企業(yè)費用報銷管理路徑探究

文/汪恭明（徐州碧桂園房地產(chǎn)開發(fā)有限公司）

企業(yè)的費用報銷主要指的是在企業(yè)的發(fā)展過程中，業(yè)務部門及相關人員由于工作需要產(chǎn)生墊資的原始憑證，依照相關規(guī)定進行審批，在審批之后，費用成功結(jié)算。這一過程由于牽涉到較多的環(huán)節(jié)，所以復雜性較高，針對費用報銷進行有效的管理，才能使財務管理工作獲得更好的成效?？梢钥闯鲞@一管理工作對企業(yè)發(fā)展有重要的作用，針對企業(yè)內(nèi)部費用報銷管理中存在的問題進行深入分析，并制定出合理的管理措施，這樣費用報銷管理的水平才能得到較好的提升，進而保證企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

一、企業(yè)費用報銷管理的重要作用分析

在企業(yè)的財務管理工作中，費用報銷管理是其中十分關鍵的一項內(nèi)容，相比較財務管理中的其他內(nèi)容，有關費用報銷的管理工作存在較大的影響。企業(yè)針對這方面工作進行有效的管理，可以更好地維護財務管理的秩序，實現(xiàn)企業(yè)資金的高效管理。在企業(yè)運行的各個環(huán)節(jié)中，都可能會出現(xiàn)費用的報銷，比如物資的采買、工作人員出差、項目研發(fā)等，這些支出的費用都需要依照相關規(guī)定進行報銷，完善的報銷流程以及高效的管理方式，可以保證費用報銷的規(guī)范性，如果報銷管理出現(xiàn)問題，就容易出現(xiàn)各種各樣的消極現(xiàn)象，如財務報表內(nèi)容失真、報銷流程過于復雜、財務管理混亂等，對該項工作缺乏有效的監(jiān)管，出現(xiàn)報銷金額和實際支出不符的情況，這對企業(yè)的財務管理質(zhì)量會產(chǎn)生不利的影響。所以，采取科學的方式進行費用報銷管理，能夠維護財務管理的秩序穩(wěn)定性，保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展[1]。

二、費用報銷管理的原則

（一）真實性

基于費用報銷工作的特殊性，在開展這一管理工作時，需要嚴格遵循真實性原則，這主要是因為費用報銷牽涉到企業(yè)的資金支出，對企業(yè)的經(jīng)濟利益會產(chǎn)生較大的影響[2]。遵循這一原則，財務部門的相關人員就需要在實際工作中對票據(jù)的真實性進行嚴格審核，仔細核對相關數(shù)據(jù)，堅持務實求真的態(tài)度，這樣管控工作才能發(fā)揮有效作用，降低企業(yè)的資金風險。在這一原則下進行費用報銷管理，工作人員需要端正自身的態(tài)度，充分認識到這一項工作的重要性，客觀公正地處理相關信息，同時，要避免出現(xiàn)人為的記錄和計算失誤，保證報銷費用和實際資金支出相符合。

（二）創(chuàng)新性

以往的報銷方式基本上都是通過紙質(zhì)票據(jù)，部門負責人當面完成交接工作，但是在新的環(huán)境形勢下，主要是通過信息技術手段將紙質(zhì)票據(jù)信息轉(zhuǎn)換為電子格式進行存儲，這使得工作流程得到了優(yōu)化，達到了動態(tài)化管理。所以，在進行費用報銷管理時，也要遵循創(chuàng)新性原則，對管理方式進行不斷創(chuàng)新改進，根據(jù)時代發(fā)展的需求，對相關的理念進行創(chuàng)新，并在管理工作實踐中逐步積累經(jīng)驗，積極應用先進的管理技術手段。

由于不同的企業(yè)在經(jīng)營規(guī)模、項目等方面存在差異，所以有關費用報銷的流程也會有一定的不同，企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)況，探索出適合自己的費用報銷管理路徑，在管理方式上進行有效創(chuàng)新，才能更好地保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）規(guī)范性

由于費用報銷牽涉到的環(huán)節(jié)較多，過程較為復雜，因此，需要嚴格遵循規(guī)范性原則。

通常來講，有關報表的填寫需要規(guī)范其格式，數(shù)字信息在填寫時，字跡不清晰或者被篡改后可能出現(xiàn)爭議，因此一般都是采取大寫和小寫同時進行的方式，確保報銷數(shù)字的清晰性，防止爭議[3]。同時，有關費用產(chǎn)生，如果是不同的項目，在報銷時不能混淆，不然在后續(xù)的財務報表中容易出現(xiàn)問題。另外，由于費用的報銷管理具有較大的工作量，在應用信息技術手段對數(shù)據(jù)信息進行收集、整合以及分析時，對工作流程也需要進行規(guī)范，防止報銷的原始數(shù)據(jù)丟失，以規(guī)范化的處理流程來保證數(shù)據(jù)的安全存儲和使用。再者，原始票據(jù)作為重要的憑證，需要完好地保留，這樣在對填寫的數(shù)據(jù)進行核驗時，才能更好地辨別數(shù)據(jù)真假。并且企業(yè)要做好權(quán)責的劃分，依照崗位不同劃分具體的工作任務，通過分類管理，確保費用報銷規(guī)范進行。

三、企業(yè)費用報銷管理過程中存在的主要問題分析

（一）報銷制度有待完善

開展費用報銷管理時，需要有完善的管理制度作為依據(jù)，但是從目前工作開展的實際情況來看，有關的制度建設還具有一定的問題，對這一項工作的順利進行產(chǎn)生了一定的阻礙，因而對企業(yè)的后續(xù)發(fā)展也存在不良影響。

由于這方面制度建設不夠完善，所以在實際工作中，報銷的金額與實際的費用支出具有較大的偏差，使得企業(yè)內(nèi)部資金管理出現(xiàn)混亂[4]。分析其原因，部分企業(yè)在建立相關的制度時，有關費用報銷的重要性沒有良好的凸顯，使用傳統(tǒng)的報銷方式，人工工作量較大，由于人為失誤，可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真。另外，部分企業(yè)并沒有依照會計管理以及業(yè)務發(fā)展情況對管理機制進行補充完善，所以實踐工作中費用報銷的約束力不足，容易出現(xiàn)重復報銷或者超額報銷的現(xiàn)象。再者，有關監(jiān)管機制建設不健全，這方面工作存在的問題無法高效率地解決，出現(xiàn)問題時責任不夠明確，無法實施客觀公正的獎懲，對工作人員的積極性會產(chǎn)生不利的影響，這也使得在實際的報銷工作中，存在一些不公平現(xiàn)象。例如，在處理報銷單據(jù)時，并沒有嚴格按照規(guī)定進行，而是以領導簽字為準，報銷單據(jù)在經(jīng)過領導簽字后，沒有依照流程加以審核，或者說整體的審核流程不夠完整，在費用報銷的過程中出現(xiàn)不公正的情況，進而影響了員工對企業(yè)的滿意度。對此，企業(yè)需要針對費用報銷健全相關的管理制度，以此更好地約束報銷行為，保障企業(yè)資金的安全性，這樣整體的管理成效才會得到較好的提升。

（二）報銷內(nèi)容真實性有待加強

費用報銷有關企業(yè)內(nèi)部的資金支出，對財務資金管理工作存在較大的影響，這一環(huán)節(jié)比較容易出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，實際報銷內(nèi)容的真實性有待加強。從實踐調(diào)查中能夠得知，部分企業(yè)由于存在監(jiān)管方面的漏洞，在報銷過程中，有些員工會以企業(yè)的名義報銷個人的費用支出，比如食宿費等，以此來獲得不良收入，這種情況是費用報銷管理中較為普遍存在的問題，使企業(yè)的財務資金容易出現(xiàn)較大的漏洞，影響管理的整體水平。另外，也有一些員工通過合理的賬單來抵消不允許報銷的部分，所以導致報銷的金額遠超過企業(yè)的有關標準。員工無法有效地約束自身行為，使得報銷的內(nèi)容和實際不符，對企業(yè)的資金管理產(chǎn)生不利的影響。再者，有關費用報銷是有時間限制的，員工需要在規(guī)定時間范圍內(nèi)報銷相關的費用，但是部分企業(yè)由于管理不夠嚴格，仍然有一些員工將時間較長的報銷發(fā)票進行沖抵，影響了這一工作的有序性。最后，員工崗位不同，所報銷的金額標準也有一定的差異，部分員工在未得到批準的情況下進行過度報銷，就會引起企業(yè)財務資金損失。

（三）報銷審核監(jiān)督機制有待健全

目前我國企業(yè)在費用報銷方面的流程基本上都是財務報銷原始票據(jù)經(jīng)過負責人或領導審批簽字，然后交由會計人員進行審核和記賬、付賬[5]。這樣的報銷流程制度存在一定的缺陷，有關負責人或領導對具體規(guī)定不夠熟悉，原始票據(jù)有沒有存在違規(guī)違法情況并不能準確判斷，在簽字審批后，企業(yè)的費用支出就會出現(xiàn)問題，進而給財務工作造成不良影響。這主要暴露了企業(yè)有關報銷的審核監(jiān)督機制不健全。

在開展報銷工作時，有關人員在審核報銷票據(jù)時缺乏有效的監(jiān)督，報銷較為隨意，票據(jù)有了領導簽字后就直接審核報銷，并沒有再次審核報銷票據(jù)是否符合標準要求，因而容易引起企業(yè)財務損失。另外，我國的會計法中明確了企業(yè)內(nèi)部會計監(jiān)督、社會監(jiān)督以及國家監(jiān)督，然而在費用報銷方面，這三者之間的監(jiān)督并沒有形成良好的協(xié)調(diào)配合，不能形成監(jiān)督合力發(fā)揮報銷管理監(jiān)督職能。再者，相關監(jiān)督審核人員在業(yè)務能力以及綜合素養(yǎng)方面存在不足，在實際開展工作的過程中，沒有按照標準要求對原始票據(jù)進行嚴格仔細的審核，有關報銷票據(jù)的監(jiān)控不力，因而容易出現(xiàn)報銷票據(jù)造假的現(xiàn)象。

四、提高企業(yè)費用報銷管理工作水平的有效措施分析

（一）完善企業(yè)費用報銷管理制度

企業(yè)有關費用報銷管理工作要想獲得更好的成效，確保報銷流程更加規(guī)范，就需要依照國家有關規(guī)定，對有關管理制度進行完善建設，從而為報銷工作的開展提供可靠的指導。首先，確保制度設計的合理性。企業(yè)財務各項工作要想高效地開展，就需要針對每一個環(huán)節(jié)進行完整的制度設計，以保證相應的制度規(guī)定可以切實得到應用，這樣管理制度和實際工作的開展才會更加匹配。另外，建立完善的報銷流程制度。對預算標準進行具體制定，并對相關人員提供的調(diào)查報告進行全面分析和反饋，綜合考量之后明確報銷的流程。在落實費用報銷流程制度的過程中，企業(yè)需要對自身發(fā)展的狀況有一個全面的了解，根據(jù)落實的實際情況綜合調(diào)整報銷過程，對于報銷管理中的部分重點內(nèi)容，進一步完善這一方面的管理制度，確保整體報銷工作具有較高的科學性，這樣費用報銷的工作人員可以在制度的明確指導下落實報銷過程，保證這一項工作開展的規(guī)范有序性，進而使企業(yè)財務管理成效得到明顯的提升。

（二）嚴格把控企業(yè)費用報銷內(nèi)容

關于費用報銷的管理工作，報銷內(nèi)容的真實性需要嚴格控制，杜絕費用虛假報銷情況，確保報銷金額與實際支出費用相符合[6]。

具體來講，需要加強核查報銷的原始憑證，仔細審核報銷票據(jù)的真實性。針對報銷的原始憑證，需要根據(jù)其產(chǎn)生時間，對報銷費用的種類、支付方式等進行全面認證核查。比如，有關差旅費的報銷，在對報銷內(nèi)容進行審核時，需要核查報銷申請表中的時間、名稱等是不是與實際產(chǎn)生費用的時間、地點等相同，有關費用的單據(jù)、差旅證明是不是可以完整地提供，發(fā)票中的費用明細是不是齊全，食宿費用的人員名單提供的是不是準確，報銷單上的銀行卡收據(jù)有沒有提供，發(fā)票時間和刷卡時間是不是一致等，對這些報銷的細節(jié)內(nèi)容都需要進行仔細核查。另外，還有部分費用報銷時需要說明相關的工作細節(jié)，以便對報銷內(nèi)容有更好的判斷。比如，報銷會議有關成本時，會議所在地、登記入住的時間、參與人員等需要完整說明；對辦公用品進行報銷時，需要完整說明采購項目、倉庫的有關文件，對其中的原始憑據(jù)要進行細致的核查和審計，有效防止錯誤的報銷內(nèi)容，保證報銷內(nèi)容的真實可靠性。

（三）健全企業(yè)財務報銷監(jiān)督機制

為了更好地提高企業(yè)費用報銷管理水平，需要對報銷監(jiān)督審核機制進行完善?？梢圆扇　跋葘徍撕髨箐N”的程序，也就是會計人員先對需要報銷的原始憑證進行真實性、規(guī)范性的審核，原始憑證審核達到標準要求之后，再由負責人或領導對票據(jù)進行審核、批準簽字。如果在報銷時牽涉到較大額度或者具有較強技術性的業(yè)務時，需要組織相關的專家先進行論證，采取集體決策和審批的制度，確定之后再實施報銷程序。確保報銷審核機制不會出現(xiàn)漏洞，同時應當報銷的費用也能夠切實得到報銷。另外，嚴格規(guī)定報銷額度標準，在實際開展工作時，對報銷的票據(jù)要進行完整收集，并且結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的相關管理規(guī)定，明確可以報銷和不能報銷的費用種類，設定相關報銷額度，防止企業(yè)員工鉆制度漏洞，違規(guī)獲取公共資金，保障企業(yè)資金的安全性。再者，需要以人性化管理為基礎制定報銷管理制度，例如，在部分差旅費的報銷方面，可以適當提升報銷額度，既能夠滿足企業(yè)財務預算要求，又能夠滿足員工出差基本的物質(zhì)保障。這樣員工對企業(yè)的滿意度會得到提升，更好地激發(fā)工作人員的積極性。再有，建立報銷憑據(jù)的審核機制時，重點對手續(xù)齊全性和數(shù)據(jù)真實性進行明確規(guī)定，對于報銷手續(xù)不齊全的，應當禁止報銷，手續(xù)缺失，需要及時通知負責人對相關手續(xù)進行補充，同時在對報銷數(shù)據(jù)的真實性進行審核時，如果發(fā)現(xiàn)存在虛假報銷的行為，除了拒絕報銷外，還應當依照法律法規(guī)要求以及企業(yè)管理制度規(guī)定，對責任人進行相應的處罰。最后，在有關報銷的監(jiān)督管理工作中，可以使用內(nèi)部監(jiān)督結(jié)合外部監(jiān)督的形式。內(nèi)部監(jiān)督注重對企業(yè)費用報銷的全過程監(jiān)管，管理部門發(fā)揮引導作用，企業(yè)內(nèi)部全員參與，共同實施監(jiān)督。在外部監(jiān)督方面，企業(yè)經(jīng)營的有關行為需要在法律法規(guī)允許的條件下進行，并且在參與市場競爭時，接受政府有關部門的監(jiān)督以及社會監(jiān)督，由政府相關部門發(fā)揮主導效用，從費用報銷的政策、管理模式等方面為企業(yè)提供幫助，進而推動企業(yè)報銷管理成效得到較好的提升。

（四）引入先進的財務信息系統(tǒng)

現(xiàn)階段，信息技術和各個行業(yè)領域的結(jié)合逐漸加深，將信息技術應用到企業(yè)的財務管理工作中，對各項工作質(zhì)量和效率的提升起到了較好的幫助作用。針對企業(yè)的費用報銷管理工作，以往的報銷模式以及管理手段較為落后，尤其是人工記錄的報銷單據(jù)，在財務部門進行資金支付時往往容易出現(xiàn)問題，使報銷的費用和實際情況不相符，對企業(yè)資金管理產(chǎn)生不利的影響。所以，將先進的信息化系統(tǒng)引入到企業(yè)的報銷工作中，對相關工作可以進行優(yōu)化，技術優(yōu)勢可以得到較好的展現(xiàn)。由于這一項工作程序較為復雜，可以利用數(shù)字信息化技術，實現(xiàn)費用報銷的動態(tài)化管理。因此，企業(yè)需要對相關的基礎設施進行完善，應用先進可靠的財務管理軟件以及硬件設備，可以圍繞SAP系統(tǒng)將財務管理工作和企業(yè)內(nèi)部其他管理工作進行有效結(jié)合，通過網(wǎng)絡途徑，方便內(nèi)部人員進行工作信息傳遞。工作人員在日常的工作中，如果牽涉到需要先墊付資金的情況，對于相關的報銷憑據(jù)，要使用信息化設備進行掃描和上傳，由財務部門通過網(wǎng)絡管理平臺對報銷憑據(jù)進行統(tǒng)一審核，重點審核資金的使用方向以及金額是否存在虛假問題，對費用報銷是否符合有關要求進行仔細判斷。另外，可以積極應用電子簽名技術，在費用報銷的審核簽字環(huán)節(jié)，部門負責人或領導可以在線審批，完成遠程簽字，這樣費用報銷可以更加及時，保證報銷的進度不會因為領導出差而耽誤。再者，依托信息系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)信息進行合理的分類，以實現(xiàn)費用報銷數(shù)據(jù)的統(tǒng)一集中化管理，可以更好地管控企業(yè)經(jīng)濟風險，提高費用報銷的精細化管理能力。

五、結(jié)束語

總而言之，在企業(yè)的財務管理工作中，有關費用報銷這一項管理工作是其中重要的內(nèi)容，實施有效的報銷管理，對企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。但是從實際工作情況看，部分企業(yè)這方面工作還存在一定的問題，通過深入分析這一管理工作中的不足，探索出有效的管理路徑，可以提高報銷管理水平，進而推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。