高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化實(shí)現(xiàn)途徑研究

郭銘芝

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化技術(shù)的日益發(fā)展以及國庫集中支付制度、政府集中采購制度等公共財(cái)政制度的實(shí)施，高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)正逐步成熟。將內(nèi)部控制嵌入高校財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化也是互聯(lián)網(wǎng)+和高校財(cái)務(wù)相結(jié)合的產(chǎn)物，通過數(shù)字化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的計(jì)算機(jī)語言，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化，實(shí)現(xiàn)管理信息流的暢通，把靜態(tài)的事后處理轉(zhuǎn)化成事前的規(guī)劃和事中的動(dòng)態(tài)控制，真正實(shí)現(xiàn)利用數(shù)據(jù)為決策提供有力支撐。

一、財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化的必要性

《高等學(xué)校內(nèi)部控制規(guī)范》第三十六條規(guī)定：“高校應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制，將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其內(nèi)部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中，并確保重要系統(tǒng)之間互聯(lián)互通、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。以減少或消除人為因素，提高辦事效率和管理水平，促進(jìn)信息公開和廉政建設(shè)，增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處理過程與結(jié)果的透明和公正?！?/p>

財(cái)務(wù)信息化與內(nèi)部控制相嵌就是以系統(tǒng)化、常態(tài)化、程序化為優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)，遵循管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位職責(zé)化、職責(zé)表單化、表單信息化、信息系統(tǒng)化的原則，通過信息技術(shù)手段，將高校內(nèi)部控制規(guī)范包含的精細(xì)化管理理念、一體化管理目標(biāo)、智能化流程管控手段以及風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)等固化在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中，完成財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)與內(nèi)部控制的有效結(jié)合。

1.財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化固化了管理制度和業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)、實(shí)時(shí)監(jiān)控、主動(dòng)提示、定期分析，將人為控制模式轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)化控制模式，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制對各項(xiàng)業(yè)務(wù)的約束，減少人為因素的影響。財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)，一旦偏離設(shè)置好的內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示，及時(shí)制止不符合要求的業(yè)務(wù)處理，從而減少了人為因素造成的差錯(cuò)。

2.財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化讓財(cái)務(wù)人員提高工作效率，減少復(fù)核糾錯(cuò)的時(shí)間，有更多的精力來從全局角度審視財(cái)務(wù)運(yùn)行情況，改良現(xiàn)有工作模式，更新自身的知識結(jié)構(gòu)，從財(cái)務(wù)逐步擴(kuò)充計(jì)算機(jī)、法律、經(jīng)濟(jì)、管理等知識，提高綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)觀念的革新。

3.財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息的系統(tǒng)化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性和時(shí)效性，創(chuàng)造了信息的交互和共享平臺，提高信息溝通的效率。規(guī)范性的信息和程序化的流程，可以有效預(yù)防腐敗、防范舞弊，保障業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法合規(guī)。

二、財(cái)務(wù)信息化與內(nèi)部控制相嵌的關(guān)鍵點(diǎn)

圖1：財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)

1.在財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)中設(shè)置關(guān)鍵點(diǎn)，將內(nèi)部控制的具體內(nèi)容嵌入其中，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制。其中最為重要的一點(diǎn)是如何將這些關(guān)鍵點(diǎn)的設(shè)置數(shù)字化、指令化，具備提醒、強(qiáng)制不通過等功能。

例如在工資管理系統(tǒng)中，對于發(fā)放合理性這個(gè)內(nèi)控的關(guān)鍵點(diǎn)，不同的發(fā)放項(xiàng)目，要設(shè)置不同的金額，不同的提醒功能。以發(fā)放專家咨詢費(fèi)為例，應(yīng)當(dāng)根據(jù)專家的專業(yè)技術(shù)職稱、專家咨詢活動(dòng)的組織形式、咨詢的次數(shù)、時(shí)間等來確定標(biāo)準(zhǔn)，所以，在內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)的設(shè)置上，應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的最高發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)做出提示，超額則不予通過，避免超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。

在收費(fèi)管理系統(tǒng)中，對于退費(fèi)這個(gè)內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)，主要關(guān)注點(diǎn)在于退費(fèi)的程序和權(quán)限問題，完整的退費(fèi)管理流程如下：學(xué)生提出退費(fèi)申請—學(xué)生所在的學(xué)院出具處理意見—?dú)w口主管部分出具處理意見（學(xué)費(fèi)根據(jù)教務(wù)處提供的退學(xué)證明/轉(zhuǎn)專業(yè)證明等、住宿費(fèi)則根據(jù)后勤宿管部門出具的退宿證明）—財(cái)務(wù)處收費(fèi)科根據(jù)退費(fèi)資料核算退款金額—財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意退費(fèi)—審核科進(jìn)行賬務(wù)處理—出納支付款項(xiàng)。同時(shí)，支付環(huán)節(jié)還應(yīng)根據(jù)金額遵循相應(yīng)的資金結(jié)算審批制度。

對于賬務(wù)處理系統(tǒng)中審核報(bào)銷制度這一關(guān)鍵點(diǎn)的控制，主要在于票據(jù)信息的真實(shí)性（發(fā)票信息完整、抬頭正確、票據(jù)真實(shí)、事項(xiàng)有效等）、相關(guān)支撐材料的齊全性（對應(yīng)需提供的表格信息齊全，例如差旅費(fèi)報(bào)銷需要提供的出差審批表、接待費(fèi)報(bào)銷需提供的公函和接待清單、會(huì)議費(fèi)報(bào)銷需提供的會(huì)議通知和簽到表等）、簽字的有效性（所有經(jīng)費(fèi)的支出都需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人親筆簽名或者電子簽章）、審批手續(xù)的完整性（合同簽訂支付審批、政府采購政策的落實(shí)等）。例如在公務(wù)接待的報(bào)銷審核中，審核人員關(guān)注的是報(bào)銷票據(jù)是否包括派出單位的公函或邀請函、接待清單和發(fā)票（收據(jù)），接待清單是否有接待對象的姓名、單位、職務(wù)職稱和陪餐人員名單，活動(dòng)場所是否違規(guī)、財(cái)務(wù)票據(jù)是否真實(shí)、接待事項(xiàng)是否真實(shí)、是否超標(biāo)準(zhǔn)接待、是否提供高檔白酒等。

表1：財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置

在貨幣資金管理的支付環(huán)節(jié)，內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)在于支付審批的規(guī)范性。付款需在完成賬務(wù)處理及復(fù)核的基礎(chǔ)上，根據(jù)金額大小設(shè)置多級審核。例如，5萬以下的支付由出納一級審核支付，5萬-20萬需經(jīng)資金結(jié)算科科長二級審核支付，20萬以上則要三級審核方能支付。從而保證資金的安全性。見表1。

2.如何將收集到的數(shù)據(jù)信息利用信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析功能，轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)管理的有效信息，提高管理效率，完善財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，真正實(shí)現(xiàn)利用數(shù)據(jù)為決策提供有力支撐，這是極其重要的。數(shù)據(jù)是大財(cái)務(wù)時(shí)代的主角，只有做到廣檢索、深挖掘、常分析，才能利用好財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值最大化。只有將數(shù)據(jù)的收集、整理和分析常態(tài)化，定時(shí)定期分析預(yù)算執(zhí)行情況，分析支付進(jìn)度，分析收費(fèi)規(guī)律，分析異常支付信息，分析暫付款沖銷情況，分析績效評價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)諸如預(yù)算執(zhí)行不力，內(nèi)控不健全，報(bào)銷不規(guī)范等漏洞，并定期報(bào)送相關(guān)人員，滿足管理需求和決策參考，才能最大程度地降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，減少差錯(cuò)率，發(fā)揮資金使用效益，提高財(cái)務(wù)管理效能，讓數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值。例如，通過對學(xué)費(fèi)收繳信息的分析，可以實(shí)時(shí)掌握學(xué)生繳費(fèi)的規(guī)律，包括各年級各專業(yè)學(xué)生繳費(fèi)情況、繳費(fèi)高峰期、助學(xué)貸款率、欠費(fèi)率等數(shù)據(jù)，為收費(fèi)政策的制定、助學(xué)貸款政策的落實(shí)等提供數(shù)據(jù)支撐。而通過對預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行的分析，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算編制方法不科學(xué)、預(yù)算執(zhí)行不規(guī)范，出現(xiàn)無預(yù)算、超預(yù)算或者預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度滯后等情況，避免預(yù)算無法獲得批準(zhǔn)、發(fā)展目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避資金浪費(fèi)或者閑置的風(fēng)險(xiǎn)以及預(yù)算資金配置或使用低下的風(fēng)險(xiǎn)。

三、高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化實(shí)現(xiàn)途徑

將高校財(cái)務(wù)信息化與內(nèi)部控制相嵌，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化是一種發(fā)展趨勢，也是高校財(cái)務(wù)改革和提升的必經(jīng)之路，只有不斷的更新觀念、完善認(rèn)識、提高知識和業(yè)務(wù)能力，才能更好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)控的信息化，提升學(xué)校內(nèi)控管理的科學(xué)性、安全性和規(guī)范性。

1.從軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)層面強(qiáng)化技術(shù)保障。信息化的時(shí)代，需要從獲取的大量的數(shù)據(jù)中進(jìn)行信息的提取、篩選、分析和挖掘，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的價(jià)值最大化。不管是信息系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行維護(hù)、安全管理還是數(shù)據(jù)的提取和分析，都需要軟硬件、網(wǎng)絡(luò)通信等各層面的技術(shù)保障。硬件設(shè)備的構(gòu)建需要經(jīng)費(fèi)的投入，軟件系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)需要專業(yè)人員的配備，系統(tǒng)的升級更新、信息的處理、信息的安全需要全方位的技術(shù)保障，這一切綜合起來考量實(shí)施，才是實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化的基礎(chǔ)。

2.營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。首先，學(xué)校的管理層和財(cái)務(wù)人員要適時(shí)更新觀念，了解內(nèi)控信息化的意義，明白內(nèi)控和信息化都是高校改革發(fā)展的必然趨勢，也是保障資金安全和管理規(guī)范的關(guān)鍵，同時(shí)兩者的結(jié)合與衍生更是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然產(chǎn)物。其次，財(cái)務(wù)人員要有積極認(rèn)真的工作態(tài)度，面對工作環(huán)境和內(nèi)容的變革，要有勇于挑戰(zhàn)新事物的信心，通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，在掌握財(cái)會(huì)理論知識的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息化技術(shù)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，完善知識儲(chǔ)備。第三，配齊專業(yè)人才，保證信息化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)。大部分的財(cái)務(wù)人員都是財(cái)會(huì)專業(yè)，對于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的掌握比較淺顯，只有財(cái)務(wù)處配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)人才，同時(shí)略懂會(huì)計(jì)知識，充分結(jié)合起來才能最快最優(yōu)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化。最后，還要營造良好的財(cái)務(wù)大環(huán)境，一步步推進(jìn)內(nèi)控信息化的穩(wěn)步實(shí)施。

3.完善規(guī)范且適時(shí)更新的內(nèi)控程序、內(nèi)控活動(dòng)。內(nèi)控程序和財(cái)務(wù)信息化與內(nèi)部控制相嵌的關(guān)鍵點(diǎn)的設(shè)置是整個(gè)內(nèi)控信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有將整個(gè)內(nèi)控的程序固化下來，將數(shù)字化、指令化的財(cái)務(wù)內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)通過信息化系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)語言嵌入到預(yù)算管理、貨幣資金管理、票據(jù)管理、工資管理、收費(fèi)管理、收入支出分配控制等活動(dòng)中去，并在實(shí)踐中不斷得到更新和完善，才能為財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化的實(shí)現(xiàn)提供重要的保障。

4.建立健全的風(fēng)險(xiǎn)評估體系。通過設(shè)置合理、明確的風(fēng)險(xiǎn)評估控制目標(biāo)，建立有效的風(fēng)險(xiǎn)識別和防范機(jī)制體系，形成合理的風(fēng)險(xiǎn)分析方法，對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的評估。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的易發(fā)路徑和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)的可接受程度、風(fēng)險(xiǎn)的重要性水平等，通過對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和頻率以及風(fēng)險(xiǎn)影響程度的分析，運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)承受等科學(xué)的策略和定性與定量相結(jié)合的風(fēng)險(xiǎn)評估方法，將風(fēng)險(xiǎn)穩(wěn)定控制在可接受范圍內(nèi)。而這一切建立在信息化的基礎(chǔ)上，將會(huì)是實(shí)時(shí)的、可控的并且可跟蹤采集的。

5.建立大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的有效財(cái)務(wù)內(nèi)控信息流通機(jī)制以及議事決策問責(zé)機(jī)制，開展內(nèi)外部的監(jiān)督評價(jià)，形成監(jiān)督合力。首先要建立在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的有效信息流通機(jī)制，確保信息交互共享的安全性、及時(shí)性和有效性。其次要形成議事決策問責(zé)機(jī)制，對決策的落實(shí)和執(zhí)行的效率效果進(jìn)行跟蹤，對重大決策、重大缺陷或重大損失開展問責(zé)。最后，要定期和不定期開展內(nèi)部效能監(jiān)管，并且適時(shí)引入第三方監(jiān)督評價(jià)，通過建立缺陷采集與跟蹤機(jī)制，結(jié)合大數(shù)據(jù)日志留痕及定期審計(jì)功能，防止舞弊和腐敗的滋生，提升高校財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的科學(xué)性和規(guī)范性。