在數(shù)字化改革中蝶變的紹興檔案事業(yè)

周國(guó)行/紹興市檔案館

2020年12月，中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳印發(fā)《關(guān)于新時(shí)代全面推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意見(jiàn)》（以下簡(jiǎn)稱《意見(jiàn)》），《意見(jiàn)》對(duì)照習(xí)近平總書(shū)記賦予浙江“努力成為新時(shí)代全面展示中國(guó)特色社會(huì)主義制度優(yōu)越性的重要窗口”的新目標(biāo)，以檔案工作“三個(gè)走向”為指引，以新修訂的檔案法為依據(jù)，聚焦黨建統(tǒng)領(lǐng)、整體智治，就檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出了明確目標(biāo)和任務(wù)，為全省檔案工作現(xiàn)代化指明了方向。紹興市檔案館作為國(guó)家一級(jí)檔案館、全國(guó)第一家地市級(jí)示范數(shù)字檔案館，多年來(lái)一直致力于當(dāng)好檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的先行者、探路者。早在20世紀(jì)90年代初期就啟動(dòng)了檔案條目數(shù)字化工作，自2012年起，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型全面加速，先后實(shí)現(xiàn)了館藏檔案全文數(shù)字化及系統(tǒng)化管理、館室一體數(shù)字化管理、館藏檔案智慧物聯(lián)管理、基于全市檔案館民生檔案的遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)出證、政務(wù)服務(wù)檔案電子化歸檔等。2017年始，又全面探索檔案數(shù)據(jù)化治理以及基于政務(wù)云的部門數(shù)據(jù)協(xié)同，上架支付寶、“浙里辦”App檔案便民服務(wù)，在檔案工作現(xiàn)代化的道路上孜孜不倦地探索，檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展之路越走越寬。

檔案資源從數(shù)字化向“數(shù)據(jù)化”蝶變。在檔案工作邁向現(xiàn)代化的征程中，檔案資源信息化建設(shè)是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的重要前提條件。多年來(lái)，紹興檔案人始終站在現(xiàn)代科技發(fā)展的前沿來(lái)審視檔案工作，連續(xù)幾屆領(lǐng)導(dǎo)班子堅(jiān)持一任接著一任干，一張藍(lán)圖繪到底，在“十一五”和“十二五”期間，紹興市檔案館堅(jiān)持以項(xiàng)目化帶動(dòng)數(shù)字化，先后實(shí)施兩期“館室一體化和檔案安全管理項(xiàng)目”，投入3500余萬(wàn)元，全面完成館室藏檔案的數(shù)字化，全面有效地推進(jìn)了紹興市本級(jí)數(shù)字檔案資源的有效整合與合理利用，到“十四五”初期，館藏按卷保管的檔案110萬(wàn)卷，按件保管的檔案62.68萬(wàn)件，數(shù)字檔案館中共有條目 873.8萬(wàn)條、原文 508.2萬(wàn)件、4050萬(wàn)頁(yè)，數(shù)字化率達(dá)到98.5%。近5年來(lái)，針對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和檔案信息深度利用的需要，市檔案館積極實(shí)施檔案數(shù)據(jù)化項(xiàng)目，以民生檔案為重點(diǎn)，根據(jù)百姓利用的頻次，率先對(duì)館藏婚姻檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面治理，與市社保、戶籍、出生、婚姻登記等多類民生部門數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)碰撞、數(shù)據(jù)清洗，截至目前，完成篩選形成116萬(wàn)條數(shù)據(jù)顆粒度詳盡的婚姻登記信息，并以此形成婚姻檔案電子憑證庫(kù)用于數(shù)據(jù)化出證。接下去還將對(duì)館藏學(xué)籍檔案、知青檔案、企業(yè)退休職工檔案等高頻度利用檔案實(shí)施全方位治理。

紹興市檔案智能化管理服務(wù)一體化平臺(tái)構(gòu)想圖

檔案管理服務(wù)系統(tǒng)由單一分散向全域“一體化”覆蓋。自2008年紹興市檔案館搬入新館開(kāi)始，就著手布局檔案管理和服務(wù)的各項(xiàng)系統(tǒng)平臺(tái)，依托局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)，部署了數(shù)字檔案現(xiàn)代化管理和服務(wù)利用的相關(guān)應(yīng)用平臺(tái)。其中局域網(wǎng)部署了紹興市檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，政務(wù)網(wǎng)部署了數(shù)字檔案室系統(tǒng)、電子檔案接收平臺(tái)、數(shù)字檔案共享服務(wù)平臺(tái)和政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子化歸檔平臺(tái)；在互聯(lián)網(wǎng)部署了數(shù)字檔案開(kāi)放共享服務(wù)平臺(tái)；專用網(wǎng)部署了各縣、市、區(qū)館際共建共享平臺(tái)。2017年，我們開(kāi)發(fā)上線紹興檔案遠(yuǎn)程利用系統(tǒng)，并分別部署至浙江政務(wù)服務(wù)App和全市所有鎮(zhèn)（街道）的便民服務(wù)點(diǎn)，查檔效率和便捷度大大提高，實(shí)現(xiàn)了全市居民“查檔不出門，出證不出鎮(zhèn)”的目標(biāo)，掌上“一鍵查檔”應(yīng)用無(wú)縫對(duì)接支付寶和“浙里辦”App，至2022年底，用戶數(shù)超6900萬(wàn)。近年來(lái)，市檔案館在實(shí)現(xiàn)在全市所有鎮(zhèn)（街道）便民服務(wù)中心查閱點(diǎn)全覆蓋的基礎(chǔ)上，又向重點(diǎn)村（社區(qū)）延伸，打通群眾查檔“最后一公里”。積極參與省域檔案信息資源共享機(jī)制和長(zhǎng)三角區(qū)域民生檔案異地查閱服務(wù)體系建設(shè)，市本級(jí)與援疆指揮部、駐京聯(lián)絡(luò)處、駐滬聯(lián)絡(luò)處和天津商會(huì)簽訂遠(yuǎn)程查檔協(xié)議，開(kāi)辟在外越商和人才便捷查檔服務(wù)通道。隨著全省檔案數(shù)字化改革的逐步推進(jìn)，紹興市檔案館錨定新目標(biāo)，全力推動(dòng)檔案核心業(yè)務(wù)智能化整合，全面納入黨政機(jī)關(guān)整體智治綜合應(yīng)用體系。2022年，紹興市檔案館圓滿完成全省“浙里數(shù)字檔案”“電子檔案四性檢測(cè)公共組件”重大應(yīng)用開(kāi)發(fā)建設(shè)試點(diǎn)任務(wù)，遠(yuǎn)程利用系統(tǒng)完成與浙江省政務(wù)服務(wù)2.0平臺(tái)對(duì)接，其子應(yīng)用上架“浙里辦”微信端。近5年，市本級(jí)各查檔窗口累計(jì)查閱利用超30萬(wàn)人次，其中數(shù)字化利用占比達(dá)到90%以上。

基層檔案信息化由點(diǎn)到面全面躍升。紹興市檔案館自2012年全面完成館（室）藏3000余萬(wàn)頁(yè)存量檔案數(shù)字化后，審時(shí)度勢(shì)，立即啟動(dòng)機(jī)關(guān)部門、國(guó)有企事業(yè)單位、鎮(zhèn)（街道）檔案信息化試點(diǎn)工作，本著存量數(shù)字化、增量電子化的要求，選取部分單位對(duì)于2012年后產(chǎn)生的機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)先是嘗試離線接收，至2015年6月建立了在線式電子檔案接收平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)在線接收功能，在取得經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行全市域復(fù)制推廣，至目前在線接收已成常態(tài)。集中開(kāi)發(fā)市級(jí)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)有機(jī)對(duì)接。積極推動(dòng)基層數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作，全市縣級(jí)以上機(jī)關(guān)部門數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)現(xiàn)100%覆蓋。服務(wù)“最多跑一次”改革，同步推進(jìn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子化歸檔，截至目前電子化歸檔率已達(dá)90%以上。2022年，紹興市越城區(qū)“立檔單位庫(kù)房安全監(jiān)管應(yīng)用”和“檔案數(shù)字化成果質(zhì)檢公共組件”、上虞區(qū)“檔案編研AI組件、開(kāi)放審核AI組件、查檔直通車典型應(yīng)用”、諸暨市“E檔通”、嵊州市“個(gè)人全生命周期檔案”綜合智治應(yīng)用、新昌縣“縣級(jí)檔案工作指數(shù)評(píng)價(jià)”等項(xiàng)目都已列入“浙里數(shù)字檔案”重大應(yīng)用試點(diǎn)，并取得可喜的成績(jī)，全市檔案領(lǐng)域的數(shù)字化改革同頻共振，協(xié)同推動(dòng)，形成具有鮮明紹興特色的檔案數(shù)字化改革格局。

習(xí)近平總書(shū)記在黨的二十大報(bào)告中指出，“加快發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合”。奮進(jìn)在數(shù)字化改革大背景之下，紹興檔案工作要牢牢聚焦以數(shù)字化改革推動(dòng)檔案現(xiàn)代化，加快推進(jìn)數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級(jí)、加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型、加快推進(jìn)區(qū)域數(shù)字檔案資源共享利用，既要定目標(biāo)也要定指標(biāo)，唯實(shí)惟先，繼往開(kāi)來(lái)，才能繼續(xù)勇立潮頭，走在前列。

扎實(shí)推進(jìn)數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級(jí)。按照業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化的要求，全面整合現(xiàn)有數(shù)字檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)，高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)省市縣三級(jí)任務(wù)貫通、指標(biāo)貫通和業(yè)務(wù)協(xié)同。全力做好市本級(jí)和各區(qū)（縣、市）數(shù)字化改革試點(diǎn)場(chǎng)景應(yīng)用的建設(shè)、升級(jí)、迭代和部署工作，推動(dòng)應(yīng)用組件在IRS平臺(tái)的上架、利用和宣傳工作，協(xié)助推進(jìn)柯橋區(qū)典型場(chǎng)景應(yīng)用建設(shè)，打造具有紹興全域辨識(shí)度的應(yīng)用場(chǎng)景，協(xié)同助力“浙里數(shù)字檔案”實(shí)現(xiàn)大突破。

提升檔案核心業(yè)務(wù)數(shù)字化全覆蓋。在現(xiàn)有檔案核心業(yè)務(wù)數(shù)字化運(yùn)行基礎(chǔ)上，繼續(xù)深化省市縣三個(gè)層級(jí)、局館室三個(gè)層面的檔案核心業(yè)務(wù)梳理，厘清業(yè)務(wù)邏輯，疏通工作脈絡(luò)，實(shí)現(xiàn)全市90%以上的檔案工作核心業(yè)務(wù)數(shù)字化運(yùn)行。強(qiáng)化數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)性作用，持續(xù)推進(jìn)全市數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全市各級(jí)機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位100%建成省級(jí)規(guī)范化數(shù)字檔案室。

深化檔案資源共享利用。根據(jù)《檔案法》《國(guó)家檔案館檔案開(kāi)放辦法》等文件精神，加快全市館藏到期檔案的開(kāi)放審核，指導(dǎo)立檔單位檔案室同步做好室藏檔案開(kāi)放審核工作。要持續(xù)深化檔案資源共享，全市100%建成“查檔直通車”，推進(jìn)浙政釘查檔小程序部署，加快推動(dòng)數(shù)字檔案資源在市域館際和部門間的共享利用，推動(dòng)機(jī)關(guān)內(nèi)部“最多跑一次”。要提升檔案服務(wù)水平，推進(jìn)“云協(xié)同零紙質(zhì)”檔案出證服務(wù)，優(yōu)化線上查檔操作流程，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)各區(qū)、縣（市）實(shí)現(xiàn)民生事項(xiàng)查檔“不出村”，不斷增強(qiáng)“掌上查檔”應(yīng)用便捷度和適應(yīng)性。加大互聯(lián)網(wǎng)檔案開(kāi)放程度，充分利用紹興市檔案數(shù)字資源開(kāi)放共享平臺(tái)，打造全市統(tǒng)一的民生檔案共享渠道。

深化檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型。推動(dòng)館（室）藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化工作，實(shí)現(xiàn)電子目錄全覆蓋，保管期限30年（長(zhǎng)期）以上傳統(tǒng)載體檔案100%數(shù)字化、50%數(shù)據(jù)化，新增電子檔案占新增檔案數(shù)量的60%以上，進(jìn)一步提升檔案資源數(shù)字化程度。深入開(kāi)展機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作，充分利用電子化歸檔等公共組件，繼續(xù)完成自建系統(tǒng)與交換平臺(tái)的系統(tǒng)對(duì)接，確保政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子化歸檔率達(dá)到90%以上，扎實(shí)做好政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子化歸檔。優(yōu)化升級(jí)OA歸檔功能，持續(xù)做好電子公文單套制歸檔試點(diǎn)工作，全市各區(qū)、縣（市）培育3-5家電子公文全流程線上辦理單位。適時(shí)開(kāi)展疫情防控、數(shù)字化改革、共同富裕、杭州亞運(yùn)會(huì)、碳達(dá)峰碳中和等重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的歸集和專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，推進(jìn)網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體、新聞報(bào)道等數(shù)字資源的收（采）集工作。指導(dǎo)試點(diǎn)單位全力抓好建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理、電子發(fā)票電子化歸檔等試點(diǎn)任務(wù)，加快推進(jìn)蕭山至磐安公路快速化改建工程、柯橋至諸暨高速公路工程電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)以及浙江三花智控股份有限公司電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔試點(diǎn)工作。

推廣實(shí)施檔案行政智能監(jiān)管。持續(xù)深化檔案“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”，著力構(gòu)建以“雙隨機(jī)、一公開(kāi)”抽查為基本手段，強(qiáng)化重點(diǎn)領(lǐng)域?qū)ｍ?xiàng)檢查，全面應(yīng)用掌上執(zhí)法。進(jìn)一步梳理完善檔案行政核心業(yè)務(wù)，依托一體化平臺(tái)打造檔案行政智能監(jiān)管平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)全部立檔單位檔案監(jiān)管指數(shù)化，檔案工作閉環(huán)化，檔案成果可視化，實(shí)現(xiàn)檔案指令一鍵智達(dá)、一網(wǎng)受理。