構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)“智控中樞”推進(jìn)檔案資源共建共享應(yīng)用

金培中/嘉興市檔案局 嘉興市檔案館

數(shù)據(jù)是數(shù)字化改革的基本要素，建好用好省檔案數(shù)據(jù)共享中心是支撐“浙里數(shù)字檔案”應(yīng)用的關(guān)鍵之舉。近年來，嘉興市檔案館搶抓機(jī)遇、主動(dòng)作為，以構(gòu)建集約集成的檔案數(shù)據(jù)“智控中樞”為目標(biāo)，積極參與全省檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)試點(diǎn)、檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享試點(diǎn)創(chuàng)建，在機(jī)制建設(shè)、數(shù)據(jù)匯聚、共享利用、風(fēng)險(xiǎn)管控上大膽設(shè)想、小心求證，力爭為全省檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作提供嘉興經(jīng)驗(yàn)。

1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，推進(jìn)機(jī)制重塑

一是專班運(yùn)作推進(jìn)上下貫通。組建以市檔案館館長為組長，副館長為副組長，縣（市、區(qū)）檔案館、市館各處室主要負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作數(shù)字化改革專班，把檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享作為專班的重要內(nèi)容，建立跨區(qū)域、跨層級(jí)、跨處室的協(xié)助聯(lián)動(dòng)機(jī)制，整合市縣力量、打破處室界限、統(tǒng)籌資源調(diào)配，保障了各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)。二是協(xié)同協(xié)作推進(jìn)橫向聯(lián)動(dòng)。通過迭代升級(jí)區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)、館藏檔案長久保存系統(tǒng)建設(shè)和深化應(yīng)用，推進(jìn)“數(shù)據(jù)高鐵”建設(shè)，高效及時(shí)歸集檔案數(shù)據(jù)。啟動(dòng)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案資源在線歸集系統(tǒng)建設(shè)，做到“全覆蓋、全收集、全掌控”，確保專項(xiàng)專題數(shù)據(jù)資源應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。三是識(shí)變應(yīng)變推進(jìn)常態(tài)長效。健全完善檔案應(yīng)用型專家、青年檔案業(yè)務(wù)骨干、檔案服務(wù)誠信機(jī)構(gòu)等“三支隊(duì)伍”，探索實(shí)施電子檔案數(shù)據(jù)接收新業(yè)務(wù)，創(chuàng)新培育檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)增長點(diǎn)。強(qiáng)化實(shí)踐基礎(chǔ)上的理論研究，努力打造一批具有嘉興特色的檔案數(shù)字化改革“硬核”成果，為檔案數(shù)據(jù)資源匯集和檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供人才和智力支撐。

2 嚴(yán)把資源質(zhì)量，打破數(shù)據(jù)孤島

一是摸清底數(shù)，確保數(shù)據(jù)完整性。對(duì)館藏檔案資源總庫的分類歸類、電子目錄、全文數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)情況等進(jìn)行全方位復(fù)查復(fù)核，對(duì)編研成果、檔案展覽等未建庫入庫資源進(jìn)行全面收集，按照“先行先試、應(yīng)歸盡歸”的原則，制定“2022年檔案數(shù)據(jù)資源歸集清單表”，將婚姻、知青、學(xué)籍、獨(dú)生子女、出生醫(yī)學(xué)證明5類民生檔案以及6種開放檔案納入歸集范圍。二是明確標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。深入研究各類檔案資源數(shù)據(jù)共享歸集標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本館執(zhí)行情況進(jìn)行排查，及時(shí)在館藏檔案資源總庫管理系統(tǒng)中優(yōu)化修正庫結(jié)構(gòu)、全文、條目、字段4個(gè)層級(jí)的貫標(biāo)模型，確保標(biāo)準(zhǔn)先行、執(zhí)行一致。三是邊試邊改，確保數(shù)據(jù)有效性。按照“先易后難，高頻利用為先”的歸集要求，掛出作戰(zhàn)圖、定出時(shí)間表，集全館精干力量開展數(shù)據(jù)質(zhì)量整改攻堅(jiān)工作，完成試點(diǎn)任務(wù)內(nèi)所有數(shù)據(jù)的有效提取、35萬余件檔案的標(biāo)準(zhǔn)化核查和規(guī)整。

3 加大開放力度，深化數(shù)據(jù)共享

一是建立開放審核新機(jī)制。編制《嘉興市檔案館檔案開放鑒定工作辦法》，建立健全檔案開放件與限制件的劃分細(xì)則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確初審和復(fù)審程序。實(shí)施館藏檔案接收開放預(yù)審制、存量檔案開放聯(lián)審制，依法依規(guī)擴(kuò)大檔案開放鑒定人員編隊(duì)規(guī)模，加快檔案開放工作進(jìn)度。二是探索鑒定開放新途徑。積極探索智能鑒定和人工鑒別在檔案開放工作中的組合應(yīng)用，聘用專業(yè)化服務(wù)團(tuán)隊(duì)積極穩(wěn)妥推進(jìn)存量檔案開放審核工作，努力化解人少、量大、審核慢的“老大難”問題。三是豐富開發(fā)利用新形式。將實(shí)物檔案3D轉(zhuǎn)換和展示列入開放計(jì)劃，嘗試?yán)脭?shù)字孿生技術(shù)，對(duì)館藏實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、建模和數(shù)字化存檔利用，促進(jìn)實(shí)物檔案數(shù)據(jù)化、可視化，進(jìn)一步提升數(shù)字檔案利用率。

4 強(qiáng)化精準(zhǔn)管控，堅(jiān)守?cái)?shù)據(jù)安全

一是壓實(shí)檔案安全責(zé)任。建立檔案資源總庫管理員、數(shù)據(jù)調(diào)用分發(fā)員、數(shù)據(jù)修正經(jīng)辦員、數(shù)據(jù)匯交審核員，崗位安全責(zé)任制和脫機(jī)載體管理登記制，常態(tài)化開展安全教育和技能培訓(xùn)工作，簽訂檔案數(shù)據(jù)安全管理保密承諾書，織密檔案數(shù)據(jù)資源梳理、提取、整理、匯交等環(huán)節(jié)的安全防護(hù)網(wǎng)，做到責(zé)任在肩、責(zé)任可溯。二是加大數(shù)據(jù)安防力度。持續(xù)加大對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理要害場所的監(jiān)督檢查，嚴(yán)格做到互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)“兩分開”、辦公電腦與檔案數(shù)據(jù)運(yùn)管電腦“兩分開”，細(xì)分國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和個(gè)人信息，嚴(yán)守檔案數(shù)據(jù)安全工作邊界。三是提升安全管控能力。主動(dòng)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源省級(jí)歸集、異地保存利用的新情況，積極探索區(qū)塊鏈技術(shù)在維護(hù)檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性上的創(chuàng)新應(yīng)用，努力提升檔案數(shù)據(jù)資源在跨層次、跨地域、跨部門、跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)交互利用中的安全管控能力。

檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作只有起點(diǎn)，沒有終點(diǎn)。助力推進(jìn)省域檔案數(shù)據(jù)資源共享體系建設(shè)，源源不斷向省檔案數(shù)據(jù)共享中心歸集各類優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)資源，是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、開放的有益探索，也是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值最大化、利用便捷化的有效路徑。下一步，嘉興市檔案館將進(jìn)一步做深做細(xì)做實(shí)檔案數(shù)字化改革工程，助力推動(dòng)省域數(shù)字檔案建設(shè)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量變革、效率變革、動(dòng)力變革，為浙江省檔案數(shù)據(jù)共享中心建設(shè)作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。