信息時(shí)代下的檔案管理工作創(chuàng)新研究

魯大來(lái)

◆摘? 要：隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展完善，社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代。檔案管理工作受此影響要盡快調(diào)整創(chuàng)新，持續(xù)加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量，為社會(huì)建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要完善相關(guān)工作人員創(chuàng)新意識(shí)、拓展檔案管理業(yè)務(wù)范圍，并且加快檔案管理創(chuàng)新服務(wù)腳步，推動(dòng)檔案管理工作可以向信息化方向發(fā)展，為社會(huì)提供高質(zhì)量檔案服務(wù)?；诖?，文章立足于信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新重要性，詳細(xì)分析信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作策略。

◆關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;工作模式創(chuàng)新

一、引言

受社會(huì)飛速發(fā)展影響，我國(guó)已進(jìn)入信息時(shí)代，各行各業(yè)在檔案管理方面產(chǎn)生較大壓力。檔案管理直接影響著企業(yè)生產(chǎn)與行業(yè)發(fā)展。信息時(shí)代導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式不能與社會(huì)發(fā)展相契合，并且會(huì)對(duì)企業(yè)與行業(yè)未來(lái)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。為有效預(yù)防這一問(wèn)題，要及時(shí)對(duì)檔案管理工作加以創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案資料利用率，并持續(xù)提升檔案管理工作能力。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新重要性

（一）利于完善信息化文書(shū)檔案管理

信息時(shí)代下，檔案管理可通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)開(kāi)展，管理人員在相同平臺(tái)處理檔案管理工作，并對(duì)全部工作詳細(xì)記錄、存儲(chǔ)，防止工作中出現(xiàn)疏漏、重復(fù)等情況。同時(shí)，管理人員通過(guò)管理平臺(tái)進(jìn)行工作時(shí)，一定要嚴(yán)格遵守規(guī)定程序?qū)嵤┎僮?，還要確保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)性，避免工作出現(xiàn)失誤，有效加快工作效率。管理平臺(tái)還可以統(tǒng)計(jì)出工作中的修改記錄，對(duì)檔案管理期間出現(xiàn)的問(wèn)題加以分析、整理，保證管理人員在未來(lái)工作中更加穩(wěn)定、順利，防止類似情況出現(xiàn)，減少檔案管理工作時(shí)間。另外，檔案管理人員通過(guò)平臺(tái)搜集信息，在短時(shí)間內(nèi)獲得有效數(shù)據(jù)，解決人工操作滯后性，確保信息化檔案管理工作完整性、實(shí)效性。

（二）利于加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，一般由工作人員進(jìn)行人工整理，多數(shù)文件檔案由專人負(fù)責(zé)管理，并受制于傳統(tǒng)檔案管理思想，無(wú)法開(kāi)展自主創(chuàng)新，普遍使用“代、傳、幫”的模式進(jìn)行檔案管理。工作人員長(zhǎng)時(shí)間處在復(fù)雜工作中漸漸消耗工作熱情，出現(xiàn)消極情緒，影響后續(xù)工作展開(kāi)。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，通常存在失誤率高、效率低下等情況，難以滿足信息時(shí)代現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要，管理人員需要及時(shí)調(diào)整并創(chuàng)新，有效借助信息化檔案管理模式來(lái)應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)難題。在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，管理人員可以將分析好的檔案上傳至“文件夾”中保存，進(jìn)行電子歸檔。當(dāng)工作人員需要進(jìn)行查閱時(shí)只需要輸入關(guān)鍵詞即可獲得，充分加強(qiáng)信息查詢工作效率與質(zhì)量，避免由于工作人員失誤而導(dǎo)致檔案管理混亂現(xiàn)象發(fā)生。

（三）利于推動(dòng)資源共享

在辦公方面，每位工作人員每天都會(huì)產(chǎn)生一定信息量，并且會(huì)對(duì)一些信息進(jìn)行收集，再將其進(jìn)行分享，企業(yè)員工均能夠被視為信息生產(chǎn)者。在信息時(shí)代最主要特點(diǎn)就是資源共享，這改變了傳統(tǒng)媒介傳播方式，充分展現(xiàn)出信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)。信息時(shí)代下，檔案管理工作能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)分享大量數(shù)據(jù)資源，不再需要專業(yè)檔案文件進(jìn)行傳送，能夠節(jié)省大量運(yùn)輸成本、時(shí)間成本，保證檔案管理工作隱秘性。為切實(shí)做到這一目標(biāo)，管理部門(mén)要充分了解互聯(lián)網(wǎng)共享平臺(tái)重要作用，確保管理工作符合社會(huì)需求，真正實(shí)現(xiàn)資源互通共享。

三、信息化時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理工作在信息時(shí)代下必須進(jìn)行模式創(chuàng)新。立足于工作角度，開(kāi)展多種文件資料搜索、分類檔案管理，設(shè)置檔案信息管理程序，落實(shí)檔案信息資源向數(shù)字化資源方向轉(zhuǎn)變等，是新時(shí)期檔案管理工作重點(diǎn)內(nèi)容。檔案管理相關(guān)人員要加強(qiáng)自身信息化建設(shè)思想，積極調(diào)整傳統(tǒng)管理思維觀念，意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要作用，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)應(yīng)用，熟悉新型軟件，在重視信息化發(fā)展基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案管理工作模式，利用先進(jìn)技術(shù)落實(shí)有關(guān)信息自主分類與管理工作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，真正做到提升檔案管理工作質(zhì)量。

（二）充分挖掘信息化建設(shè)資源

為有效開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)必須獲得強(qiáng)有力資源支持，如設(shè)備資源、資金資源和人力資源。立足于社會(huì)知識(shí)傳播角度，檔案信息具有重要作用，當(dāng)下我國(guó)多數(shù)企業(yè)檔案信息管理能力較低，和檔案管理信息化建設(shè)資源缺乏具有直接聯(lián)系。因此在信息時(shí)代下的檔案管理創(chuàng)新建設(shè)中，首先，要提供充足資源支持，管理機(jī)構(gòu)要加大資金投入，確保各部門(mén)信息系統(tǒng)建設(shè)完善并順利購(gòu)入相關(guān)設(shè)備;其次，要關(guān)注人才培養(yǎng)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案工作人員進(jìn)行統(tǒng)一、專業(yè)培訓(xùn)，讓其學(xué)習(xí)專業(yè)信息技術(shù)、了解各類軟件應(yīng)用，并加強(qiáng)自身綜合能力;最后，檔案信息化建設(shè)中，政府部門(mén)要加以政策引導(dǎo)，加強(qiáng)資金扶持，建設(shè)并規(guī)范檔案信息化機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。

（三）通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新提升服務(wù)質(zhì)量

在檔案管理信息化發(fā)展中，要主動(dòng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況搭建科學(xué)、健全的檔案管理信息系統(tǒng)。企業(yè)要提供相應(yīng)資源實(shí)施技術(shù)創(chuàng)新，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有效連接，以此提升互聯(lián)網(wǎng)中檔案信息安全等級(jí)，并通過(guò)先進(jìn)技術(shù)促進(jìn)企業(yè)各部門(mén)間檔案信息共享與整合，加強(qiáng)信息資源利用率，為各部門(mén)提供高質(zhì)量檔案服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代下必須要盡快調(diào)整檔案管理工作人員思想意識(shí)轉(zhuǎn)變，深化先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用。充分加強(qiáng)檔案信息收集能力，以此為檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)，推動(dòng)行業(yè)良好發(fā)展。

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