民辦高校本科教學(xué)工作合格評估材料的建檔思考與實(shí)踐

古厚苓

（四川工商學(xué)院評建辦，四川 眉山 620000）

前言

2003年，教育部正式確立了“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的本科合格評估工作方針。評估考察的重點(diǎn)內(nèi)容主要圍繞學(xué)校的辦學(xué)思路與領(lǐng)導(dǎo)作用、教師隊伍、教學(xué)條件與利用、專業(yè)與課程建設(shè)、質(zhì)量管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)與學(xué)生指導(dǎo)以及教學(xué)質(zhì)量等方面進(jìn)行，并確定了相應(yīng)的合格評估指標(biāo)體系。在評估考察的過程中，評估專家對各項指標(biāo)的評價，主要會比照評估指標(biāo)體系，通過查閱學(xué)校合格評估材料進(jìn)行定量和定性分析，合格評估材料的質(zhì)量對本科教學(xué)合格評估的結(jié)果起著重要的影響作用。

1 合格評估材料建設(shè)的重要意義

合格評估材料是高等院校本科教學(xué)工作合格評估的基本材料，指高校在教學(xué)管理、教學(xué)活動等辦學(xué)過程中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像等不同載體材料的總和，是本科教學(xué)過程與基本狀態(tài)的直接體現(xiàn)，也是本科教學(xué)工作合格評估評建工作的重要成果，更是專家系統(tǒng)、準(zhǔn)確了解學(xué)校各項工作，開展評估的重要依據(jù)。國教督辦函〔2021〕1 號文件要求參評高校要在教育部評估專家組現(xiàn)場考察前 30日將《自評報告》和支撐材料報省級教育行政部門審核，簽訂材料真實(shí)性承諾書，在專家現(xiàn)場考察和省級教育行政部門審核后，國務(wù)院教育督導(dǎo)委員會辦公室還將對材料進(jìn)行復(fù)核。可見，合格評估對參評院校材料的真實(shí)性和支撐性要求更加嚴(yán)格，這就要求參評學(xué)校要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照合格評估的要求和指標(biāo)體系做好各項材料的收集和整理。

2 合格評估材料的分類

合格評估材料可以根據(jù)不同的角度和方式進(jìn)行劃分，最常見的方式是根據(jù)材料的作用劃分，常分為自評材料、支撐材料、備查材料、檢索材料、展示材料五大類，其中前三類是教育部專家評估考察的必備材料。自評材料是指在科學(xué)總結(jié)學(xué)校辦學(xué)思想、辦學(xué)特色、教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果、評建成果的基礎(chǔ)上形成的綜合性材料，包括《本科教學(xué)工作自評報告》、《本科教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)分析報告》；支撐材料是支持自評結(jié)果中各個觀測點(diǎn)的依據(jù)材料，是支撐《本科教學(xué)工作自評報告》、《本科教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)分析報告》，并供專家查證與核實(shí)相關(guān)數(shù)據(jù)的依據(jù)性材料；備查材料是指與評建工作相關(guān)且能反映學(xué)校辦學(xué)思想、教學(xué)過程、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果與教學(xué)成效，保存在各職能部門和各學(xué)院的原始材料，主要包括：各類制度、各類規(guī)劃、工作計劃與實(shí)施方案、教研活動與學(xué)生活動記錄和總結(jié)、財務(wù)明細(xì)、各類成果原件、學(xué)生試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計）、實(shí)驗(yàn)（實(shí)踐）報告、學(xué)生作業(yè)（作品）等；檢索材料是指專門為專家組考察評估或部門評建人員提供的索引工具材料，主要包括支撐材料目錄、歸檔材料目錄、人才培養(yǎng)方案目錄、管理制度目錄、畢業(yè)論文（設(shè)計）目錄、試卷目錄、學(xué)期課表目錄、各類人員名冊、校歷、評估專家工作指南等；展示材料是指學(xué)校為了便于專家更詳細(xì)地了解學(xué)校發(fā)展歷史、辦學(xué)特色、教學(xué)中心地位、教學(xué)科研成果、評建工作過程的材料，如學(xué)校宣傳畫冊、評建簡報、評建材料匯編、新聞媒體報道匯編、學(xué)校突出教學(xué)中心地位材料匯編等。

此外，根據(jù)評估的實(shí)際推進(jìn)流程，結(jié)合專家進(jìn)?？疾烨爸泻蟮慕M織管理及合格評估指標(biāo)體系研究，還可以分為報送材料、案頭材料指標(biāo)體系支撐材料和佐證材料等。

3 民辦高校評建材料建設(shè)過程中的問題

3.1 缺乏材料的收集和整理意識

民辦高校普遍存在建校時間短，人員流動率大的情況。各單位管理人員的工作重心基本側(cè)重于教學(xué)管理的日常事務(wù)，如人才培養(yǎng)方案的修訂、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)等工作，對于工作開展的過程性材料收集、整理，相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析不夠重視?；谝陨锨闆r，直接導(dǎo)致辦公室人員、教學(xué)秘書或者具體經(jīng)辦人員材料收集整理意識薄弱，常有“能拖則拖，能延則延”的思想，面對材料的歸納、總結(jié)、歸檔通常處于無從下手的狀態(tài)。

3.2 缺少專人負(fù)責(zé)材料整理工作

民辦高校沒有教育事業(yè)費(fèi)撥款，經(jīng)費(fèi)主要來自于學(xué)費(fèi)收入。出于對管理經(jīng)費(fèi)的控制和合理利用考慮，學(xué)校在配置各單位辦公室、秘書人員時會適當(dāng)控制人數(shù)。致使相關(guān)人員的工作飽和度高，工作任務(wù)重，事務(wù)性工作繁雜重疊，各項材料的收集整理工作基本是兼職完成，缺乏專人匯總整理和歸檔，當(dāng)評建任務(wù)下達(dá)后，工作任務(wù)堆積，相關(guān)人員更加難以靜下心來整理材料。

3.3 缺乏對材料整理的統(tǒng)一要求

由于評估材料的涉及點(diǎn)多，覆蓋面廣，各單位對日常材料的格式要求、歸檔分類等缺乏統(tǒng)一的格式要求和標(biāo)準(zhǔn)，如材料的留存范圍和方式，紙張的尺寸，內(nèi)容的字號、字體、行間距、表格要求以及文件裝訂等，沒有統(tǒng)一的規(guī)范性要求。通常情況下，材料收集整理人員都是靠自己的主觀判斷和理解進(jìn)行收集整理存檔，導(dǎo)致匯總的各種材料五花八門且不具有代表性，更難以滿足評估的要求。

4 評建材料建設(shè)管理的實(shí)踐

4.1 提高認(rèn)識，全員重視

合格評估材料的建設(shè)，歸根結(jié)底是高校辦學(xué)過程、經(jīng)驗(yàn)、成果的結(jié)合，過程性材料的積累，整理和歸檔至關(guān)重要，尤其對于民辦高校人員流動率較大的情況，學(xué)校各級單位一定要提高認(rèn)識，高度重視、做在平時。首先，要強(qiáng)化過程性材料整理在教學(xué)工作中的地位，提高學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)日常工作中的材料歸檔意識，引導(dǎo)廣大教師和檔案管理人員在日常工作中重視材料的收集和歸檔。其見，要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)管理職能部門對教學(xué)工作檔案的重要性認(rèn)識，推動教學(xué)檔案管理工作，使教學(xué)檔案更加完整、規(guī)范，能全面的記錄、反映教學(xué)活動過程。最后，學(xué)校材料管理人員要認(rèn)識到材料的重要性，在具體工作中形成相關(guān)規(guī)范并加強(qiáng)與各單位的材料建設(shè)管理交流，切實(shí)落實(shí)好材料的收集、整理和歸檔工作。

4.2 掌握規(guī)則，保證質(zhì)量

合格評估材料是學(xué)校迎接評估，接受教育主管部門和專家考察的重要依據(jù)，同時也是學(xué)校辦學(xué)思路、成效的梳理和總結(jié)。因此，在合格評估材料的收集整理過程中應(yīng)當(dāng)充分掌握其建設(shè)規(guī)則，以保證材料的高質(zhì)量。

（1）體現(xiàn)評估方針，突顯材料指向

合格評估材料要體現(xiàn)“以評促建，以評促改，以評促管，評建結(jié)合，重在建設(shè)”的二十字方針，重點(diǎn)突出學(xué)校建設(shè)、整改、提高的措施與成效。檔案材料建設(shè)要依據(jù)本科教學(xué)工作合格評估指標(biāo)體系，緊扣指標(biāo)內(nèi)容及觀測點(diǎn)內(nèi)涵，切實(shí)體現(xiàn)學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展的主線，自評報告及綜述性材料要做到觀點(diǎn)明確、依據(jù)充足、結(jié)論可靠。每個觀測點(diǎn)的支撐材料要項目完整、內(nèi)容精要、材料充分、重點(diǎn)突出、說服力強(qiáng)。

（2）歸檔常態(tài)化，符合規(guī)范性

本科教學(xué)工作合格評估檔案材料建設(shè)要與日常工作相結(jié)合，與規(guī)范管理相結(jié)合，以規(guī)范的日常工作帶動規(guī)范的材料建設(shè)。合格評估材料要準(zhǔn)確、客觀地反映學(xué)校本科教學(xué)條件、教學(xué)與教學(xué)管理真實(shí)水平以及教學(xué)質(zhì)量的真實(shí)狀態(tài)，努力做到各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表客觀、準(zhǔn)確、完整，堅決杜絕各種弄虛作假現(xiàn)象。檔案材料建設(shè)要按照支撐材料目錄、歸檔材料目錄，嚴(yán)格掌握評估標(biāo)準(zhǔn)，明確各類評估材料間的聯(lián)系，統(tǒng)一數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑。材料的分類和形式（包括材料的檔案盒標(biāo)簽、目錄設(shè)置、盒內(nèi)目錄格式、各類文檔格式、立卷歸檔及材料的保管提交）要符合相應(yīng)的規(guī)范要求。各類檔案材料要做到與自評報告、綜述材料、原始檔案材料、檔案盒內(nèi)的材料相一致。

（3）彰顯主動性，發(fā)揮實(shí)用性

各單位在整理原始檔案材料中，應(yīng)根據(jù)本單位工作的實(shí)際情況充分發(fā)揮主動性，以創(chuàng)新精神和特色意識開展各項評建工作和評建材料整理。原始材料應(yīng)完整體現(xiàn)本單位的工作職責(zé)與工作狀態(tài)及評建過程，在此基礎(chǔ)上凸顯本單位的工作重點(diǎn)、亮點(diǎn)與工作特色。所收集的材料不僅是服務(wù)于本科教學(xué)合格評估，還要對教學(xué)、科研和管理發(fā)揮切實(shí)的積極作用，充分體現(xiàn)材料實(shí)用性。

4.3 完善機(jī)制，及時歸檔

（1）解讀評估指標(biāo)，形成目錄

民辦高校支撐材料目錄是根據(jù)合格評估指標(biāo)體系40 個觀測點(diǎn)，結(jié)合學(xué)校特色修訂而成，在評估前期的準(zhǔn)備工作中起著舉足輕重的導(dǎo)向與佐證作用，是收集、整理、歸檔評估材料的重要依據(jù)。在支撐材料目錄的制定過程中，應(yīng)嚴(yán)格結(jié)合40 個觀測點(diǎn)，按照相應(yīng)的合格標(biāo)準(zhǔn)，形成支撐材料目錄初稿，再逐項將材料的建設(shè)工作分解到相關(guān)部門，由各部門根據(jù)實(shí)際工作安排進(jìn)一步細(xì)化、調(diào)整和補(bǔ)充，最終形成符合學(xué)校發(fā)展實(shí)際，具有充分支撐性的支撐材料目錄。

（2）分解建檔任務(wù)，責(zé)任到人

學(xué)校應(yīng)設(shè)置材料收集管理的歸口單位，并設(shè)置專門的對接、收集、管理和審核人員，以統(tǒng)籌材料的建設(shè)管理工作。學(xué)校各相關(guān)單位在接到支撐材料的收集整理任務(wù)后，應(yīng)及時按照收集整理要求和標(biāo)準(zhǔn)，逐項進(jìn)行任務(wù)分解，形成詳細(xì)的任務(wù)分解表，落實(shí)到專人負(fù)責(zé)。材料管理人員要充分了解材料的收集管理制度、方法和規(guī)范，熟悉材料的基本內(nèi)容，制定好材料收集計劃，定期跟蹤材料的整理情況，并及時匯總。針對不合格的材料要詳細(xì)提出整改意見，及時反饋至材料收集單位或個人，逐項進(jìn)行整改指導(dǎo)，以保證材料收集的規(guī)范性和及時性。

（3）做好自評自建，審核上報

學(xué)校應(yīng)成立相應(yīng)的材料自查自審工作組，對各項評估材料的系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性等方面進(jìn)行全面把關(guān)。工作組成員根據(jù)評建工作的推進(jìn)，以合格評估的具體要求為標(biāo)準(zhǔn)，有規(guī)律地對全?；蚋鲉挝坏脑u建材料進(jìn)行細(xì)致地檢查、評價和指導(dǎo)，可以采取聽取匯報、查閱資料、交流訪談、實(shí)地考察等多種形式對合格評估材料的支撐性、數(shù)據(jù)的合理性等要反復(fù)分析、論證、審查，經(jīng)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后再最終上報。

4.4 專家指導(dǎo)，嚴(yán)把質(zhì)量

評估專家對評估指標(biāo)、政策及要求熟悉，對評估重點(diǎn)把握準(zhǔn)確，在迎評過程中，邀請評估專家進(jìn)行指導(dǎo)是非常必要和有用的。在評估材料的建設(shè)初期，可以邀請專家開展評估指標(biāo)解讀、材料建設(shè)重要性及策略方法等方面的專題講座，提高全員建檔的認(rèn)識和積極主動性；在形成評估材料目錄后，可邀請專家對目錄的完整性和支撐性進(jìn)行指導(dǎo)，減少建檔曲折，提高效率；在檔案收集歸檔后，邀請專家對材料的歸檔規(guī)范性進(jìn)行把關(guān)，通過查閱支撐材料形式、內(nèi)容、數(shù)據(jù)，抽查畢業(yè)論文（設(shè)計）、試卷等，查找問題，提出意見。針對專家提出的各項指導(dǎo)意見，學(xué)校應(yīng)充分解讀，結(jié)合自身情況，舉一反三地進(jìn)行反復(fù)整改和復(fù)查。

5 結(jié)語

規(guī)范、全面、有特色的評估材料對本科教學(xué)合格具有重要作用，民辦高校應(yīng)充分認(rèn)識到合格評估的重要意義，化被動為主動，以本科合格評估為契機(jī)，注重合格評估材料的建設(shè)和管理，不斷提升辦學(xué)規(guī)范性，提升辦學(xué)質(zhì)量和水平，提高綜合競爭力，真正做到“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”，為順利通過本科合格評估打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。