加快檔案信息化建設(shè) 創(chuàng)新檔案管理工作

王延峰

摘要：檔案在大眾的印象中就是一本厚厚的歷史材料，檔案員就是手拿剪刀、棉線、膠水每天忙碌的人。檔案是一座城市的歷史見證，是一個人的平生總結(jié)，是每個人不可或缺的證明材料，所以檔案是非常重要的。隨著信息化技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，檔案工作也逐步實現(xiàn)了數(shù)字化、智能化的發(fā)展過程，為檔案服務(wù)工作提供更多的便利條件。本文以檔案信息化建設(shè)為切入點，通過對信息化建設(shè)的重要性、建設(shè)中遇到的困難進行重點分析，進一步闡述如何加快檔案信息化建設(shè)，為新時代檔案建設(shè)提出可行性意見建議。

關(guān)鍵詞：檔案工作;信息化建設(shè);創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案工作完成依賴于檔案管理員手工完成，辦公桌子厚厚的案卷和分散的材料需要一一對應(yīng)查找，按年份先后順序進行整理，最后更新檔案目錄，看似簡單的流程要花費檔案管理員大量的時間和精力。剪刀、膠水、白紙、打孔器等等這些“萬能工具”是檔案員的得力助手，一本檔案往往是幾個甚至十幾個檔案管理員經(jīng)過無數(shù)次整理、分析討論而形成的智慧成果。高新技術(shù)帶來了大數(shù)據(jù)時代，檔案工作所用的工具也發(fā)生了日新月異的變化，比如，打孔機取代了打孔器，打孔的數(shù)量由原來的一次幾頁紙?zhí)嵘浆F(xiàn)在的一次完成幾十頁紙的任務(wù)量，一個小小的改變可以大大提升檔案工作效率。

現(xiàn)階段，檔案工作逐步實現(xiàn)智能化，檔案查找工作可以在計算機系統(tǒng)中完成、檔案室陰冷、潮濕的問題也得到了解決，這些充分說明信息化成為檔案工作有力助推器，給檔案工作帶來了便捷，減輕了檔案管理員工作壓力和負擔(dān)。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

1推進檔案工作的現(xiàn)代化

大數(shù)據(jù)時代對檔案工作提出來更高的要求，隨著人們對檔案查找工作的需求量越來越大，簡單、快捷、方便成為百姓對檔案工作的直接要求，但是檔案工作本身就是一個需要認真、細心，耗時耗力的工作，怎么才能在原有基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作思路、改善工作環(huán)境、借助高新技術(shù)不斷提高工作效率，是現(xiàn)階段全體檔案工作人員亟需解決的問題。

計算機技術(shù)為檔案工作提升工作效率帶來極大的可能性，也為檔案存儲工作帶來前所未有的方便。就檔案查找部分而言，計算機讓查找更省時省事，沒有計算機參與之前，想查找一份土地規(guī)劃檔案材料，首先要根據(jù)紙質(zhì)版檔案目錄分門別類找到材料所在位置，找到所需年份的檔案材料后進行拆裝、復(fù)印過程。整個查找過程復(fù)雜且耗時量大，計算機只需幾步輸入就能完成上述查找工作，在計算機中輸入查找內(nèi)容、年份、部門就可以篩選出所有資料的掃描件，直接打印出來即可使用。通過簡單的查找工作就能清晰的發(fā)現(xiàn)，檔案現(xiàn)代化建設(shè)不僅有助于檔案存儲、提高工作效率，更有助于檔案長期管理。

2推進檔案工作的標(biāo)準化

計算機為檔案工作可持續(xù)性發(fā)展提供不竭動力，為推動檔案標(biāo)準化、一體化發(fā)展提供更多可能。檔案館要將所需管理的內(nèi)容制定相關(guān)制度和標(biāo)準，不同類型的檔案材料標(biāo)準要略有區(qū)別，檔案管理人員要嚴格按標(biāo)準進行分類整理，提升整體工作效能。比如，退役軍人檔案存儲工作，除了將每個人的檔案材料掃描錄入系統(tǒng)中外，還要盡可能聯(lián)系到原部隊和戶籍所在地的居委會或村委會，將材料更詳細化，全面化，只有這樣才能符合個人完成檔案的要求，才能為下一步檔案查找提供更多的便捷條件。

3推進檔案工作的服務(wù)化

提供查找服務(wù)是檔案工作重要職能之一，原來的查找工作是人工查找、復(fù)印完成，現(xiàn)在借助計算機完成前提整體掃描工作，將檔案室內(nèi)的每一頁檔案分門別類完成系統(tǒng)輸入工作，當(dāng)百姓或者機關(guān)工作人員來查找的時候，通過關(guān)鍵字輸入方法快速提取需要材料，確認無誤后直接打印即可完成。由于檔案管理員年紀都是年紀較大的工作人員，所以對于他們來說學(xué)習(xí)計算機操作系統(tǒng)顯得額外困難，這就需要檔案館整體協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，做好檔案管理人員年齡搭配工作，確保每個檔案館都配有2-3名年輕且懂計算機操作系統(tǒng)的綜合型人才。檔案館要定期對檔案管理員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和服務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提升管理人員的專業(yè)技能和服務(wù)意識。

二、檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的阻礙

1 檔案信息的保密性得不到保證

在檔案管理中，用戶信息的保密非常重要，在保密的實施中，政府的保密局要及時做出業(yè)務(wù)指導(dǎo)。國家對檔案信息化寄予厚望，未來的信息化管理將普及到每一個人，此時的檔案信息化是未來工作的基礎(chǔ)保障。只有當(dāng)各部門和大型企業(yè)的相關(guān)檔案管理模式系統(tǒng)化、標(biāo)準化后，相關(guān)政府或部門才能通過建立整體信息網(wǎng)絡(luò)將這些數(shù)據(jù)鏈接起來，便于存儲、提取和監(jiān)督。一旦出現(xiàn)涉密信息外泄問題時，解決問題的重點不是對其進行法律處理，而應(yīng)該是在前期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強化信息保密工作的責(zé)任制。部分管理人員保密意識淡薄，保密工作落實不到位，分不清什么內(nèi)容屬于保密范圍，對于保密材料該如何處理。管理人員的這種工作狀態(tài)，很容易給一些圖謀不軌的竊密者可乘之機，往往在無意識中輕輕松松就保密內(nèi)容泄露出去，威脅到國家整體信息安全。

2 檔案信息化建設(shè)的設(shè)施落后

在信息技術(shù)全面發(fā)展的今天，檔案信息的建設(shè)需求長足的發(fā)展。對部門而說，加快檔案信息化建設(shè)，需要構(gòu)建新的管理體系，不斷完善多學(xué)科、多領(lǐng)域的交流，實現(xiàn)信息共享，最終建立起更系統(tǒng)化的檔案信息工程。通過實地調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案館現(xiàn)有設(shè)備陳舊、計算機操作系統(tǒng)跟不上新時代要求，管理人員的業(yè)務(wù)水平不高、服務(wù)意識不強。面對這些現(xiàn)狀，政府和相關(guān)部門要給予政策的支持，資金的扶持和技術(shù)、知識上的輔導(dǎo)，不斷提升檔案館的硬件和軟件設(shè)施，提高管理人員的綜合素質(zhì)。

三、加快檔案信息化建設(shè)

1增加檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模

如果檔案中的數(shù)據(jù)很少，就無法形成管理系統(tǒng)，不同的數(shù)據(jù)無法通過信息網(wǎng)絡(luò)進行鏈接，因此檔案信息的管理和使用存在一定的困難。如果可以取代傳統(tǒng)的記錄信息的方式，檔案信息就可以用數(shù)字化的記錄方式記錄下來，將存儲所有檔案信息的原始存儲庫變成信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)一鍵歸檔的目標(biāo)。檔案云，是借助于檔案數(shù)據(jù)庫所提出的新的技術(shù)手段，

通過檔案信息自動化系和智能審核系統(tǒng)的融合開放，實現(xiàn)了不同信息間自動收集、整合分析、分類歸檔等一系列操作過程，需要的時候通過高級檢索來快速查找所需的內(nèi)容。即使面對大量查找內(nèi)容的時候，也可以保證時效性。

2 升級設(shè)備功能與增強相關(guān)工作人員的專業(yè)程度

檔案信息化的建設(shè)和創(chuàng)新離不開人才的支持，信息化管理雖然減輕檔案管理人員大部分工作量，但以目前的技術(shù)水平無法實現(xiàn)無人化管理，這就要求檔案管理人員需不斷提升自身業(yè)務(wù)能力，不斷提升自己計算機操作水平。因此，提高現(xiàn)有員工的專業(yè)意識，聘請高素質(zhì)的專業(yè)人才是當(dāng)務(wù)之急。未來的競爭是信息化的競爭，傳統(tǒng)的檔案管理方式將不可避免地被取代，培養(yǎng)和提拔一批優(yōu)秀的信息管理人才，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢，為建設(shè)信息化檔案模式和專業(yè)檔案歸檔方式提供有力支撐。

3推動文檔一體化管理

從目前的發(fā)展來看，傳統(tǒng)的文件管理主要是通過一種特殊的管理方式來進行的。但是現(xiàn)實情況是，這種管理方式實際上并不適合工作的更好發(fā)展。按照傳統(tǒng)的管理模式，文件管理和檔案管理實際上是獨立存在的。這種管理方式的最大缺點是經(jīng)常導(dǎo)致檔案工作的重復(fù)進行，容易造成整個檔案工作的大量人力和財力損失。因此，根據(jù)信息化建設(shè)發(fā)展的需要，借助建設(shè)計算機創(chuàng)新技術(shù)，不斷推進檔案文檔集成管理技術(shù)成為當(dāng)務(wù)之急。其中，檔案事業(yè)單位要以綜合管理工作作為推進各項信息化創(chuàng)新建設(shè)的重點。同時，檔案館可以嘗試利用計算機系統(tǒng)在兩者之間進行云計算，然后安排專門工作人員依托信息存儲，完成綜合管理工作。

4借助信息軟件形成特色檔案管理

大量實踐證明，集成文件管理系統(tǒng)非常有利于管理一些特殊類型的數(shù)據(jù)文件。在具體操作過程中，相關(guān)人員可以根據(jù)信息檔案的具體情況，建立電子檔案索引目錄的特殊數(shù)據(jù)庫，將符合相關(guān)要求的部分檔案數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)庫中。然后，將數(shù)據(jù)自動備份到云存儲信息數(shù)據(jù)庫中，檔案館可以利用計算機信息技術(shù)，方便檔案人員查詢這部分數(shù)據(jù)。這不僅有利于存儲重要的檔案信息，還可以有效提高檔案工作人員的整體工作效率。此外，通過這種計算機化的檔案管理形式，可以全面推進檔案管理信息化建設(shè)進程，有效節(jié)省人力資源，節(jié)省出來的人力資源可以進行其他方面的工作。

綜上所述，在當(dāng)今信息時代背景下，不僅要高度重視實體經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的深化改革，更要高度重視檔案管理工作形式的創(chuàng)新。在檔案管理工作中大力推進信息化建設(shè)，可以有效提高檔案信息管理工作的整體效率，同時也可以在各方面提高檔案管理工作的保密性和安全性。因此，需要加快檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)、合理。

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