醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化應用分析

張曉霞

淄博市第七人民醫(yī)院 山東 淄博 255000

引言

檔案管理在醫(yī)院各部門中非常重要，而文書檔案管理是檔案管理中占比比較大且重要的部分，而且對醫(yī)院發(fā)展具有一定的參考價值，對醫(yī)療技術的進步也有一定的推動作用。目前，社會發(fā)展越來越快，醫(yī)療體系也隨著時代的發(fā)展而改革創(chuàng)新，醫(yī)院文書管理也逐漸進入辦公自動化，這不僅是時代發(fā)展的要求，也是醫(yī)院發(fā)展的必經之路。

1 醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化的作用

1.1 提升辦公室工作效率

伴隨計算機技術的快速發(fā)展，人們辦公的形式逐漸從紙質辦公過渡到了無紙化辦公，將信息記錄方式從手工記錄過渡到了計算機記錄，同時文書檔案信息的儲存介質也有了本質的變化。尤其是檔案管理工作，傳統的管理方式耗費龐大的人力資源，管理過程依靠手工，管理過程非常復雜。而儲存方式過渡成為數字信息的形式，在網絡環(huán)境下，實現了管理流程、方法的便捷性，減少檢索的繁雜程度，降低了醫(yī)院人力資源的消耗，提高了醫(yī)院文書檔案管理工作的效率[1]。

1.2 提高文書檔案管理的使用效率

在傳統的文書檔案管理過程中，主要是依靠手工操作，同時這項工作有比較高的操作要求，而且非常容易出現錯誤。但計算機相對人而言，其具有強大的信息處理能力，能夠更加有效的儲存和統計各種信息，有序管理文件，文件的書寫、傳遞也更加便捷，極大地提高了辦公效率。隨著我國市場經濟的發(fā)展，以及醫(yī)療系統改革的持續(xù)深入，醫(yī)院檔案管理也需要進行相應的提升，尤其是文書檔案管理的使用效率。

1.3 強化醫(yī)院信息資源共享和利用效率

醫(yī)院檔案部門記錄是醫(yī)院發(fā)展當中的歷程，像一個紀實類紀錄片一樣記錄醫(yī)院的發(fā)展腳步，包含了醫(yī)院在不同時間點的大事件、人物、事件、工作等。隨著信息技術的進步，以及對各個行業(yè)的滲透，醫(yī)院文書檔案管理也逐步進入系統化、科學化、信息化的管理中。在醫(yī)院文書檔案管理信息化之后，管理逐漸從單向過渡到體系化，同時也合并了目錄和內容，另外信息和記錄載體的分離，也實現了醫(yī)療機構之間的信息進行資源共享，提升醫(yī)院信息資源利用率，而醫(yī)院信息的脫機處理、實時調用、查詢準確率等都有了巨大的提升[2]。

2 醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化應用策略

2.1 強化檔案管理制度

在醫(yī)院的日常管理當中，要對文書檔案進行細分化分類，如按照性質、特點、作用等，同時結合辦公自動化所需，從制度層面不斷完善文書檔案管理，在融入辦公自動化后形成相應的規(guī)章制度，如檔案收集、編目鑒定、統計檢索等制度，從而規(guī)范檔案管理。同時，醫(yī)院要依據相關的管理制度，在明確檔案辦公自動化的要求后，對檔案管理崗位職責進行科學的調整，不斷改良檔案管理流程、方式等，進而強化檔案管理制度。

2.2 組建合理的辦公自動化系統

就文書檔案管理自動化而言，與其聯系非常緊密的就是管理的信息系統。醫(yī)院需要立足自身發(fā)展方向、遠景等，對文書檔案中的問題進行客觀分析，強化辦公的自動化，不斷吸取更加前沿的技術，進而構建屬于自身的辦公自動化系統。實現各種信息的數字化采集、識別，最終能夠通過相關的電子設備，在自動化系統中用數字化的方式顯示出來。另外，醫(yī)院在組建自身的自動化系統過程中，要注重管理過程中的流程細節(jié)，將工作規(guī)范化、合理化，如其中的分類、鑒定、排序、歸檔、調取等，從而讓獲取的檔案信息更加具有自動化、信息化的特點，尤其是在信息檢索和輸入的環(huán)節(jié)，充分為信息使用者提供更加便捷的使用渠道和方式。完成文書檔案信息共享過程中，還需要充分應用網絡技術提升信息利用率，進而強化自動化系統，構建具有自身特色的信息處理體系，合理的歸類、處理各種文書檔案，確保文書檔案工作流程的流暢、便捷、準確等[3]。

2.3 強化工作人員信息素養(yǎng)

隨著醫(yī)院辦公自動化的應用，文書檔案工作崗位對信息素養(yǎng)越來越高，部分工作人員的信息素養(yǎng)無法適應相應的崗位要求。所以，醫(yī)院要充分重視工作人員信息素養(yǎng)的強化，并且切實落實工作人員的培養(yǎng)制度。醫(yī)院要根據自身辦公自動化的需求，對工作人員進行相應的培訓，讓員工能夠充分掌握相應的理論，并且能夠熟練應用各種技巧，如信息采集、整理等流程中計算機的應用，并提供更多的實踐機會，強化工作人員信息素養(yǎng)，提升醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化水平。同時，醫(yī)院也要注重引進相關的人才，合理安排檔案部門的員工結構，提升工作人員信息素養(yǎng)的平均水平。

2.4 提高文書檔案信息數據的安全性

在文書檔案管理自動化應用過程中，電子數據的傳輸和加密會受到各種因素的影響而產生安全風險。所以，醫(yī)院相關工作人員要定時定期檢測設備，以及檢查電子設備中的檔案文件信息，以及電子數據傳輸的安全性，發(fā)現問題實時解決。另外，文書檔案管理部門要設置專員管理和監(jiān)督電子設備，并定期對電子檔案的儲存、傳輸設備進行清理維護，確保電子設備能夠正常工作。另外，醫(yī)院也要在文書檔案管理部門的電子設備中加入防火墻，防止信息被盜竊，以及加入信息調用時進行身份驗證的方式，進而確保辦公自動化過程中數據的安全性。

3 結束語

綜上所述，文書檔案是醫(yī)院當中非常重要的信息記錄，文書檔案管理能夠有效記錄這些信息，進而為醫(yī)院未來的發(fā)展提供相應的參考基礎。隨著信息技術的發(fā)展，各個領域的辦公進入信息化、自動化已經是時代發(fā)展的趨勢，所以醫(yī)院要重視文書檔案管理的辦公自動化應用，根據自身情況設置相應的應用和管理制度體系，確保醫(yī)院在信息化時代發(fā)展更快、更高效。