醫(yī)院檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制策略探討

文/菏澤市傳染病醫(yī)院 丁梅

檔案管理工作作為醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要環(huán)節(jié)，以其綜合性和系統(tǒng)性對醫(yī)院的整體發(fā)展產(chǎn)生著重要的影響。就其具體內(nèi)容而言，醫(yī)院檔案管理涉及醫(yī)院各部門工作人員、醫(yī)療科研項(xiàng)目以及醫(yī)療服務(wù)效果等諸多方面，與醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展及相關(guān)就診人員的切身利益息息相關(guān)。因此，不斷提升醫(yī)院檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理服務(wù)至關(guān)重要。在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展日新月異的當(dāng)下，醫(yī)院檔案管理工作較之傳統(tǒng)管理有了較大提升。近年來，檔案數(shù)字化的發(fā)展更是為醫(yī)院檔案工作提供了新的發(fā)展契機(jī)。然而，在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理過程中存在不少問題，影響其管理質(zhì)量，對檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展造成一定阻礙。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制的重要性

國內(nèi)醫(yī)療信息化是大勢所趨，有廣闊發(fā)展前景。如圖1所示（資料來源：IDC前瞻行業(yè)研究所整理）。醫(yī)院檔案數(shù)字化是新時(shí)代下醫(yī)院為適應(yīng)自動(dòng)化、現(xiàn)代化管理模式而做出的內(nèi)部管理調(diào)整，其涉及環(huán)節(jié)及內(nèi)容眾多。作為系統(tǒng)性的工程，數(shù)字化管理環(huán)節(jié)中任何節(jié)點(diǎn)的失誤都會對醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量造成較大危害，影響數(shù)字化進(jìn)程。因此，在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的過程中，相關(guān)工作者必須掌控好工作細(xì)節(jié)，厘清數(shù)字化工作的重點(diǎn)，對檔案數(shù)據(jù)的記錄痕跡以及相關(guān)資料進(jìn)行系統(tǒng)整合。同時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，做到醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)整理全程有記錄，最大限度減少因操作失誤或工作漏洞而導(dǎo)致數(shù)字化過程出現(xiàn)質(zhì)量問題的情況。

圖1 2015—2020中國醫(yī)療信息化行業(yè)市場規(guī)模

二、影響醫(yī)院檔案數(shù)字化質(zhì)量的問題分析

（一）缺乏科學(xué)先進(jìn)的數(shù)字化管理觀念。醫(yī)院檔案數(shù)字化，歸根結(jié)底是新時(shí)代社會科技不斷發(fā)展進(jìn)步以及用戶對服務(wù)質(zhì)量要求日益增高的產(chǎn)物。其目的在于為客戶提供更加方便、安全、便捷且高效的檔案信息服務(wù)。除載體變化外，醫(yī)院檔案數(shù)字化更是基于傳統(tǒng)檔案信息質(zhì)量，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的管理提升及優(yōu)化利用。如果相關(guān)醫(yī)院管理工作者及高層人員對于醫(yī)院檔案數(shù)字化管理建設(shè)缺乏科學(xué)性的認(rèn)識，僅僅將其看作管理模式及載體上的變化，就無法從現(xiàn)代信息技術(shù)管理的角度對其進(jìn)行深入推進(jìn)，從而使檔案數(shù)字化建設(shè)僅僅停留在信息存儲工具轉(zhuǎn)變的層面，而無法真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的深度利用，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的質(zhì)量控制。

（二）檔案數(shù)字化過程中的基礎(chǔ)條件不足。檔案數(shù)字化依托于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)的完善和發(fā)展，因而進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)對醫(yī)院的基礎(chǔ)條件有著較高的要求。無論是工作人員、技術(shù)設(shè)備還是醫(yī)院經(jīng)費(fèi)的預(yù)算及劃分都會對其產(chǎn)生直接影響。目前，就醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程而言，經(jīng)費(fèi)投入較少以及基礎(chǔ)條件不足的情況嚴(yán)重制約了大部分醫(yī)院的檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。據(jù)2021年《全民健康信息化調(diào)查報(bào)告——區(qū)域衛(wèi)生信息化與醫(yī)院信息化》顯示，大部分醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)資金投入比例不足5%，有些甚至僅占1%。資金投入是否充足將直接影響醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。比如，對于醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)來說，其首要工作即在于建立相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，這項(xiàng)工作涉及內(nèi)容眾多，工作量大。而通過采用不同功能的數(shù)字化加工工具如高拍儀、數(shù)字化掃描儀則可以大幅減低工作強(qiáng)度，提高工作效率。但部分醫(yī)院由于資金投入不足及其他因素并未采購這些專用設(shè)備，轉(zhuǎn)由人工輸入完成，因而嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的整體質(zhì)量。

（三）相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有待完善和健全。完善健全的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中質(zhì)量控制的重要保障。盡管一直以來醫(yī)院單位的上級業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，會為醫(yī)院下發(fā)和提供相應(yīng)的檔案數(shù)字化管理工作文件供其參考，但文件內(nèi)容相對寬泛，缺少針對性。對于不同地區(qū)、不同經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的醫(yī)院單位而言，其自身發(fā)展建設(shè)規(guī)劃各有不同，因而相關(guān)文件的實(shí)際指導(dǎo)和參考作用有待商榷。一方面，醫(yī)院缺乏可實(shí)施的、細(xì)致標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各項(xiàng)檔案數(shù)字化流程環(huán)節(jié)操作不一，對后續(xù)檔案的查詢及檔案利用造成較大隱患；另一方面，部分醫(yī)院的檔案數(shù)字化仍處于初始階段，未能及時(shí)對檔案數(shù)據(jù)安全做出相應(yīng)規(guī)劃和部署，因而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫缺乏必要的安全技術(shù)保障，造成數(shù)據(jù)安全隱患。

（四）檔案數(shù)字化過程中人員隊(duì)伍專業(yè)性有待提高。檔案數(shù)字化是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，借用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)而產(chǎn)生的現(xiàn)代化產(chǎn)物，其不僅要求工作人員具有扎實(shí)的檔案整理、鑒定、著錄等工作技能，更重要的是隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展及其在檔案數(shù)字化應(yīng)用方面的不斷深化，相關(guān)工作人員必須及時(shí)補(bǔ)充并掌握相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)知識及電子計(jì)算機(jī)操作技能。因此，檔案數(shù)字化對工作人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高層次的要求。但目前而言，大部分醫(yī)院單位的檔案管理工作人員由于檔案整理工作繁忙或工作人員本身年齡較大，對于新興互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)缺乏必要的認(rèn)知。除此之外，還存在部分醫(yī)院單位的檔案管理工作人員雖然具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但都是基于傳統(tǒng)檔案管理方式而來，無法與現(xiàn)代化的數(shù)字化檔案管理工作完美銜接的情況。

（五）檔案數(shù)字化過程中數(shù)據(jù)安全意識及措施不足。傳統(tǒng)的檔案管理基本全部由線下人工完成，而檔案的整理、著錄、入庫以及后續(xù)查詢、調(diào)檔等皆是針對實(shí)體檔案而言。因而，只要相關(guān)工作人員或直接接觸檔案的工作人員自身充分肩負(fù)起工作職責(zé)，做到不失誤、不泄密即可保障檔案信息的安全。然而，隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，數(shù)字化檔案管理中的信息安全問題逐漸凸顯。實(shí)體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換存儲、檔案的日常管理更新及調(diào)檔利用，皆需在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行。因此，如果相關(guān)醫(yī)院單位檔案管理人員缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，就會為不法分子提供非法入侵盜取檔案信息的可乘之機(jī)，造成信息安全隱患。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制策略探討

（一）不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理理念。高質(zhì)高效推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量，必須從思想上認(rèn)識對檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行深化和提升。廣大檔案工作者必須準(zhǔn)確和深刻認(rèn)識和理解檔案數(shù)字化的目的以及其與現(xiàn)代化信息技術(shù)之間的關(guān)系，從思想層面強(qiáng)化對醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知和認(rèn)同。首先，相關(guān)醫(yī)院單位的管理階層應(yīng)及時(shí)更新自己的檔案管理理念，明確檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性并積極宣傳其對醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的意義，將其作為醫(yī)院內(nèi)部管理改革的重要目標(biāo)。在醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要對各部門的具體任務(wù)進(jìn)行明確，著力為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)提供良好的內(nèi)部環(huán)境。其次，相關(guān)醫(yī)院單位管理人員應(yīng)進(jìn)一步加大對檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的資金與技術(shù)投入。在進(jìn)行年度醫(yī)院計(jì)劃時(shí)，爭取為檔案管理數(shù)字化建設(shè)預(yù)算提供更多專項(xiàng)資金和經(jīng)費(fèi)，組織相關(guān)專項(xiàng)技術(shù)人員進(jìn)行數(shù)字化信息資源庫建設(shè)與管理系統(tǒng)開發(fā)，為醫(yī)院的檔案數(shù)字化建設(shè)提供必要資金與技術(shù)支撐。

（二）進(jìn)行必要的檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件建設(shè)。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)必須依賴于相關(guān)基礎(chǔ)條件，這是確保檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的物質(zhì)基礎(chǔ)。因而，為優(yōu)化醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，相關(guān)管理階層必須將管理視線投入基礎(chǔ)條件的建設(shè)與完善之中。一方面，相關(guān)管理人員應(yīng)為數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)提供充足的資金、技術(shù)以及人力支持，采購并配置相應(yīng)的硬件設(shè)備；另一方面，醫(yī)院可根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r及經(jīng)濟(jì)實(shí)力設(shè)立專門的檔案數(shù)字化管理中心，在搭建數(shù)字化管理平臺的同時(shí)，不斷對收集分類整理、存儲查閱以及整合再利用等平臺功能進(jìn)行完善。在為相關(guān)檔案人員提供有效工作支持的同時(shí)，對檔案信息資源的利用進(jìn)行深度開發(fā)，為醫(yī)院的經(jīng)營決策提供更加豐富充實(shí)的信息支持。

（三）建立健全相關(guān)制度及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。為確保醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，必須對相關(guān)醫(yī)院檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及制度進(jìn)行健全和完善。目前，針對檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，國家檔案管理部門已經(jīng)出臺了諸如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范要求，但該規(guī)范要求如掃描文檔的清晰度、文字的密集度等皆為最低標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。隨著時(shí)代發(fā)展以及信息技術(shù)在檔案數(shù)字化應(yīng)用領(lǐng)域的不斷成熟，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)參數(shù)已不再適用。首先，相關(guān)醫(yī)院單位應(yīng)根據(jù)自身數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件對之進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并進(jìn)一步明確檔案數(shù)字化管理要求。其次，相關(guān)醫(yī)院單位還應(yīng)建立相應(yīng)的部門協(xié)同機(jī)制。檔案信息資源整理涉及醫(yī)院各部門各科室，通過部門協(xié)同機(jī)制明確各部門各科室在數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中的職責(zé)，有利于加強(qiáng)各部門各科室之間的溝通交流，為檔案信息系統(tǒng)中資源的傳輸與更新提供保障。另外，為充分調(diào)動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部的檔案數(shù)字化建設(shè)熱情，確保檔案數(shù)字化管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的全面落實(shí)，醫(yī)院單位還應(yīng)建立相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)考核機(jī)制，將數(shù)字化建設(shè)全面納入考核體系中。

（四）多角度提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)。高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍是確保檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的必要條件。因此，相關(guān)醫(yī)院必須進(jìn)一步強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，多角度提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。一方面，可以通過引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人員實(shí)現(xiàn)檔案管理人力資源的優(yōu)化配置。目前，大部分醫(yī)院的檔案管理人員在檔案信息收集、整理、錄入等工作上具有較強(qiáng)工作經(jīng)驗(yàn)，但在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用以及數(shù)字平臺操作實(shí)踐等方面稍顯不足，可通過加大人才引進(jìn)力度改善這一狀況；另一方面，醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)不斷強(qiáng)化對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，著力從檔案人員的主動(dòng)服務(wù)意識和業(yè)務(wù)實(shí)操能力兩方面進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的提升，從而使相關(guān)檔案管理人員更好地與檔案數(shù)字化管理這一嶄新模式相銜接。

（五）強(qiáng)化信息安全意識及安全防護(hù)措施建設(shè)。檔案信息安全是檔案數(shù)字化管理過程中的重要內(nèi)容，為確保醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的信息安全意識以及檔案安全網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施建設(shè)。一方面，醫(yī)院應(yīng)為檔案數(shù)字化工作人員開展專門的數(shù)字檔案安全意識教育，確保相關(guān)工作人員在數(shù)字化管理過程中，對于檔案安全的影響因素以及其重要性具有清楚認(rèn)知；另一方面，要不斷加強(qiáng)對線上檔案信息安全的防護(hù)，通過安全加密、訪問權(quán)限設(shè)置等手段對檔案資料進(jìn)行安全防護(hù)，以免其被不法分子所利用，造成安全隱患。除此之外，在進(jìn)行檔案信息數(shù)字轉(zhuǎn)換的過程中，相關(guān)工作人員還應(yīng)加強(qiáng)對各環(huán)節(jié)的登記、記錄、前期整理完善以及后續(xù)驗(yàn)收工作的嚴(yán)格管理，以便后續(xù)工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)極其復(fù)雜也極為重要的工作，為確保其各項(xiàng)環(huán)節(jié)滿足醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的目標(biāo)需要，必須對其進(jìn)行質(zhì)量控制。相關(guān)管理及工作人員應(yīng)從思想理念、基礎(chǔ)條件建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人員專業(yè)素養(yǎng)以及安全防護(hù)等諸多方面進(jìn)行考慮和實(shí)施推進(jìn)，以便最大程度上實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量控制與優(yōu)化。