高新技術(shù)企業(yè)存貨管理存在的問題及改進(jìn)措施

封雪梅

北京麥哲科技有限公司

受近年來突發(fā)事件頻發(fā)的影響，企業(yè)生產(chǎn)所需原材料、勞動(dòng)力價(jià)格持續(xù)上漲，產(chǎn)品生產(chǎn)綜合成本難以降低，極大影響了企業(yè)的利潤創(chuàng)造。存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn)，會(huì)占用較多的流動(dòng)資金。創(chuàng)業(yè)成長階段的中小型高新技術(shù)企業(yè)在產(chǎn)品周轉(zhuǎn)的各個(gè)重要環(huán)節(jié)，存貨管理面臨許多方面的問題。因此，需要改進(jìn)高新技術(shù)企業(yè)在存貨管理方法上的不足，提高企業(yè)的存貨管理效能。

一、高新技術(shù)企業(yè)存貨管理的重要性

企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)包括資金管理、應(yīng)收賬款管理及存貨管理，流動(dòng)資產(chǎn)中的存貨管理在企業(yè)營運(yùn)資本中占很大的比重，是企業(yè)目前最受重視的營運(yùn)資本之一。雖然存貨具有流動(dòng)資產(chǎn)的特點(diǎn)，但又是流動(dòng)性較差的流動(dòng)資產(chǎn)，它占用大量的流動(dòng)資金，在中國的高新技術(shù)企業(yè)中，存貨占企業(yè)總資產(chǎn)的30%左右。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，給高科技企業(yè)的電子產(chǎn)品中芯片單元的運(yùn)力也帶來了飛越式的提升，同時(shí)也使產(chǎn)品的更新迭代周期更快更短，也為高新技術(shù)企業(yè)的存貨管理帶來了挑戰(zhàn)。企業(yè)的存貨不足會(huì)造成銷售訂單延遲交付，無法滿足客戶需要，甚至?xí)斐煽蛻粲唵稳∠蛻舻牧魇?，但過多的存貨又會(huì)造成企業(yè)的資金積壓，會(huì)增加存貨的倉儲(chǔ)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、管理人員工資等管理成本。同時(shí)，因存貨更新迭代過快，形成的呆滯庫存，更會(huì)對(duì)企業(yè)的利潤形成較大負(fù)面影響。因此良好的存貨管理水平，可以滿足客戶需要，保證正常的生產(chǎn)經(jīng)營，能有效的降低成本，提高企業(yè)的獲利能力。

二、高新技術(shù)企業(yè)存貨管理存在的問題

(一)存貨管理制度不健全

大多數(shù)高新技術(shù)企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，都存在管理基礎(chǔ)薄弱、管理制度缺失的問題。特別是創(chuàng)業(yè)成長階段的高新技術(shù)企業(yè)往往將其主要資源投入研發(fā)管理之中，還未意識(shí)到存貨管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要作用，存貨管理制度不健全，或其現(xiàn)有管理制度不符合自身實(shí)際情況，企業(yè)的存貨管理工作效率不高，成本不能有效降低的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。首先，存貨管理工作涉及生產(chǎn)、采購、物控、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門，有的企業(yè)因沒有健全的存貨管理制度體系，企業(yè)存貨周轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)職責(zé)不明確，工作界限模糊，出現(xiàn)問題時(shí)各部門間互相推諉，形成溝通上的“部門墻”，不利于解決和防范存貨管理上存在的問題，也不利于形成閉環(huán)的存貨管理流程。其次，由于有的企業(yè)管理人員存貨管理方法落后，在工作實(shí)操中也沒有詳細(xì)可行的崗位操作手冊(cè)進(jìn)行指導(dǎo)，執(zhí)行過程中難以按標(biāo)準(zhǔn)完成存貨盤點(diǎn)工作，使存貨盤點(diǎn)出現(xiàn)不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況，在企業(yè)進(jìn)行季度、年中及年末盤點(diǎn)時(shí)存在貨賬實(shí)不符的情況時(shí)有發(fā)生，在盤點(diǎn)結(jié)束后存貨管理人員不能對(duì)存貨盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行綜合分析和有效改進(jìn)，無法進(jìn)行科學(xué)維護(hù)、及時(shí)防損。最后對(duì)于存貨管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)無閉環(huán)管理制度，不能形成存貨的供應(yīng)鏈管理意識(shí)，達(dá)不到各環(huán)節(jié)的流程閉環(huán)，也不能形成系統(tǒng)的存貨管理體系。物料計(jì)劃不能合理的指導(dǎo)采購行為，采購審批授權(quán)缺失，出現(xiàn)過量采購行為，導(dǎo)致和企業(yè)存貨庫存量大，占用較多的流動(dòng)資金；同時(shí)因采購不能及時(shí)或是來料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，會(huì)造成生產(chǎn)線缺料停產(chǎn)，對(duì)客戶訂單產(chǎn)生延遲交付行為，嚴(yán)重的還會(huì)造成客戶流失。

(二)采購計(jì)劃編制不合理，企業(yè)存貨成本較高

在企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)中，為保證生產(chǎn)經(jīng)營過程的持續(xù)性，會(huì)有計(jì)劃的提前購入部分生產(chǎn)經(jīng)營日常所需的物料。物料的采購工作通常由采購部門承擔(dān)，有的企業(yè)銷售部門的牽引不足，訂單對(duì)原材料采購、生產(chǎn)的指導(dǎo)性不強(qiáng)，導(dǎo)致產(chǎn)生“牛鞭效應(yīng)”，不科學(xué)的采購計(jì)劃和粗放的采購管理，會(huì)造成企業(yè)庫存量高和生產(chǎn)線缺料嚴(yán)重的雙向拉鋸現(xiàn)象；企業(yè)沒有健立合適的采購戰(zhàn)略，沒有科學(xué)的部門間信息協(xié)同能力，所編制出的采購計(jì)劃往往脫離實(shí)際需求。比如，有的在編制計(jì)劃時(shí)，因?qū)κ袌?chǎng)的需求情況、供應(yīng)商的產(chǎn)能、加工備料、生產(chǎn)換線時(shí)間不了解，相關(guān)數(shù)據(jù)要么缺失、要么收集不及時(shí)，造成采購計(jì)劃不準(zhǔn)確，影響采購訂單、生產(chǎn)訂單、銷售出貨的安排；還有的企業(yè)對(duì)經(jīng)營行為無管控、無采購計(jì)劃的指導(dǎo)，比如戰(zhàn)略性備料需求驅(qū)動(dòng)而采購的管理不足，采購人員憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)無采購計(jì)劃而進(jìn)行粗放采購、因市場(chǎng)上原材料價(jià)格或供給數(shù)量增減變化而大量?jī)?chǔ)備采購而導(dǎo)致的庫存的缺料或是積壓。庫存積壓增加企業(yè)的倉儲(chǔ)場(chǎng)地占用和管理成本、資金占用增高；缺料則直接造成生產(chǎn)線等停料停工，從而致使產(chǎn)品出貨交付延遲，影響客戶體驗(yàn)，導(dǎo)致客戶流失。

(三)存貨管理信息化工具不夠完善

存貨的保存、管理工作比較繁瑣，需要借助信息化工具進(jìn)行管理，信息化工具不完善、信息流不完整都會(huì)降低存貨管理工作效率。部分中小企業(yè)仍然依靠手工單據(jù)、Excel 表單管理存貨；有的企業(yè)雖然較早引入了ERP管理工具，但由于對(duì)業(yè)務(wù)和管理工具的理解不足，并沒有對(duì)存貨生命周期進(jìn)行全流程系統(tǒng)化的信息管理，僅涵蓋到了存貨的進(jìn)、出庫管理，存貨與銷售計(jì)劃、采購計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)銷平衡、缺補(bǔ)料計(jì)劃等管理工作的銜接還是通過手工表單的形式線下操作完成，還有的企業(yè)未對(duì)存貨流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，使ERP 數(shù)據(jù)不能形成小流程閉環(huán)，大流程不能持續(xù)改進(jìn)。存貨的數(shù)據(jù)信息流不完整給經(jīng)營決策形成了阻礙，不能及時(shí)有效的降低存貨成本。手工記賬方式進(jìn)行存貨管理，還會(huì)造成存貨管理各環(huán)節(jié)的人為失誤，使數(shù)據(jù)不及時(shí)、數(shù)據(jù)失真、數(shù)據(jù)鏈碎片化，數(shù)據(jù)無法溯源的問題。同時(shí)，手工表單的存貨管理方式還會(huì)造成企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)孤島，信息溝通不流暢、不及時(shí)情況。比如銷售計(jì)劃不容易傳達(dá)到生產(chǎn)端，生產(chǎn)所需的采購計(jì)劃、缺料補(bǔ)料計(jì)劃及現(xiàn)金流支撐等工作難以及時(shí)調(diào)整，影響最終的生產(chǎn)排產(chǎn)和客戶交付。

(四)呆滯存貨成本過高處理緩慢

在高新企業(yè)存貨的管理工作中，呆滯存貨形成原因復(fù)雜，庫存消耗處理緩慢成為企業(yè)提高利潤迫不及待要解決的問題。通過對(duì)產(chǎn)品研發(fā)到生產(chǎn)各流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的梳理，我們發(fā)現(xiàn)呆滯存貨的形成主要在研發(fā)設(shè)計(jì)階段、采購計(jì)劃階段、銷售階段等。在研發(fā)階段，產(chǎn)品因設(shè)計(jì)變更、產(chǎn)品升級(jí)改造、新產(chǎn)品的打版、試產(chǎn)投入而產(chǎn)生不能繼續(xù)消耗的呆滯庫存，比如試產(chǎn)投入因不能減少非標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)，使產(chǎn)品專用物料不能批量消耗形成的呆滯庫存；在采購計(jì)劃階段，出于安全庫存、生產(chǎn)增量預(yù)估不準(zhǔn)形成的多備物料造成庫呆滯存，還有因來料不良，但品質(zhì)部門沒有確定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，沒有提前進(jìn)行商務(wù)談判則無法退回供應(yīng)商形成的呆滯庫存；在銷售計(jì)劃階段，因市場(chǎng)環(huán)境變化，銷售受阻時(shí)計(jì)劃終止而產(chǎn)生的呆滯庫存；還有因產(chǎn)品交貨不良率上升導(dǎo)致的客戶訂單終止取消形成的呆滯庫存。這些原因都會(huì)導(dǎo)致已形成的積壓庫存難以進(jìn)入到下一個(gè)階段的研發(fā)、銷售、生產(chǎn)的物料使用計(jì)劃，不能積極的去庫存，造成企業(yè)的資金占用與產(chǎn)品成本的上升，對(duì)創(chuàng)造利潤帶來負(fù)影響。

三、改進(jìn)高新技術(shù)企業(yè)存貨管理的措施

(一)建立健全存貨管理制度

首先，高新技術(shù)企業(yè)管理者要樹立既重視研發(fā)管理、又重視企業(yè)存貨等生產(chǎn)經(jīng)營管理工作的意識(shí)。對(duì)于企業(yè)存貨管理，要建立科學(xué)的存貨管理流程與制度；對(duì)存貨管理崗位建好崗位職責(zé)說明書，明確各管理崗位的職責(zé)、工作要求與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；建立詳細(xì)的操作手冊(cè)，用以指導(dǎo)存貨管理崗位的工作行為規(guī)范。存貨管理制度應(yīng)符合企業(yè)自身的實(shí)際情況，內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，拒絕制度的理想化，具有可執(zhí)行可操作性。

其次，對(duì)于存貨管理制度要嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)，對(duì)于關(guān)鍵環(huán)節(jié)和步驟要加強(qiáng)過程確認(rèn)與持續(xù)改進(jìn)。存貨管理一般有多個(gè)部門協(xié)同合作，因此要加強(qiáng)各部門的溝通，利用ERP等工具進(jìn)行存貨信息的及時(shí)共享，加強(qiáng)部門間的信息流動(dòng)；存貨管理制度中還要加強(qiáng)內(nèi)部控制流程建設(shè)，對(duì)于關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行審批，做到存貨管理上下游環(huán)節(jié)的崗位間、合作部門間的互相監(jiān)督、相互制約；建立存貨管理績(jī)效制度，責(zé)任到人，用以指導(dǎo)及評(píng)估存貨管理崗位的績(jī)效，提高存貨管理工作效率。企業(yè)及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行宣貫，存貨管理工作做得好的，樹立典型標(biāo)桿事例，積極傳導(dǎo)其正能量，引導(dǎo)其他員工向其學(xué)習(xí)；對(duì)于未按制度標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的，也要收集案例，通過討論學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的方式，降低同類錯(cuò)誤、相同問題在存貨管理崗位出現(xiàn)頻次。

再次，存貨管理工作要具有“供應(yīng)鏈”的鏈路管理意識(shí)，不能碎片化地解決問題，要系統(tǒng)的解決整個(gè)存貨全生命周期可能出現(xiàn)的問題。因此存貨管理制度要具有系統(tǒng)思維解決問題，具有不斷優(yōu)化存貨管理工作的意識(shí)，及時(shí)對(duì)存貨管理制度進(jìn)行增補(bǔ)、修訂，查缺補(bǔ)漏，使存貨管理制度更科學(xué)合理。

(二)實(shí)現(xiàn)存貨管理信息化

升級(jí)與完善企業(yè)存貨信息化管理，并對(duì)存貨全生命周期的關(guān)鍵流程進(jìn)行梳理與改進(jìn)優(yōu)化。對(duì)于大部分高新技術(shù)企業(yè)，在規(guī)模與人員素質(zhì)方面，已達(dá)到引進(jìn)各類管理工具的條件，如引進(jìn)ERP信息技術(shù)，從而對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品制造各環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化處理。對(duì)于已經(jīng)引入ERP 信息技術(shù)的企業(yè)，需要根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況，結(jié)合匹配ERP標(biāo)準(zhǔn)流程，不斷優(yōu)化完善企業(yè)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程，以提升企業(yè)管理信息化，提高企業(yè)管理效能。為使存貨管理在企業(yè)各環(huán)節(jié)更便捷更科學(xué)，可以積極引進(jìn)WMS條碼倉庫管理，MES智能生產(chǎn)管理。已引進(jìn)ERP信息管理的企業(yè)，可以升級(jí)補(bǔ)充PLM產(chǎn)品生命周期管理及MRP采購計(jì)劃管理。升級(jí)補(bǔ)充信息管理工具，可以使企業(yè)的產(chǎn)品全生命周期的關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)線上管理，各部門間信息流暢，實(shí)現(xiàn)互相監(jiān)督、互相制約；完善信息管理工具還可以改變手工統(tǒng)計(jì)采購計(jì)劃和產(chǎn)品變更信息等落后的統(tǒng)計(jì)方法，實(shí)現(xiàn)存貨的科學(xué)盤點(diǎn)、可以更精準(zhǔn)下達(dá)生產(chǎn)和采購計(jì)劃，達(dá)成準(zhǔn)時(shí)交貨；并且可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫存管理問題，減少存貨呆滯發(fā)生，全面提高企業(yè)庫存周轉(zhuǎn)效率。

(三)提升柔性供應(yīng)鏈建設(shè)

所謂柔性供應(yīng)鏈，是指具有彈性、靈活性的供應(yīng)鏈，也就是指供應(yīng)鏈適應(yīng)市場(chǎng)需求變化的能力。從供應(yīng)鏈流程來看，供應(yīng)鏈的柔性建設(shè)主要包括：制造系統(tǒng)柔性；物流系統(tǒng)柔性；信息系統(tǒng)柔性；供應(yīng)系統(tǒng)柔性。以柔性供應(yīng)鏈思維來做企業(yè)存貨管理，將大大提高高新技術(shù)企業(yè)的自主靈活性。企業(yè)供應(yīng)鏈有3種供給模式：第一種MTS模式(Make to Stock)，即沒有明確銷售訂單，生產(chǎn)依據(jù)銷售預(yù)測(cè)備貨，存貨管理計(jì)劃是根據(jù)實(shí)際情況判斷備貨量及生產(chǎn)周期。此模式原材料特點(diǎn)是通用材料物料對(duì)采購周期不敏感，特殊物料采購周期長。此模式需要建立完善的采購計(jì)劃，以減少企業(yè)內(nèi)部庫存積壓，加強(qiáng)庫存的周轉(zhuǎn)率。第二種是MTO模式(Make to Order)，即有明確銷售訂單，生產(chǎn)依據(jù)銷售訂單備貨生產(chǎn)，存貨管理計(jì)劃是縮短備貨周期，提高銷售出庫效率。此模式不論通用還是特殊物料采購周期都比較短。采購只需根據(jù)銷售訂單合理按排采購計(jì)劃。第三種是ATO 模式(Assemble to Stock)，即采購先備貨原材料，待有明確訂單生產(chǎn)再安排組裝。原材料采購計(jì)劃環(huán)節(jié)特點(diǎn)是需要組裝的材料采購周期長，原材料和半成品不通用。存貨管理計(jì)劃是備貨入倉，建設(shè)原材料轉(zhuǎn)售機(jī)制，半成品組裝訂單與量產(chǎn)訂單梯次進(jìn)行。供應(yīng)鏈的3種模式在高新技術(shù)企業(yè)的存貨管理環(huán)節(jié)，可以靈活運(yùn)用，以建設(shè)柔性的存貨管理為目標(biāo)，尋找到更適應(yīng)企業(yè)的采購管理模式。這樣使采購更適用銷售、生產(chǎn)環(huán)節(jié)，少產(chǎn)生存貨積壓或短缺，能更好的實(shí)現(xiàn)銷售訂單交付，滿足客戶需求。

(四)加強(qiáng)對(duì)呆滯物料的管理與處置

在產(chǎn)品研發(fā)階段，對(duì)現(xiàn)有產(chǎn)品持續(xù)改進(jìn)工藝設(shè)計(jì)，提升通用物料的覆蓋率、降低專用物料的使用。在高新電子產(chǎn)品企業(yè)，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使電子產(chǎn)品更新升級(jí)周期更快，給企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)的庫存管理帶來了挑戰(zhàn)。電子產(chǎn)品生產(chǎn)存在產(chǎn)品規(guī)格多、批次多、產(chǎn)量小的特點(diǎn)。這要求企業(yè)在產(chǎn)品的研發(fā)設(shè)計(jì)階段除了注重現(xiàn)有產(chǎn)品通用材料的使用外，更需要通盤考慮到未來客戶需求的變化趨勢(shì)和產(chǎn)品的發(fā)展方向，設(shè)計(jì)出滿足未來客戶期望的產(chǎn)品，減少因市場(chǎng)變化而形成的呆滯庫存。

在計(jì)劃采購階段，利用科學(xué)方法加強(qiáng)采購管理。按月及時(shí)梳理物料清單、及時(shí)修訂以減少安全庫存與生產(chǎn)預(yù)增量，與供應(yīng)商協(xié)商達(dá)成更低的MOQ，未達(dá)到量產(chǎn)的試產(chǎn)產(chǎn)品物料盡量不采用MOQ 形式采購，而采用按銷售訂單數(shù)量采購方式。在采購階段建立最小批量采購，及更靈活的供貨渠道，確保供給側(cè)的敏捷反應(yīng)與靈活變通性。

在銷售階段改進(jìn)銷售預(yù)測(cè)方法，做好客戶需求調(diào)查，了解客戶的中短期規(guī)劃，提高銷售預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確度，減少因大量備料而產(chǎn)生的存貨呆滯；在銷售訂單簽訂時(shí)，要做好訂單審查，要培養(yǎng)客戶承擔(dān)違約責(zé)任的意識(shí)，降低因客戶訂單取消、變更等原因造成的庫存占用成本；對(duì)客戶進(jìn)行分類管理，對(duì)于已經(jīng)形成的呆滯成品，銷售可以用折扣的形式積極引導(dǎo)客戶去庫存。

在組織與信息化方面，企業(yè)可以結(jié)合系統(tǒng)化管理工具，不斷提高對(duì)呆滯物料的管理與處理能力。利用管理工具的數(shù)據(jù)分析、超區(qū)告警、多方協(xié)同能力，對(duì)已形成呆滯物料的存貨，倉庫管理部門建立定期分析報(bào)告機(jī)制，提前發(fā)現(xiàn)呆滯物料產(chǎn)生的可能性；加強(qiáng)這部分物料的變現(xiàn)能力，聯(lián)合產(chǎn)品研發(fā)、采購計(jì)劃、銷售、財(cái)務(wù)等部門，根據(jù)形成呆滯物料的原因，通過銷售折價(jià)轉(zhuǎn)賣，協(xié)調(diào)供應(yīng)商退、換貨處理，依據(jù)可行的再利有技術(shù)方案進(jìn)行降級(jí)使用、拆分元件使用、改制、返工維修等方式進(jìn)行及時(shí)變現(xiàn)和減少呆滯庫存所占用的人力物力資源；同時(shí)建立責(zé)任到人、與績(jī)效掛鉤的激勵(lì)機(jī)制，提高研發(fā)、采購、銷售等部門共同降低呆滯庫存的積極性。

四、結(jié)語

新常態(tài)下的高新技術(shù)企業(yè)，想要獲得更好的市場(chǎng)機(jī)會(huì)、更強(qiáng)的盈利能力，就要做到存貨的科學(xué)管理，通過設(shè)計(jì)合理有效的存貨管理與績(jī)效制度，調(diào)動(dòng)各崗位人員的積極性與責(zé)任心投入工作中，同時(shí)還要積極地引進(jìn)先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，使存貨管理工作做到更便捷、更準(zhǔn)確，能真正地降低呆滯存貨發(fā)生，達(dá)到給企業(yè)降本增效，使企業(yè)健康持續(xù)地發(fā)展。