圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及完善策略

濟(jì)寧市城市建設(shè)檔案館 李愛萍

圖書館檔案管理信息化建設(shè)需要加強對硬件和軟件的建設(shè)，能夠與地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)。圖書館檔案信息化建設(shè)利用計算機技術(shù)對圖書、報刊、報紙等集中管理，可以實現(xiàn)信息的高效化管理，為讀者提供高效、快捷的信息服務(wù)，能夠提高圖書館檔案管理的效率。

一、圖書館檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著信息時代的快速發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多。如果僅僅依靠人工記錄管理的方式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的需求，而且也很容易在管理過程中出現(xiàn)記錄錯誤、文件丟失以及油墨脫落等問題。同時還需要有專門的檔案室來存放紙質(zhì)檔案，這種管理方式危險性極大，一旦遇到火災(zāi)等事故，將會對檔案造成嚴(yán)重的損毀。因此，建設(shè)信息化檔案管理是非常有必要的。通過建設(shè)圖書館檔案管理信息系統(tǒng)，不僅可以對眾多的檔案信息進(jìn)行存儲，而且也避免了火災(zāi)及其他原因造成的檔案損失問題。總之，在檔案保管方面，只需要利用計算機系統(tǒng)設(shè)備即可很大程度地提高工作質(zhì)量及效率，同時也節(jié)省了人力成本的投入。通過計算機平臺管理檔案，可以讓讀者快速查詢到所需要的圖書和檔案信息，然后根據(jù)所查到的信息迅速到圖書定位位置進(jìn)行查找，這樣在很大程度上節(jié)省了尋找信息所需要的時間，也滿足了讀者的閱讀要求。圖書館的信息化建設(shè)還可以在很大程度上實現(xiàn)圖書館檔案信息的共享，一方面對于用戶來說，可以更加方便地獲取信息，可以通過不同的方式登錄平臺；另一方面對檔案管理人員來說，不僅節(jié)省了閱覽檔案信息的時間，同時也大大提升了檔案管理的效果。

二、圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）制度建設(shè)落后

以前，圖書館檔案很多都是以紙質(zhì)文本和電子文檔的形式存在，載體相對來說比較單一。再加上在管理方面內(nèi)容與載體較容易分離、存儲密度高等特點，很容易造成檔案內(nèi)容泄露。因此，就需要在一定層面上由相關(guān)部門給予一定的指導(dǎo)，能夠在一定程度上協(xié)調(diào)好各個主體之間的關(guān)系，同時提高圖書管理工作的效率。大多數(shù)圖書館在制度層面的建設(shè)和創(chuàng)新方面都比較傳統(tǒng)，主要體現(xiàn)為制度更新不及時。目前，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，新的圖書館管理方式及服務(wù)等都應(yīng)具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。例如，圖書館新開發(fā)的信息服務(wù)就需要一定的服務(wù)管理與之相適應(yīng)，同時，圖書館的信息化還需要劃分好各個領(lǐng)域，這些工作都需要在建設(shè)信息化圖書館過程中充分考慮。

（二）信息化建設(shè)專業(yè)人才缺乏

圖書館的信息化建設(shè)需要依靠專業(yè)的建設(shè)性人才，目前專業(yè)的圖書館管理人才極度缺乏，隊伍整體素質(zhì)較弱。圖書館信息化建設(shè)人才需要具備扎實的管理學(xué)理論基礎(chǔ)，能夠利用圖書館現(xiàn)代通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行信息化建設(shè)。當(dāng)前部分檔案管理人員管理理念落后，致使檔案管理效率低下。圖書館內(nèi)部也缺乏對員工的統(tǒng)一培訓(xùn)，這些均導(dǎo)致圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在一系列的衍生問題。

（三）信息管理系統(tǒng)功能不合理

目前，我國檔案信息化管理規(guī)劃主要存在兩個方面的誤區(qū)：一方面是建設(shè)不充分。圖書館在建設(shè)過程中，很多單位對其重視程度不夠，僅僅只是從電子文檔的角度對其進(jìn)行規(guī)劃，往往忽略了對圖書檔案的存儲、傳輸，這不僅增加了檔案泄露的風(fēng)險，而且也不利于檔案的開發(fā)。另一方面是系統(tǒng)功能建設(shè)過度。大多單位在進(jìn)行整體規(guī)劃時，僅僅只是考慮系統(tǒng)的功能性，這就會將一些操作性、功能性差的內(nèi)容嵌入到系統(tǒng)中，造成了嚴(yán)重的資源浪費現(xiàn)象，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，在初期進(jìn)行管理系統(tǒng)規(guī)劃時，相關(guān)部門以及工作人員需要充分了解本單位圖書館資源庫現(xiàn)狀，以及相關(guān)技術(shù)問題，進(jìn)行綜合分析后制定出最符合單位長遠(yuǎn)發(fā)展的管理系統(tǒng)。

三、促進(jìn)圖書館檔案信息化建設(shè)的有效對策

（一）更新檔案管理理念

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館檔案管理信息化建設(shè)的趨勢也在不斷加強，在這種形勢下檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，保證檔案管理現(xiàn)代化。例如，圖書館檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變以往的人工查找機制，在計算機內(nèi)按照年份、全宗、年度、關(guān)鍵詞、作者、館藏來源等條件進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實現(xiàn)信息資源的共享，避免資源的浪費。進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理時還需要加強對大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用，利用大數(shù)據(jù)保證檔案分類的科學(xué)性。此外，檔案管理人員還應(yīng)以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托，實現(xiàn)對復(fù)雜資料的高效管理，在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)內(nèi)巧用關(guān)鍵詞，實現(xiàn)館藏信息調(diào)用的高效性。

（二）制定現(xiàn)代化檔案管理機制

目前的圖書館檔案管理制度我國已經(jīng)使用了很多年，在信息化背景下已經(jīng)不能夠與當(dāng)前的檔案管理要求相適應(yīng)。因此，這就需要相關(guān)工作人員對原有的圖書館檔案管理要求進(jìn)行更新、修改，并且要保證此制度中包含的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)等能夠在很大程度上降低信息化檔案管理的風(fēng)險，從而保證圖書館管理效果。在實際建設(shè)過程中，為了確保其進(jìn)展順利，管理部門需要對相關(guān)工作的實施方式進(jìn)行規(guī)范，同時還應(yīng)該完善相關(guān)管理制度，要使得檔案管理工作在執(zhí)行過程中有法可依，從而有效推進(jìn)其順利開展。除此之外，相關(guān)部門還應(yīng)結(jié)合本單位檔案管理的具體形式，對當(dāng)前的制度進(jìn)行合理地調(diào)整和修改，這樣可以避免在實際操作過程中發(fā)生一些問題。為了能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，單位可以通過設(shè)立獎懲制度等增強員工的責(zé)任心，出問題由直接負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，這樣才能夠從整體上提高圖書館的運行效率。

（三）重視專業(yè)人才的培養(yǎng)

圖書館的檔案管理信息化離不開專業(yè)化的人才，因此，圖書館檔案管理要與時俱進(jìn)，加強對員工的培訓(xùn)，提升員工素質(zhì)。例如，可以開展“圖書館檔案管理信息化知識講座”“圖書館檔案管理理念分享會”“信息化背景下圖書館檔案管理存在的問題研討會”，利用線上+線下聯(lián)動的培訓(xùn)方式，促進(jìn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。圖書館還要加強與高校的合作，直接選聘優(yōu)秀的畢業(yè)生，要求選用對圖書館檔案管理信息化有研究、有見解的學(xué)生。此外，進(jìn)行信息化建設(shè)還需要購入相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)備，引進(jìn)具備相應(yīng)操作能力的專業(yè)人才。地區(qū)圖書館可以與高校長期合作，為相關(guān)人才提供實習(xí)崗位，并發(fā)揮年輕群體的創(chuàng)新性，為圖書館檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)。例如，圖書館可構(gòu)建“人才隊伍建設(shè)策略”，促進(jìn)圖書館工作人員互幫互助、以老帶新、以新帶老。因為老員工可能由于年齡限制或是思想落后跟不上檔案管理信息化的步伐，所以需要以新帶老。另外，由于老員工工作經(jīng)驗豐富，對圖書館的發(fā)展歷程以及行業(yè)發(fā)展較為了解，所以需要形成互幫互助的風(fēng)氣。此外，還要重點培養(yǎng)優(yōu)秀的技術(shù)型人才。

（四）加快圖書館信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)需要制定統(tǒng)一的規(guī)劃，發(fā)揮立卷思想。立卷思想指的是在檔案整理的制度框架下，以保持文件檔案聯(lián)系為原則的思想。這是信息化背景下檔案信息管理的重要思想基礎(chǔ)，在進(jìn)行圖書館信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，需要運用立卷思想保證文檔之間的聯(lián)系性，促進(jìn)整理的規(guī)范化。圖書館建立信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，只有少數(shù)內(nèi)部人員才能夠進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行操作，同時也需要保證系統(tǒng)的加密性，提高圖書館信息數(shù)據(jù)建設(shè)的效率。例如，可以在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)立不同的管理模塊，在不同的模塊下進(jìn)行圖書檔案管理，還需要加強對具有特殊價值的檔案的管理。此外，還要加強與鄰近地區(qū)圖書館的合作，根據(jù)不同地區(qū)讀者的需求合理進(jìn)行調(diào)度，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的作用。建立完善的圖書管理系統(tǒng)能夠促進(jìn)檔案信息的整合，實現(xiàn)檔案資料的集中化管理。

（五）完善安全管理檔案信息化系統(tǒng)

檔案管理信息化會使檔案信息處于開放的網(wǎng)絡(luò)空間，圖書管理工作者在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，一定要提升自身的安全防護(hù)意識，要全面重視檔案的安全管理工作，建立健全檔案信息化管理制度、檔案應(yīng)用制度。檔案信息化管理工作形式的建立，需要相應(yīng)的電子檔案管理工作體系，通過檔案管理的相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理工作人員的行為。檔案管理工作人員要對身份信息進(jìn)行驗證，設(shè)置操作權(quán)限，無關(guān)人員不能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。對檔案數(shù)據(jù)的傳輸和使用都要進(jìn)行安全管理，對系統(tǒng)進(jìn)行安全加密。為了更有效地避免數(shù)據(jù)庫因操作不當(dāng)出現(xiàn)問題，影響數(shù)據(jù)安全，就需要對整個檔案管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行異地備份，并和檔案管理信息同步，以此來保證檔案管理系統(tǒng)的安全。

四、結(jié)語

綜上所述，在目前這種形勢下，如何更好地實現(xiàn)圖書館檔案管理信息化，提升圖書館檔案信息管理能力已經(jīng)成為檔案管理工作的重點內(nèi)容之一。圖書館檔案管理人員還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前自身單位的實際情況，制定適應(yīng)的管理辦法。除此之外，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上還應(yīng)不斷提升檔案工作人員的工作能力、職能素養(yǎng)，相關(guān)部門也應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的重視程度，加大資金的投入，積極引進(jìn)優(yōu)秀的管理人員，只有這樣才有可能全面提升檔案管理工作水平，加快圖書館信息化建設(shè)的步伐。