人事檔案數(shù)字化在施工企業(yè)中的實施應(yīng)用

□楊雄

人事檔案包含了員工成長經(jīng)歷、獎懲及職務(wù)、工資變動等諸多信息，為企業(yè)全面評估人員提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。人事檔案以紙張為載體成卷，在特定的場所和環(huán)境中進(jìn)行保存，日常利用效率較低。隨著信息化時代的發(fā)展，運用數(shù)字化來提高企業(yè)人事檔案管理水平，滿足企業(yè)全面、真實的人員信息數(shù)據(jù)需求，從而對全面提高企業(yè)組織人事工作整體管理水平、創(chuàng)新組織人事管理方式具有重要意義。

一、施工企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

1.施工企業(yè)人事檔案管理特點

我國施工企業(yè)在傳統(tǒng)組織模式基礎(chǔ)上增加了組織整體層次，采用“集團－工程局－分（子）公司－項目部”四級管理模式。中交第二公路工程局有限公司作為二級單位對分子公司開展組織、監(jiān)督、檢查、管理工作。在進(jìn)行人事檔案管理時，按照分級負(fù)責(zé)、集中管理方式，采用二級工程局總部代管與分（子）公司獨立保管相結(jié)合的模式，檔案管理與人員管理范圍一致。

2.施工企業(yè)人事檔案管理難點

人事檔案是企業(yè)組織人事部門考察、了解員工的基本依據(jù)，是服務(wù)于干部隊伍建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、人才資源配置等組織人事管理工作的重要信息數(shù)據(jù)來源。施工企業(yè)基于項目管理的特殊性，人員在各個地區(qū)、項目流動性較強，導(dǎo)致在材料收集及查詢利用方面存在一定的局限性。另外，人事檔案管理效率不高、管理水平偏低，人事檔案的利用價值沒有得到充分發(fā)揮。

3.施工企業(yè)人事檔案管理發(fā)展趨勢

人事檔案管理的最終目的是對檔案進(jìn)行有效利用?，F(xiàn)有的紙質(zhì)檔案載體管理模式受到人員、地域等客觀因素的影響，導(dǎo)致人事檔案的利用率不高、查閱不便。2018年11月中共中央辦公廳出臺的《干部人事檔案工作條例》，對干部人事數(shù)字檔案做出了規(guī)定，也為企業(yè)保護、管理、利用人事檔案提供了數(shù)字化管理新思路。

二、人事檔案數(shù)字化內(nèi)涵

1.數(shù)字化建設(shè)目的

通過數(shù)字化工作實施，促進(jìn)施工企業(yè)人事檔案管理提升，達(dá)到進(jìn)一步提高組織人事工作質(zhì)量、更好服務(wù)企業(yè)人才建設(shè)需要的目的。

2.數(shù)字化建設(shè)過程

人事檔案數(shù)字化是借助一定的信息化手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可存儲的電子材料，并借助管理系統(tǒng)實現(xiàn)方便快捷的人員信息查詢及管理過程操作與記錄，從而達(dá)到人事檔案全過程管理的目的。

3.數(shù)字化建設(shè)作用

人事檔案數(shù)字化工作基于準(zhǔn)確、完整的紙質(zhì)檔案，并通過一定的技術(shù)手段在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)快速準(zhǔn)確地實現(xiàn)員工信息查詢及統(tǒng)計分析等工作。數(shù)字檔案保證了人事檔案管理工作的時效性、保密性和準(zhǔn)確性，為人事管理工作、干部管理決策提供更加可信、全方位的信息數(shù)據(jù)。

三、人事檔案數(shù)字化實施過程

1.提升人事檔案數(shù)字化管理意識

企業(yè)組織人事管理工作中，人事檔案管理處于邊緣位置，容易被忽略，并且施工類企業(yè)更傾向于對項目一線的管理，檔案管理方面更看重施工過程中形成的項目管理檔案。長此以往，人事檔案管理工作較為被動，企業(yè)缺乏對人事檔案工作的重視以及對數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識。人事檔案數(shù)字化需要資金及人員的投入，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持及意識提升，這些都是數(shù)字化工作順利開展的前提。

2.開展檔案材料核補及專項審核工作

人事檔案數(shù)字化過程是對紙質(zhì)檔案完整性、規(guī)范性進(jìn)行再度復(fù)核整理的過程。數(shù)字化制作之前，紙質(zhì)檔案原件必須進(jìn)行相應(yīng)的整理、審核，使之成為完整規(guī)范的合格檔案。施工企業(yè)因人員較為分散，工作經(jīng)歷變動較為頻繁，在材料補充時存在一定的困難性和復(fù)雜性，需要耗費大量的時間和人員進(jìn)行匯總梳理。為確保數(shù)字化質(zhì)量，需合理統(tǒng)籌時間及人員，確保紙質(zhì)載體真實、完整、有效。

3.制定切實可行的數(shù)字化方案

數(shù)字化實施方案是數(shù)字化工作的核心，合理有效的方案是確保企業(yè)數(shù)字化工作質(zhì)量和水平的重要途徑。數(shù)字化方案中應(yīng)包括數(shù)字化對象、數(shù)字化范圍、數(shù)字化目標(biāo)、工作步驟、工作計劃、常態(tài)化管理、職能分工、資金預(yù)算等多方面內(nèi)容。數(shù)字化方案要統(tǒng)籌考慮施工企業(yè)工程局及分（子）公司檔案管理模式，綜合考慮代管單位及獨立保管單位情況，分步實施。

4.選擇安全可靠的外包服務(wù)單位

數(shù)字化實施過程中，一般初次加工掃描量較大。檔案管理人員初次接觸數(shù)字化工作，對計算機操作及加工標(biāo)準(zhǔn)一知半解，且施工企業(yè)檔案管理人員有限。當(dāng)管檔人員無法達(dá)到信息化技術(shù)處理要求時，需要借助外包服務(wù)開展數(shù)字化工作。

在進(jìn)行外包隊伍管理時，要分工明確、責(zé)任到人、優(yōu)選企業(yè)、細(xì)化方案，壓實管理責(zé)任，加強溝通協(xié)調(diào)。數(shù)字化工作實施前要與外包服務(wù)單位簽訂加工合同和保密協(xié)議，對加工人員進(jìn)行建檔登記和安全教育；數(shù)字化過程中，要設(shè)置單獨場所、嚴(yán)格技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求；數(shù)字化結(jié)束后，要強化檢查驗收、構(gòu)筑安全屏障、做好數(shù)據(jù)備份工作。

外包服務(wù)團隊的選擇對企業(yè)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，選擇外包服務(wù)團隊時要考慮以下5個方面：①外包企業(yè)的資質(zhì)條件、技術(shù)力量、人員素質(zhì)等直接關(guān)系到數(shù)字化加工的進(jìn)度、質(zhì)量和檔案信息的安全。②數(shù)字化加工是一項流水作業(yè)工作，經(jīng)手人員較多，處理量大，加工期長，任何一個環(huán)節(jié)的疏漏都可能威脅到檔案的實體安全。③數(shù)字化過程是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息的過程，對人事檔案整理細(xì)則把握不準(zhǔn)，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量存在風(fēng)險。④數(shù)字化檔案是通過一定的存儲介質(zhì)進(jìn)行保存，一旦存儲介質(zhì)損壞會造成數(shù)據(jù)丟失，導(dǎo)致信息安全風(fēng)險。⑤外包的企業(yè)以追求利潤為目的，在操作過程中存在重視時間效率，忽略質(zhì)量的情況，加工團隊多是臨時組建或是雇傭的臨時人員，缺乏自我管控，責(zé)任心欠缺，從而導(dǎo)致數(shù)字檔案質(zhì)量大打折扣。

5.建立全面完整的二級企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫

施工企業(yè)中，二級單位總部需統(tǒng)籌全局組織人事管理工作，特別是對各分（子）公司管理人員考核、考察。近年來，各單位對考察的方式方法進(jìn)行了改進(jìn)，在選拔任用方面推行了一系列重大改革舉措，特別是提出了“凡提四必”的要求。檔案的真實性直接影響了企業(yè)對干部情況的了解。數(shù)字化檔案通過安全加密技術(shù)有效保護了檔案信息，提高了施工企業(yè)人事檔案基礎(chǔ)管理工作水平。初次數(shù)字化完成以后，二級企業(yè)總部可在人事檔案數(shù)字系統(tǒng)內(nèi)建立子（分）公司組織機構(gòu)并補充數(shù)據(jù)。日常管理中，定期對分（子）公司檔案數(shù)字信息進(jìn)行更新，確保對各分（子）公司的監(jiān)督與指導(dǎo)。

6.數(shù)字化人才隊伍培養(yǎng)

做好人事檔案數(shù)字化管理工作，人事檔案管理隊伍至關(guān)重要，企業(yè)日常管理過程中收集的材料需要人事檔案工作人員進(jìn)行數(shù)字化操作。數(shù)字化建設(shè)要求人事檔案管理人員除了掌握相關(guān)專業(yè)知識外，還需要具有一定的動手能力和系統(tǒng)操作能力。從目前情況來看，很多單位檔案管理人員更傾向于紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)方面的管理，對信息化技術(shù)方面探索能力較為欠缺。為確保數(shù)字化管理工作的正常開展，企業(yè)要創(chuàng)新人事檔案工作人員管理思路，培養(yǎng)一批兼具檔案專業(yè)知識與信息化技術(shù)的人才服務(wù)于數(shù)字化工作。

四、人事檔案數(shù)字化的意義和作用

由于歷史原因，施工企業(yè)人員檔案信息不全面、不完整、不準(zhǔn)確等問題已嚴(yán)重影響到人事檔案的利用價值。通過人事檔案數(shù)字化，形成人事檔案信息資源庫，能更好地服務(wù)于施工企業(yè)組織人事工作。

1.提供了創(chuàng)新性的管理模式，有助于提高人事檔案工作效率

通過人事檔案數(shù)字化，逐步建立數(shù)字檔案信息庫，對檔案信息進(jìn)行綜合分析和深度挖掘，減少了管理過程中重復(fù)、復(fù)雜的步驟和程序，提高了工作效率。

2.提供了靈活便捷的數(shù)字檔案信息，有助于提高人事檔案管理水平

通過數(shù)字檔案，工作人員能方便靈活地進(jìn)行計算機調(diào)閱，有利于檔案在人才選拔任用工作中發(fā)揮重要作用。人事檔案數(shù)字化使檔案管理人員從耗時耗力的重復(fù)性工作中解脫出來，確保投入更多的精力和時間用于提高檔案管理的質(zhì)量和現(xiàn)代化程度上來。

3.提供了更為安全可用的檔案信息，有助于提高人事檔案管理質(zhì)量

人事檔案關(guān)系到員工各項切身利益，檔案管理質(zhì)量至關(guān)重要。除了檔案管理人員自身提升思想政治素質(zhì)外，借助一些科學(xué)化的手段保護檔案信息安全，可切實提高檔案管理質(zhì)量。采用數(shù)字化管理后的人事檔案，有效杜絕了對紙質(zhì)檔案內(nèi)信息隨意更改的情況出現(xiàn)，特別是關(guān)鍵的“三齡兩歷”信息，提高了人事檔案的可用性。

4.數(shù)字檔案提供了日常管理新思路，有助于提高對紙質(zhì)檔案的防護

由于紙張及筆墨的性質(zhì)，紙質(zhì)檔案存在字跡模糊的風(fēng)險。日常管理中，檔案利用量大，存在紙質(zhì)檔案受損風(fēng)險。紙質(zhì)檔案對檔案管理人員素質(zhì)水平要求較高，需要工作人員及查詢?nèi)藛T有強烈的責(zé)任心以避免材料混淆、撤換、涂改、偽造、遺失等問題。通過數(shù)字檔案信息的處理、加密、保護等工作，確保了檔案保存的持久性和數(shù)據(jù)安全性，有效避免了紙質(zhì)檔案可能存在的風(fēng)險。

五、結(jié)語

通過人事檔案管理，企業(yè)能夠更好地了解員工的過去、分析員工的現(xiàn)在、預(yù)見員工的未來。數(shù)字化建設(shè)作為加強施工企業(yè)人事檔案管理日常工作的一個重要內(nèi)容，能為分（子）公司及項目部員工提供更為全面、優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)，是實現(xiàn)現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案管理模式，切實提高提升人事檔案工作質(zhì)量和效率的重要途徑。