從合同履行角度淺析招標(biāo)文件的編制工作

陳思慧

天和國(guó)咨控股集團(tuán)有限公司 福建 廈門 361000

引言

招標(biāo)是規(guī)范選擇合同交易對(duì)象和標(biāo)的，訂立交易合同的過程。招標(biāo)文件是招標(biāo)人發(fā)出的要約邀請(qǐng)，投標(biāo)文件是投標(biāo)人向招標(biāo)人遞交的要約，中標(biāo)通知書是招標(biāo)人向中標(biāo)人做出的承諾。招標(biāo)文件是招標(biāo)工作的大綱，是建設(shè)單位實(shí)施工程建設(shè)的工作指南，是投標(biāo)單位參與投標(biāo)的基本依據(jù)。因此，高質(zhì)量的招標(biāo)文件的編制，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程的合同履行質(zhì)量和效果起著非常重要的作用。

1 招標(biāo)文件的組成和作用分析

招標(biāo)文件是投標(biāo)單位編制投標(biāo)文件的依據(jù)，是招標(biāo)單位與中標(biāo)單位訂立合同的基礎(chǔ)，因此，招標(biāo)文件在招投標(biāo)活動(dòng)甚至是工程實(shí)施過程中作用非常重要。下面分析下招標(biāo)文件的一般組成和作用。

1.1 招標(biāo)文件的組成和內(nèi)容分析

招標(biāo)文件一般包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)、合同條款、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。這些內(nèi)容又可以分成三個(gè)部分。一是包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)辦法等招投標(biāo)活動(dòng)部分，對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目情況和招投標(biāo)活動(dòng)規(guī)則進(jìn)行詳細(xì)的闡述。二是包括工程量清單、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求、合同條款等招標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容約定部分，全面表述招標(biāo)項(xiàng)目需求，也是建設(shè)項(xiàng)目的核心實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。三是其他部分。包括附件、其他要求投標(biāo)人提供的材料以及保證金要求等。三者在功能上雖有所區(qū)分，但是總體上仍構(gòu)成了一個(gè)系統(tǒng)完整的招標(biāo)文件，互相關(guān)聯(lián)，為合同有效履行提供了基礎(chǔ)。

1.2 招標(biāo)文件作用分析

具體來說，招標(biāo)文件的主要作用為以下幾個(gè)方面。一方面規(guī)定招投標(biāo)活動(dòng)的具體要求，比如項(xiàng)目概況、資格要求和評(píng)分辦法和標(biāo)準(zhǔn)等，以確保招投標(biāo)活動(dòng)能有序進(jìn)行選擇出適宜的中標(biāo)方。另一方面，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特殊性編制的招標(biāo)文件，比如工程量清單、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求、合同和招標(biāo)人要求等，對(duì)于參建各方的權(quán)利和義務(wù)做了詳細(xì)的說明和界定，是后續(xù)項(xiàng)目實(shí)施的基本保證和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。再者，招標(biāo)文件也是投標(biāo)人準(zhǔn)備投標(biāo)文件和參加投標(biāo)的依據(jù)，是招標(biāo)人和投標(biāo)人訂立合同的基礎(chǔ)，是招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)當(dāng)事人的行為準(zhǔn)則和評(píng)標(biāo)的重要依據(jù)[1]。

2 招標(biāo)文件編制

從以上的招標(biāo)文件的作用來看，做好招標(biāo)文件的編制，可促進(jìn)招投標(biāo)活動(dòng)有序、高效進(jìn)行，并有利于建設(shè)實(shí)施過程中合同的履行，其編制的原則應(yīng)真實(shí)的反映招標(biāo)人的需求，符合法律法規(guī)，科學(xué)規(guī)范。一份完整的有效地合理的招標(biāo)文件能夠有效促進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)行。

表1 招標(biāo)文件的構(gòu)成圖例

2.1 招標(biāo)文件編制的指導(dǎo)方針

傳統(tǒng)招標(biāo)是以確保招標(biāo)文件嚴(yán)謹(jǐn)性、流程性和合規(guī)性編輯為主的工作，隨著近年互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和BIM技術(shù)等的發(fā)展，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)借助科技進(jìn)步，轉(zhuǎn)向以項(xiàng)目策劃、合同管理及糾紛處理等細(xì)項(xiàng)深度工作。招標(biāo)文件的編制要求進(jìn)一步加深，旨在減少后期項(xiàng)目進(jìn)行中的糾紛，同時(shí)降低風(fēng)險(xiǎn)，保障項(xiàng)目有效進(jìn)行。招標(biāo)代理單位應(yīng)依據(jù)項(xiàng)目前期相關(guān)批復(fù)文件、建設(shè)單位的需求及其資金使用計(jì)劃，經(jīng)過充分調(diào)研后明確招標(biāo)采購(gòu)策劃重點(diǎn)工作，協(xié)助建設(shè)單位劃分招標(biāo)采購(gòu)界面、確定招標(biāo)采購(gòu)方式和制定招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃。

2.2 招標(biāo)文件編制工作

隨著國(guó)家大力推進(jìn)工程總承包，積極促進(jìn)設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工等各階段工作的深度融合。以福建省為例，在工程總承包的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探索招標(biāo)新模式，如：PPP（政府和社會(huì)資本合作的一種項(xiàng)目運(yùn)作模式）、FEPC（融資與工程總承包相結(jié)合）和EPCO（工程總承包與經(jīng)營(yíng)相結(jié)合）等。因此，對(duì)招標(biāo)文件編制工作的廣度、深度和專業(yè)提出了更高的要求，為了招標(biāo)文件能起到前端有效控制與預(yù)估，招標(biāo)文件的編制工作往往不是一人能完成，需要團(tuán)隊(duì)相互配合，由具有項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)、造價(jià)、法律、技術(shù)、運(yùn)營(yíng)和投融資等專業(yè)人員共同完成[2]。

3 招標(biāo)文件編制應(yīng)注意的主要問題

3.1 合理劃分標(biāo)段

傳統(tǒng)建設(shè)工程招標(biāo)采購(gòu)工作的目標(biāo)、計(jì)劃、控制都是階段性和局部性，割裂了項(xiàng)目的內(nèi)在聯(lián)系，致使整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目缺少統(tǒng)一的計(jì)劃和控制系統(tǒng)，建設(shè)單位無法得到完整的建筑產(chǎn)品和完備的服務(wù)。主要存在問題就是將標(biāo)段劃分過于細(xì)化和專業(yè)化，不僅不利于招投標(biāo)活動(dòng)的順利實(shí)施，同時(shí)還不利于合同履行，導(dǎo)致項(xiàng)目投資成本大大增加，并需要承擔(dān)許多管理工作和由此帶來的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，大量成本、時(shí)間精力將被消耗在各種界面溝通和工作協(xié)調(diào)中，甚至?xí)霈F(xiàn)眾多參建方相互制衡和各項(xiàng)管理目標(biāo)失控等復(fù)雜情況的發(fā)生。有些標(biāo)段劃分涉及法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等多個(gè)專業(yè)，自然劃分規(guī)則也相對(duì)較為復(fù)雜。

因此，合理地劃分標(biāo)段就尤為重要。筆者認(rèn)為，合法性是標(biāo)段劃分的第一規(guī)則，是所有其他規(guī)則的基礎(chǔ)，根據(jù)現(xiàn)階段建設(shè)工程普遍具有規(guī)?；?、不可重復(fù)性和復(fù)雜化等特征，在結(jié)合建設(shè)單位的項(xiàng)目管理能力和項(xiàng)目管理目標(biāo)，針對(duì)必須招標(biāo)項(xiàng)目的范圍和規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)劃分標(biāo)段。標(biāo)段的劃分應(yīng)考慮工程技術(shù)的關(guān)聯(lián)性、工程計(jì)量的關(guān)聯(lián)性、工作界面的關(guān)聯(lián)性、工期和規(guī)模、投標(biāo)人的參與程度、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況、相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)等因素，遵循有利于充分競(jìng)爭(zhēng)、控制造價(jià)、滿足項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度要求以及招投標(biāo)工作順利有序的原則進(jìn)行。重點(diǎn)考慮：依法必須招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)施內(nèi)容與不屬于依法必須招標(biāo)的實(shí)施內(nèi)容的識(shí)別與劃分；多種資金來源的項(xiàng)目，按照具體使用不同資金的招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)容范圍進(jìn)行劃分；工程總承包涵蓋實(shí)施范圍與工程總承包之外的其他實(shí)施內(nèi)容的劃分；施工總承包與各專業(yè)分包之間的劃分；專業(yè)分包與專業(yè)分包之間的劃分；各標(biāo)段（標(biāo)包）的劃分；可以合并招標(biāo)采購(gòu)或合并發(fā)包的項(xiàng)目?jī)?nèi)容的識(shí)別與劃分；設(shè)備、材料的采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)批次的劃分，等等[3]。

3.2 科學(xué)設(shè)定資格要求和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

招投標(biāo)活動(dòng)遵循公開、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用的原則，結(jié)合具體項(xiàng)目情況，從而制定適宜的招標(biāo)資格要求和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，篩選價(jià)格合理、履約能力良好的單位。

首先，在滿足現(xiàn)行法律法規(guī)的基礎(chǔ)上設(shè)置相應(yīng)資格的最低要求，對(duì)其信譽(yù)、財(cái)務(wù)能力、過往的業(yè)績(jī)情況和人員配置情況進(jìn)行考核，降低合同實(shí)施過程中承包人因資金、人員或經(jīng)驗(yàn)不足等情況而無法有效履行合同的風(fēng)險(xiǎn)。

其次，評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要招標(biāo)人員對(duì)政策法規(guī)、行業(yè)要求、市場(chǎng)情況、項(xiàng)目特點(diǎn)、項(xiàng)目需求等各方面情況進(jìn)行深入研究和掌握，在國(guó)家尚未出臺(tái)相關(guān)制度辦法和具體標(biāo)準(zhǔn)的情況下，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合、主觀性與客觀性相結(jié)合、普遍性與特殊性相結(jié)合，并緊緊圍繞具體項(xiàng)目實(shí)際，不斷探索評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的有效方式，進(jìn)一步提高招標(biāo)采購(gòu)的質(zhì)量和效益。對(duì)于工程類項(xiàng)目，國(guó)家發(fā)改委及各地建設(shè)主管部門已制定標(biāo)準(zhǔn)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和工程總承包招標(biāo)文件等格式范本，為此類項(xiàng)目評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置提供了重要參考。

最后，評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定需要與具體招標(biāo)項(xiàng)目情況緊密聯(lián)系。根據(jù)項(xiàng)目情況選擇適宜的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，如綜合大型建設(shè)項(xiàng)目可采用綜合評(píng)分法，通過對(duì)商務(wù)、技術(shù)和報(bào)價(jià)的綜合考量，從而選擇綜合實(shí)力較強(qiáng)的中標(biāo)單位以保障合同履行順利；而綠化或土石方等簡(jiǎn)單項(xiàng)目，技術(shù)難度較小，多采用以價(jià)格為主導(dǎo)，可采用經(jīng)評(píng)審的最低中標(biāo)價(jià)法。

因此，在具體的招投標(biāo)活動(dòng)的資格要求和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，即使是相同內(nèi)容的建設(shè)或采購(gòu)項(xiàng)目，針對(duì)不同的建設(shè)單位，對(duì)工期、進(jìn)度、質(zhì)量、安全和造價(jià)的目標(biāo)需求側(cè)重不盡相同，也應(yīng)該設(shè)定不同的資格要求和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，才能使評(píng)標(biāo)工作更加貼近于不同建設(shè)單位的實(shí)際需求，這樣的評(píng)標(biāo)結(jié)果才具有公正性和實(shí)用性[4]。

3.3 合理設(shè)置各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)質(zhì)性要求

為了有利于合同履行，招標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性要求應(yīng)能充分體現(xiàn)，避免發(fā)承包雙方因信息不足產(chǎn)生不必要的履約合同糾紛。首先，應(yīng)明確告知與項(xiàng)目相關(guān)的信息，如項(xiàng)目立項(xiàng)情況、施工許可情況、項(xiàng)目資金狀況、規(guī)劃要求和土地征拆情況等重要信息。其次，招標(biāo)清單一覽表或工程量清單、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與要求、設(shè)計(jì)圖紙和地勘等資料完整、嚴(yán)謹(jǐn)，是招標(biāo)成敗的關(guān)鍵，直接影響合同履行的質(zhì)量。招標(biāo)文件要依據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，確定招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求和工程量清單，其內(nèi)容應(yīng)完整、合理，逐條逐款地做出細(xì)致的、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范表述，嚴(yán)防發(fā)生歧義。同時(shí)招標(biāo)文件需認(rèn)真審核，避免出現(xiàn)招標(biāo)文件資料前后內(nèi)容要求不一致的情況。最后，為了保證招投標(biāo)活動(dòng)中參與各方的利益，根據(jù)項(xiàng)目需求，科學(xué)合理設(shè)置各類擔(dān)保，如投標(biāo)擔(dān)保、支付擔(dān)保、預(yù)付款擔(dān)保、履約擔(dān)保和質(zhì)量擔(dān)保等等。

3.4 合理編制擬簽訂合同內(nèi)容

合同履行是個(gè)全面、系統(tǒng)、持續(xù)的活動(dòng)，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。發(fā)承包雙方依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》對(duì)合同的訂立、履行、變更、解除進(jìn)行管理。建設(shè)工程合同以招投標(biāo)文件為依據(jù)，并不是簡(jiǎn)單的照搬，需針對(duì)建設(shè)工程具有技術(shù)性強(qiáng)、環(huán)節(jié)多、涉及面廣、投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)等方面的特點(diǎn)，深入研究和全面分析風(fēng)險(xiǎn)因素, 對(duì)合同關(guān)鍵性內(nèi)容做個(gè)清晰合理的約定，如工期、安全、質(zhì)量、進(jìn)度、資金支付、結(jié)算條件、施工環(huán)境、材料設(shè)備供應(yīng)和驗(yàn)收等風(fēng)險(xiǎn)因素。合同準(zhǔn)確與完善為合同各參與方的行為提供了依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，避免執(zhí)行隨意性，減少工程合同變更和索賠隱患。以工程總承包為例：大多數(shù)工程項(xiàng)目為了加快開工，在沒有施工圖情況下進(jìn)行招投標(biāo)活動(dòng)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求也未明確。這種情況下，若采用總價(jià)合同會(huì)帶來較大成本控制風(fēng)險(xiǎn)，尤其是工藝復(fù)雜的污水廠、發(fā)電站等項(xiàng)目，設(shè)計(jì)變更、方案優(yōu)化時(shí)有發(fā)生，不確定因素會(huì)嚴(yán)重影響項(xiàng)目成本控制，不利于項(xiàng)目合同的順利履行；而單價(jià)合同，不僅可以充分挖掘承包方設(shè)計(jì)能力、施工技術(shù)和現(xiàn)場(chǎng)管理潛力，有利于項(xiàng)目糾紛的快速解決和建設(shè)管理的高效推動(dòng)。當(dāng)然，對(duì)于一些規(guī)模較小、地質(zhì)條件較單一的小型建設(shè)工程，設(shè)計(jì)較簡(jiǎn)單、工程量計(jì)量準(zhǔn)確、施工技術(shù)難度不高、項(xiàng)目周期較短，采用總價(jià)合同便于推動(dòng)項(xiàng)目高效優(yōu)質(zhì)進(jìn)行。

綜上所述，我們要順應(yīng)招標(biāo)采購(gòu)新趨勢(shì)新要求，針對(duì)合同實(shí)施過程中不斷出現(xiàn)的新的問題與矛盾，進(jìn)一步探索招標(biāo)文件的編制工作。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可進(jìn)一步整合資源提供全周期、全壽命的全過程工程咨詢工程，形成更專業(yè)化、全流程的項(xiàng)目管理服務(wù)，科學(xué)合理編制出全面嚴(yán)謹(jǐn)、可實(shí)施性強(qiáng)且風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)可控的招標(biāo)文件，為后期合同履約提供重要依據(jù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全壽命周期參建各方的多方共贏。