關(guān)于對檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化措施的探討

李晶

摘 要：在當(dāng)前來看，我國的檔案管理還是存在著一定的問題。其主要的原因就是在過去的幾十年中，并不夠重視檔案管理的發(fā)展，導(dǎo)致了檔案管理發(fā)展的非常緩慢。尤其是在當(dāng)前引入了計算機(jī)工程后，更是導(dǎo)致檔案存在很大的問題。這些問題如果不能夠解決，那么檔案工作就會一直陷入到一個被動的境地。本文就以當(dāng)前的檔案管理特點(diǎn)為例，來解析當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀和如何對其進(jìn)行有效的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：單位；財務(wù)管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施

隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作越來越成為一項重要的工作。因?yàn)樵絹碓蕉嗟膯挝欢家庾R到，當(dāng)前的世界發(fā)展速度太快，如果不留下檔案，那么一旦哪一步驟出現(xiàn)了問題，自己是無法發(fā)現(xiàn)的。因此就需要進(jìn)行檔案的留存和管理。但是由于這項工作被忽略了這么多年，其專業(yè)的人才欠缺，管理的模式不過關(guān)等，都是嚴(yán)重的問題。這些問題沒有解決，那么就很難真正的進(jìn)行檔案管理。接下來，筆者就為大家講解一下什么是檔案的特點(diǎn)

一、 檔案的特點(diǎn)

（一）檔案內(nèi)容具有專業(yè)性

檔案是記錄本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財務(wù)支出等經(jīng)濟(jì)情況、結(jié)果的重要資料與證據(jù)，記錄、反映了本單位的科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)設(shè)計、生產(chǎn)、試驗(yàn)、基本建設(shè)等經(jīng)濟(jì)活動，包括了各種管理資料的立卷、歸檔、保管、查閱以及銷毀等。檔案記錄是投入的歷史成本，而歷史成本所具有的可靠性是不言而喻的。

（二）檔案來源具有廣泛性

各項管理活動都會形成檔案資料，包括了多種管理方面的專業(yè)材料，還含有大量的科研活動信息。檔案管理工作具有較強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，為經(jīng)濟(jì)管理提供參考。

二、現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)狀

在當(dāng)前來看，檔案管理還存在著很大的問題，這些問題困擾著檔案管理事業(yè)的發(fā)展。其主要的問題就在于這幾個方面：

（一）檔案管理人員專業(yè)水平不夠

任何一項工作想要做好，都需要從業(yè)人員的努力。但是隨著社會的發(fā)展，當(dāng)今世界的工作已經(jīng)越來越傾向于專業(yè)性、科技性。而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其主要采取的是人工錄入、整理和收納的形式，這種形式在當(dāng)前看來是弊端多多。不僅浪費(fèi)時間，而且整理出來的文件也因?yàn)楸旧聿馁|(zhì)為紙質(zhì)，不容易保存，就會造成檔案的缺失。因此，檔案的改革應(yīng)當(dāng)從工作人員的專業(yè)來進(jìn)行，要任用有檔案學(xué)知識的專業(yè)人才進(jìn)行管理，要用腦力來代替體力。這樣才能保證工作的順利完成。

（二）檔案管理設(shè)備落后

另一個方面就是檔案管理部門設(shè)備落后。這種情況的發(fā)生是因?yàn)楣芾聿块T不重視檔案工作，因此難以對檔案部門進(jìn)行大量的資金支持。這就導(dǎo)致了檔案管理部門難以進(jìn)行設(shè)備的更新，完成信息化的建設(shè)。甚至有些單位根本不考慮檔案管理部門的信息化建設(shè)，依舊采取原始的手抄筆錄行為。在當(dāng)前這個信息爆炸的時代，這種行為無異于讓檔案管理部門名存實(shí)亡。難以起到其應(yīng)有的作用。

（三）管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

人員的交接問題，也是檔案管理部門的一個重大問題。前任離開的時候，接任的人難以對前任的工作做到接盤。這就讓一些文件出現(xiàn)了疑似丟失的情況，也就是人們經(jīng)常說的“死檔”。

（四）單位對現(xiàn)有檔案的運(yùn)用不夠有效

通常檔案資料比較多，但是這些檔案常年被擺在那里，很少得到有效的利用，因此也就導(dǎo)致檔案資料的應(yīng)用有效性不高。甚至還有些檔案知識的應(yīng)用也只是表面，無法充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價值，這些問題在檔案管理中均需要得到有效滿足。

（五）檔案管理工作規(guī)定不夠規(guī)范

檔案管理工作本身比較復(fù)雜，關(guān)于檔案管理工作在單位中沒有具體的規(guī)范，因此在實(shí)際管理工作中通常都是管理人員想要怎么管理就怎么管理，這也就導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不佳。甚至檔案紙張也出現(xiàn)雜亂問題，在進(jìn)行檔案資料應(yīng)用時，非常麻煩，影響檔案管理質(zhì)量，也影響工作效率。

三、優(yōu)化管理現(xiàn)狀的措施

在當(dāng)前來看，檔案管理的現(xiàn)狀是有待優(yōu)化的。其優(yōu)化的地方主要在于科技的加入和人員的思想方面教育。這兩個方面是優(yōu)化檔案管理現(xiàn)狀的一個根本，如果這兩個方面沒有做好，那么其他的內(nèi)容也就更加的沒有效果。

（一）推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程

一方面，應(yīng)切實(shí)加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)置的構(gòu)建力度。這要求檔案管理人員應(yīng)針對本單位的活動從檔案管理、活動管理兩方面提出相對應(yīng)的方案，并綜合考慮各方面的需求，避免檔案管理信息化發(fā)展中出現(xiàn)重疊的現(xiàn)象，進(jìn)而提高工作效率，同時積極爭取相應(yīng)的支持，切實(shí)提升檔案管理的硬件基礎(chǔ)。另一方面，應(yīng)切實(shí)提升檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐能力。緊緊圍繞高標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量，將檔案管理工作與單位各項活動結(jié)合起來，促進(jìn)單位各項活動的正常有序開展，切實(shí)提升單位財務(wù)資金的使用效率。

（二）提升檔案管理的重視程度

要確保檔案管理工作取得實(shí)效，其前提就是要提升單位對檔案管理的重視程度。單位內(nèi)部應(yīng)對本單位檔案管理工作的重要性、必要性有一個清楚的認(rèn)識，不斷加強(qiáng)本單位員工的檔案管理意識，要求本單位檔案管理人員不僅宏觀抓好檔案管理工作，還應(yīng)落實(shí)檔案的微觀監(jiān)督管理工作，以主人翁意識對檔案管理進(jìn)行細(xì)致、嚴(yán)格的鑒定與審核，確保充分發(fā)揮本單位檔案管理部門的協(xié)調(diào)能力與監(jiān)管作用。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識到檔案對本單位經(jīng)濟(jì)活動開展、發(fā)展的重要性，對檔案管理對提升本單位科學(xué)決策的重要作用有深刻的認(rèn)識，以身作則不斷提升本單位員工的檔案管理意識，確保為本單位檔案管理工作創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，以高效的檔案管理工作推動本單位工作有序開展。

四、 結(jié)語

對于單位而言，應(yīng)對本單位檔案管理的重要性有一個清楚的認(rèn)識，對本單位當(dāng)前檔案管理存在的問題展開分析，找出存在的不足并解決，確保本單位檔案管理工作的順利開展。在日常工作中應(yīng)細(xì)心挖掘檔案管理工作中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上尋找解決問題的辦法，不斷促進(jìn)本單位檔案管理模式的優(yōu)化，促進(jìn)本單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)更加科學(xué)有序的開展。

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