生產(chǎn)力再升級(jí)：Office 2021與Microsoft 365深度解析

薛山

寬松地來(lái)說(shuō)，Office 2021和Microsoft 365提供的基礎(chǔ)功能是比較接近的，兩者宏觀來(lái)看最大的區(qū)別就是付費(fèi)機(jī)制，Office 2021采用一次買(mǎi)斷的機(jī)制，一次付費(fèi)就能用一輩子，同時(shí)還支持macOS，對(duì)于蘋(píng)果Mac用戶來(lái)說(shuō)也能實(shí)現(xiàn)無(wú)縫兼容。單次買(mǎi)斷其實(shí)也是辦公套件的一貫特色，這種機(jī)制最大的優(yōu)點(diǎn)就是對(duì)云存儲(chǔ)的依賴(lài)度很低，所以它的OneDrive云存儲(chǔ)空間只有5GB，適用于需要將大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在本地的敏感行業(yè)，比如受監(jiān)管的行業(yè)、精密工廠等等。

而Microsoft 365則不同，它采用的是按年訂閱付費(fèi)的機(jī)制，這一機(jī)制首先是保證了軟件處于不斷更新的狀態(tài)，隨時(shí)都能用到新功能，而且除了Windows和macOS，在chromebook、iPad、安卓或iOS手機(jī)上也能使用，隨時(shí)都可以展開(kāi)工作。其次是大量配備云端功能，單個(gè)賬號(hào)的OneDrive云存儲(chǔ)空間就高達(dá)1TB。

而且它的訂閱版本更加豐富，也更商務(wù)化，比如最基本398元/年的個(gè)人版就包含了收發(fā)電子郵件的Outlook、支持手寫(xiě)功能的OneNote、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)Access、應(yīng)對(duì)桌面出版的Publisher，而Office 2021則需要購(gòu)買(mǎi)5298元的專(zhuān)業(yè)版才能完整擁有這一套軟件。

對(duì)于大多數(shù)家庭用戶來(lái)說(shuō)，今年10月以后新款筆記本電腦已經(jīng)陸續(xù)開(kāi)始預(yù)裝Windows 11和價(jià)值748元的Office 2021家庭和學(xué)生版了，包含了最基礎(chǔ)的Word、Excel、PowerPoint三件套。

但這個(gè)服務(wù)有兩個(gè)特點(diǎn)：首先是只有家用許可，企業(yè)使用必須至少選擇小型企業(yè)版;其次是很容易被大家忽視，我就曾不止一次地被剛買(mǎi)筆記本的朋友問(wèn)哪里有“學(xué)習(xí)版”的Office可以下載，實(shí)際上你早就已經(jīng)有了正版，只需要注冊(cè)一個(gè)Microsoft賬號(hào)就行……

Office辦公套件的歷史十分悠久，在鍵鼠時(shí)代演化了31年，所以很多基本功能在穩(wěn)定后其實(shí)并沒(méi)有太大的變化，但每一個(gè)時(shí)代的使用者都處于一個(gè)全新的IT環(huán)境當(dāng)中，所以O(shè)ffice依然需要不斷更新來(lái)跟上全新使用習(xí)慣和潮流的節(jié)奏。就Office 2021來(lái)說(shuō)，它的升級(jí)主要集中在四個(gè)方面。

第一是增加了正版的高級(jí)創(chuàng)作素材和模板庫(kù)，比如我們要用Word做個(gè)簡(jiǎn)歷，就只需要點(diǎn)擊模板里的“簡(jiǎn)歷”，就能找到大量正版授權(quán)免費(fèi)使用的Word模板，想要做個(gè)年終總結(jié)PPT，在PowerPoint里以“總結(jié)”為關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，就能輕松獲得大量模板，讓工作專(zhuān)注在內(nèi)容上，提高效率。

導(dǎo)航和搜索功能也是Office 2021的亮點(diǎn)，導(dǎo)航頁(yè)面既可以進(jìn)行全文搜索，同時(shí)也包含了標(biāo)題和頁(yè)面這種大綱功能，而搜索功能不僅可以搜索文稿中的內(nèi)容，還能搜索那些你可能記不清在哪的功能，上手難度進(jìn)一步降低。

第二是Excel增加了包括動(dòng)態(tài)數(shù)組、XLOOKUP、新數(shù)組函數(shù)在內(nèi)的新功能，其中動(dòng)態(tài)數(shù)組添加了此前Microsoft 365才有的幾個(gè)函數(shù)功能。

第三是對(duì)共享協(xié)作功能進(jìn)行了加強(qiáng)，將文檔存在OneDrive之后就可以多人同時(shí)處理了，在其他人編輯后每個(gè)人都會(huì)收到通知，而且新的批注系統(tǒng)可以進(jìn)行用戶間的對(duì)話，這樣一來(lái)所有人都能看到問(wèn)題提出和解決的過(guò)程，工作數(shù)據(jù)更透明。

而云功能最大的優(yōu)勢(shì)就是云端自動(dòng)保存，比如我們偶爾都會(huì)遇到Office崩潰的情況，如果你沒(méi)有經(jīng)常Ctrl+S的習(xí)慣，可能就不得不回頭進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，更嚴(yán)重的時(shí)候甚至?xí)?dǎo)致文檔損壞，無(wú)法打開(kāi)，而云的意義就在于它總會(huì)在線上給你保存一份正?？墒褂茫冶４鏁r(shí)間還挺新鮮的版本，緊要關(guān)頭真的是可以“救命”。

第四是針對(duì)使用人群和方式進(jìn)行了優(yōu)化，比如檢查輔助功能就能通過(guò)人工智能，判斷文檔里的文字背景和顏色是否會(huì)對(duì)色盲、色弱人士造成識(shí)別障礙，并提出相應(yīng)的修改方案。同時(shí)還新增了一個(gè)沉浸式閱讀器功能，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是讓頁(yè)面全屏化，不受其他事物干擾，專(zhuān)注工作。而“圖片替換文字”功能則可以對(duì)文檔內(nèi)圖片添加文字描述，當(dāng)盲人用戶在聽(tīng)這篇文檔時(shí)，也能直觀了解圖片的信息內(nèi)容。

如果說(shuō)Office 2021是基于歷史的細(xì)節(jié)提升，那么Microsoft 365就是在Office 2021基礎(chǔ)之上的再次擴(kuò)充，因?yàn)樗紫仁前薕ffice 2021專(zhuān)業(yè)版的全部功能，并且有更大的OneDrive空間，還有可提供6個(gè)Microsoft賬戶同時(shí)使用的消費(fèi)者家庭版，可以在更多的硬件平臺(tái)上使用，靈活度大大提高。

當(dāng)然，Word、PowerPoint、Excel三件套的功能與目前的Office 2021也有一些不同，比如PowerPoint支持人工智能自動(dòng)分析，可以提供專(zhuān)業(yè)的美化排版建議，還支持實(shí)時(shí)輔助字幕功能，將幻燈片內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)翻譯，對(duì)跨國(guó)企業(yè)而言這一功能有助于提高溝通效率。而且因?yàn)镸icrosoft 365是訂閱制，所以它的功能還在不斷更新，后續(xù)可能會(huì)多出更多的功能和優(yōu)化，這也是Microsoft 365的一大特點(diǎn)。

Outlook則是Microsoft 365的標(biāo)配，幾乎是每個(gè)“時(shí)間管理大師”的必備，因?yàn)樗梢栽谝粋€(gè)視圖內(nèi)管理多個(gè)日歷，讓工作日歷、家庭日歷和學(xué)校日歷等各自獨(dú)立，互不影響。而且結(jié)合閱讀功能，可以在上下班開(kāi)車(chē)途中就聽(tīng)完每天的工作郵件，并通過(guò)語(yǔ)音控制回復(fù)或進(jìn)行標(biāo)記，時(shí)時(shí)刻刻都可以?shī)^戰(zhàn)在工作一線。

1TB的OneDrive空間是Microsoft 365的核心亮點(diǎn)，不僅可以存儲(chǔ)各種文件，還有勒索軟件檢測(cè)功能，這對(duì)企業(yè)用戶來(lái)說(shuō)很重要。Office文件甚至還支持版本控制功能，以前我們寫(xiě)一篇文章，在經(jīng)歷多重審核之后可能會(huì)有“終版”“最終版”“最終不改版”“最終絕對(duì)不改版”等N個(gè)不同版本的Word，文件夾看上去會(huì)十分臃腫。而OneDrive可以在一個(gè)文檔里保存多個(gè)不同的版本，甲方看完“最終絕對(duì)不改版”后一拍腦袋覺(jué)得最初的版本最好，只需要點(diǎn)擊回溯到最初版本就OK了，省去了在文件夾里翻找的麻煩。

雖然支持線上共享，但為了保護(hù)隱私，OneDrive還提供了“個(gè)人保管庫(kù)”功能，可以把一些重要的個(gè)人或工作資料放入其中，它可以按設(shè)備功能的不同設(shè)置指紋、人臉識(shí)別、手機(jī)短信、郵件等驗(yàn)證方式，而且在關(guān)閉個(gè)人保存庫(kù)之后也會(huì)自動(dòng)鎖定，保護(hù)數(shù)據(jù)安全。

在任何哪怕只是沾邊IT的產(chǎn)業(yè)，Office辦公套件都是繞不過(guò)去的工作剛需，對(duì)于深度Office用戶來(lái)說(shuō)，每一次升級(jí)都是站在巨人肩上的躍起，單單OneDrive多設(shè)備多用戶云辦公就足以讓企業(yè)工作效率倍增，更何況源自用戶反饋的海量細(xì)節(jié)改動(dòng)，讓工作事半功倍真不是一句空話。

對(duì)于學(xué)生和家庭用戶來(lái)說(shuō)，選擇預(yù)裝Office 2021家庭和學(xué)生版的電腦就足夠了，而對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果需要數(shù)據(jù)保存在本地，可以選擇更高版本Office 2021，一次買(mǎi)斷即可滿足多年使用需求。但對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，我認(rèn)為Microsoft 365才是更好的選擇，它不僅有更豐富的功能，還有更大的OneDrive容量，實(shí)用性無(wú)疑更強(qiáng)。