企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺的構(gòu)建研究

黃洪斌

中車建設(shè)工程有限公司 北京 100078

引言

互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代下，企業(yè)的信息化建設(shè)經(jīng)歷了多年的發(fā)展，如今日趨成熟，在提高企業(yè)經(jīng)營能力的同時(shí)，提升了工作人員的辦公效率。智能協(xié)同辦公系統(tǒng)可以讓企業(yè)的日常經(jīng)營管理運(yùn)轉(zhuǎn)更便捷高效，隨著智能終端處理能力的提高和5G網(wǎng)絡(luò)的普及，辦公系統(tǒng)也將會(huì)朝著移動(dòng)化的方向發(fā)展。

1 企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺建設(shè)現(xiàn)狀

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代帶動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮，越來越多的企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生，面對日常辦公問題，要求企業(yè)管理者加強(qiáng)對智能化辦公平臺的重視。針對目前企業(yè)協(xié)同辦公平臺的建設(shè)現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)如下：①辦公審批流程煩瑣，審批中存在資源浪費(fèi)的情況。員工在日常工作中需要拿著各式各樣的文檔和單據(jù)穿梭在不同部門間，等待部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，如果領(lǐng)導(dǎo)出差或者審批被駁回，員工還要繼續(xù)等待或者來回郵寄材料，無形中增加了企業(yè)的運(yùn)營成本，不利于工作效率的提升。②業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，存在信息孤島。線下簽批時(shí)存在印章濫用等情況，部門間業(yè)務(wù)彈性過大導(dǎo)致企業(yè)業(yè)務(wù)流程不規(guī)范。各部門之間聯(lián)系不夠及時(shí)，沒有實(shí)現(xiàn)信息共享，這些問題的出現(xiàn)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成信息孤島，信息統(tǒng)計(jì)和分析存在困難，嚴(yán)重影響工作效率[1]。③不同階段上線的各類信息系統(tǒng)繁多，操作煩瑣。企業(yè)在信息化建設(shè)過程中陸續(xù)進(jìn)行各類信息系統(tǒng)上線，沒有進(jìn)行協(xié)同辦公理念，各系統(tǒng)基本處于獨(dú)立應(yīng)用的狀態(tài)，PC端、移動(dòng)端均需要裝多個(gè)軟件，使用人員需要多個(gè)產(chǎn)品（系統(tǒng)）頻繁切換，操作煩瑣；各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不能互通，重復(fù)操作多，而且容易產(chǎn)生信息安全隱患。

2 企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺的功能需求

2.1 郵件功能需求

當(dāng)前企業(yè)內(nèi)建立了基于個(gè)人計(jì)算機(jī)平臺的郵件系統(tǒng)，由于企業(yè)內(nèi)部有外出辦公或出差人員，無法在自己的計(jì)算機(jī)中收發(fā)郵件。為了突出移動(dòng)辦公的便捷性優(yōu)勢，有必要開發(fā)出一套將辦公應(yīng)用拓展到個(gè)人移動(dòng)端的郵件系統(tǒng)。系統(tǒng)可同時(shí)通過PC端和移動(dòng)端處理郵件。

2.2 工作流程需求

因企業(yè)有員工需出差或外出辦公，無法及時(shí)上企業(yè)內(nèi)網(wǎng)查詢辦公業(yè)務(wù)信息，會(huì)對項(xiàng)目進(jìn)度造成影響。因此，智能協(xié)同辦公平臺需開發(fā)可以隨時(shí)為出差和外出員工通過微信等即時(shí)通訊軟件向系統(tǒng)提交工作發(fā)布的功能模塊。比如系統(tǒng)管理員可提前對審批申請、請假申請等相關(guān)工作流程進(jìn)行設(shè)置，員工根據(jù)需要提前定義好的表單填寫，使工作流程更加順利[2]，員工也可隨時(shí)查看流程進(jìn)度，推進(jìn)流程進(jìn)行。

2.3 員工考勤需求

以往企業(yè)的員工考勤設(shè)備主要依靠“指紋考勤機(jī)”和“人臉考勤機(jī)”兩種，這些考勤設(shè)備只能在固定位置考勤，考勤時(shí)間單一，操作者只可以設(shè)置考勤時(shí)間，無法對設(shè)備靈活化應(yīng)用。有的企業(yè)規(guī)模龐大，考勤地點(diǎn)多，外勤人員考核需要加入自身實(shí)時(shí)位置信息，只有這樣才能準(zhǔn)確判斷外勤人員的考勤真實(shí)性。不僅如此，針對員工工作請假加班、節(jié)假日休息等情況，系統(tǒng)應(yīng)提前根據(jù)實(shí)際情況做好排班聯(lián)動(dòng)，或者系統(tǒng)需要在下班時(shí)間升級，考勤系統(tǒng)可根據(jù)前一天加班情況適當(dāng)減少第二天員工出勤時(shí)間，幫助員工提供串休安排等。

2.4 即時(shí)通信需求

以企業(yè)員工通信錄為基礎(chǔ)，智能化協(xié)同辦公系統(tǒng)支持單聊和群聊等多種即時(shí)通訊模式。單聊就是員工一對一聊天，內(nèi)容僅支持二人可見，具有較高的隱私性。群聊信息就是公司或部門管理員建立聊天群，邀請相關(guān)人員進(jìn)入，管理方式比較嚴(yán)格，只有通過申請的人才能進(jìn)入[3]，在必要的時(shí)間及時(shí)清理群成員或者解散群組。此外，還有聊天室模式，該模式下聊天環(huán)境是開放的，員工可以隨時(shí)進(jìn)來或離開，管理松散，管理者可在聊天室內(nèi)拋出開放性話題供員工討論，比如提出對企業(yè)現(xiàn)代化管理改革的意見或建議。在不同的通信模式下，平臺帶有信息提醒功能，可存儲聊天記錄，整合信息流，將同一類型的話題集中顯示，方便員工查詢。平臺消息發(fā)送支持文字、圖片、文件、表情、語音以及視頻等模式，也可以在群聊中發(fā)送紅包和鏈接，全方位提高企業(yè)溝通效率。

2.5 方案設(shè)計(jì)需求

一方面，平臺設(shè)計(jì)應(yīng)滿足企業(yè)安全保密要求。移動(dòng)應(yīng)用的安全問題至關(guān)重要，其中存在物理風(fēng)險(xiǎn)、有意破壞風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)以及無意操作失誤風(fēng)險(xiǎn)幾種情況，根據(jù)以上風(fēng)險(xiǎn)對平臺物理層做出安全防護(hù)，從技術(shù)上和系統(tǒng)機(jī)制上保障平臺的運(yùn)行安全。

另一方面，平臺設(shè)計(jì)應(yīng)滿足使用性能要求。保持平臺使用認(rèn)定，在應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施日常操作時(shí)，極特殊情況除外，不應(yīng)出現(xiàn)任何系統(tǒng)錯(cuò)誤或者系統(tǒng)意外中止運(yùn)行的情況。平臺需要具有良好的開放式接口設(shè)計(jì)，保證未來系統(tǒng)擴(kuò)展和二次開發(fā)的能力，適應(yīng)公司未來需求的變化和發(fā)展；保證平臺系統(tǒng)使用靈活，系統(tǒng)和軟件接口變化時(shí)，用戶操作方式、信息獲取方式也會(huì)做出相應(yīng)改變，此時(shí)軟件系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)調(diào)整，時(shí)刻保持高度靈活，適應(yīng)不同的運(yùn)行環(huán)境，為企業(yè)營造良好的辦公環(huán)境。

3 企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺的設(shè)計(jì)原則與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

3.1 設(shè)計(jì)原則

智能協(xié)同辦公平臺的系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)遵循相應(yīng)的原則。遵循統(tǒng)一性原則，即統(tǒng)一規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一平臺管理，分步實(shí)施各項(xiàng)操作，拉近各部門間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)全體員工的高效協(xié)同。遵循集成性原則，解決以往企業(yè)存在的信息孤島問題，對操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對接。遵循實(shí)用性原則，從企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求出發(fā)，采用無代碼的方式開發(fā)定制業(yè)務(wù)，盡可能提高用戶需求響應(yīng)率，提高企業(yè)市場競爭力，增強(qiáng)企業(yè)和客戶之間的黏度。遵循可持續(xù)性發(fā)展的原則，面向服務(wù)的平臺體系架構(gòu)，以可拓展標(biāo)記語言作為設(shè)計(jì)基礎(chǔ)，提高系統(tǒng)靈活度，使系統(tǒng)可以根據(jù)業(yè)務(wù)的變化而做出調(diào)整。

3.2 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

依靠互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和SOA系統(tǒng)架構(gòu)模式，建設(shè)簡單便捷、響應(yīng)迅速、功能豐富的企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺，推動(dòng)辦公審批流程的無紙化和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化。關(guān)于智能協(xié)同辦公平臺的建設(shè)目標(biāo)，主要如下：①規(guī)范化，即遵循統(tǒng)一接口標(biāo)準(zhǔn)，保證服務(wù)調(diào)用模式統(tǒng)一，規(guī)范信息傳輸方式。②可擴(kuò)展化，以平臺現(xiàn)有功能為基礎(chǔ)提供標(biāo)準(zhǔn)接口，滿足用戶個(gè)性化需求，采用高內(nèi)聚和松耦合的平臺組件形式，按照用戶實(shí)際需求部署組件，為企業(yè)提供高效多功能的系統(tǒng)管理幫助。③移動(dòng)應(yīng)用目標(biāo)。按照用戶需求進(jìn)行門戶的靈活配置，關(guān)注用戶體驗(yàn)，強(qiáng)化平臺使用功能，通過智能手機(jī)和平板等移動(dòng)設(shè)備，打破以往辦公的時(shí)空限制，采用平臺移動(dòng)化應(yīng)用軟件支持隨時(shí)隨地辦公。④流程制度化。依靠圖像化展現(xiàn)形式，明確業(yè)務(wù)審批流程，落實(shí)審批人職責(zé)，使業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)變得高效透明[4]。

4 企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺實(shí)施方案

4.1 基于SOA架構(gòu)建設(shè)協(xié)同辦公平臺

SOA架構(gòu)具有高內(nèi)聚和低耦合特征，依靠SOA架構(gòu)搭建企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺，使平臺具備組件式集成發(fā)展理念。將原本分散的功能一同封裝為組件，各個(gè)組件之間利用接口實(shí)現(xiàn)訪問功能，這樣不僅方便系統(tǒng)維護(hù)，平臺組件管理也更規(guī)范，提升平臺使用的靈活性?；谄脚_提供不同引擎組件，按照企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行業(yè)務(wù)變更和功能充足，可以有效降低企業(yè)實(shí)施成本的同時(shí)實(shí)現(xiàn)與企業(yè)制度的高度契合。SOA協(xié)同辦公體系架構(gòu)下，將用戶信息系統(tǒng)作為服務(wù)目標(biāo)，所有內(nèi)容整合到平臺內(nèi)，降低了用戶使用平臺的復(fù)雜程度，凸顯平臺的人性化。平臺共有四個(gè)層次，第一層為展現(xiàn)層，包含內(nèi)部員工、外部用戶以及移動(dòng)平臺幾部分，實(shí)現(xiàn)對各個(gè)用戶的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。業(yè)務(wù)層包含業(yè)務(wù)管理、流程管理、表達(dá)管理、信息發(fā)布等內(nèi)容，在移動(dòng)辦公方面可實(shí)施報(bào)表開發(fā)和系統(tǒng)集成功能。引擎層主要包含數(shù)據(jù)挖掘引擎和門戶配置引擎，與接口開發(fā)平臺相聯(lián)系。數(shù)據(jù)層包含關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、NoSQL數(shù)據(jù)庫、文件服務(wù)器，可為企業(yè)日常辦公管理提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。

4.2 工作流引擎

智能協(xié)同辦公平臺的工作流管理模式符合WFMC標(biāo)準(zhǔn)，平臺業(yè)務(wù)流程的建模符合BPMN2.0規(guī)范。工作流引擎可提供圖形化界面，提供串行、會(huì)簽等不同運(yùn)行模式。針對流程審批人提供不同用戶選項(xiàng)，可對審批人設(shè)置過濾項(xiàng)，使業(yè)務(wù)流程運(yùn)行和工作流發(fā)起更為便捷。在模板設(shè)置方面，工作引擎可向使用者提供臨時(shí)版本模板，也可讓使用者自行補(bǔ)充模板，避免流程模板設(shè)置過于復(fù)雜，降低使用難度。對已經(jīng)存在的流程實(shí)例提供統(tǒng)一化圖形流程界面，方便用戶感知流程運(yùn)行情況，平臺向用戶提供針對流程的監(jiān)控分析功能，幫助企業(yè)分析流程，使流程精簡化，為流程的梳理提供數(shù)據(jù)參考支持。

4.3 表單設(shè)計(jì)引擎

結(jié)合企業(yè)辦公的實(shí)際需求，使用者參考平臺表達(dá)設(shè)計(jì)引擎已有模板在線設(shè)計(jì)表單，表單設(shè)計(jì)完成后可直接從平臺預(yù)覽設(shè)計(jì)效果。表單引擎可為用戶提供文本框、文本域、審批空間等功能組件，實(shí)現(xiàn)對表單的個(gè)性布局，讓表單設(shè)計(jì)在負(fù)荷企業(yè)制度的同時(shí)更加美觀。智能協(xié)同辦公平臺表單設(shè)計(jì)引擎對使用者提供參考模板，實(shí)現(xiàn)表單操作的簡單化。

4.4 業(yè)務(wù)引擎

按照企業(yè)已有的規(guī)章制度，用戶通過平臺內(nèi)業(yè)務(wù)引擎對業(yè)務(wù)屬性在線配置。選用滿足業(yè)務(wù)需求的流程模板，對流程加以關(guān)聯(lián)，設(shè)置審批候選人或提示語，配置業(yè)務(wù)管理形式。此外，平臺業(yè)務(wù)引擎還可以定義流程流轉(zhuǎn)條件，完成業(yè)務(wù)自下而上的無縫切換，支持業(yè)務(wù)線上線下的轉(zhuǎn)換，全面提高企業(yè)業(yè)務(wù)審批效率。平臺支持自定義查詢與統(tǒng)計(jì)功能，對已經(jīng)存在的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)加以分析。

此外，系統(tǒng)擁有良好的開放性，平臺業(yè)務(wù)拓展能力較強(qiáng)，對外部系統(tǒng)有著強(qiáng)大的集成能力，各部分組件有著豐富的接口，可以支持平臺對內(nèi)對外的應(yīng)用。在功能組件上，系統(tǒng)支持組件的插拔，使用者可以按照自身需求選擇個(gè)性化功能組件，通過插拔式設(shè)計(jì)方式將功能組件安裝在平臺內(nèi)，實(shí)現(xiàn)功能組件高內(nèi)聚與松耦合，也方便對組件管理與維護(hù)。基于協(xié)同辦公平臺的協(xié)作溝通組件，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部通信的快捷暢通，用戶按照業(yè)務(wù)需求做好內(nèi)部資源的有效調(diào)配，打破內(nèi)部屏障，推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展。此外，系統(tǒng)支持文檔的自動(dòng)發(fā)布與管理，可實(shí)時(shí)化進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，利用平臺業(yè)務(wù)引擎實(shí)現(xiàn)文檔電子化存儲，用戶登錄平臺后在業(yè)務(wù)引擎的幫助下可以快速查詢文檔，也可以通過精準(zhǔn)關(guān)鍵詞數(shù)據(jù)挖掘引擎，生成報(bào)表信息，向企業(yè)管理者提供資料，提高其領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力。

4.5 安全設(shè)計(jì)方案

移動(dòng)化辦公平臺最大的設(shè)計(jì)難點(diǎn)在于安全問題，可從以下幾方面出發(fā)保障平臺穩(wěn)定運(yùn)行：①物理安全設(shè)計(jì)。智能協(xié)同辦公平臺產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行本地化存儲，數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在機(jī)房，要求機(jī)房供電設(shè)施必須滿足二級系統(tǒng)物理安全需求，保證機(jī)房不斷電，同時(shí)加強(qiáng)日志管理，在確保用戶快速解決問題的同時(shí)同步消除安全隱患，防止問題發(fā)生。②網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計(jì)。應(yīng)用平臺安全接入功能，將企業(yè)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)隔離，在企業(yè)協(xié)同辦公平臺內(nèi)統(tǒng)一身份管理、數(shù)據(jù)傳輸加密管理、安全端口管理以及應(yīng)用授權(quán)管理幾部分，完成對移動(dòng)終端接入的安全控制，防止威脅入侵平臺。③移動(dòng)終端設(shè)備安全認(rèn)證功能?？梢圆捎肕AC地址或IP認(rèn)證方式，只有系統(tǒng)白名單內(nèi)的移動(dòng)終端才運(yùn)行能進(jìn)入平臺。④用戶訪問安全設(shè)計(jì)。平臺實(shí)施用戶身份管理，可以采用人臉識別或職位認(rèn)證，以此保證系統(tǒng)訪問安全可靠。⑤應(yīng)用安全與數(shù)據(jù)保密。業(yè)務(wù)部門與信息部門共同組成平臺使用權(quán)限管理小組，負(fù)責(zé)對用戶數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的審核，確保數(shù)據(jù)訪問安全。在傳輸帶有保密性質(zhì)的數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)做好數(shù)據(jù)的加密處理，應(yīng)用端對端加密方式，從客戶移動(dòng)終端到企業(yè)接入服務(wù)器端做好加密，避免信息被竊取。

5 結(jié)束語

總而言之，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，現(xiàn)代化企業(yè)管理離不開大數(shù)據(jù)與云計(jì)算技術(shù)的支持，通過建立智能化協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)辦公，提高員工工作效率，人們可以利用碎片化時(shí)間處理公務(wù)。平臺遵循統(tǒng)一性和實(shí)用性原則，采用無代碼的方式開發(fā)定制業(yè)務(wù)，提高用戶需求響應(yīng)率，依靠SOA系統(tǒng)架構(gòu)模式，建設(shè)簡單便捷的企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺，真正意義上實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，為企業(yè)現(xiàn)代化管理營造了良好的氛圍。