高職院校檔案管理信息化現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究

□蹇 嵐

隨著社會(huì)發(fā)展各行業(yè)越來越重視專業(yè)人才，高職作為培養(yǎng)具有專業(yè)性人才的院校越來越受到重視，不論是教學(xué)質(zhì)量還是管理水平都受到關(guān)注。高職院校專業(yè)種類多樣、學(xué)生數(shù)量較多，導(dǎo)致管理檔案繁雜多樣，管理人員工作量加大。信息化檔案管理通過檔案信息管理系統(tǒng)，將龐大的數(shù)據(jù)和檔案進(jìn)行分類整理，并通過制定搜索、查詢系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化查詢檔案，及提升查詢效率，有提高管理水平。但部分高職院校檔案管理缺乏信息化建設(shè)，管理水平較低，出現(xiàn)查詢困難、檔案丟失等問題，高職應(yīng)分析檔案管理現(xiàn)狀，探討管理中存在的問題，并提出相關(guān)建議，提出解決措施，同時(shí)加快建立信息化管理體系。

一、高職院校檔案管理中存在的問題

高職院校檔案管理是學(xué)校管理中的重要組成部分，通過檔案管理能快速查詢學(xué)生和教師信息，了解學(xué)校教學(xué)情況，但部分高職院校檔案管理存在制度不完善、缺乏信息化、缺少專業(yè)管理人才等問題，導(dǎo)致院校檔案管理效率較低，影響其發(fā)展水平。

(一)管理制度不完善。高職院校的檔案管理反映學(xué)校教學(xué)水平，檔案管理主要包括學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、學(xué)術(shù)檔案四個(gè)方面。高職院校的主要任務(wù)是通過教學(xué)培養(yǎng)人才，其基本工作是檔案管理，通過檔案管理記錄學(xué)校教師和學(xué)生數(shù)量、學(xué)生成績水平、教師成就等[1]。因此，高職院校應(yīng)制定規(guī)范的檔案管理制度，將檔案分類管理，并建，并制定管理計(jì)劃，確保快速、準(zhǔn)確查詢檔案，提高管理效率，但部分高職院校檔案管理不規(guī)范，管理制度不健全出現(xiàn)原始資料收集不全面、檔案歸類不系統(tǒng)、檔案管理不靈活等問題，此類問題不及時(shí)解決，容易導(dǎo)致學(xué)生檔案丟失等問題。此外，高職院校檔案管理缺乏針對(duì)性的管理計(jì)劃，管理方式不規(guī)范，影響管理效率。

(二)缺乏信息化管理。隨著信息化不斷發(fā)展，信息技術(shù)融入各行各業(yè)，高職院校檔案管理也應(yīng)融入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展。檔案管理信息化通過將檔案數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案管理平臺(tái)，將檔案進(jìn)行分類管理和保存，學(xué)生或教師可以通過檔案平臺(tái)查詢檔案，有助于提高查詢效率，同時(shí)，通過將檔案內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行備份，有助于防止出現(xiàn)檔案丟失等問題[2]。因此，高職院校應(yīng)建立信息化檔案管理，但部分高職院校仍使用人工管理方式，缺乏管理信息化。主要表現(xiàn)在，一是信息技術(shù)不健全。高職院校缺乏信息技術(shù)建設(shè)，未能形成完整的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致其不能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。二是檔案管理理念落后。由于部分高職院校檔案管理教師理念落后，未能認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，仍然使用傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致學(xué)校檔案信息化管理不健全。

(三)缺乏專業(yè)型人才。高職院校建立信息化檔案管理具有較高的技術(shù)性，需要在高職院校管理人員具有圖書情報(bào)學(xué)、檔案管理學(xué)等專業(yè)知識(shí)，同時(shí)，還應(yīng)具有信息管理技術(shù)。因此，高職院校需要信息化檔案建設(shè)需要完善相關(guān)人才建設(shè)，通過高技術(shù)水平和檔案管理人才培養(yǎng)，設(shè)計(jì)建立檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行管理和完善，但是，部分學(xué)校缺乏相關(guān)管理和技術(shù)人才，導(dǎo)致院校無法實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理[3]。主要表現(xiàn)在，一是缺乏專業(yè)管理人才。檔案管理對(duì)數(shù)量龐大的檔案進(jìn)行分類整理，需要管理人員具備管理專業(yè)知識(shí)，但部分高職院校檔案管理是由學(xué)習(xí)輔導(dǎo)員兼職完成，缺乏專業(yè)培訓(xùn)和管理經(jīng)驗(yàn)，降低管理效率。二是缺乏技術(shù)型人才。信息化檔案管理需要通過信息技術(shù)進(jìn)行管理檔案系統(tǒng)建設(shè)，管理人員需要具備較高的信息技術(shù)，建立、管理和維護(hù)信息化管理系統(tǒng)。但部分高職院校缺乏信息技術(shù)人才，未能建立完整的管理系統(tǒng)，導(dǎo)致信息化管理不健全。

二、高職院校檔案管理信息化建設(shè)策略

檔案管理信息化是建立信息管理檔案體統(tǒng)，學(xué)生或教師可以通過系統(tǒng)查詢檔案和資料，并通過專業(yè)管理人才進(jìn)行維護(hù)和管理，有助于提升院校檔案管理水平[4]。因此，高職應(yīng)加快信息化檔案管理建設(shè)，通過制定管理制度、加強(qiáng)信息化建設(shè)和人才培養(yǎng)等方式建立信息化檔案管理體系。

(一)完善檔案管理體系。高職院校檔案里涉及學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、學(xué)術(shù)檔案等不同管理檔案，每個(gè)檔案管理都有不同和相似之處，從而加大管理人員工作難度。因此，高職院校應(yīng)根據(jù)國家檔案管理要求和院校實(shí)際情況制定科學(xué)。完整的管理制度，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理規(guī)范化[5]。具體操作如下。

1.制定管理制度。高職院校檔案管理內(nèi)容種類繁雜，管理人員如果沒有完整、規(guī)范的管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的歸類、整理、登記等工作，容易造成文件分類混亂、資料缺失等問題，不僅降低查詢效率。還不利于提升管理水平。因此，高職院校應(yīng)制定完整、科學(xué)的檔案管理制度，明確檔案分類制度、制定檔案收納管理規(guī)定、建立查詢借閱登記制度等，通過明確的管理制度提升管理水平。

2.加強(qiáng)人員管理。高職檔案管理不僅要對(duì)檔案進(jìn)行歸類和整理，還要對(duì)管理人員進(jìn)行明確分工。但部分高職院校檔案管理人員主要由學(xué)校輔導(dǎo)員、退休職工擔(dān)任，缺乏相關(guān)管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，檔案管理全憑個(gè)人意愿，時(shí)常出現(xiàn)找不到管理人員和管理人員對(duì)檔案存放位置不清晰等問題，降低查詢檔案效率，從而影響辦事效率。因此，高職院校應(yīng)制定檔案管理人員管理?xiàng)l例，通過制定明確管理分工、工作時(shí)間和考核制度等方式加強(qiáng)人員管理，提升管理效率。

(二)加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息化檔案管理是提升高校檔案管理效率的重要因素，高職院校教師和學(xué)生數(shù)量龐大，檔案內(nèi)容繁雜、數(shù)量巨大，如不運(yùn)用信息化進(jìn)行檔案管理，不僅不利于提升檔案管理效率，也不利于學(xué)校發(fā)展。檔案管理工作人員可以通過信息化檔案管理自動(dòng)查詢相關(guān)信息和檔案，還可以自動(dòng)進(jìn)行分類和整理，并將查詢和借出情況進(jìn)行自動(dòng)記錄，減輕工作人員工作壓力。因此，高職院校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理效率。

1.建立信息管理系統(tǒng)。當(dāng)今社會(huì)，大數(shù)據(jù)發(fā)展迅速，檔案管理逐漸向信息化轉(zhuǎn)型，信息技術(shù)成為檔案管理的重要內(nèi)容，運(yùn)用信息技術(shù)將學(xué)校檔案進(jìn)行自動(dòng)整理和歸檔，使其實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化轉(zhuǎn)型。因此，高職院校檔案管理應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過加強(qiáng)信息技術(shù)投入，建立學(xué)校獨(dú)立的信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升高職院校檔案管理水平。

2.加強(qiáng)管理系統(tǒng)管理。高職院校每年都有人員變動(dòng)，檔案也會(huì)發(fā)生變化。因此，高職院校應(yīng)加強(qiáng)信息檔案管理系統(tǒng)管理，及時(shí)更新系統(tǒng)內(nèi)容，對(duì)學(xué)校舉辦的各種活動(dòng)進(jìn)行記錄、對(duì)學(xué)校優(yōu)秀教師的教學(xué)案例進(jìn)行記錄、對(duì)優(yōu)秀學(xué)生獲獎(jiǎng)情況進(jìn)行記錄等，不斷完善、更新檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容[6]。此外，檔案管理工作人員還應(yīng)加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)，檢查系統(tǒng)是否存在問題，并進(jìn)行維修，確保信息管理系統(tǒng)正常運(yùn)行。

(三)強(qiáng)專業(yè)人才建設(shè)。檔案管理是高職院校重要的工作內(nèi)容，其檔案管理需要專業(yè)的管理人才，信息化檔案管理也需要專業(yè)的信息技術(shù)人才，但部分高職院校缺少專業(yè)管理人才，管理工作由院校教師兼職，管理水平較低，學(xué)校也缺少檔案管理相關(guān)專業(yè)教學(xué)，學(xué)生缺少管理知識(shí)。此外，部分高職院校教師信息技術(shù)水平較低，不僅信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不全面，還存在工作人員信息化管理系統(tǒng)操作水平較低等問題，導(dǎo)致高職院校信息化管理體系建設(shè)不全面。因此，高職院校應(yīng)加強(qiáng)人才建設(shè)，培養(yǎng)既擁有檔案管理技術(shù)和管理知識(shí)的人才，又擁有現(xiàn)代信息技術(shù)的人才，通過人才培養(yǎng)提升信息化檔案管理水平。

1.培養(yǎng)檔案管理人才。高職院校檔案管理工作內(nèi)容繁雜、工作量巨大、工作任務(wù)艱巨，檔案管理工作人員需要擁有豐富的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)Υ罅康臋n案進(jìn)行快速整理和準(zhǔn)確歸類，并在學(xué)生或教師進(jìn)行查詢時(shí)能夠快說尋找相應(yīng)的檔案[7]。因此，高職院校應(yīng)培養(yǎng)具有檔案管理知識(shí)的人才，通過舉辦學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方式對(duì)學(xué)校檔案管理工作人員和教師進(jìn)行培訓(xùn)，提升其檔案管理能力，減輕檔案工作人員工作量。

2.培養(yǎng)信息技術(shù)人才。信息技術(shù)發(fā)展促進(jìn)各行各業(yè)發(fā)展，高職院校運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，有助于提高檔案管理水平，提升檔案查詢速度。但部分學(xué)校信息技術(shù)水平較低，缺少專業(yè)的信息技術(shù)人才，導(dǎo)致其檔案管理缺乏信息化。因此，高職院校應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)，通過引進(jìn)專業(yè)的信息技術(shù)人才的方式提升技術(shù)水平，能夠?qū)n案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，提升信息化水平。同時(shí)對(duì)學(xué)校教師進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)訓(xùn)練，提升其應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)能力。

3.加強(qiáng)綜合性人才培養(yǎng)。高職院校信息化檔案管理工作人員既要擁有檔案管理能力，還要擁有現(xiàn)代信息技術(shù)，才能在檔案管理工作中更好地運(yùn)用信息化檔案管理系統(tǒng)，并完善管理制度，提升管理效率。因此，高職院校應(yīng)進(jìn)行針對(duì)性的人才培訓(xùn)，對(duì)具有管理能力的檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)教學(xué)和訓(xùn)練，提升其信息技術(shù)應(yīng)用能力；對(duì)信息技術(shù)人才的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的教學(xué)，從而提升工作人員的綜合能力，促進(jìn)高職檔案管理水平提升。

三、結(jié)語

信息化發(fā)展為各行業(yè)發(fā)展帶來機(jī)遇，轉(zhuǎn)變發(fā)展?fàn)顟B(tài)，高職院校作為培養(yǎng)技術(shù)人才的學(xué)校逐漸受到重視，檔案管理是其管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)其發(fā)展具有重要意義。因此，高職院校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。高職院校應(yīng)建立完善的檔案管理制度、加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)、培養(yǎng)專業(yè)人才，促進(jìn)其檔案管理水平提升。