人事檔案的信息化管理及應(yīng)用

文/吉林省高速公路管理局德惠管理分局 劉倩

人事檔案的信息化管理及應(yīng)用

文/吉林省高速公路管理局德惠管理分局 劉倩

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，計算機在人事檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，為企事業(yè)單位的經(jīng)營管理帶來了更多的便捷，本文主要就人事檔案信息化的管理及其應(yīng)用進行分析。

人事檔案管理；信息化；管理

如今，社會已是信息化時代，無論是政治、經(jīng)濟還是文化方面都迎來了更多的發(fā)展機遇。在這樣的時代背景下，人事檔案管理也逐漸衍變?yōu)樾畔⒒芾?。但就目前來說，人事檔案的信息化管理工作者依然存在著很多的問題，這就需要有關(guān)人員對問題有清晰的認識，并不斷改善，從而推進人事檔案管理工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）符合時代趨勢。在信息化時代的背景下，信息資源的價值日益明顯，加快人事檔案的信息化管理步伐是順應(yīng)時代趨勢的必然之路。信息化管理也能夠有效地提高人事檔案管理工作的效率。

（二）實現(xiàn)資源共享。如今，信息資源已經(jīng)成為社會發(fā)展中必不可少的戰(zhàn)略資源。加強人事檔案的信息化管理，對于實現(xiàn)檔案資源共享有著重要作用，并且在一定程度上也能促進我國社會的進步。

（三）便于查閱。從本質(zhì)上來講，推動人事檔案管理信息化的主要目的便是為了實現(xiàn)信息資源的數(shù)字化，也就是利用信息技術(shù)將原有的紙質(zhì)檔案進行收集和加工，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化儲存，方便人們查閱，將其價值更好地發(fā)揮出來。

二、人事檔案信息化管理及應(yīng)用中存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。要想實現(xiàn)人事檔案信息化管理，首先必須要擁有一定的設(shè)備作為基礎(chǔ)，主要包括計算機、掃描儀等其他硬件設(shè)備，這些設(shè)備作為信息化管理的技術(shù)支撐，是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的必須前提。但就目前來說，有些單位的基礎(chǔ)設(shè)施過于老舊，常有掃描不清晰等情況出現(xiàn)，在很大程度上影響了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）缺乏標準化的信息管理標準。實現(xiàn)人事檔案管理的信息化首先要有一個統(tǒng)一的標準，作為管理的參考依據(jù)，以確保人事檔案管理信息建設(shè)的質(zhì)量和效益。但現(xiàn)實中，很多單位都只從自身的利益角度出發(fā)，并未形成一個統(tǒng)一的管理標準，導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)不夠暢通，使檔案管理工作的意義無法真正的體現(xiàn)。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。從本質(zhì)上來講，人事檔案管理的主體是人，所以說，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量起著決定性的作用。但就目前來說，我國的人事檔案管理人才相對匱乏，多數(shù)人事檔案管理人員的技術(shù)不過關(guān)，導(dǎo)致檔案信息化管理存在很多的安全隱患。并且由于管理人員的馬虎等原因，常常出現(xiàn)檔案信息的失真現(xiàn)象，也給人事檔案資源的使用帶來很大不便。

三、人事檔案管理的信息化應(yīng)用辦法

（一）配備先進的技術(shù)設(shè)備。要想實現(xiàn)人事檔案信息化管理，先進的技術(shù)設(shè)備是保障一切工作的前提，是開發(fā)、利用資源的基礎(chǔ)條件，同時也是實現(xiàn)檔案信息傳輸與共享的主要途徑。所以，當(dāng)前形勢下。對于人事檔案管理信息化的建設(shè)需要更多的投入，購進更先進的設(shè)備，實現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的快速更新，確立更加完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理體系，有效提高檔案管理工作的效率，讓人事檔案管理現(xiàn)代化逐漸走上正軌。

（二）實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化。就目前來說，人事檔案管理工作中，存在著紙質(zhì)材料以及電子文件兩種材料，所以，檔案管理部門就需要對二者同時進行收集與管理，之后將工作的重點放在信息儲存以及二次開發(fā)上。這就需要制定出一套更加科學(xué)統(tǒng)一的標準，設(shè)置合理的人事檔案管理系統(tǒng)，通過信息維護將原始的信息及資料錄入計算機中，建立一個全國范圍的信息數(shù)據(jù)庫，讓人事檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)據(jù)和管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。

（三）確保人事檔案信息的安全。進行人事檔案的信息化管理建設(shè)，除了要實現(xiàn)信息資源共享，還需要特別注意的一點就是檔案信息的安全問題，要避免由于檔案信息泄露而造成的無法挽回的后果。那便需要檔案管理部門采用更加嚴密的保護措施來進行維護，并要做到執(zhí)法嚴格，保證人事檔案信息的真實性。與此同時，對于檔案管理人員的管理能力、操作水準以及政治素養(yǎng)等方面也要進行提高，對于檔案信息要進行備份，明確數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，所有的工作必須嚴格按照規(guī)章制度來進行，全面保障人事檔案信息的安全。

（四）要提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。實際上，人事檔案管理的核心目標就是為了滿足人們對于檔案信息資料的需要，為人民提供更多的便捷，所以要不斷提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。這要求使用計算機技術(shù)對文本、圖像、聲音、視頻等文件進行分類、提取和處理，通過不同的載體實現(xiàn)人員檔案信息的數(shù)字存儲，可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)遠程傳輸和信息資源的通信，從而滿足人們對于人事檔案信息的不同需求，從整體上提高人事檔案管理工作的水平。

四、結(jié)語

伴隨著社會的不斷進步，如今計算機已經(jīng)成為人們生活、學(xué)習(xí)中必不可少的工具，為人們的生活帶來了極大的便利。人事檔案管理中的計算機技術(shù)也將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向了電子檔案管理，使檔案管理工作效率大大提高。但在檔案管理信息化的應(yīng)用過程當(dāng)中，工作人員仍然需要不斷發(fā)現(xiàn)問題、趨利避害，保證人事檔案管理的安全性。

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[2]王華.對人事檔案信息化管理的探析[J].中國管理信息化,2016(21):180-181.