如何開創(chuàng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理新模式

興安盟不動(dòng)產(chǎn)登記中心 王書敏

不動(dòng)產(chǎn)檔案中包含著不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬信息、變更信息等等，與人們的生活與切身利益息息相關(guān)，因此必須要落實(shí)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的嚴(yán)格管理。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，各領(lǐng)域技術(shù)手段均有所變化，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方法與模式也出現(xiàn)變更，值得重點(diǎn)探究，并依托對(duì)管理新模式、新方法的廣泛推行，促使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量與效率明顯提高。

一、不動(dòng)產(chǎn)檔案的價(jià)值性的分析

對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案而言，其價(jià)值性主要集中在以下幾方面：第一，不動(dòng)產(chǎn)檔案是國(guó)家全部檔案中的重要組成部分，其中所包含著的信息內(nèi)容與人們的生活之間有著極為緊密的關(guān)聯(lián)性。特別是在現(xiàn)階段不動(dòng)產(chǎn)交易頻繁程度大幅提升的今天，房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用價(jià)值更高，必須要落實(shí)重點(diǎn)管理。第二，不動(dòng)產(chǎn)檔案在明確歸屬產(chǎn)權(quán)方面發(fā)揮著重要作用，能夠體現(xiàn)出對(duì)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)人合法權(quán)益的良好維護(hù)。不動(dòng)產(chǎn)檔案中包含著相應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬信息、變更信息，為保障不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)人的權(quán)益提供了法律依據(jù)支持，是展開不動(dòng)產(chǎn)交易的基礎(chǔ)性資料支持。第三，切實(shí)促進(jìn)房產(chǎn)信息透明。在當(dāng)前的工作實(shí)踐中，房地產(chǎn)申購(gòu)信息能夠得到迅速、準(zhǔn)確查驗(yàn)，為“有房的更多房、沒房的沒有房”這一不良現(xiàn)象展開抑制，實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)弱勢(shì)群體的更好保護(hù)。能夠看出，不動(dòng)產(chǎn)檔案本身存在著較高的價(jià)值性，因此值得對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案實(shí)施優(yōu)化管理。實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)積極更新不動(dòng)產(chǎn)檔案管理策略，并逐步搭建起不動(dòng)產(chǎn)檔案管理新模式。

二、不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的主要內(nèi)容分析

第一，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理形式。（1）虛擬管理形式，該形式主要針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)電子檔案實(shí)施管理。此時(shí)，所管理的房地產(chǎn)電子檔案普遍來源于上傳后經(jīng)審核的圖像信息、共享數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息、登記人員所錄入的信息、申請(qǐng)人提交的信息，依托不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)的搭建與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的線上管理，簡(jiǎn)化管理工作流程，并促使不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的共享成為現(xiàn)實(shí)。同時(shí)，這種不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)還能夠依托權(quán)限的設(shè)置而達(dá)到保護(hù)個(gè)人隱私、維護(hù)檔案信息安全性的效果。（2）物理管理形式，該形式可以進(jìn)一步細(xì)化為高度集中式、相對(duì)集中式、集約化管理形式這三種類型。其中，高度集中式即對(duì)所有不動(dòng)產(chǎn)檔案信息落實(shí)集中性的、統(tǒng)一性的管理，整個(gè)管理工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化程度更為理想，且推行簡(jiǎn)易程度更為理想，但是需求更為可靠的集成性管理系統(tǒng)支持。相對(duì)集中式即根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)類型的不同實(shí)施對(duì)相應(yīng)檔案的分類管理，管理部門相同，但是保管存放位置有所差異，需要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)檔案丟失問題的規(guī)避。集約化管理形式即在統(tǒng)籌管理的視域下，集中管理機(jī)構(gòu)建設(shè)、庫(kù)房建設(shè)等，并針對(duì)檔案的數(shù)字化掃描、檔案整理等工作實(shí)施外包、合并管理，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的效率。

第二，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的查詢及利用。（1）權(quán)利人、利害關(guān)系人的合法查詢。在我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定中，允許權(quán)利人、利害關(guān)系人對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案展開查詢以及復(fù)制，整個(gè)過程包含在合法行為的范疇內(nèi)。（2）司法查詢。因?yàn)樗痉ㄞk案需求，法院、紀(jì)檢部門、檢察院、公安部門等可以在攜帶司法文書的條件下，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案展開查詢。（3）國(guó)家征信機(jī)構(gòu)的查詢。因辦案需求、相關(guān)政策落實(shí)，國(guó)家征信機(jī)構(gòu)可以在國(guó)家授權(quán)后展開不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢。

三、不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的優(yōu)化展開路徑探究

（一）積極更新登記檔案管理工作思路

為認(rèn)真貫徹落實(shí)有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理要求，應(yīng)當(dāng)在更新不動(dòng)產(chǎn)管理模式的過程中，重點(diǎn)推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，積極變更不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作思路，具體如下：

第一，領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門的主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)需要加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，親自協(xié)調(diào)指導(dǎo)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理及其工作優(yōu)化。積極配置不動(dòng)產(chǎn)登記過渡檔案庫(kù)房，安裝檔案，確保近兩年的不動(dòng)產(chǎn)檔案存放空間；落實(shí)檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，有力保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的順利展開。第二，制定規(guī)則，先行先試。為確保不動(dòng)產(chǎn)檔案管理有章可循，要積極學(xué)習(xí)研究并與上級(jí)檔案局溝通協(xié)調(diào)，制定工作規(guī)程，整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)。第三，數(shù)據(jù)整合，系統(tǒng)統(tǒng)一。持續(xù)加大在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)方面的投入力度，確保所有檔案能夠統(tǒng)一納入檔案系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)土地登記檔案、房產(chǎn)登記檔案、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的一鍵檢索查詢。第四，服務(wù)外包，強(qiáng)化管理。主動(dòng)展開對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方法模式的創(chuàng)新，通過政府購(gòu)買服務(wù)，引入專業(yè)檔案服務(wù)提供商，將檔案整理數(shù)字化服務(wù)整體外包。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門中的信息管理科負(fù)責(zé)檔案指導(dǎo)、接受移交以及外包公司管理[1]；不動(dòng)產(chǎn)登記中心確定專業(yè)人員與外包公司和信息管理科對(duì)接，并安排勞務(wù)派遣人員專門負(fù)責(zé)不動(dòng)產(chǎn)檔案室資料收集，由此逐步形成職責(zé)清晰、分工明確的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式。

（二）優(yōu)化完善不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度

為進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，確保檔案完整與安全，提高檔案管理水平，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)參考現(xiàn)行檔案管理要求和部門改革后檔案管理發(fā)展實(shí)際，創(chuàng)新探索，制定出臺(tái)新的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度辦法，以此對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的規(guī)范。在此過程中，需要著關(guān)注以下幾項(xiàng)工作的落實(shí)：

第一，建立健全不動(dòng)產(chǎn)檔案管理責(zé)任體系，成立不動(dòng)產(chǎn)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，承擔(dān)不動(dòng)產(chǎn)檔案的集中管理和安全保管工作，并由此搭建起形成多級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。第二，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門改革升級(jí)后的工作實(shí)際情況，重新界定不動(dòng)產(chǎn)檔案的歸檔范圍以及保管期限標(biāo)準(zhǔn)，為后續(xù)不動(dòng)產(chǎn)檔案高質(zhì)量、高效率整理歸檔提供參考依據(jù)。第三，對(duì)現(xiàn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案的整理歸檔和移交程序展開規(guī)范化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化處理，以此保證不動(dòng)產(chǎn)檔案應(yīng)歸盡歸[2]。第四，持續(xù)加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的日常管理和信息利用，針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢、借閱、保管、保密等重要環(huán)節(jié)落實(shí)全面、嚴(yán)格且細(xì)致的規(guī)范化管控，從而達(dá)到更好維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)檔案實(shí)體及其電子檔案安全性的效果。第五，持續(xù)加大在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理監(jiān)督和檢查工作方面的投入力度，在管理制度中明確指出要定期、不定期展開不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的問題并迅速形成針對(duì)性處理辦法，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理現(xiàn)實(shí)成效。

（三）持續(xù)強(qiáng)化檔案管理工作的信息化建設(shè)

推行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理工作的主要優(yōu)化手段，在搭建不動(dòng)產(chǎn)檔案管理新模式中發(fā)揮著重要作用，也是實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)管理工作升級(jí)的必然選擇。實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)積極搭建起不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，促使不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的收集、整理、查詢與分享等均可以在線上完成，維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的連續(xù)性與穩(wěn)定性。不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的搭建要充分利用先進(jìn)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)為不動(dòng)產(chǎn)檔案搭建起基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化以及服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，促使不動(dòng)產(chǎn)檔案信息傳輸更具安全性，使得不動(dòng)產(chǎn)檔案資源的共享成為現(xiàn)實(shí)。

對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)而言，在實(shí)際構(gòu)建的過程中需要重點(diǎn)設(shè)置以下幾方面功能：第一，快捷檔案上架功能，主要實(shí)現(xiàn)根據(jù)業(yè)務(wù)宗號(hào)從不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢相關(guān)數(shù)據(jù)功能，實(shí)現(xiàn)編輯檔案卷內(nèi)目錄并生成業(yè)務(wù)電子檔案功能，實(shí)現(xiàn)指定檔案位置進(jìn)行上架歸檔功能。第二，快捷查檔功能，主要實(shí)現(xiàn)對(duì)查檔申請(qǐng)信息和查檔結(jié)果信息的記錄，實(shí)現(xiàn)打印查檔申請(qǐng)表和查檔結(jié)果表。第三，檔案上架管理功能。實(shí)現(xiàn)展示待上架的業(yè)務(wù)檔案信息和上架功能；管理檔案人員檔案上架記錄，根據(jù)人員統(tǒng)計(jì)上架工作量。在該功能單元內(nèi)，主要展示不動(dòng)產(chǎn)檔案登記已辦結(jié)的業(yè)務(wù)信息列表，顯示檔案上架情況及檔案位置，點(diǎn)擊上架按鈕進(jìn)行上架。第四，統(tǒng)計(jì)分析功能。出查按時(shí)間段統(tǒng)計(jì)登記業(yè)務(wù)情況、按地籍區(qū)統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)情況、按不動(dòng)產(chǎn)別統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)情況、按不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利類型統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)情況。第五，借閱登記功能。主要實(shí)現(xiàn)查詢借閱申請(qǐng)、借閱歸還情況、已借記錄、未借記錄[3]。第六，檔案查詢功能。系統(tǒng)提供不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息查詢，限制狀態(tài)查詢，也可以按房產(chǎn)、土地、抵押等類型查詢。通過適配和不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，還可以查詢辦理的不動(dòng)產(chǎn)登記信息。

（四）對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理流程實(shí)施數(shù)字化處理

依托信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)展開不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的主要流程操作如下所示：第一，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案資料進(jìn)行掃描處理。提取紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子版后存入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，為后續(xù)數(shù)字化管理工作的順利展開提供支持。在此過程中，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息缺失或是不符合閱讀習(xí)慣，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行信息的補(bǔ)充與版面調(diào)整，盡量保證紙質(zhì)檔案中的所有信息均可以精準(zhǔn)錄入系統(tǒng)內(nèi)。完成掃描處理后，除了要對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)之外，還要檢查圖像準(zhǔn)確性與清晰度。如果掃描的紙質(zhì)文檔并不是原件，那么就必須要對(duì)其清晰度實(shí)施深入性處理。第二，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案資料實(shí)施分類管理。結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)檔案管理設(shè)計(jì)類型完成檔案信息分類，使用數(shù)字化技術(shù)落實(shí)調(diào)整，促使分類工作自動(dòng)展開的同時(shí)，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案信息整理與歸檔的科學(xué)合理性水平，方便不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的后續(xù)使用。第三，高質(zhì)量完成數(shù)據(jù)對(duì)接工作。結(jié)合檔案文件的業(yè)務(wù)編號(hào)，對(duì)接圖像文件與目錄數(shù)據(jù)，以此降低信息對(duì)接錯(cuò)誤問題的發(fā)生概率。完成數(shù)據(jù)對(duì)接后，還需要對(duì)相應(yīng)信息實(shí)施驗(yàn)收檢查，并在驗(yàn)收達(dá)標(biāo)后組織歸檔操作。安排專人展開歸檔，結(jié)合檔案屬性的差異性劃分類別，落實(shí)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案最終狀態(tài)的及時(shí)性查看，方便后續(xù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理與利用操作的展開。第四，強(qiáng)化檔案管理以及信息利用。依托不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的搭建為不動(dòng)產(chǎn)檔案集成管理、便捷查詢等服務(wù)的展開提供支持，方便對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息實(shí)施深入性利用。

（五）重視先進(jìn)檔案管理工作隊(duì)伍的組建

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作需要人力支持，雖然在當(dāng)前更多引入信息化管理手段，但是這并不意味著管理人員專業(yè)素養(yǎng)與不動(dòng)產(chǎn)檔案管理實(shí)際成效之間不存在明顯的關(guān)系。具體而言，在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作實(shí)踐中，相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與管理工作質(zhì)量與效率之間有著較為緊密的聯(lián)系性，所以，想要進(jìn)一步強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作效果，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的升級(jí)，必須要重視先進(jìn)檔案管理工作隊(duì)伍的組建，并著重提升相關(guān)管理人員的專業(yè)能力[4]。

實(shí)踐中，為加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作質(zhì)量，確保檔案真實(shí)、完整、安全與有效利用，提升全體工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理與利用專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)。在實(shí)際的培訓(xùn)活動(dòng)中，主要以不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作實(shí)際為切入點(diǎn)，介紹檔案保管的內(nèi)容、要求、基本條件以及檔案的保護(hù)與修復(fù)等，圖文結(jié)合，深入淺出；闡述檔案檢索的相關(guān)內(nèi)容，從檔案檢索概述、檔案著錄和檔案檢索工具三個(gè)方面進(jìn)行全面的講解，內(nèi)容極具專業(yè)性和實(shí)用性；針對(duì)檔案利用中的具體問題，作出相應(yīng)的說明；結(jié)合相關(guān)法條，就不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢規(guī)定作出詳細(xì)的解讀，并列舉律師查詢不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的情形以及存在的問題，給出相應(yīng)的解決方案。依托這種培訓(xùn)教育活動(dòng)的展開，有利于提高不動(dòng)產(chǎn)全體工作人員的檔案管理能力和數(shù)據(jù)利用能力，為積極推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案規(guī)范化管理提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

綜上所述，不動(dòng)產(chǎn)檔案本身存在著較高的價(jià)值性，是展開不動(dòng)產(chǎn)交易的基礎(chǔ)性資料支持，為保障不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)人的權(quán)益提供了法律依據(jù)支持，因此值得對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案實(shí)施優(yōu)化管理。實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)積極更新不動(dòng)產(chǎn)檔案管理策略，包括更新登記檔案管理工作思路、優(yōu)化完善不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度、持續(xù)強(qiáng)化檔案管理工作的信息化建設(shè)、對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理流程實(shí)施數(shù)字化處理、重視先進(jìn)檔案管理工作隊(duì)伍的組建，逐步搭建起不動(dòng)產(chǎn)檔案管理新模式，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的升級(jí)。