企業(yè)干部人事檔案在人力資源管理中的作用

□ 福建廈門(mén) 蔡 群

我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展時(shí)期，企業(yè)必須緊跟社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展腳步。企業(yè)加強(qiáng)人力資源管理可以為企業(yè)注入發(fā)展活力，在復(fù)雜市場(chǎng)環(huán)境下，可以把企業(yè)發(fā)展得更好、更快、更強(qiáng)。因此，企業(yè)發(fā)展過(guò)程中需要重視人力資源管理的重要性，從而為企業(yè)快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。而企業(yè)干部人事檔案管理則是有效提升人力資源管理成效的重要內(nèi)容，通過(guò)提升企業(yè)干部人事檔案管理水平能夠進(jìn)一步提高企業(yè)人力資源管理質(zhì)量，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源合理配置。

一、企業(yè)干部人事檔案在人力資源管理中的作用

1.基于大數(shù)據(jù)支持下提升人力資源管理工作效率。在新世紀(jì)發(fā)展背景下，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，現(xiàn)代化技術(shù)在企業(yè)干部人事檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以推動(dòng)企業(yè)干部人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，還有利于企業(yè)各項(xiàng)人事工作的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，基于信息化特性下的企業(yè)干部人事檔案規(guī)范化建設(shè)，不僅可以有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的調(diào)取難、空間占用大、使用率低等問(wèn)題，還能夠提高企業(yè)干部人事檔案管理安全性、簡(jiǎn)潔性、時(shí)效性。由此可見(jiàn)，在技術(shù)支持下企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理具有較高可行性，能夠提高企業(yè)人力資源管理工作效率。

企業(yè)干部人事檔案信息化管理作為實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理規(guī)范化建設(shè)的有效對(duì)策，是提高企業(yè)人力資源管理工作效率、質(zhì)量的必然舉措。首先，有助于縮短企業(yè)干部人事檔案調(diào)取時(shí)間，提高檔案利用率，進(jìn)而對(duì)企業(yè)干部信息及時(shí)且全面的掌握。企業(yè)干部人事檔案管理信息化建設(shè)，可以打破檔案存儲(chǔ)的空間壁壘，在有關(guān)部門(mén)或科室想要調(diào)取相關(guān)檔案使用時(shí)，不再需要去檔案庫(kù)中依次找尋，而是通過(guò)電腦檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)調(diào)取出相關(guān)人事檔案信息，從而便于提高檔案使用價(jià)值，進(jìn)而便于通過(guò)高效的企業(yè)干部人事檔案管理提高企業(yè)人力資源管理工作成效。其次，有助于降低檔案管理成本。在企業(yè)干部人事檔案管理信息化建設(shè)前企業(yè)需要投入較高的成本進(jìn)行檔案儲(chǔ)存與管理，為檔案提供一定的儲(chǔ)存空間，而隨著企業(yè)干部人事檔案數(shù)量越來(lái)越多，成本也在日益遞增，并且占地面積也在逐漸增大。在實(shí)現(xiàn)基于信息化檔案特性下的企業(yè)干部人事檔案規(guī)范化建設(shè)后，則不再需要考慮人事檔案儲(chǔ)存空間問(wèn)題，因?yàn)樗腥耸聶n案信息都會(huì)進(jìn)入電腦數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)存在云端而不再占用企業(yè)現(xiàn)實(shí)空間面積，同時(shí)人工管理成本也可以大幅度降低，進(jìn)而有效降低企業(yè)人力資源管理成本投入。

2.基于大數(shù)據(jù)支持下提供更全面的數(shù)據(jù)支撐。企業(yè)內(nèi)部人員崗位晉升、薪酬調(diào)整等均需通過(guò)一系列考核實(shí)現(xiàn)，需要經(jīng)過(guò)多次考核結(jié)果評(píng)估進(jìn)行綜合評(píng)定，由此可見(jiàn)，每一次、每一項(xiàng)考核結(jié)果都尤為重要，需要仔細(xì)保存，從而作為未來(lái)綜合評(píng)定的重要依據(jù)，但考核結(jié)果在實(shí)際保留過(guò)程中，極易因各種因素發(fā)生丟失、臟污等問(wèn)題。而企業(yè)干部人事檔案信息數(shù)字化能夠?qū)⒏黜?xiàng)考核結(jié)果記錄在檔，從而在后續(xù)綜合評(píng)定中通過(guò)相關(guān)人事檔案調(diào)取即可全方位了解人事信息，進(jìn)而做出綜合判斷。企業(yè)干部人事檔案信息數(shù)字化是企業(yè)通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行企業(yè)干部人事檔案信息分類，將不同時(shí)間、不同種類、不同保密級(jí)別的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將轉(zhuǎn)變完成后的檔案信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行分類歸檔。數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)不僅有利于維護(hù)企業(yè)人事檔案長(zhǎng)久保存，還可以促使企業(yè)干部人事檔案在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，進(jìn)行實(shí)時(shí)分享與使用，從而提高檔案利用率?；诖?，大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的企業(yè)干部人事檔案管理不僅可以提高人力資源管理效率，還能夠在技術(shù)支持下進(jìn)一步對(duì)檔案信息進(jìn)行充分分析整合，從而梳理檔案中存在的要點(diǎn)信息，挖掘檔案潛藏價(jià)值，提高檔案利用率以及可以借助檔案厘清各項(xiàng)人力資源管理工作開(kāi)展思路，從而基于客觀、全面角度為人力資源管理提供科學(xué)有效的建議。

3.基于大數(shù)據(jù)支持下實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源合理調(diào)配。人力資源是企業(yè)能夠健康可持續(xù)發(fā)展的重要力量，企業(yè)干部作為管理層則是保障企業(yè)良好的核心力量。通過(guò)上文所述可知現(xiàn)代化技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)人力資源管理創(chuàng)新帶來(lái)了有效支持，但目前仍有部分企業(yè)在人力資源管理中依然存在側(cè)重經(jīng)驗(yàn)管理的傳統(tǒng)管理模式現(xiàn)象，在崗位晉升、薪酬調(diào)整等綜合評(píng)定管理時(shí)出現(xiàn)人才綜合能力與崗位需求不匹配現(xiàn)象，無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源合理調(diào)配，從而在一定程度上容易出現(xiàn)人力資源浪費(fèi)問(wèn)題。大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)在企業(yè)干部人事檔案管理中的應(yīng)用能夠?qū)⑵髽I(yè)干部的培訓(xùn)成績(jī)、業(yè)務(wù)能力、績(jī)效考核等內(nèi)容數(shù)據(jù)化，幫助人力資源管理者在現(xiàn)代化技術(shù)支持下對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)化信息進(jìn)行分析，并根據(jù)分析結(jié)果掌握當(dāng)前企業(yè)干部的工作情況與綜合能力，進(jìn)而提升人才與崗位的匹配精準(zhǔn)度以留住先進(jìn)人才。

二、企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理的對(duì)策分析

1.重視企業(yè)干部人事檔案的收集與整理。要想提升企業(yè)干部人事檔案在人力資源管理的作用，首先需要重視企業(yè)干部人事檔案的收集整理，因?yàn)橹挥性谕晟频臋n案信息支持下，才能開(kāi)展與制定科學(xué)有效的人力資源管理措施。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的人力資源管理可以有效規(guī)避傳統(tǒng)人力資源管理中存在的缺陷，經(jīng)過(guò)大量相關(guān)管理數(shù)據(jù)的收集和分析，可以及時(shí)優(yōu)化完善企業(yè)干部檔案數(shù)據(jù)信息，從而在人力資源管理過(guò)程中依據(jù)大數(shù)據(jù)分析人力資源綜合能力表現(xiàn)，將人力資源的優(yōu)勢(shì)挖掘出來(lái)，促進(jìn)事業(yè)單位更好發(fā)展。與此同時(shí)，收集與整理企業(yè)干部人事檔案還是開(kāi)展后續(xù)人力資源管理工作的基礎(chǔ)條件。在此背景下，企業(yè)需要提高對(duì)企業(yè)干部人事檔案收集與整理工作的重視程度，為相關(guān)人員開(kāi)展企業(yè)干部人事檔案收集與整理工作創(chuàng)建有利條件。具體要點(diǎn)為：首先，企業(yè)應(yīng)為企業(yè)干部人事檔案收集與整理工作提供足夠的人力、物力、財(cái)力支持。因?yàn)樵擁?xiàng)工作具有突出的持續(xù)性特點(diǎn)，需要不間斷開(kāi)展該項(xiàng)工作，從而保證企業(yè)干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的全面性與有效性。持續(xù)開(kāi)展此項(xiàng)工作，才能夠保證企業(yè)干部人事檔案收集與整理的各項(xiàng)工作能夠有效落實(shí)并取得顯著成效，進(jìn)而切實(shí)提升企業(yè)干部人事檔案在人力資源管理的作用。其次，人力資源部門(mén)雖然作為企業(yè)干部人事檔案收集與整理工作的主要力量，在此期間為切實(shí)保障工作開(kāi)展成效，僅依靠人力資源單一部門(mén)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。因此，企業(yè)應(yīng)要求其他部門(mén)與人力資源部門(mén)聯(lián)動(dòng)，共同配合從而高效完成該項(xiàng)工作，從而促使人力資源管理工作能夠在企業(yè)干部人事檔案管理作用下得以優(yōu)化。

2.建立健全企業(yè)干部人事檔案管理制度。任何一項(xiàng)工作地有序開(kāi)展均需要一定的規(guī)章制度把控，從而保證各項(xiàng)工作有章可循、有度可依?；诖?，企業(yè)要想有效推進(jìn)企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理工作，提升企業(yè)干部人事檔案在人力資源管理中的作用，必須建立健全企業(yè)干部人事檔案管理制度，為企業(yè)干部人事檔案管理各項(xiàng)工作開(kāi)展提供基本依據(jù)，以此有效提高企業(yè)干部人事檔案管理工作效率與質(zhì)量。具體要點(diǎn)為：首先，建立健全人事檔案信息化管理制度。要求人力資源管理人員應(yīng)進(jìn)一步推進(jìn)人力資源信息化管理工作規(guī)范化建設(shè)，全面完成紙質(zhì)版檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變。與此同時(shí)，規(guī)范檔案內(nèi)容錄入、修改、新添等格式標(biāo)準(zhǔn)，從而為人力資源管理工作開(kāi)展提供數(shù)字化檔案信息支撐。其次，建立健全人事檔案信息動(dòng)態(tài)管理制度。企業(yè)干部人事檔案數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)的，是經(jīng)常發(fā)生變化的，因此要想保障人力資源管理工作質(zhì)量以及各項(xiàng)工作的精準(zhǔn)性，人力資源管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)企業(yè)干部人事檔案進(jìn)行更新，確保檔案的時(shí)效性、全面性、精準(zhǔn)性。再其次，建立健全人事檔案信息共享機(jī)制。在傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理背景下，要想調(diào)取相關(guān)人員檔案需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力在檔案室內(nèi)進(jìn)行翻找，而新時(shí)期基于現(xiàn)代化技術(shù)下的數(shù)字化檔案可以在有關(guān)人員需要時(shí)及時(shí)為其調(diào)取出相關(guān)人員檔案，極大程度縮短了檔案調(diào)取時(shí)間，切實(shí)提高人力資源管理效率。在此背景下，企業(yè)基于人力資源管理需求應(yīng)進(jìn)一步深化人事檔案信息共享機(jī)制，確保各部門(mén)之間能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享。

3.組建高質(zhì)量企業(yè)干部人事檔案管理隊(duì)伍。當(dāng)前，檔案管理信息化建設(shè)與規(guī)范化管理，是新時(shí)期檔案管理工作的重要內(nèi)容。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理工作變革發(fā)展迅速，在變革中檔案管理人員起著至關(guān)重要作用。因此，組建與培養(yǎng)高素質(zhì)的企業(yè)干部人事檔案管理隊(duì)伍是開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作的一個(gè)關(guān)鍵因素，也是重中之重?；诖?，企業(yè)應(yīng)集中力量組建高質(zhì)量企業(yè)干部人事檔案管理隊(duì)伍。在此要求下重點(diǎn)要做好以下幾個(gè)方面：一是提高重視，優(yōu)化工作環(huán)境，營(yíng)造工作氛圍，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)。干部人事檔案管理工作不僅僅是檔案管理工作人員的工作內(nèi)容，也是企業(yè)其他崗位人員的工作職責(zé)之一。因此，要想切實(shí)提高干部人事檔案管理質(zhì)量，從而為人力資源管理奠定夯實(shí)基礎(chǔ)，企業(yè)全員要至上而下形成聯(lián)動(dòng)，從而在領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)下，開(kāi)展有效的宣傳，進(jìn)而營(yíng)造良好的工作環(huán)境，促使全員樹(shù)立檔案意識(shí)。與此同時(shí)，還應(yīng)構(gòu)建良好的學(xué)習(xí)氛圍并基于崗位需求，選拔素質(zhì)過(guò)硬的管理人員加入檔案管理隊(duì)伍，從而切實(shí)提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，并不斷激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情、學(xué)習(xí)熱情，從而提高其綜合素質(zhì)，促使其能夠全身心投入到檔案管理工作中。二是開(kāi)展多元化培訓(xùn)，通過(guò)請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去的方式，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作技能，以此適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作要求。①針對(duì)新入職的檔案管理人員，需要側(cè)重其專業(yè)技能、理論知識(shí)、政治思想三個(gè)方面的考核，促使其能夠盡快開(kāi)展工作。②針對(duì)企業(yè)內(nèi)部老員工，需要定期組織相關(guān)技能與業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，或者到檔案管理專業(yè)公司進(jìn)行觀摩交流，以此不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)，確保其檔案管理業(yè)務(wù)能力能夠始終居于行業(yè)前沿，進(jìn)而保證企業(yè)檔案管理成效。③加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化知識(shí)和現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，以此強(qiáng)化檔案管理人員新技術(shù)應(yīng)用能務(wù)，從而不斷提高其綜合工作實(shí)力。

三是建立考核評(píng)價(jià)制度，落實(shí)監(jiān)督管理工作情況。①建立有效的激勵(lì)機(jī)制，以此進(jìn)一步完善人員素質(zhì)與崗位晉升體系，同時(shí)完善薪酬與考核機(jī)制，將薪酬與考核緊密相連，不僅可以調(diào)動(dòng)工作者主觀能動(dòng)性，還能夠通過(guò)提供晉升、進(jìn)修、加薪等獎(jiǎng)勵(lì)方式，增加檔案工作者的成就感和責(zé)任感，進(jìn)而提高其專業(yè)素養(yǎng)，促使優(yōu)秀檔案管理人才脫穎而出。②加大落實(shí)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)監(jiān)督力度，集中力量清理消極怠工、無(wú)證上崗等現(xiàn)象，對(duì)不滿足崗位需求者給予相應(yīng)培訓(xùn)或調(diào)崗處理，以此滿足與提高檔案管理人員任職資格要求，進(jìn)而打造出一支高素質(zhì)的檔案管理工作者，從而有效推動(dòng)檔案工作開(kāi)展，確保各項(xiàng)工作能夠及時(shí)落地。

4.做好企業(yè)干部人事檔案安全管理工作。近幾年人事檔案信息泄露問(wèn)題愈發(fā)尖銳，嚴(yán)重影響企業(yè)良好發(fā)展，并給企業(yè)形象造成嚴(yán)重?fù)p失。在此背景下企業(yè)要想保持良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，有效避免信息泄露或被盜取，應(yīng)深化人事檔案信息安全保密管理工作，推進(jìn)人事檔案信息安全保密管理體系創(chuàng)新，從而切實(shí)強(qiáng)化企業(yè)人事檔案信息安全保密水平，進(jìn)而維護(hù)各方經(jīng)濟(jì)利益與保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

企業(yè)干部人事檔案數(shù)據(jù)信息十分全面，包含工作人員的基本身份信息、家庭信息、工作情況、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)水平甚至經(jīng)濟(jì)情況等。因此，一旦檔案安全管理工作存在缺失導(dǎo)致信息泄露不僅會(huì)給工作人員生命財(cái)產(chǎn)安全帶來(lái)嚴(yán)重威脅，同時(shí)還會(huì)降低企業(yè)信譽(yù)，給人力資源管理工作帶來(lái)無(wú)法返回的影響。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)干部人事檔案安全管理工作尤為重要，具體要點(diǎn)如下。首先，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，基于《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)干部人事檔案管理現(xiàn)狀，在人力資源管理規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中投入更大的人力、物力、資金等資源支持，從而通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備、打造專項(xiàng)人事檔案管理機(jī)房、完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施等措施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)干部人事檔案數(shù)字化。此外，在企業(yè)管理者層面，應(yīng)提高相關(guān)管理者對(duì)人力資源管理規(guī)范化建設(shè)的重視程度，從而建立健全人事檔案管理制度，形成自上而下有效管理機(jī)制，進(jìn)而創(chuàng)建完備的企業(yè)干部人事檔案管理體系，是做好企業(yè)干部人事檔案安全管理工作的基礎(chǔ)條件。其次，識(shí)別信息安全風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)干部人事檔案安全管理工作體系中優(yōu)化與完善識(shí)別信息安全風(fēng)險(xiǎn)是創(chuàng)新重點(diǎn)，通過(guò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能夠及時(shí)監(jiān)測(cè)企業(yè)信息的安全情況，識(shí)別企業(yè)干部人事檔案管理是否存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，從而基于信息安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果便于制定有針對(duì)性的其詳細(xì)的信息安全保密管理體系。與此同時(shí)，信息安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別體系的構(gòu)建還能夠找出當(dāng)前企業(yè)干部人事檔案保密系統(tǒng)中存在的漏洞以及潛存的安全隱患，并采取相應(yīng)措施對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)，從而有效保障人力資源信息的安全性、保密性、整體性。再其次，開(kāi)展人事檔案信息安全保密管理體系創(chuàng)新。對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息安全保密技術(shù)進(jìn)行優(yōu)勢(shì)提取，將數(shù)字簽名技術(shù)、接入控制技術(shù)、跟蹤審計(jì)技術(shù)、防火墻技術(shù)進(jìn)行融合，從而發(fā)揮出原有人事檔案信息安全保密技術(shù)的聯(lián)合作用。其中數(shù)字簽名技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)為可以利用公鑰加密領(lǐng)域技術(shù)，鑒別數(shù)字信息，接入控制技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)為運(yùn)用接入控制設(shè)備，控制用戶對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)，強(qiáng)化身份認(rèn)證安全性，跟蹤審計(jì)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)為利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)用戶訪問(wèn)進(jìn)行追蹤與監(jiān)控，防火墻技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)為通過(guò)軟件及硬件設(shè)備組合，在各個(gè)網(wǎng)絡(luò)之間建立網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)保護(hù)，阻擋外部網(wǎng)絡(luò)入侵。

綜上所述，企業(yè)干部人事檔案在人力資源管理中的作用較為突出，基于大數(shù)據(jù)支持下的干部人事檔案管理可以提升人力資源管理工作效率以及為人力資源管理工作提供更全面的數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)還可以切實(shí)有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源合理調(diào)配，進(jìn)而有助于提高企業(yè)人力資源管理效率與質(zhì)量，從而基于人力資源管理切實(shí)推動(dòng)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。基于此，企業(yè)應(yīng)通過(guò)深刻重視企業(yè)干部人事檔案的收集與整理、建立健全企業(yè)干部人事檔案管理制度、組建高質(zhì)量企業(yè)干部人事檔案管理隊(duì)伍、做好企業(yè)干部人事檔案安全管理工作、信息技術(shù)應(yīng)用，加大人力資源投入力度等措施深化企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理。