè)利益的行為出現(xiàn)。
1.完善計(jì)劃管理體系
在計(jì)劃管理方面,要不斷完善其管理體系,使計(jì)劃管理更加科學(xué)、合理和高效。制定出不同周期的生產(chǎn)計(jì)劃,如年度計(jì)劃、季度計(jì)劃和月度計(jì)劃等,以此指導(dǎo)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng),不斷提高預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性。計(jì)劃管理體系的健全,主要包括生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃和銷(xiāo)售計(jì)劃等內(nèi)容,要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行科學(xué)管理,使其落實(shí)程度不斷提高。
2.明確存貨占用目標(biāo)
企業(yè)的存貨占用目標(biāo)要明確,以年度銷(xiāo)售計(jì)劃為依據(jù),核定各月存貨占用目標(biāo),同時(shí)對(duì)產(chǎn)成品占用情況進(jìn)行分解,并且根據(jù)生產(chǎn)線,核定原料和在產(chǎn)品資金占用情況。
3.及時(shí)處理不合理的存貨占用
企業(yè)要對(duì)不合理的存貨占用進(jìn)行定期處理,通過(guò)系統(tǒng)分析與討論,列示出儲(chǔ)備資金、原料、在產(chǎn)品和產(chǎn)成品的資金明細(xì)與進(jìn)度,展開(kāi)全面清理工作。對(duì)于呆滯(3個(gè)月或者6個(gè)月以上只入不出的)存貨及時(shí)進(jìn)行處理,分析其中原因,并提出處理對(duì)策。
4.全面推行精益生產(chǎn)
為了實(shí)現(xiàn)高效生產(chǎn),企業(yè)要全面推行精益化生產(chǎn)理念:消除一切浪費(fèi),終極目標(biāo)是“零浪費(fèi)、零庫(kù)存”,并且不斷深化精益生產(chǎn),在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中,消除不良修正的浪費(fèi)、制造過(guò)多的浪費(fèi)、等待的浪費(fèi)、加工的浪費(fèi)、搬運(yùn)的浪費(fèi)、庫(kù)存的浪費(fèi)、動(dòng)作的浪費(fèi)和管理的浪費(fèi)。全員參與,精益求精。用精益武裝現(xiàn)場(chǎng)管理、用協(xié)作消除生產(chǎn)浪費(fèi)。通過(guò)推行認(rèn)識(shí)浪費(fèi)、發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)、消除浪費(fèi),促進(jìn)產(chǎn)品制程、控制材料損耗;提升經(jīng)營(yíng)績(jī)效、降低經(jīng)營(yíng)成本。
5.存貨管理采用ABC庫(kù)存控制法
存貨的日常管理可以采用ABC庫(kù)存控制法,主要是根據(jù)存貨的重要程度將企業(yè)的存貨分為A、B、C三類(lèi),這樣做既能保證重點(diǎn)也能照顧一般。ABC庫(kù)存控制法根據(jù)存貨的價(jià)格和數(shù)量劃分存貨的重要程度,分別采取不同的管理方法。A類(lèi)存貨雖然數(shù)量少但資金占比很大,需要實(shí)行重點(diǎn)管控,要求庫(kù)存記錄準(zhǔn)確,加強(qiáng)日??刂疲M(jìn)行不定期的抽查,重點(diǎn)監(jiān)管該類(lèi)存貨的領(lǐng)用和庫(kù)存情況,例如大型備品備件等,屬于很重要的庫(kù)存,盡可能增加訂購(gòu)次數(shù),減少庫(kù)存數(shù)量,按需申購(gòu),提升A類(lèi)存貨的周轉(zhuǎn)速度,減少資金占用;B類(lèi)存貨為一般存貨,適當(dāng)控制,實(shí)行日常管理;C類(lèi)存貨雖然數(shù)量繁多但是資金占比較小,可以采用最簡(jiǎn)單的方法管理即可。通過(guò)對(duì)ABC庫(kù)存控制法的應(yīng)用,企業(yè)可以精準(zhǔn)的抓住重點(diǎn)存貨,壓縮總庫(kù)存量,促使存貨庫(kù)存結(jié)構(gòu)合理化,釋放被占?jí)旱馁Y金,加速資金周轉(zhuǎn)。
中小企業(yè)要想順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要,使存貨管理水平達(dá)到現(xiàn)代化管理要求,就得引入先進(jìn)的存貨管理軟件系統(tǒng),例如ERP系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)等整合企業(yè)所有資源信息,將產(chǎn)、供、銷(xiāo)全產(chǎn)業(yè)鏈納入到一個(gè)統(tǒng)一的信息管理體系中。
首先,引入存貨管理軟件系統(tǒng)企業(yè)可以對(duì)存貨的申購(gòu)、采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)、退貨等環(huán)節(jié)實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控,企業(yè)的所有存貨數(shù)據(jù)需求方都能系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查看,例如庫(kù)存數(shù)量、單價(jià)、賬面金額等,存貨各類(lèi)數(shù)據(jù)信息清晰明了,很好得解決了原來(lái)存貨管理中庫(kù)存信息不對(duì)稱、信息不共享等問(wèn)題。
其次,應(yīng)用軟件系統(tǒng)后可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)分析,簡(jiǎn)化盤(pán)點(diǎn)工作,自動(dòng)形成存貨各類(lèi)信息,例如只入庫(kù)不出庫(kù)的呆滯物料存貨明細(xì)表,包含存貨數(shù)量和金額等信息。軟件系統(tǒng)的庫(kù)存預(yù)警功能,企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要設(shè)置存貨庫(kù)存上下限數(shù)量,從而有效避免有銷(xiāo)售定單庫(kù)存無(wú)貨、大量囤積存貨帶來(lái)的資金占?jí)阂约按尕涢L(zhǎng)期滯銷(xiāo)導(dǎo)致過(guò)期帶來(lái)的損失等。
最后,通過(guò)存貨軟件系統(tǒng),財(cái)務(wù)部門(mén)可以準(zhǔn)確核算存貨的發(fā)出成本和期末結(jié)存成本,提高了財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和精確性。
綜上所述,存貨管理作為企業(yè)管理的重要組成部分,需要企業(yè)認(rèn)識(shí)到存貨管理的重要性,梳理現(xiàn)有管理中的問(wèn)題,有針對(duì)性地進(jìn)行改進(jìn),努力提升存貨管理水平。存貨管理應(yīng)以建立健全內(nèi)部控制體系為中心,提高存貨管理分析水平、降低存貨積壓,完善采購(gòu)計(jì)劃,控制采購(gòu)成本,堅(jiān)持資金占用與周轉(zhuǎn)優(yōu)化原則,實(shí)現(xiàn)流動(dòng)資產(chǎn)的快速周轉(zhuǎn),保持企業(yè)高效快速運(yùn)營(yíng),降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本,提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益,積極為企業(yè)健康發(fā)展創(chuàng)造環(huán)境。
中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)2022年2期