關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化管理的意義及問題思考

朱雨倫

摘要：近幾年，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，逐漸覆蓋至各個行業(yè)，絕大多數(shù)單位均開展了檔案的信息化建設(shè)，這已成為一種趨勢與潮流。檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，更是檔案工作轉(zhuǎn)型與提高工作效率的科學手段。隨著檔案信息化管理的逐步推進，在信息系統(tǒng)開發(fā)、信息化建設(shè)及利用等方面也逐漸暴露了越來越多的問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;信息化

2021年8月，《“十四五”湖南省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，到2025年，全省檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化取得實質(zhì)性進展，形成與建設(shè)現(xiàn)代化新湖南相適應的檔案事業(yè)發(fā)展新局面，為建設(shè)檔案強省奠定堅實基礎(chǔ)。隨著檔案事業(yè)的逐步推進，加強信息化建設(shè)，將網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)充分應用到檔案信息化管理中，利用檔案數(shù)字化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的電子化管理，已成為各事業(yè)單位檔案管理部門提高管理水平、實現(xiàn)發(fā)展目標的重要舉措。

一、開展檔案信息化管理的意義

（一）檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入到我們生活的各個層面，深刻改變了我們傳統(tǒng)的思想觀念和生活方式。隨著單位業(yè)務的不斷發(fā)展，輻射力的不斷增強，采用傳統(tǒng)的管理手段已不能滿足檔案工作的需求，此時將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用到檔案管理上是最好的時機，也是必然的趨勢。因此，檔案室需要順應時代的發(fā)展，通過信息化管理，保證檔案工作適應時代的發(fā)展需求有序開展，保證檔案工作的及時性、高效性和科學性[1]。

（二）檔案信息化管理是檔案工作轉(zhuǎn)型的重要途徑

傳統(tǒng)的檔案管理工作經(jīng)驗絕不是毫無意義、可以摒棄的，相反，正是因為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的高要求以及長期以來通過傳統(tǒng)檔案管理養(yǎng)成嚴謹和規(guī)范的工作態(tài)度，形成了檔案工作的特質(zhì)——每一份檔案都是獨一無二、無可替代、最具價值的。然而，傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗勢必會導致檔案工作停滯不前，無法實現(xiàn)長足發(fā)展，所以實現(xiàn)檔案工作價值的最大化，信息化管理是其重要途徑與必要條件。 ? （三）檔案信息化建設(shè)是提高管理水平的科學手段

現(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位都針對檔案管理工作進行了改革和創(chuàng)新。5G技術(shù)的推廣應用，以大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)平臺為主的信息技術(shù)飛速發(fā)展，讓大家清楚地認識到，檔案數(shù)字化在檔案利用管理等諸多環(huán)節(jié)上與傳統(tǒng)檔案管理相比，有著無可比擬的優(yōu)越性[2]。實現(xiàn)檔案的信息化管理能解決當前檔案工作中存在的矛盾與瓶頸，有效提高檔案的利用率和時效性，提升部門的工作效率甚至整個單位的管理水平。因此，運用先進的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，對于推動檔案工作的跨越式發(fā)展具有重大的現(xiàn)實意義。

二、信息化時代檔案工作面臨的問題探究

（一）檔案信息化建設(shè)需要更高的重視

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的一項重要事業(yè)，是社會主義各項建設(shè)事業(yè)中必不可少的環(huán)節(jié)。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作的要求越來越高，各地均出臺了相關(guān)方案，制定了相應標準，但從目前情況來看，真正重視起來、落實到底的程度還不夠。很多單位更重視業(yè)務發(fā)展，檔案管理屬于邊緣業(yè)務工作，大部分干部職工對檔案管理工作的認識仍停留在傳統(tǒng)時期，即紙質(zhì)載體保存階段。目前，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案室已配備信息化軟件，但在實際的檔案管理與利用上，未真正實現(xiàn)信息系統(tǒng)的價值，且在系統(tǒng)的選擇和檔案人員的配備上沒有指定長期的規(guī)劃，作長遠的考慮。部分老檔案員已熟悉傳統(tǒng)管理媒介與管理方式，不愿走出舒適圈，未積極推行信息系統(tǒng)，利用程度也不夠高;部分單位僅將信息系統(tǒng)作為一個項目來建設(shè)，后續(xù)真正的使用頻率不高，輸送也不及時，沒有真正從根本上認識和實現(xiàn)檔案信息化的重要意義與價值。

（二）檔案信息系統(tǒng)開發(fā)需要更細致的調(diào)研

各個事業(yè)單位均有檔案室，涉及各個行業(yè)，其專業(yè)也不盡相同，很多單位檔案室現(xiàn)使用的數(shù)字檔案館系統(tǒng)遠遠無法滿足多種類檔案的保存需求，在這與系統(tǒng)設(shè)計過程中設(shè)計人員難以對每個單位、每個部門、每個專業(yè)加以調(diào)查研究有關(guān)。用戶在檔案管理工作中的需求是信息系統(tǒng)設(shè)計與建設(shè)全程工作的重要依據(jù)，即便如此，由于每個系統(tǒng)涉及的用戶眾多、性質(zhì)復雜，單個系統(tǒng)不可能完全滿足各個用戶需求，導致系統(tǒng)開發(fā)之前的調(diào)研浮于表面，或是溝通不深入，或是數(shù)據(jù)采集不全面，或是急于投入使用導致時間不夠，等等。各單位工作人員在前期調(diào)研中對系統(tǒng)建設(shè)的制約條件與困難也缺乏理解，在實際操作中真正遇到的問題也難以預期，影響了系統(tǒng)的實用性和利用率。因此，精細、準確、詳盡的調(diào)研至關(guān)重要，用戶參與應作為系統(tǒng)建設(shè)的重要條件，各單位的個性化需求應作為系統(tǒng)開發(fā)的重要依據(jù)，應據(jù)此確定系統(tǒng)設(shè)計與建設(shè)的方向、方式以及針對性、可行性，盡可能全面地將調(diào)研數(shù)據(jù)與用戶實際有機結(jié)合。

（三）檔案信息化管理需要更科學的規(guī)劃

檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)包括系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)、實施、運行和維護，其內(nèi)容涉及面廣、時間跨度長、問題難以預期，為適應各事業(yè)單位各專業(yè)的實際需求及時代發(fā)展的要求，其流程與細節(jié)逐漸復雜化。因此，實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化需要科學的規(guī)劃和長期的努力，還要大量的實踐與反復的論證?，F(xiàn)階段，部分正在建設(shè)或者已經(jīng)建設(shè)完成的系統(tǒng)面臨許多問題，主要包括系統(tǒng)方案不合理;與檔案事業(yè)長期規(guī)劃匹配度較低;系統(tǒng)本身解決問題的效率較低;維護標準不符合單位要求，管理混亂;系統(tǒng)實用性較差，與用戶預期不符等。因此，檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃必須以前瞻性引領(lǐng)長遠的發(fā)展、以系統(tǒng)性推進高端的設(shè)計、以科學性深入全面的布局，考慮到從設(shè)計到維護的全部流程，考慮到檔案內(nèi)容、種類、形態(tài)等各個方面，考慮到檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境，科學有效地制定信息化建設(shè)的發(fā)展戰(zhàn)略和總體方案。

三、結(jié)語

檔案的信息化管理是一項長期性工作，也是檔案事業(yè)的重點工作，更是各事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新改革的必然趨勢。針對現(xiàn)階段檔案信息系統(tǒng)存在的問題，我們應高度重視，必須從轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念入手，積極參與系統(tǒng)調(diào)查、研究與開發(fā)，加大人力與財力投入，建立完備的規(guī)章制度，以戰(zhàn)略眼光審視優(yōu)化布局，高水平科學地規(guī)劃未來，才能真正實現(xiàn)檔案的信息化管理，實現(xiàn)檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

參考文獻：

[1]楊妍蕾.試論醫(yī)院檔案信息化建設(shè)[J].檔案信息化，2021（5）：120.

[2]韓玲玲.再談檔案信息化管理[J].黑龍江檔案，2021（4）：328-329.