基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

吳其彥吉林省通化市結(jié)核病防治所，吉林通化　134001

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基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

吳其彥
吉林省通化市結(jié)核病防治所，吉林通化134001

[摘要]現(xiàn)如今，信息技術(shù)得到了全面的革新，為各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)了技術(shù)支持，并取得了卓越的成效，應(yīng)用價(jià)值與應(yīng)用前景不可估量。在信息技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院辦公的自動(dòng)化，在檔案管理方面具有諸多的優(yōu)勢(shì)，可提供龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行收集、整合與分析，可大大提高檔案管理水平，提高信息與數(shù)據(jù)處理能力，利于醫(yī)院日常檔案管理工作的高效開(kāi)展。為此，該文就基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理進(jìn)行了分析與探究。

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化；醫(yī)院；檔案管理

醫(yī)院是龐大的系統(tǒng)性的工程，涉及到的內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，在運(yùn)營(yíng)與管理的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，如臨床病例、臨床治療方案、醫(yī)療器械等相關(guān)檔案資料，主要表現(xiàn)為書(shū)面文字、影像資料、圖片、音頻文件、X光片等，都是檔案管理的重要內(nèi)容。信息技術(shù)的出現(xiàn)，在醫(yī)院檔案管理方面實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，借助先進(jìn)的信息技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速、高效的管理，管理質(zhì)量大大提升，是現(xiàn)代醫(yī)院管理工作不斷革新的重要體現(xiàn)。

1　辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)分析

1.1辦公自動(dòng)化的概念表述

辦公自動(dòng)化主要是以辦公為重要背景條件，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等先進(jìn)的技術(shù)條件來(lái)豐富與完善現(xiàn)代化的辦公模式，能及時(shí)對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行高效的收集、整理、分析與管理，選擇先進(jìn)的電子平臺(tái)對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)與規(guī)范，將這些資料進(jìn)行歸檔處理，為后續(xù)醫(yī)療事業(yè)的開(kāi)展提供重要保障。在先進(jìn)的信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)下，醫(yī)院檔案管理工作變得愈發(fā)高效，能實(shí)現(xiàn)重要信息的傳輸、自動(dòng)發(fā)送與共享[1]，將整個(gè)信息流通的速度予以提升，可大大增強(qiáng)信息的真實(shí)性與安全性。

2　辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

2.1效率高

新時(shí)期，辦公自動(dòng)化已經(jīng)被諸多企事業(yè)單位、組織機(jī)構(gòu)等予以采用，當(dāng)然，醫(yī)院也不例外。醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作都是通過(guò)檔案管理人員人工收集紙質(zhì)材料、信息等，檔案的分類、歸檔與整理工作量大[2]，檔案管理效率低，無(wú)法達(dá)到理想的管理效果。在醫(yī)院中設(shè)置了多個(gè)科室，每個(gè)部門(mén)的功能與作用不同，所產(chǎn)生的檔案資料內(nèi)容也是多種多樣，呈現(xiàn)形式多元化。例如，在醫(yī)院的日常運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生一系列人力資源、病歷、文書(shū)、醫(yī)療檔案以及器材設(shè)備相關(guān)的材料內(nèi)容，其關(guān)系著醫(yī)院的整個(gè)運(yùn)行體系，做好相關(guān)信息的有效處理與歸整，可大大提升信息檢索質(zhì)量與歸檔速度，提高檔案管理質(zhì)量。

2.2存儲(chǔ)安全

在醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作中，很多檔案有一定的壽命，紙質(zhì)檔案若長(zhǎng)時(shí)間放置，檔案資料的質(zhì)量還會(huì)受到影響，紙質(zhì)檔案的字跡會(huì)變得更加模糊，一些影像資料的畫(huà)質(zhì)會(huì)受到嚴(yán)重影響，存儲(chǔ)質(zhì)量大大降低。然而，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使得檔案存儲(chǔ)工作變得更為簡(jiǎn)單，能將實(shí)際的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子版本，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，既可節(jié)約大量的時(shí)間，還能節(jié)省檔案存放的空間，只需一個(gè)電腦芯片即可實(shí)現(xiàn)對(duì)全部資料的存儲(chǔ)，管理工作開(kāi)展更為簡(jiǎn)單、方便。在紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中，實(shí)際的檔案資料會(huì)受到溫度、濕度以及氣候等要素會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)一系列的問(wèn)題[3]。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，能使用很小的空間即可存儲(chǔ)大量的信息，能大大延長(zhǎng)檔案的存儲(chǔ)壽命。

2.3資源共享

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作變得更為完善，檔案管理更為便捷，資源共享成為可能，借助微信、QQ、微博等實(shí)時(shí)聊天軟件即可實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效傳輸，使得醫(yī)院在檔案管理上更具規(guī)范性與技術(shù)性含量，大大提高了檔案管理的效率。檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，工作人員運(yùn)用短短的幾秒即可查找到目標(biāo)文件，采用文件檢索軟件對(duì)重要的資源、信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的共享[4]，強(qiáng)化資源共享成為當(dāng)前的重要工作。檔案資料的共享，不受時(shí)間與空間的限制，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案管理中需要人為查找的運(yùn)行模式，節(jié)省了大量的人力與時(shí)間。

3　辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的價(jià)值分析

醫(yī)院檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜，其中涉及到的內(nèi)容相對(duì)繁雜，各個(gè)科室都會(huì)產(chǎn)生大量的資料，再加之醫(yī)院自身運(yùn)行過(guò)程中會(huì)涉及到人力資源要素、設(shè)備管理要素等[5]，都是檔案管理亟待完善的重要內(nèi)容。若使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，無(wú)法達(dá)到理想的檔案管理效果。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，能緩解醫(yī)院在檔案管理方面所存在的負(fù)擔(dān)與壓力，強(qiáng)化辦公自動(dòng)化的實(shí)施是當(dāng)前面臨的重要工作。在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作變得更為高效，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、影像資料檔案、錄音帶等檔案形式全部轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影姹镜臋n案資料，一旦需要相關(guān)的檔案資料，只需鍵入相關(guān)的關(guān)鍵詞、代表編號(hào)等即可獲得目標(biāo)性文件，可大大提高檔案的管理質(zhì)量與效果。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，是醫(yī)院檔案管理的必然要求，也是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息技術(shù)的高效利用。

4　醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

4.1檔案管理人員素質(zhì)缺乏

通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的有效分析，檔案管理工作的有效實(shí)施，檔案管理人員在其中扮演著重要的角色，管理人員的存在價(jià)值是不容忽視的[6]。然而，當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)缺失，為了減少在人力資源上的支出，會(huì)選擇非專業(yè)類或兼職類人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。且醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作很簡(jiǎn)單，不需要過(guò)高的技術(shù)含量，對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，是當(dāng)前面臨的重要問(wèn)題，此外，在辦公自動(dòng)化條件下，要求檔案管理人員在具備檔案管理專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要前提。

4.2檔案管理相對(duì)混亂

就目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，由于醫(yī)院系統(tǒng)相對(duì)復(fù)雜，使得在檔案管理方面存在著混亂的狀態(tài)。在檔案管理室中，由于資料數(shù)量大、類型多，管理起來(lái)難度大，各個(gè)科室、環(huán)節(jié)的檔案資料混雜，查詢資料時(shí)會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，使得檔案管理的效果不盡人意，檔案管理水平下降，嚴(yán)重制約醫(yī)院的管理工作。面對(duì)以上問(wèn)題，必須及時(shí)對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀予以改善，進(jìn)而提高檔案管理水平。

4.3檔案信息化管理程度低

新時(shí)期，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，但是，由于部分醫(yī)院的發(fā)展水平不高，其對(duì)檔案信息化的認(rèn)知度不強(qiáng)[7]，同時(shí)缺乏足夠的信息化管理與處理設(shè)備，辦公自動(dòng)化并未達(dá)到理想的效果，檔案信息化管理水平下降，檔案管理的信息化建設(shè)形同虛設(shè)，無(wú)法達(dá)到理想的效果，是制約檔案信息化管理的重要因素。

5　基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的相關(guān)對(duì)策分析

5.1提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在辦公自動(dòng)化狀態(tài)下，應(yīng)迎合辦公自動(dòng)化的基本要求，強(qiáng)化檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升是重要前提。由于醫(yī)院檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜，其涉及的內(nèi)容相對(duì)較多且繁雜，大大影響檔案管理水平與質(zhì)量的發(fā)揮。為此，應(yīng)及時(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，意識(shí)到檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)效性與規(guī)范性，制定更為科學(xué)、有效的檔案管理體系，是當(dāng)前面臨的重要問(wèn)題。在檔案管理人員選擇上應(yīng)慎重，嚴(yán)格規(guī)范與要求檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)外，還能熟練掌握計(jì)算機(jī)操作水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理工作的實(shí)施，禁止選擇兼任、輪流值班的模式，打造檔案管理的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，以更好地應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作。應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求，醫(yī)院必須對(duì)檔案管理的人才隊(duì)伍與配備模式予以完善，及時(shí)提高檔案管理人員的管理水平，實(shí)現(xiàn)管理人員職業(yè)素質(zhì)的全面提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的全面提升。此外，醫(yī)院在前期聘請(qǐng)檔案管理人員時(shí)，必須對(duì)管理人員的專業(yè)能力予以嚴(yán)格篩選，必須通過(guò)重重考核才能從中選擇出更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理型人才，并定期開(kāi)展檔案管理實(shí)訓(xùn)工作，以提高檔案管理人員的素質(zhì)。

5.2強(qiáng)化檔案信息化設(shè)備體系構(gòu)建

在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中是正確選擇。為了更好地支持辦公自動(dòng)化的實(shí)施，發(fā)揮其在檔案信息化建設(shè)中的價(jià)值與作用，強(qiáng)化檔案信息化管理設(shè)備的補(bǔ)充是關(guān)鍵，是當(dāng)前檔案管理的重要前提。打造辦公自動(dòng)化與檔案管理的一體化，辦公文件的產(chǎn)生可直接輸入到后臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)中，不會(huì)出現(xiàn)檔案文件遺漏或忘記統(tǒng)計(jì)的情況，自動(dòng)化系統(tǒng)會(huì)對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行識(shí)別，并將檔案信息資源及時(shí)共享到檔案管理部門(mén)，由專職的檔案管理人員負(fù)責(zé)接受與管理，強(qiáng)化檔案管理工程成為當(dāng)前的重要工作。因此，醫(yī)院應(yīng)在辦公自動(dòng)化設(shè)備上提供足夠的資金支持，為檔案管理工作的開(kāi)展提供重要的技術(shù)支撐與條件支撐[8]。一般情況下，醫(yī)院的檔案資料都相對(duì)珍貴，檔案未來(lái)的應(yīng)用價(jià)值很高，都是醫(yī)院經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展所積累下來(lái)的科研成果與醫(yī)療成就，對(duì)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展具有積極影響。

此外，辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，安全性是醫(yī)院管理部門(mén)最為關(guān)注的話題，關(guān)乎著醫(yī)院發(fā)展的重要機(jī)密。為了保證檔案管理系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性，應(yīng)注重辦公自動(dòng)化的有效實(shí)施，強(qiáng)化檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性，及時(shí)對(duì)軟件予以升級(jí)，并聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人士做好辦公自動(dòng)化設(shè)備的日常維護(hù)與管理工作，禁止出現(xiàn)檔案信息資料信息泄露的情況。

5.3建立嚴(yán)格的檔案管理制度

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，其中涉及到醫(yī)院多年來(lái)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的重要信息，是醫(yī)院發(fā)展史的重要見(jiàn)證，強(qiáng)化檔案管理工作變得更具必要性。為了嚴(yán)格約束檔案管理工作的高效開(kāi)展，應(yīng)運(yùn)用嚴(yán)格的檔案管理制度予以約束，強(qiáng)化檔案管理的權(quán)責(zé)問(wèn)題，使得檔案管理工作變得有章可循，打造統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，以應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案管理上出現(xiàn)的各項(xiàng)難題。辦公自動(dòng)化的實(shí)施，應(yīng)注重檔案管理工作開(kāi)展的適時(shí)性、方便性以及快捷性，在運(yùn)用信息化系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，要注重業(yè)務(wù)流程、技術(shù)操作的規(guī)范性，做好文件的處理、歸檔與編號(hào)工作，利用制來(lái)制定統(tǒng)一的格式與標(biāo)準(zhǔn)，以保證對(duì)檔案資料的高效歸檔與管理。一旦在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)資料整理錯(cuò)亂或檔案缺失的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究相關(guān)人員的責(zé)任，強(qiáng)化檔案管理工作的實(shí)施是重要前提。

5　結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在辦公自動(dòng)化背景下，醫(yī)院檔案管理工作變得更為重要，檔案管理效率得到明顯提升，通過(guò)辦公自動(dòng)化能將實(shí)際的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子版本，以電子數(shù)據(jù)的方式存儲(chǔ)到的電子盤(pán)中，為了保證檔案資料的安全性與完整性，還要做好及時(shí)備份工作。同時(shí)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，可對(duì)目標(biāo)性檔案信息進(jìn)行快速搜索，只需鍵入相關(guān)的關(guān)鍵詞，即可在幾秒內(nèi)獲取目標(biāo)文件?？梢?jiàn)，辦公自動(dòng)化背景下，醫(yī)院的檔案管理工作變得更為高效、簡(jiǎn)易。

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[中圖分類號(hào)]R197

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1672-5654（2016）03（c）-0159-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.09.159

收稿日期：（2015-12-26）

[作者簡(jiǎn)介]吳其彥（1975.10-），女，吉林撫松人，大專，會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)，中級(jí)，主要從事檔案管理工作。

Analysis of Hospital Archives Management Based on Office Automation

WU Qi-yan
TB Control Institute of Tonghua City,Jilin Province,Tonghua,Jilin Province,134001 China

[Abstract]Nowadays,the information technology has comprehensive innovation,bring technical support for various fields, and has made remarkable achievements,application value and application prospect is inestimable.Under the support of information technology,the realization of the hospital office automation,has many advantages in the archives management, providing a huge database,and timely collection,integration and analysis of information,can greatly improve the level of archives management,improving information and data processing ability,conducive to the efficient conduct of the daily file management in the hospital.Therefore,the hospital archives management office automation based on the environment is analyzed and explored.

[Key words]Office automation;Hospital;Archives management