傳媒集團干部人事檔案管理模式完善與創(chuàng)新

文/新華報業(yè)傳媒集團人力資源部 熊曉絢

傳媒集團在轉(zhuǎn)型發(fā)展期，干部員工的人事檔案工作面臨管理和服務(wù)工作的雙重挑戰(zhàn)與變革。在事業(yè)單位干部管理方面，人事檔案管理有完整的歷史沿革政策文件和嚴(yán)格的工作規(guī)范科學(xué)要求，管理基礎(chǔ)較好、資料較為完整。在企業(yè)員工檔案管理方面，人才流動服務(wù)機構(gòu)對流動人員的檔案管理規(guī)范及國有企業(yè)員工檔案形成了實際管理依據(jù)，但涉及企業(yè)多元業(yè)務(wù)發(fā)展，人員流動性增大，管理基礎(chǔ)不齊、檔案意識較弱。

一、政策為本、實踐為需，健全工作機制

（一）現(xiàn)行管理機制與政策概述。機關(guān)事業(yè)單位體制內(nèi)干部檔案管理是全國各地及各級組織人事部門按照國家和省市頒發(fā)的一系列工作條例和政策法規(guī)執(zhí)行的。現(xiàn)行的干部人事檔案管理機制是按干部管理權(quán)限，分中央組織部、各級黨委（黨組）和各級組織人事部門，分級負責(zé)、集中管理。相關(guān)重要工作條例有：《干部檔案工作條例》（中共中央組織部與國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)，以下簡稱《條例》）和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》（中共中央組織部制定，以下簡稱《暫行規(guī)定》）等。

《條例》明確了干部檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點、體制，并對干部檔案管理工作的各項內(nèi)容做統(tǒng)一規(guī)定?！稌盒幸?guī)定》對干部檔案材料收集歸檔的范圍、對歸檔材料的要求及收集方法都做了具體規(guī)范的規(guī)定。2018年，國家頒發(fā)《干部人事檔案工作條例》，原《條例》廢止。新《條例》明確新時代干部人事檔案工作的定位、加強頂層設(shè)計、突出全面從嚴(yán)要求、注重效用發(fā)揮，進一步推動干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。對干部人事檔案工作的體制機制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀(jì)律監(jiān)督等加以規(guī)范完善。

（二）《條例》實施檔案管理范圍職責(zé)?！稐l例》對干部人事檔案的定義是：各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。管理檔案的適用范圍是黨政領(lǐng)導(dǎo)干部、機關(guān)公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理的機關(guān)（單位）工作人員（工勤人員除外），國有企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作。國有企事業(yè)單位干部人事檔案工作的政治性、專業(yè)性和服務(wù)性強，需要政治素質(zhì)過硬、專業(yè)政策強、作風(fēng)正派的工作人員從事，堅守底線、熱情服務(wù)，嚴(yán)格按政策法規(guī)開展工作。

人事檔案工作機構(gòu)的職責(zé)有：1.負責(zé)干部人事檔案的建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔、信息化等日常管理工作。2.查詢、借閱、利用檔案信息、組織審核等專項工作。3.配合有關(guān)方案調(diào)查涉及干部人事檔案違規(guī)違紀(jì)違法行為。4.指導(dǎo)和監(jiān)督檢查下級單位干部人事檔案工作等。

（三）實踐中的局限——普通員工檔案管理滯后。

傳媒集團屬于各級政府直接管理的國有企事業(yè)單位，干部員工構(gòu)成大部分以編制外員工為主。伴隨文化企業(yè)改革和編制機構(gòu)變革，以事業(yè)為核心的黨媒、黨報集團，事業(yè)在編人員逐年減少，聘用制干部、聘用制員工、勞動合同制人員以及派遣、各級分、控股子公司的合同制員工數(shù)量已大大超過事業(yè)員工。但是，對應(yīng)管理政策不足之處是，2014年《事業(yè)單位人事管理條例》中“事業(yè)單位工作人員”概念沒有對事業(yè)單位編外人員的范圍做明確界定。國家頒發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》等文件中的流動人員人事檔案是指非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案，辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(聘用)關(guān)系人員的檔案和未就業(yè)、自費出國留學(xué)、因私出國(境）、自由職業(yè)、靈活就業(yè)以及其他實行社會管理人員的檔案等。實踐中，傳媒集團編外普通員工的人事檔案工作機制存在較多不足，檔案管理依托于各級人才交流服務(wù)中心，內(nèi)部管理機制不健全、檔案利用效率低。

二、利用出效、服務(wù)為先，創(chuàng)新服務(wù)平臺

（一）政策為綱、合理分責(zé)，建立全面管理機制。傳媒集團是傳統(tǒng)事業(yè)、國有企業(yè)、多種所有制公司共存組織，在全部員工檔案管理的頂層設(shè)計上，需要組織人事部門扎口管理，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；分責(zé)日常管理方面，按企業(yè)所有權(quán)屬性、干部管理范圍、員工流動特點等權(quán)變因素，劃分具體工作職責(zé)和管理內(nèi)容。自上而下、嚴(yán)格貫徹《條例》精神，自下而上、由簡入繁做好員工檔案管理，為傳媒集團核心干部檔案管理工作夯實基礎(chǔ)、減少漏洞、高效產(chǎn)出?？砂磫挝恍再|(zhì)，設(shè)置管理權(quán)限和工作職責(zé)（見下表）：

（二）加強干部人事檔案的利用審核，保證安全性和動態(tài)性。干部人事檔案具有一般檔案的屬性和特點的同時，還具有自身的屬性和特點。首先必須嚴(yán)格遵守相應(yīng)法規(guī)條例，確保檔案數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確。干部人事檔案是寶貴的歷史資料，是新時代黨的重要執(zhí)政資源；是組織人事部門考察、了解干部的基本依據(jù)，是維護干部合法權(quán)益的可靠憑證，是規(guī)范與監(jiān)督干部工作的重要參考；是干部員工個人成長經(jīng)歷和各個歷史階段的精華濃縮，必須做到全面、準(zhǔn)確地記錄干部和員工的經(jīng)歷、學(xué)歷、品德、學(xué)術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力、業(yè)績考核等主要情況，目錄具體清楚、材料排列有序、紙質(zhì)完好整齊。

最初的檔案建立和日常檔案管理的材料收集、鑒別、整理、審核、裝訂和保管等所有工作，都是為了可以利用檔案，為干部選拔、職稱評聘、人才甄選、招聘錄用等提供有價值的信息。檔案利用可分為兩方面：對內(nèi)利用和對外利用。對內(nèi)利用包括政治審查、干部任免考察、人才引進培養(yǎng)、編史修志、紀(jì)念活動、辦理員工繼承公證等事項。對外利用包括巡視巡察、選人用人檢查、案件查辦、與重大案件、重大事件有直接關(guān)系或提供相關(guān)證明材料。傳媒集團干部員工人事檔案，歷史資料數(shù)量繁多、現(xiàn)代資料參差不齊，要滿足“檔如其人”“人檔統(tǒng)一”和“檔隨人變”管理現(xiàn)實，必須在書面形式的保管基礎(chǔ)上，建立安全的檔案資料數(shù)據(jù)庫來保證檔案管理的動態(tài)化。

（三）加快滿足各方使用服務(wù)需要，實現(xiàn)信息化和平臺化。所轄用工的穩(wěn)定與流動、歸檔材料的歷史與現(xiàn)代，是傳媒集團建設(shè)員工檔案管理工作新模式面臨的兩個主要管理矛盾。檔案的紙質(zhì)載體具有人員專屬性、歷史累積性、信息保密性和物質(zhì)特殊性等特點，也同時具有易老化損毀、檢索不便等弱點，是員工檔案管理工作必須突破的技術(shù)難題。對內(nèi)需要實現(xiàn)人員身份檔案的統(tǒng)一管理；對外要配合人才流動機制，打破身份、戶籍、地域、學(xué)歷、職稱等制約，實現(xiàn)傳媒人才流動配置的規(guī)范對接、市場化。因此，必須建立一個信息化平臺進行管理，以實現(xiàn)迅速檢索、便捷使用、異地審核；在平臺上運作數(shù)字檔案，實現(xiàn)共享、復(fù)用、交互和傳輸便捷等優(yōu)越性，從而一舉解決傳統(tǒng)檔案管理工作中“保管與利用”之間的矛盾。

三、轉(zhuǎn)變思想、提升素質(zhì)，確保檔案管理效率

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為保障新時代傳媒集團干部人事檔案管理的準(zhǔn)確度和效率，需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。1.傳媒集團要加強對其干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)力度，要把檔案管理人員培訓(xùn)工作制度化，利用培訓(xùn)機會增強檔案管理人員對現(xiàn)代化管理設(shè)備的使用能力，逐漸打造出一支具有新時代新技能的檔案管理隊伍，使傳媒集團干部人事檔案管理工作水平保持在一個較高的層面；同時傳媒集團還要做好檔案管理人才的引進工作，以高標(biāo)準(zhǔn)、高技能為人才招聘準(zhǔn)則，通過提高工資待遇等方式逐漸吸引一批高素質(zhì)的檔案管理人員充實到傳媒集團的工作隊伍當(dāng)中，同時帶動老員工的工作技能和水平，形成多樣化的檔案管理隊伍，提升檔案管理工作的效率。2.新時代干部人事檔案管理人員要有學(xué)習(xí)先進檔案管理理念和技術(shù)的意識，除了利用集團組織的定期培訓(xùn)機會，還要進行自我學(xué)習(xí)，借助于豐富的網(wǎng)絡(luò)資源不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，在工作中遇到的問題要及時向其他員工請教，不斷更新自己的知識體系，提高自己的工作技能，以適應(yīng)新時代對干部人事檔案管理工作的新要求。3.傳媒集團還要重視干部人事檔案管理人員道德建設(shè)工作，利用先進人物事跡、評選先進工作者等方式逐漸提高檔案管理人員的道德水平，以推動檔案管理人員全身心投入到工作中，最大限度地提升檔案管理工作效率。

（二）創(chuàng)新干部人事檔案管理思想。干部人事檔案管理是一項重要的工作，直接影響著干部的工資待遇、工作升遷等。新時代，傳媒集團的干部人事檔案工作變革的思想意識不足，工作效率水平有待提高。因此，要實現(xiàn)新時代傳媒集團干部人事檔案管理工作就要創(chuàng)新檔案管理工作的思想。1.傳媒集團要結(jié)合新時代信息、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)的優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新、完善干部人事檔案管理模式，并在管理模式的創(chuàng)新和完善的過程中，逐漸實現(xiàn)對檔案管理工作的有效控制。2.創(chuàng)新人事干部檔案管理模式要從轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想入手，通過多種教育手段，在檔案管理人員的思想內(nèi)部逐漸建立“以人為本、求真求實”的干部人事檔案管理新模式，以在干部人事檔案管理工作中進行實踐，并在此工作中逐漸增加檔案管理工作的人性化色彩，確保干部人事檔案管理工作有效開展和檔案信息發(fā)揮出最大的作用。3.干部人事檔案管理人員也要積極轉(zhuǎn)變工作思想和理念，配合完成單位組織的各項工作，在工作中要主動作為，對工作中出現(xiàn)的問題要及時向上反映以確保問題及時解決，對于工作中的成熟經(jīng)驗要善于交流分享并逐漸推廣，以積極的思想觀念推動新時代傳媒集團干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新。

（三）拓展、開發(fā)干部人事檔案的內(nèi)容。新時代，傳媒集團干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新，應(yīng)該對檔案內(nèi)容進行拓展和開發(fā)。1.從多年的干部人事檔案管理工作經(jīng)驗和實際出發(fā)，通過專題會議等形式，逐漸把無用的內(nèi)容去除或是進行更新，同時要在干部人事檔案中將那些潛在的、流動的信息內(nèi)容進行收錄，以確保單位對干部人事信息的全面且準(zhǔn)確掌控，進一步發(fā)揮出干部人事檔案管理的作用。2.檔案內(nèi)容要在原有的基礎(chǔ)上完善各項信息的具體時間，在每一個階段都要有一定的工作評定內(nèi)容，指出干部在工作中的優(yōu)點和不足，同時檔案中還應(yīng)該包括同事和群眾對干部的評價內(nèi)容，盡可能地多方面、全方位展現(xiàn)干部的工作履歷和工作能力，通過拓展、開發(fā)干部人事檔案的內(nèi)容，真正實現(xiàn)對傳媒集團干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新，使干部人事檔案管理的價值發(fā)揮到最大。

四、結(jié)語

綜上所述，可結(jié)合國家干部人事檔案管理規(guī)定及實際情況，對事業(yè)和企業(yè)共存的傳媒集團設(shè)置分層、分類的清晰責(zé)任界定，圍繞干部人事檔案信息的整個生命周期，完善和創(chuàng)新干部人事檔案管理模式。同時，還要從檔案管理人員的素質(zhì)和思想方面入手，創(chuàng)新干部人事檔案管理工作內(nèi)容、培養(yǎng)檔案管理專業(yè)和兼職工作人員，建立多元化干部人事檔案管理模式，以適應(yīng)新時代對傳媒集團干部人事檔案管理模式的新要求。