高校經(jīng)濟(jì)合同管理的問題與建議

新疆大學(xué)審計(jì)處 包蘭英，尹曉艷

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和“雙一流”高校的建設(shè)，高校與社會(huì)其他機(jī)構(gòu)的合作越來越緊密，合同是高校與社會(huì)其他機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)往來的主要表現(xiàn)形式，而高校對(duì)外簽訂的合同有其特殊性，主要圍繞教學(xué)、科研、校園修繕、學(xué)生服務(wù)等方面，一般包括以下類型：材料物資采購、科研設(shè)備采購、基礎(chǔ)建設(shè)、局部維修、房屋等國有資產(chǎn)租賃、技術(shù)服務(wù)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、培訓(xùn)等。加強(qiáng)合同管理有利于維護(hù)高校的合法權(quán)益、良好聲譽(yù)以及經(jīng)濟(jì)利益，有效的合同管理也是推進(jìn)高校治理能力現(xiàn)代化的重要途徑。

合同管理貫穿于高校運(yùn)營、投資、籌資等活動(dòng)的始終，涉及資金資產(chǎn)管理、采購管理、服務(wù)管理、基建項(xiàng)目管理、科研項(xiàng)目管理、對(duì)外出租等多項(xiàng)業(yè)務(wù)，因此，合同管理是高校內(nèi)部控制的重要手段之一，加強(qiáng)合同管理對(duì)于防范和降低合同風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)高校健康有序發(fā)展具有重要的意義。按照國家法律法規(guī)和《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》（教財(cái)廳〔2016〕2號(hào)）的要求，各高校要建立合同分級(jí)授權(quán)管理制度，實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門的職責(zé)分工，保證不相容崗位、職務(wù)分離，建立健全考核與責(zé)任追究制度，明確各類合同的簽訂審批、履行監(jiān)督、文本內(nèi)容審核、合同的變更、解除、履行情況等相關(guān)制度，合同檔案資料的歸檔管理、糾紛處理流程相關(guān)制度，促進(jìn)合同管理發(fā)揮其作用。

一、合同管理中存在的不足

（一）對(duì)合同管理重要性認(rèn)識(shí)不足

高校對(duì)管理合同思想上缺乏足夠的重視，特別是沒有深刻理解經(jīng)濟(jì)合同對(duì)高校的重要性，實(shí)際管理中缺乏良好的內(nèi)控意識(shí)，不能通過內(nèi)控管理強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)合同管理。高校合同涉及范圍廣，業(yè)務(wù)種類繁多，很多高校并未設(shè)立專門的合同管理部門，有合同管理部門的也只是負(fù)責(zé)蓋章，至于合同法律效力、履行情況、檔案資料歸集情況都不在管理部門的職責(zé)范圍之內(nèi)，一旦發(fā)生糾紛，高校會(huì)非常被動(dòng)，會(huì)給高校財(cái)務(wù)管理及經(jīng)濟(jì)運(yùn)行帶來較大的潛在風(fēng)險(xiǎn)。健全、合規(guī)、有效的合同管理制度有利于高校內(nèi)部控制建設(shè)工作的順利開展，同時(shí)也能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)高校的合法權(quán)益。

（二）合同管理體系有待進(jìn)一步健全

合同管理是高校內(nèi)部控制工作的重要一環(huán)，建立健全合同管理制度契合高校內(nèi)控建設(shè)的要求。大部分高校只有宏觀的合同管理辦法，缺乏實(shí)施細(xì)則，可操作性相對(duì)較弱。合同管理在簽訂授權(quán)機(jī)制、過程監(jiān)督檢查、管理人員配備、歸檔保存、崗位設(shè)置及職責(zé)劃分等方面還存在一定的缺陷，使得合同管理的效果難以保證。

（三）合同管理缺乏全過程監(jiān)督機(jī)制

合同管理屬于高校行政管理工作的重要組成部分，高校雖然設(shè)置了法務(wù)科負(fù)責(zé)全校的合同管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)了合同簽訂時(shí)的前期把控和監(jiān)督，加強(qiáng)了合同歸口管理部門對(duì)合同的管理，也加強(qiáng)了對(duì)合同的律師、審計(jì)處、計(jì)財(cái)處等相關(guān)職能部門的審核流程，但高校目前對(duì)合同的履行過程無法進(jìn)行全過程監(jiān)督，合同的收付款進(jìn)度是否存在超期未收、未付款，對(duì)合同履行后產(chǎn)品、服務(wù)等是否符合需要等均缺乏有效監(jiān)督手段。

（四）信息溝通不暢，電子信息化程度較低

大部分高校還沒有建立與合同管理相關(guān)的電子信息系統(tǒng)，合同管理手段傳統(tǒng)，信息覆蓋面不全、傳遞不及時(shí)。很大一部分合同檔案資料分散在各二級(jí)學(xué)院和部門，各二級(jí)學(xué)院和部門沒有配備專人對(duì)合同相關(guān)信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的整理、錄入和歸檔，也沒有建立與財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，從而影響財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查。合同實(shí)行信息化管理，一方面有效減少教職工到各部門的辦事時(shí)間，另一方面，合同管理的各相關(guān)部門均可通過合同管理平臺(tái)按照權(quán)限對(duì)合同的簽訂、付款、執(zhí)行等情況進(jìn)行管理監(jiān)督。如高校財(cái)務(wù)部門目前在合同簽訂流程中扮演的角色僅僅是經(jīng)費(fèi)審核，至于后期合同收付款進(jìn)度則由各具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，不能夠按照權(quán)責(zé)發(fā)生制及時(shí)確定收入及支出，不能夠全面、科學(xué)、準(zhǔn)確地反映高校資產(chǎn)負(fù)債狀況及可調(diào)配資源。

（五）合同資料管理比較分散，不便于把握合同總體情況

高校合同相關(guān)檔案資料主要分散在科學(xué)技術(shù)處、基建處、國有資產(chǎn)管理處以及各學(xué)院等二級(jí)單位的科級(jí)機(jī)構(gòu)或合同項(xiàng)目具體負(fù)責(zé)人，缺乏專門的部門和專業(yè)的人員對(duì)合同進(jìn)行歸口管理和動(dòng)態(tài)監(jiān)控，很難做到統(tǒng)一合同編號(hào)、規(guī)范合同文本，學(xué)校不能及時(shí)掌握所有對(duì)外簽訂合同的情況，也無法及時(shí)了解經(jīng)濟(jì)合同履約進(jìn)度，合同執(zhí)行過程中沒有人對(duì)付款進(jìn)度和合同執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行確認(rèn)，校級(jí)范圍的合同事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)、合同數(shù)據(jù)挖掘以及大數(shù)據(jù)決策分析支持存在較大困難。

（六）合同管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

高校對(duì)外簽訂合同的涉及面廣，合同種類繁多，涵蓋貨物采購、設(shè)備采購、基礎(chǔ)建設(shè)、校園局部維修、科研合作、培訓(xùn)等各個(gè)方面。多數(shù)學(xué)院和部門沒有專門的合同管理人員，無論是學(xué)院還是行政部門，作為合同的發(fā)起部門，法律知識(shí)相對(duì)欠缺，存在合同簽訂時(shí)間為空和內(nèi)容為空、簽章不齊全、補(bǔ)簽合同、沒有建立合同臺(tái)賬或臺(tái)賬記錄不規(guī)范、合同歸檔資料不全等情形。合同簽訂時(shí)間和部分內(nèi)容為空一旦發(fā)生法律糾紛，可能會(huì)產(chǎn)生不利于高校的后果。高校大多數(shù)合同都有“合同經(jīng)甲、乙雙方法定代表人或授權(quán)代理人簽字（蓋章）并加蓋單位公章后立即生效”的內(nèi)容表述，但仍有一些合同只加蓋公章而沒有法定代表人或授權(quán)代理人簽字（蓋章），這將增加高校的法律風(fēng)險(xiǎn)，如果發(fā)生訴訟，此類合同或?qū)⒈徽J(rèn)定為無效合同。補(bǔ)簽合同一方面與高校合同簽訂流程不符，另一方面，沒有書面合同發(fā)生違約時(shí)不能夠追究主體的責(zé)任，會(huì)大大增加糾紛的發(fā)生率。未建立合同臺(tái)賬，就不能對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題不能及時(shí)作出反應(yīng)，會(huì)增加合同履約風(fēng)險(xiǎn)。合同檔案資料不齊全不利于后期高校層面的合同事項(xiàng)查詢、使用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析評(píng)價(jià)。

二、合同管理的幾點(diǎn)建議

（一）建議進(jìn)一步完善合同管理制度，形成科學(xué)系統(tǒng)的合同管理體系

在宏觀的合同管理辦法基礎(chǔ)上，對(duì)合同從立項(xiàng)、審批、簽訂、執(zhí)行、歸檔等的全過程進(jìn)行梳理，提出可操作性強(qiáng)的相關(guān)實(shí)施細(xì)則，按統(tǒng)一要求建立合同臺(tái)賬，歸口管理部門要定期向合同管理部門報(bào)送合同履行情況，為學(xué)校財(cái)務(wù)部門提供真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，形成動(dòng)態(tài)的合同管理體系，從合同的審批、簽訂、履行、終止等全過程進(jìn)行管理，定期總結(jié)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)并提出改進(jìn)建議，做好合同歸檔保密工作等。對(duì)重要的、金額較大的合同進(jìn)行履行監(jiān)督，建立預(yù)警機(jī)制，對(duì)未按合同規(guī)定履行的合同進(jìn)行督辦，避免因此造成訴訟風(fēng)險(xiǎn)。此外，鑒于收支合同涉及財(cái)務(wù)核算，要與財(cái)務(wù)部門建立溝通機(jī)制，在一定程度上實(shí)現(xiàn)信息共享。

（二）建議對(duì)合同實(shí)行分類管理

所有合同按性質(zhì)分為經(jīng)濟(jì)類合同與非經(jīng)濟(jì)合同，經(jīng)濟(jì)類合同以收支進(jìn)行二次分類，再根據(jù)所涉及的金額大小分為重大合同和一般合同，重大合同與一般合同的審批流程應(yīng)有所區(qū)別。由于高?？蒲许?xiàng)目較多，建議對(duì)科研合同專列一項(xiàng)，便于對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行管理。

（三）建議盡快推動(dòng)合同信息化管理

高校辦公室可依據(jù)各業(yè)務(wù)部門的需求，推出適合高校合同管理的信息化系統(tǒng)。實(shí)行合同信息化管理，一方面可節(jié)省需要簽訂合同的具體人員在各相關(guān)部門的辦理時(shí)間，另一方面為合同管理部門全過程、全方位監(jiān)控合同執(zhí)行提供了便利，提升了高校財(cái)務(wù)管理水平。合同信息化管理可根據(jù)合同分類管理的原則，各業(yè)務(wù)單位選擇相應(yīng)的流程和合同的性質(zhì)去選擇經(jīng)濟(jì)類、非經(jīng)濟(jì)類，經(jīng)濟(jì)類合同又根據(jù)收入支出分為收入類、支出類，再根據(jù)合同重要程度分為重大合同、一般合同。根據(jù)業(yè)務(wù)單位選擇的合同性質(zhì)，各類合同自動(dòng)進(jìn)行分類，進(jìn)入相應(yīng)的審批流程，經(jīng)過合同各審批部門的層層審核，根據(jù)不同的權(quán)限，各業(yè)務(wù)部門隨時(shí)可以掌握所需合同信息，更方便合同管理部門及校領(lǐng)導(dǎo)全面了解高校合同執(zhí)行狀況，并及時(shí)掌握可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）依托合同信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全過程的監(jiān)督管理

高校目前對(duì)合同的管理僅限在事前對(duì)合同簽訂時(shí)的把關(guān)，但對(duì)合同具體的執(zhí)行情況沒有全面掌握。合同管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，合同執(zhí)行后購買的產(chǎn)品是否符合使用單位的要求、使用后維修情況如何，都可在合同信息化建設(shè)中設(shè)置相應(yīng)模塊進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全過程、全方位的監(jiān)督管理。

（五）加強(qiáng)合同管理人員隊(duì)伍建設(shè)，重視合同檔案管理

合同管理要做到有人負(fù)責(zé)、有跡可循，合同管理部門應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)合同的保管、分發(fā)、臺(tái)賬登記和歸檔等工作，建立健全合同臺(tái)賬工作，臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括合同名稱、合同金額、合同開始及結(jié)束日期、具體收付款日期、履行進(jìn)度、未按期履行合同原因等重要內(nèi)容，并及時(shí)更新合同臺(tái)賬，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和有關(guān)資料。合同在履行過程中，合同管理員可以對(duì)合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)控，及時(shí)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行檢查、分析和驗(yàn)收及收付款進(jìn)度提醒，如發(fā)現(xiàn)無法按時(shí)履行的情況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施，督促具體實(shí)施者按照誠實(shí)守信的原則全面履行合同，同時(shí)督促合作方履行合同。合同履行完畢后，合同管理人員應(yīng)將合同相關(guān)的所有材料移交歸口管理的職能部門立卷歸檔，要注重合同檔案的統(tǒng)一性和完整性，合同檔案至少應(yīng)包括與合同項(xiàng)目有關(guān)的招投標(biāo)文件、合同文本、重要會(huì)議紀(jì)要、批示、驗(yàn)收合格資料、作廢合同等資料。

三、結(jié)語

建立健全合同管理制度，提升合同管理水平，對(duì)促進(jìn)高校內(nèi)部控制建設(shè)工作起著至關(guān)重要的作用。高校要通過建立健全相關(guān)合同管理制度，確立統(tǒng)一的合同歸口管理部門，促進(jìn)合同管理信息化，形成前期規(guī)范審批、中期定期監(jiān)督檢查、后期統(tǒng)一歸檔等全過程合同管理系統(tǒng)，重視合同管理人員管理水平的提升，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全面、高效地管理，規(guī)避經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)高校的合法權(quán)益。