機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)狀分析及優(yōu)化措施

于策

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化的重要意義

近日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提到要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化，將檔案信息化主動(dòng)融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府建設(shè)，推動(dòng)檔案全面納入國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，并提出繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”、“增量電子化”，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)到80%，各類電子文件應(yīng)歸盡歸、電子檔案應(yīng)收盡收。陸國(guó)強(qiáng)同志在“深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記重要批示精神專題研討班”的講話中也提到了要加大力度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，突顯了檔案數(shù)字化工作的重要意義。

（一）檔案數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的必然要求

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展創(chuàng)造了新的技術(shù)手段，為人們開展工作提供了新的便利。開展檔案數(shù)字化工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位順應(yīng)計(jì)算機(jī)及信息化發(fā)展潮流的必然要求，檔案數(shù)字化有利于為本單位檔案管理和利用提供更為便捷高效的服務(wù)，有利于對(duì)原始檔案的保存保護(hù)，確保檔案的完整性和可利用性。

（二）提升檔案管理實(shí)效，充分發(fā)揮檔案價(jià)值

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以紙張為載體，查閱檔案與管理利用耗費(fèi)人力與時(shí)間，而且傳統(tǒng)紙張保管不善，容易存在受潮問(wèn)題，經(jīng)常對(duì)其翻閱查找也會(huì)對(duì)檔案造成一定程度的損害。檔案數(shù)字化可以擺脫以紙質(zhì)為載體的檔案存儲(chǔ)方式，使檔案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時(shí)提供給多人共享，極大地提升了檔案查找利用的效率，提高辦公自動(dòng)化水平和工作效率，檔案利用的時(shí)效性和檔案內(nèi)在價(jià)值可以得到充分體現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的增值，同時(shí)減少對(duì)原始檔案的翻閱次數(shù)，有利于原始檔案材料的保護(hù)。檔案數(shù)字化可以使檔案利用和管理不受時(shí)間和空間的限制，可隨時(shí)查閱利用，方便快捷。數(shù)字化檔案使得檔案管理者從檔案日常重復(fù)管理中解脫出來(lái)，專注于檔案內(nèi)容整理、數(shù)據(jù)挖掘、提高信息服務(wù)水平等。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)狀分析

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度規(guī)范不健全

目前，我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展歷史不長(zhǎng)，還未到達(dá)成熟階段，有許多標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則還有待完善，甚至有些單位并無(wú)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，這就造成檔案數(shù)字化工作者在具體操作中存在處理標(biāo)準(zhǔn)不一、處理結(jié)果不夠規(guī)范等問(wèn)題，因此制定統(tǒng)一完善的檔案數(shù)字化制度規(guī)范，以利于檔案工作的有序長(zhǎng)久發(fā)展顯得十分必要。

（二）檔案數(shù)字化工作重視程度不高

機(jī)關(guān)事業(yè)單位有時(shí)業(yè)務(wù)工作較為繁忙，對(duì)于檔案數(shù)字化工作的重視不夠，沒(méi)有緊跟國(guó)家檔案局的步伐推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，單位檔案部門沒(méi)有對(duì)檔案數(shù)字化工作制定具體規(guī)劃目標(biāo)，不利于為檔案數(shù)字化工作發(fā)展提供良好條件，促進(jìn)其持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）檔案數(shù)字化資金傾斜不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才建設(shè)薄弱

由于事業(yè)單位對(duì)檔案工作重視程度不夠，在資金上的傾斜不到位，在檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面相對(duì)薄弱，體現(xiàn)在數(shù)字化轉(zhuǎn)化硬件和軟件設(shè)施不夠完善，部分單位尚未購(gòu)置并引進(jìn)電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等硬件以及文件格式轉(zhuǎn)化器等設(shè)備，難以高效開展紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化工作和電子文件格式統(tǒng)一工作。[1]有些單位雖建設(shè)了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備存儲(chǔ)檔案，但是沒(méi)有能夠完全滿足日常業(yè)務(wù)需要的軟件技術(shù)來(lái)處理檔案資料以及提供后續(xù)利用。與此同時(shí)，檔案數(shù)字化專業(yè)人員也不能滿足業(yè)務(wù)需要。檔案數(shù)字化人員需要對(duì)數(shù)字化設(shè)備、紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理并對(duì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行熟練操作，而對(duì)于許多單位來(lái)說(shuō)，這樣的檔案數(shù)字化復(fù)合型人才較少，檔案數(shù)字化工作開展不流暢。

（四）檔案數(shù)字化管理安全隱患較高

第一，外包人員來(lái)自公司，雖然簽署保密協(xié)議，但是畢竟公司中人員混雜、離職流動(dòng)性大，所以人員的安全保密性不能得到充分保證;第二，檔案數(shù)字化的載體一般包括計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤等多種形式，這些電子化產(chǎn)品容易受細(xì)菌、有毒氣體、劃痕等損害，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)內(nèi)容無(wú)法讀出，甚至有丟失數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)，一旦無(wú)法查找數(shù)據(jù)甚至造成數(shù)據(jù)丟失，就會(huì)給單位甚至國(guó)家?guī)?lái)?yè)p失;第三，檔案數(shù)字化軟硬件產(chǎn)品需要通過(guò)適用性和安全性認(rèn)證，需要建立健全專用局域網(wǎng)絡(luò)和檔案數(shù)字資源安全保密防護(hù)體系，由于數(shù)字化載體存在容易復(fù)制、容易篡改、容易在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行傳播等特點(diǎn)，一旦被有心之人竊取傳播或者被一些黑客攻擊后，會(huì)給檔案資料的安全帶來(lái)巨大隱患。

三、提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化水平的優(yōu)化措施

（一）制定具體制度細(xì)則，保證有章可循

相關(guān)部門應(yīng)加快建章立制的步伐，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，做好新修訂《檔案法》配套的檔案信息化相關(guān)法規(guī)、規(guī)章、行政規(guī)范性文件的立改廢釋工作，出臺(tái)相關(guān)制度、方案、細(xì)則，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門根據(jù)相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)建立健全本單位的具體制度細(xì)則。各單位檔案數(shù)字化工作人員，要嚴(yán)格遵守相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，并將其付諸實(shí)踐，同時(shí)還要建立健全相關(guān)監(jiān)督管理方案，保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化的實(shí)施效果。

（二）切實(shí)加大對(duì)檔案數(shù)字化工作的重視程度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該落實(shí)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，找準(zhǔn)定位，明確目標(biāo)，全面建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制，壓實(shí)檔案工作主體責(zé)任，將檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，各級(jí)黨委要將檔案數(shù)字化工作納入年度考核內(nèi)容，優(yōu)化檔案數(shù)字化工作檢查考核機(jī)制。單位應(yīng)提高對(duì)檔案數(shù)字化工作的支持力度，給予其充分的人、財(cái)、物支持，明確其在整體工作中的重要地位，保證檔案數(shù)字化工作順利開展。

（三）加大檔案數(shù)字化工作資金投入、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及人才建設(shè)力度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在各項(xiàng)政策、資金上可以適當(dāng)向檔案數(shù)字化工作傾斜，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面可以引進(jìn)電子高速掃描儀、微縮相機(jī)以及文件格式轉(zhuǎn)化器等硬件設(shè)備，并開發(fā)能夠滿足日常業(yè)務(wù)需要的高效便捷且具備安全性軟件，保障檔案數(shù)字化基本的軟硬件設(shè)施需求，推進(jìn)重要檔案數(shù)字化成果文字識(shí)別和語(yǔ)音識(shí)別的步伐。同時(shí)，人才基礎(chǔ)薄弱的問(wèn)題也亟須解決，一方面可以對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涉及新型設(shè)備利用、檔案管理等復(fù)合型知識(shí)，也可以組織不同單位檔案數(shù)字化人員定期開展檔案業(yè)務(wù)溝通座談會(huì)，相互交流工作經(jīng)驗(yàn);另一方面可以向外引進(jìn)優(yōu)秀專業(yè)技術(shù)人才，建設(shè)高質(zhì)量人才團(tuán)隊(duì)，提供高技能人才支持。

（四）保證檔案數(shù)字化工作管理的安全性

首先，提升檔案數(shù)字化管理人員的安全保密意識(shí)，樹立正確的責(zé)任觀念，尤其對(duì)于外包人員，可以采取簽訂保密協(xié)議和建立監(jiān)督檢查機(jī)制相結(jié)合的方式，嚴(yán)格控制，從嚴(yán)管理。對(duì)于外包公司也要從公司性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、社會(huì)信用等方面進(jìn)行嚴(yán)格審查;其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員在檔案數(shù)字化軟硬件的使用初期要進(jìn)行適用性和安全性檢查，選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施設(shè)備，并健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源安全保密防護(hù)體系，與此同時(shí)，檔案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要常態(tài)化，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)預(yù)警水平，切實(shí)增強(qiáng)突發(fā)信息安全事件的應(yīng)急處置能力。工作人員必須定期維護(hù)檔案安全，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的檢測(cè)和殺滅力度。[2]嚴(yán)格限制以及約束安全保障程度不足的應(yīng)用程序和窗口，裝設(shè)防病毒軟件，避免病毒對(duì)檔案產(chǎn)生侵害。[3]對(duì)于插入計(jì)算機(jī)的u盤等外部設(shè)備，要嚴(yán)格控制其安全性，防止其攜帶木馬病毒等惡意程序。同時(shí)，對(duì)于存儲(chǔ)數(shù)字化檔案的計(jì)算機(jī)密碼設(shè)置不可過(guò)于簡(jiǎn)單，最好強(qiáng)度等級(jí)能夠達(dá)到“強(qiáng)”的程度，且做到定期更換密碼;再次，對(duì)于數(shù)字化場(chǎng)地要配備防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等環(huán)境安全管理類的設(shè)施設(shè)備，定期核查檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備的外部安全狀態(tài)，以保證數(shù)字化檔案的安全，盡量減少由于設(shè)備設(shè)施損壞而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的可能;最后，要完善備份機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全部檔案數(shù)字資源完整備份，重要電子檔案異地異質(zhì)備份，積極探索備份新途徑。

（五）提高檔案數(shù)字化服務(wù)水平

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源共享規(guī)模、質(zhì)量和服務(wù)水平同步提升。檔案從藏到用的轉(zhuǎn)變一個(gè)重要的特點(diǎn)是由關(guān)注檔案的實(shí)體到對(duì)檔案內(nèi)容的利用與分析，如何從海量信息中找到有價(jià)值的信息是檔案數(shù)字化之后的關(guān)鍵問(wèn)題。[4]通過(guò)新技術(shù)的發(fā)展，使得檔案工作的利用效率得到提升，在這樣的大背景下，思索如何針對(duì)不同群體提供個(gè)性化服務(wù)、使海量檔案資源得到更好發(fā)掘等成為我們新的課題，有助于我們更好地將檔案資料服務(wù)于社會(huì)。

四、總結(jié)

“十四五”時(shí)期，檔案工作對(duì)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用將更加突出，盡快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，切實(shí)落實(shí)好《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，將更有利于檔案資源的高效合理利用，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作持續(xù)有效發(fā)展，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)、更個(gè)性化的服務(wù)。

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作者單位：中國(guó)日?qǐng)?bào)社