業(yè)財(cái)融合下高校后勤的信息化工作

肖冰冰

摘要：在大數(shù)據(jù)、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的今天，高等院校教學(xué)和科研的信息化發(fā)展進(jìn)程已步入劇烈變革的嶄新時(shí)代，保障服務(wù)于高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的各后勤單位必須將信息化工作作為重中之重，通過加快自身業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全面換代升級，努力提升后勤各項(xiàng)服務(wù)的工作效率和質(zhì)量。但是目前現(xiàn)狀是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)彼此獨(dú)立形成信息孤島，缺乏頂層設(shè)計(jì)，致使數(shù)據(jù)信息無法及時(shí)快捷有效地流轉(zhuǎn)，造成工作效率降低和相關(guān)資源浪費(fèi)，財(cái)務(wù)工作更是無法快速達(dá)到服務(wù)管理決策的價(jià)值體現(xiàn)。為了更快更好地實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，為后勤單位戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)，后勤財(cái)務(wù)自身的信息化工作也要予以重視并加快建設(shè)步伐。本文就目前高校后勤單位信息化工作發(fā)展現(xiàn)狀以及存在的問題進(jìn)行分析，從信息化對后勤財(cái)務(wù)需求的視角出發(fā)，提出高校后勤領(lǐng)導(dǎo)需積極推動信息化各項(xiàng)工作，加大資金投入和人才培養(yǎng)，加強(qiáng)制度建設(shè)和流程梳理，優(yōu)化提升業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)各項(xiàng)功能，使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通，加速數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)信息自動處理和彼此共享。

關(guān)鍵詞：高校后勤;業(yè)財(cái)融合;信息化

在云計(jì)算等新一代信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會，高校后勤單位與財(cái)務(wù)部門的信息化工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，從管理者到基層員工全員重視信息化工作，認(rèn)識到通過信息化手段將流程、業(yè)務(wù)、信息等數(shù)據(jù)充分共享，提升優(yōu)化信息化系統(tǒng)水平，切實(shí)提高工作效率，為高校后勤管理的深度發(fā)展以及順應(yīng)高?？焖侔l(fā)展提供更多的數(shù)據(jù)支撐和決策依據(jù)。

一、高校后勤業(yè)財(cái)融合信息化工作的背景

（一）新時(shí)代對高校后勤財(cái)務(wù)管理提出的要求

隨著國家對高等教育教學(xué)和科研的改革力度不斷加大，高校人才培養(yǎng)和引領(lǐng)科技發(fā)展正處于高速發(fā)展進(jìn)程中，后勤單位各項(xiàng)改革工作需加快步伐努力跟上大學(xué)發(fā)展愿景目標(biāo)，持續(xù)做好學(xué)校的各項(xiàng)后勤保障工作，將保質(zhì)保量做好服務(wù)這個特性作為自身第一要務(wù)，遵循市場規(guī)律，有計(jì)劃、有步驟和可持續(xù)發(fā)展。后勤財(cái)務(wù)管理更應(yīng)迎頭趕上，加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合，財(cái)務(wù)工作從事后管理向事中控制甚至是事前控制不斷延伸，這是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求，加快高校后勤財(cái)務(wù)信息化工作迫

在眉睫。

（二）高校后勤加大信息化工作投入提高工作效率

信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，高校對此持續(xù)加大力度改革、創(chuàng)新和發(fā)展，后勤單位更需努力調(diào)整自身的組織架構(gòu)，從管理者到基層員工都要具備足夠意識，只有加大信息化工作投入，才能提高工作效率，節(jié)約各項(xiàng)運(yùn)營管理成本。高校后勤財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)組織和業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)作，保證各自分工明確，共同尋找突破點(diǎn)，激發(fā)組織生命活力和內(nèi)在發(fā)展的創(chuàng)新動力。

二、高校后勤信息化工作發(fā)展目前現(xiàn)狀

（一）高校后勤單位業(yè)務(wù)部門信息化水平發(fā)展不均

1.后勤單位管理層觀念落后，信息化主動變革的意識不強(qiáng)

高校后勤單位常年做的是服務(wù)類和保障性的工作，管理者多是從基層崗位上奮斗出來的，熟悉業(yè)務(wù)卻往往對新事物具有抵觸心理，害怕變革影響到自身組織的穩(wěn)定性，慣性思維比較嚴(yán)重，對全方位信息化工作認(rèn)識不是很到位，缺乏創(chuàng)新思維和不破不立的工作作風(fēng)。即便是新上任的管理者，受單位資金來源、業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r等限制，存在缺乏主動變革以及對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行大刀闊斧升級改造的意識。

2.后勤單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)多樣性缺乏統(tǒng)一的信息化平臺

高校后勤單位所承擔(dān)的工作涉及高校除了教學(xué)科研以外方方面面的事項(xiàng)，既有收費(fèi)項(xiàng)目比如餐飲住宿收入、水電暖收費(fèi)等，還有大量的費(fèi)用支出，比如園林綠化、修繕等工程支出或是原材料支出。因歸屬不同部門，日常運(yùn)營資金的來源不盡相同，后勤單位根據(jù)各自不同狀況，在不同的硬件環(huán)境下，開發(fā)各自的信息化系統(tǒng)，包括辦公、人事、物流、收費(fèi)、餐飲系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)與外單位合作開發(fā)，具有完全獨(dú)立的“自我風(fēng)格”，有購買社會上成熟的軟件，以致隨著業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，軟件升級或更新?lián)Q代不及時(shí)，漸漸不再適應(yīng)不斷發(fā)展變化的財(cái)務(wù)管理需求，導(dǎo)致資源浪費(fèi)，不僅已經(jīng)無法滿足自身對業(yè)務(wù)發(fā)展管理需求，更無法實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對接，忽略數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有用性。

3.后勤單位信息化工作缺乏完備的內(nèi)部控制機(jī)制

高校后勤因種種原因，或多或少缺少完善的內(nèi)部控制評價(jià)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，有的單位非常重視，有的單位內(nèi)控意識不強(qiáng)，又因各后勤單位信息化工作相對獨(dú)立且發(fā)展不均衡，或管理不到位，制定的內(nèi)部制度大相徑庭，在內(nèi)部控制方面的操作性上更是困難重重。

4.后勤單位業(yè)務(wù)人員缺乏信息化工作意識

構(gòu)建業(yè)財(cái)融合信息化，對業(yè)務(wù)人員提出更高的要求。后勤員工不能從單位整體布局思考單位的運(yùn)作模式，認(rèn)為信息化都是由計(jì)算機(jī)專業(yè)人士完成，沒有認(rèn)識到自身才是業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)創(chuàng)造者。普遍缺乏對信息化工作重要性和必要性的認(rèn)知，缺乏主動學(xué)習(xí)科學(xué)前沿知識和應(yīng)用信息化技術(shù)的積極性，忽視數(shù)據(jù)創(chuàng)造價(jià)值的功能。

（二）高校后勤財(cái)務(wù)信息化發(fā)展步伐有待加快

1.后勤財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)應(yīng)用相對滯后

高校后勤財(cái)務(wù)的資金與規(guī)模都無法與高校教學(xué)、科研資金體量相比，所以后勤財(cái)務(wù)系統(tǒng)相比較“大財(cái)務(wù)”功能開發(fā)和應(yīng)用上都比較簡單，并沒有將預(yù)算編制、合同管理等系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接。自2019年高校后勤財(cái)務(wù)全面執(zhí)行新政府會計(jì)制度，總體來說對財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行了全面升級，實(shí)現(xiàn)雙分錄、雙基礎(chǔ)、雙報(bào)告功能，但未與財(cái)務(wù)其他信息化平臺實(shí)現(xiàn)同步應(yīng)用。

2.高校后勤財(cái)務(wù)隊(duì)伍中復(fù)合型人才較少

高校后勤單位涉及較多的業(yè)務(wù)主要包括物業(yè)、住宿、餐飲、綠化、水電暖、修繕等相關(guān)工作，后勤財(cái)務(wù)人員普遍財(cái)務(wù)專業(yè)水平不是很高，接受信息化等專業(yè)學(xué)習(xí)方面有一定的障礙，甚至有些抵觸，缺乏創(chuàng)新意識。當(dāng)下，各種各樣的信息將會涌進(jìn)財(cái)務(wù)的各個領(lǐng)域，財(cái)務(wù)人員不僅需要熟悉專業(yè)領(lǐng)域的知識，更要洞悉信息化工作內(nèi)涵和機(jī)制，從諸多數(shù)據(jù)中提取有用的信息進(jìn)行整合分析，而這方面的人才還是比較匱乏的。

（三）高校后勤單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)間存在信息孤島

因高校后勤單位各自擁有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而財(cái)務(wù)又建立了比較完整的賬務(wù)系統(tǒng)，但是彼此之間卻無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息互通，要通過手工完成大量的輸入和核對工作。比如餐飲收入，無論是校園卡充值或消費(fèi)回款，不能直接提取業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)在賬務(wù)核算系統(tǒng)中生成記賬憑證，對產(chǎn)生差異需取得銀行回單時(shí)才能最終確認(rèn)。比如物流系統(tǒng)，雖然材料的入庫調(diào)撥業(yè)務(wù)全部在線上完成，但是系統(tǒng)中關(guān)鍵經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法與賬務(wù)系統(tǒng)對接，往來款項(xiàng)無法做到實(shí)時(shí)跟蹤。

三、信息化對高校后勤財(cái)務(wù)的需求

（一）收入風(fēng)險(xiǎn)控制的需求

高校后勤工作的一大特點(diǎn)就是收費(fèi)網(wǎng)點(diǎn)分散，現(xiàn)金交易頻繁且業(yè)務(wù)量大，被服務(wù)人群有教職工、學(xué)生，還有不同年齡段的家屬，后勤單位各自開發(fā)滿足自身結(jié)算需求的收費(fèi)系統(tǒng)，名目和款項(xiàng)來源眾多。收費(fèi)系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)相連接，可以起到規(guī)范操作人員職業(yè)操守，減少貨幣資金存量，降低資金風(fēng)險(xiǎn)，起到監(jiān)控資金安全并促進(jìn)業(yè)財(cái)融合的作用，在內(nèi)部控制方面做好第一道防線。

（二）成本風(fēng)險(xiǎn)控制的需求

后勤單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)涉及大量成本核算工作，物流系統(tǒng)完全獨(dú)立于賬務(wù)系統(tǒng)之外，雖然與自身各部門數(shù)據(jù)相通，但是財(cái)務(wù)還是無法第一時(shí)間掌握原材料出入庫的情況，無法對客戶、供應(yīng)商的應(yīng)收款項(xiàng)、應(yīng)付款項(xiàng)等相關(guān)重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控。物流系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)相連，財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)掌握原材料出入庫以及存貨、半成品的在途、在庫情況，對成本風(fēng)險(xiǎn)和資金使用風(fēng)險(xiǎn)把控起到監(jiān)督的作用。

（三）財(cái)務(wù)入賬統(tǒng)計(jì)的需求

賬務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，通過直接提取相關(guān)數(shù)據(jù)，不僅緩解財(cái)務(wù)人員手工入賬的壓力，更能有效發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，保證數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確及時(shí)入賬，減少相關(guān)人員與財(cái)務(wù)人員之間眾多紙質(zhì)單據(jù)的傳遞，為后期的統(tǒng)計(jì)分析處理大量數(shù)據(jù)節(jié)約時(shí)間，減輕數(shù)據(jù)的核對校驗(yàn)工作。

（四）管理者報(bào)表分析的需求

對于高校后勤的管理者，因主管的業(yè)務(wù)不同，關(guān)注的視角不同，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效對接，從中提取關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，將海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、篩選、加工機(jī)制，以加強(qiáng)財(cái)務(wù)分析、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的功能和作用，經(jīng)過信息化處理的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)同源統(tǒng)一，為滿足管理者決策需求提供多維度多口徑的數(shù)據(jù)支撐和更好的服務(wù)。

四、業(yè)財(cái)融合下解決高校后勤信息化工作的建議

（一）后勤單位管理層需重視并推動信息化工作

以高校內(nèi)控控制建設(shè)、新政府會計(jì)制度落地實(shí)施為契機(jī)，高校后勤單位管理者和財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)，積極加大組織骨干人員進(jìn)行深度溝通與協(xié)作，協(xié)調(diào)各部門共同開展信息化工作，吸取專業(yè)化指導(dǎo)意見和建議，深度挖掘業(yè)財(cái)融合更多的可能性，逐步開展數(shù)據(jù)分析共享等工作，可以起到促進(jìn)全面預(yù)算管理、績效評價(jià)激勵、降本增效的作用，管理層有足夠認(rèn)識并且堅(jiān)持不懈推進(jìn)信息化工作，才能將后勤管理水平推上新的臺階。

（二）后勤單位需加大信息化工作資金投入和人才隊(duì)伍建設(shè)

作為保障高校正常運(yùn)行的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，后勤單位維持日常運(yùn)行資金主要來源于預(yù)算撥款，雖然整體信息化工作已有顯著進(jìn)步，但是每年實(shí)際用于信息化工作預(yù)算資金投入有限，勢必影響到工作后續(xù)進(jìn)程。后勤單位員工薪酬普遍不是很高，造成先進(jìn)科學(xué)技術(shù)人才流失嚴(yán)重。信息化工作想要長遠(yuǎn)有效推進(jìn)，必須投入更多資金，持續(xù)改進(jìn)硬件軟件和設(shè)備設(shè)施，擁有技術(shù)過硬的專業(yè)化人才，組織專業(yè)化技術(shù)團(tuán)隊(duì)。同時(shí)開展對業(yè)務(wù)人員信息化方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)其主動參與管理的意識，強(qiáng)化信息化工作與自身事業(yè)發(fā)展息息相關(guān)的思想。員工齊心協(xié)力共同為信息化工作方案制定、落地實(shí)施、問題反饋等而貢獻(xiàn)智慧和力量。

（三）后勤單位需加強(qiáng)內(nèi)部制度建設(shè)并重視流程梳理

1.加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)

以分工負(fù)責(zé)為基礎(chǔ)和前提，加強(qiáng)制度建設(shè)以促進(jìn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)職能部門間的相互配合，開展信息化建設(shè)的雙方實(shí)現(xiàn)相互協(xié)調(diào)與相互制約，保障信息的完整性、安全性以及可靠性。制度建設(shè)是提高工作效率，有效降低運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，以及對行為規(guī)范約束的重要手段。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，只有先從制度建設(shè)下手，不斷完善內(nèi)部控制評價(jià)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，才能為后續(xù)信息化工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化保駕護(hù)航。

2.重視業(yè)務(wù)流程梳理和優(yōu)化

高校后勤單位涉及的與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的環(huán)節(jié)既多又廣且復(fù)雜，通過對內(nèi)外因素細(xì)致的分析和整理，消除工作過程中多余的環(huán)節(jié)，優(yōu)化運(yùn)行流程使之更為經(jīng)濟(jì)、順暢和簡便。結(jié)合后勤單位業(yè)務(wù)核算特點(diǎn)和管理需求，財(cái)務(wù)部門整理相關(guān)工作流程，自信息化工作的前期介入并主動提取需求、制訂方案、定義信息化系統(tǒng)的需求文檔，將規(guī)章制度等要求前置，將財(cái)務(wù)服務(wù)流程簡化、效率優(yōu)化以及財(cái)務(wù)監(jiān)督職能貫穿于整個信息化工作當(dāng)中。

（四）以信息化自動處理業(yè)務(wù)為導(dǎo)向發(fā)揮信息共享服務(wù)的作用

信息化系統(tǒng)的覆蓋面實(shí)際上是很廣的，在高校后勤業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)管理的各個層面上，要有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)提取的標(biāo)準(zhǔn)接口，讓數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)在各系統(tǒng)之間生成、傳遞和互通，做到自動處理。比如高校后勤餐飲信息系統(tǒng)包含材料管理的“物流系統(tǒng)”，確認(rèn)收入的“點(diǎn)菜系統(tǒng)”和“餐卡結(jié)算系統(tǒng)”等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)彼此實(shí)現(xiàn)供貨商與客戶的銀行結(jié)算以及合同資料等信息互通和共享，開放如校驗(yàn)查詢等部分功能以便及時(shí)稽核關(guān)鍵信息并及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

（五）全面加快業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)的步伐

1.全面提升業(yè)務(wù)系統(tǒng)性能，不斷優(yōu)化創(chuàng)新

針對高校后勤各單位開發(fā)滿足自身需求的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)鼓勵其不斷努力提升各項(xiàng)性能，堅(jiān)持對系統(tǒng)的創(chuàng)新和優(yōu)化，推動系統(tǒng)的升級改造，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)科技手段，建立統(tǒng)一高效便捷的信息化平臺，將更多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)整合在一起實(shí)現(xiàn)資源共享，推動業(yè)財(cái)融合，提升優(yōu)化資源配置，讓更多的使用者和管理者從中受益，而不再是孤立使用造成資源的浪費(fèi)。

2.全面升級財(cái)務(wù)系統(tǒng)，提升信息化處理水平

以會核算系統(tǒng)為中心，將資金結(jié)算、預(yù)算管理、合同管理、資產(chǎn)管理、網(wǎng)銀系統(tǒng)等與財(cái)務(wù)系統(tǒng)整合，減少人工操作，會計(jì)核算系統(tǒng)可從各系統(tǒng)中提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中，提高工作效率。運(yùn)用影像化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)字化;與稅務(wù)部門金稅系統(tǒng)對接實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息查詢;運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷，打破時(shí)間空間的約束，讓“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑路”等。高校后勤工作涉及行業(yè)面廣，無論是稅務(wù)票據(jù)還是非稅票據(jù)使用量很大，電子票據(jù)可以節(jié)約票據(jù)的管理成本，節(jié)約社會資源，通過信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸相關(guān)信息，加快數(shù)據(jù)流動速度，保障數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)共享，為更高層次財(cái)務(wù)管理打下夯實(shí)基礎(chǔ)。