基于畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的高校學(xué)生檔案管理思路探析

南京師范大學(xué)中北學(xué)院 劉江蓮

高校學(xué)生檔案管理是高校學(xué)生工作中的一項(xiàng)重要工作，是用人單位評(píng)價(jià)畢業(yè)生個(gè)人綜合素質(zhì)的重要參考指標(biāo)，對(duì)服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)工作有重要作用。但是當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在諸多問題，加上新冠疫情對(duì)高校學(xué)生檔案管理帶來的影響，制約了學(xué)生檔案管理工作為畢業(yè)生就業(yè)工作更好地服務(wù)。為更好地服務(wù)高校畢業(yè)生就業(yè)，提高學(xué)生檔案管理水平迫在眉睫。

一、高校學(xué)生檔案對(duì)畢業(yè)生就業(yè)工作的重要作用

（1）推介作用。高校學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生在校期間各項(xiàng)表現(xiàn)的記錄，從一定程度上反映了學(xué)生的個(gè)人綜合素質(zhì)。很多用人單位都會(huì)將學(xué)生的檔案內(nèi)容作為重要的聘用指標(biāo)，通過查閱學(xué)生檔案可以了解學(xué)生的在校表現(xiàn)，評(píng)判其是否適合該項(xiàng)工作。同時(shí)，學(xué)生本人也可以通過個(gè)人檔案向單位間接推薦自己。因此學(xué)生檔案對(duì)于畢業(yè)生就業(yè)工作有著重要的推介作用[1]。

（2）激勵(lì)作用。學(xué)生檔案是畢業(yè)生就業(yè)工作中最具有權(quán)威性的“推薦信”，每個(gè)畢業(yè)生都期望自己畢業(yè)時(shí)能夠有一份完美的“推薦信”，從而獲得競爭優(yōu)勢(shì)。為擁有一份全面、完整、優(yōu)秀的學(xué)生檔案，畢業(yè)生會(huì)激勵(lì)自己不斷努力，讓這份個(gè)人“推薦信”變得更加優(yōu)秀和更具競爭力。

（3）保障作用。隨著我國人事制度的不斷改革和完善，檔案對(duì)于個(gè)人發(fā)展變得越來越重要。畢業(yè)生工作后落戶、社保辦理、職稱評(píng)定、工作轉(zhuǎn)正等都需要進(jìn)行檔案認(rèn)證，同時(shí)畢業(yè)生升學(xué)深造、公務(wù)員或者事業(yè)單位報(bào)考等都要用到個(gè)人檔案。因此，檔案對(duì)于畢業(yè)生今后的個(gè)人發(fā)展具有重要的保障作用。

二、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）高校檔案管理體制不規(guī)范

1.檔案管理規(guī)章制度不完善

從新生入學(xué)到畢業(yè)離校，學(xué)生在高校的各項(xiàng)記錄都應(yīng)該及時(shí)歸檔至檔案中。目前我國沒有統(tǒng)一的高校學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度的要求也不盡相同，甚至部分高校還未制定學(xué)生檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作無據(jù)可依、管理混亂。因此，建立健全學(xué)生檔案規(guī)章制度尤為重要。

2.學(xué)生檔案監(jiān)管力度不嚴(yán)

高校學(xué)生檔案經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)以下幾種問題：一是學(xué)生檔案在歸檔過程中未按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)歸檔或歸檔過程中出現(xiàn)錯(cuò)放、漏放等現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)生檔案材料不全。二是學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞過程中操作不規(guī)范，導(dǎo)致檔案丟失。三是學(xué)生本人通過某種途徑消除對(duì)其不利的檔案內(nèi)容，出現(xiàn)檔案弄虛作假現(xiàn)象。以上情況的出現(xiàn)都表明高校對(duì)學(xué)生檔案的管理缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制，若無法避免此類現(xiàn)象，將導(dǎo)致學(xué)生檔案管理失去價(jià)值和意義，進(jìn)而影響就業(yè)的公平公正。

（二）檔案管理方式方法落后

我國大多數(shù)高校仍然是采用傳統(tǒng)的人工操作的管理方式，主要以紙質(zhì)檔案資料為主，在這個(gè)信息化時(shí)代，檔案管理的信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后，在一定程度上造成就業(yè)工作單位無法及時(shí)查看到學(xué)生檔案，甚至可能會(huì)對(duì)后續(xù)的就業(yè)造成一定的影響。其次，檔案管理人員本身缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，認(rèn)為只要檔案完整無誤就可以了，忽視了檔案管理工作在就業(yè)工作中發(fā)揮的作用和價(jià)值。最后，由于當(dāng)前疫情防控常態(tài)化的要求，人員流動(dòng)受限，甚至很多高校長期處于封校狀態(tài)，畢業(yè)生就業(yè)工作中對(duì)檔案的利用困難重重。

（三）檔案管理重視度不夠

1.學(xué)校層面不夠重視

現(xiàn)階段多數(shù)高校對(duì)學(xué)生檔案管理不夠重視，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是歸口單位不統(tǒng)一，目前各高校的學(xué)生檔案管理歸口部門不盡相同，多數(shù)高校的學(xué)生檔案管理歸屬學(xué)工處、就業(yè)處或二級(jí)院（系）分團(tuán)委等，從學(xué)生檔案管理的歸口現(xiàn)狀可以看出在學(xué)校層面，學(xué)生檔案管理未能得到重視。二是人員配置不夠?qū)I(yè)，多數(shù)高校配置的檔案管理人員并非檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)素養(yǎng)不夠，甚至部分高校存在沒有安排專門的檔案管理人員或管理人員不足的現(xiàn)象[2]。

2.學(xué)生層面檔案意識(shí)薄弱

大多數(shù)學(xué)生認(rèn)識(shí)不到檔案的重要性，出現(xiàn)這種情況的原因很多，一是由于檔案在學(xué)生中的存在感較弱，學(xué)生無法接觸到本人的檔案，檔案往往都是在學(xué)習(xí)或工作單位之間進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，對(duì)于一個(gè)自己知道其存在但卻從未接觸過的資料，學(xué)生本人往往會(huì)忽視其重要性。二是學(xué)生本人對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，學(xué)生檔案中很多檔案材料是學(xué)生在校期間填寫的，但部分學(xué)生填寫材料時(shí)存在隨意填寫、不夠完整、前后不一致等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案材料不夠準(zhǔn)確，價(jià)值較低。三是學(xué)校對(duì)檔案知識(shí)的普及宣傳不夠，學(xué)生沒有渠道了解相關(guān)的檔案知識(shí)，從而導(dǎo)致學(xué)生根本不了解檔案的重要性，導(dǎo)致檔案意識(shí)薄弱。

（四）學(xué)生檔案在就業(yè)工作中的利用價(jià)值不高

1.檔案內(nèi)容單一，模式固化

大部分高校的學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容比較單一，模式固化，只簡單記錄了學(xué)生的學(xué)籍信息、學(xué)習(xí)成績、黨團(tuán)情況等，這些固定模式的記錄無法體現(xiàn)一個(gè)學(xué)生的能力及特征，用人單位在學(xué)生檔案中得不到可參考的內(nèi)容，久而久之，弱化了學(xué)生檔案服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)的功能。

2.學(xué)生檔案利用滯后

學(xué)生只有在確定了就業(yè)單位，與就業(yè)單位簽訂協(xié)議后，檔案才能從學(xué)校寄往就業(yè)單位，因此學(xué)生檔案在畢業(yè)生就業(yè)過程中的利用延遲。此外，一般是學(xué)生畢業(yè)離校前才會(huì)進(jìn)行畢業(yè)生檔案材料的統(tǒng)一歸檔，將分散在各個(gè)部門、學(xué)生個(gè)人以及輔導(dǎo)員手中的材料統(tǒng)一收集，時(shí)間上肯定也會(huì)有所延遲。

3.學(xué)生檔案參考價(jià)值較低

從用人單位的角度來看，目前學(xué)生檔案的參考價(jià)值較低，主要分為以下三種情況：一是公務(wù)員、事業(yè)單位這類性質(zhì)的用人單位，在錄用時(shí)會(huì)政審學(xué)生檔案，但由于學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容大都比較簡單，因此用人單位政審查看檔案一般也僅僅查看其檔案內(nèi)容是否與學(xué)生提供的信息有偏差，基本的檔案材料是否齊全而已。二是單位不保管學(xué)生檔案而是委托當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)保管學(xué)生檔案的用人單位，在錄用學(xué)生前基本不查看學(xué)生檔案內(nèi)容，錄用后大多數(shù)也僅僅是委托當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)保管學(xué)生檔案，很少查閱檔案，因此學(xué)生檔案對(duì)這類用人單位提供的參考價(jià)值較低。三是大多數(shù)民營企業(yè)既不會(huì)查閱學(xué)生檔案，也不會(huì)保管學(xué)生檔案，學(xué)生檔案在這種就業(yè)中幾乎毫無用處。

三、基于畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的高校學(xué)生檔案管理思路探析

（一）健全學(xué)生檔案管理體制，強(qiáng)化檔案監(jiān)管力度

1.健全學(xué)生檔案管理體制

近年來，大部分高校都在擴(kuò)招，隨著學(xué)院增設(shè)、專業(yè)增加，在校學(xué)生數(shù)量越來越多，學(xué)生檔案數(shù)量的增加也增加了學(xué)生檔案管理工作的困難，對(duì)學(xué)生檔案管理工作提出了更高的要求。因此，建立一套完整的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范學(xué)生檔案管理工作勢(shì)在必行。

2.強(qiáng)化檔案監(jiān)管力度

高校應(yīng)定期組織對(duì)學(xué)生檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，保證檔案材料歸檔的真實(shí)性和及時(shí)性，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新和歸檔，并做好痕跡管理。檔案監(jiān)管內(nèi)容主要有以下兩個(gè)方面：一是對(duì)檔案內(nèi)容的監(jiān)管，監(jiān)管人員應(yīng)定期組織人員全面核查或抽查學(xué)生檔案內(nèi)容是否齊全、是否真實(shí)、是否規(guī)范等，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決問題，以免學(xué)生檔案離開學(xué)校后再無法更改，保證學(xué)生檔案真實(shí)有效。二是對(duì)檔案管理人員的監(jiān)管，高校應(yīng)組織監(jiān)管人員對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容、工作方式、痕跡管理是否合乎規(guī)范等進(jìn)行核查，確保檔案管理人員工作的規(guī)范性。

（二）加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理模式

隨著整個(gè)社會(huì)信息化水平的不斷提高，學(xué)生檔案管理只有跟上信息化的腳步，才能更好地服務(wù)于畢業(yè)生就業(yè)工作，尤其是在當(dāng)前疫情防控常態(tài)化的背景下，“線上”檔案的建設(shè)對(duì)于畢業(yè)生就業(yè)工作助力作用效果顯著。為提升就業(yè)工作的整體服務(wù)水平，高校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。首先，高校應(yīng)逐步引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，改變傳統(tǒng)的純手工作業(yè)模式，為學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支撐，加快學(xué)生檔案管理數(shù)字化建設(shè)，從而方便用人單位快速獲取學(xué)生檔案信息，提高學(xué)生檔案利用效率。其次，高校也應(yīng)該引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，完善人員選拔和考核機(jī)制，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。最后，高校在引進(jìn)技術(shù)和人才后，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，確保管理人員明確工作職責(zé)，應(yīng)用好信息化技術(shù)，提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，充分保障檔案管理的完整性、安全性[3]。

（三）提高檔案管理重視程度，加大檔案管理宣傳力度

1.檔案管理重視程度

高校應(yīng)明確學(xué)生檔案管理工作對(duì)畢業(yè)生就業(yè)工作的重要性，重視學(xué)生檔案管理工作，在歸口單位設(shè)置上設(shè)置專門集中管理學(xué)生檔案的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作。在硬件設(shè)施上提供足夠的場(chǎng)地和設(shè)備，確保學(xué)生檔案管理工作的開展有足夠的場(chǎng)地設(shè)施。在人員配備上，要設(shè)置足夠的專職管理人員，管理人員必須具備一定的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作的規(guī)范性。

2.加大檔案管理宣傳力度

高校應(yīng)加大檔案管理宣傳力度，利用微博、微信、官方網(wǎng)站、校園活動(dòng)等重點(diǎn)宣傳檔案管理知識(shí)，提高學(xué)生檔案就業(yè)意識(shí)，及時(shí)扭轉(zhuǎn)認(rèn)為不到政府機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位等單位就業(yè)就不會(huì)用到檔案這一錯(cuò)誤觀念。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)積極為學(xué)生開展就業(yè)指導(dǎo)課程，并在就業(yè)指導(dǎo)課程中將學(xué)生檔案管理作為重點(diǎn)內(nèi)容之一進(jìn)行講授，重點(diǎn)講述學(xué)生檔案在畢業(yè)生整個(gè)就業(yè)過程中的重要作用以及學(xué)生檔案利用的實(shí)操性，讓學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)個(gè)人的重要性。

（四）豐富檔案歸檔內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值

1.豐富檔案歸檔內(nèi)容

為多方面展現(xiàn)畢業(yè)生個(gè)性化特征和能力，讓用人單位多層次地了解學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，提高畢業(yè)生就業(yè)競爭優(yōu)勢(shì)，高校學(xué)生檔案管理工作人員應(yīng)對(duì)檔案歸檔材料進(jìn)行調(diào)整和豐富，除了保留大學(xué)生基本信息的材料，還要增加能夠反映學(xué)生個(gè)性特征的材料，當(dāng)然此項(xiàng)工作一定要與高校其他部門進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，以豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，細(xì)化學(xué)生在校表現(xiàn)，提高學(xué)生檔案在用人單位選拔人才時(shí)的競爭優(yōu)勢(shì)[4]。

2.樹立超前管理意識(shí)

隨著高校畢業(yè)生數(shù)量逐年增長，畢業(yè)生就業(yè)競爭也愈發(fā)激烈。高校要認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)工作的重要性，提高檔案的超前管理意識(shí)。對(duì)于學(xué)生在校期間產(chǎn)生的各種檔案材料，積極、主動(dòng)地對(duì)接相關(guān)部門，及時(shí)歸檔，不要等學(xué)生畢業(yè)時(shí)才開始集中、緊張、大批量地歸檔畢業(yè)生檔案材料，以免出現(xiàn)錯(cuò)放、漏放學(xué)生檔案材料的現(xiàn)象。此外，學(xué)校可根據(jù)往屆畢業(yè)生的就業(yè)情況，了解用人單位需求，以便對(duì)學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，增加能體現(xiàn)學(xué)生就業(yè)競爭優(yōu)勢(shì)的材料，為畢業(yè)生就業(yè)助力。

四、結(jié)語

學(xué)生檔案跟隨學(xué)生本人一生，在其整個(gè)人生中扮演著極為重要的角色。面對(duì)競爭日益激烈的大學(xué)生就業(yè)市場(chǎng)，高校應(yīng)立足于學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，建立健全學(xué)生檔案管理體制，創(chuàng)新檔案管理方式方法，提高對(duì)檔案管理的重視程度，從而提高學(xué)生檔案在畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)工作中的利用價(jià)值，為畢業(yè)生就業(yè)爭取更多的競爭優(yōu)勢(shì)，在高校人才輸送和用人單位招聘人才中發(fā)揮重要作用[5]。