新《檔案法》背景下推動高校廉政檔案信息化建設(shè)的思考

周 矗

2020年6月20日，修訂通過的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新修訂《檔案法》”）增加了“檔案信息化建設(shè)”專門章節(jié)，首次從國家立法的高度明確了檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容和法律效力，為高校高質(zhì)量推動廉政檔案的建設(shè)信息化和管理現(xiàn)代化提供了實現(xiàn)路徑和法律保障。

一、新修訂《檔案法》背景下高校廉政檔案信息化建設(shè)面臨的機遇

1.為高校廉政檔案信息化建設(shè)提供了法律遵循?！陡刹繖n案工作條例》（1991年）規(guī)定干部檔案管理部門工作職責之一就是要“推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)”；《關(guān)于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（2004年）提出“要創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平”[1]；《干部人事檔案工作條例》第二十三條、第二十六條明確提出檔案數(shù)字化建設(shè)和信息化管理的相關(guān)要求。目前，高校在干部人事檔案信息化理論和實踐研究方面已經(jīng)取得一定的成果，但在廉政檔案信息化建設(shè)方面的探索還比較少，大部分高校仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方式建設(shè)管理干部廉政檔案，只有少數(shù)高校在干部廉政檔案信息化建設(shè)工作方面進行了探索。新修訂《檔案法》的頒布，首次將“檔案信息化建設(shè)”寫入國家法律，將推進檔案信息化作為新時代檔案工作的重要內(nèi)容進行規(guī)范、提倡，為高校加快推動廉政檔案信息化建設(shè)提供了法律遵循。

2.為高校廉政檔案信息化建設(shè)明確了工作方向。近年來，少數(shù)已經(jīng)開展廉政檔案信息化探索的高校，在實踐中往往采用“電子+紙質(zhì)”雙軌制歸檔模式，但隨著檔案信息化的不斷推進，雙軌制重復操作、工作量大、程序復雜等弊端日益突出。新修訂《檔案法》規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，明確了電子檔案的憑證作用，確認了電子檔案的法律效力，為高校深入推進廉政檔案信息化提供了有力支撐。新修訂《檔案法》還對如何建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺，做好電子檔案移交和保障檔案信息安全等內(nèi)容作出了明確規(guī)定[2]，把檔案信息化作為接下來一段時期檔案事業(yè)改革和發(fā)展的重要工作，為高校加快推進廉政檔案信息化建設(shè)指明了工作方向，具有重要的指導意義和參考價值。

二、以新修訂《檔案法》為遵循，推動高校廉政檔案信息化建設(shè)

1.加大廉政檔案軟硬件的投入。廉政檔案信息化建設(shè)是一項對軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施高度依賴的系統(tǒng)工程。新修訂的《檔案法》規(guī)定：“按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?！币环矫?，為妥善保存、方便使用廉政檔案電子數(shù)據(jù)及相關(guān)材料，需要購置或租用計算機、掃描儀、復印機、打印機、數(shù)碼相機、檔案柜、服務器和存儲設(shè)備等必不可少的硬件設(shè)施，提供符合檔案保存標準的辦公室或庫房；另一方面，為真正實現(xiàn)廉政檔案數(shù)字化、信息化、智能化，將信息化技術(shù)深度運用到廉政檔案管理全過程，就必須開發(fā)或購買技術(shù)先進、操作便利、性能穩(wěn)定的廉政檔案信息管理軟件或系統(tǒng)服務，從技術(shù)上提高廉政檔案收集整理、查詢調(diào)閱的效率，拓寬廉政檔案資料收集的類型、檔案利用的范圍。因此，高校必須在資金和政策等方面的加大支持與投入[3]，夯實廉政檔案信息化建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)。

2.建立健全廉政檔案管理制度。新修訂《檔案法》規(guī)定：“檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用?！彪S著信息化技術(shù)在高校廉政檔案建設(shè)與管理中的應用，傳統(tǒng)紙質(zhì)廉政檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度已經(jīng)不能滿足新的工作需要，必須建立健全更加科學有效，能夠適應新時代檔案信息化建設(shè)要求的管理制度。一方面，高校在起草制定廉政檔案信息化管理相關(guān)的規(guī)章制度和規(guī)范性文件時，必須堅持以《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《中國共產(chǎn)黨紀律檢查機關(guān)監(jiān)督執(zhí)紀工作規(guī)則》《中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例》等法律、規(guī)定為遵循，確保制度的合法性、合規(guī)性；另一方面，更要結(jié)合本單位工作實際和信息化新技術(shù)的特點，進一步細化和完善廉政檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標準和要求，明確電子檔案的歸檔內(nèi)容與格式、查閱流程與權(quán)限、數(shù)據(jù)存儲與安全、使用方法與形式等，確保管理制度在契合新技術(shù)、新要求的情況下，對廉政檔案信息化建設(shè)與管理過程中可能出現(xiàn)的風險進行防控。

3.確保廉政檔案信息真實可靠。檔案信息來源可靠、內(nèi)容真實是廉政檔案存在及發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和前提條件[4]。新修訂《檔案法》第三十七條、第三十九條對電子檔案的來源以及真實性等有著明確規(guī)定：“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)?！薄皺n案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性?！币虼?，高校在推進廉政檔案信息化建設(shè)過程中，要結(jié)合高校特點，采取有效措施嚴把檔案材料入口關(guān)，確保廉政檔案信息真實可靠。一方面，要加大對廉政檔案建設(shè)重要性及上級有關(guān)政策規(guī)定的宣傳，建立材料收集工作制度，要求干部本人嚴肅、真實對待個人事項填報工作，規(guī)范接收組織、紀檢、人事、審計等職能部門提供的檔案資料，嚴格材料審核環(huán)節(jié)，確保廉政檔案信息真實、準確、合規(guī)。另一方面，針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)缺失、錯亂等情況。一是要嚴把數(shù)字化前紙質(zhì)檔案“質(zhì)量關(guān)”，對紙質(zhì)檔案的分類、組卷、編號、目錄、數(shù)量等逐件進行檢查登記，發(fā)現(xiàn)問題及時規(guī)范處理，在源頭上保證檔案信息的可靠性；二是要保證數(shù)字化后電子檔案“真實度”，建立完善的紙質(zhì)檔案數(shù)字化核查體系，在保證數(shù)字化前后檔案數(shù)量一致的情況下，做到全部資料逐一核對，重要資料進行二次抽查，在機制上保障廉政檔案轉(zhuǎn)換前后的一致性。

4.完善廉政檔案信息安全體系。電子檔案較紙質(zhì)檔案具有占用空間小、記錄形式多樣、整理分析方便、查詢調(diào)閱快速等優(yōu)勢，但在廉政檔案信息化建設(shè)與管理過程中，計算機及網(wǎng)絡設(shè)備的應用也會導致廉政檔案數(shù)據(jù)丟失、信息泄露等方面的安全風險加大。新修訂的《檔案法》明確要求“加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全”。廉政檔案工作具有較強政治性、紀律性和保密性，高校在推進廉政檔案信息化建設(shè)過程中，更要把檔案信息安全作為重點工作來抓，建立嚴密的安全工作體系，確保干部廉政檔案安全。一是要切實加強安全技術(shù)保障，選擇專業(yè)的廉政檔案軟件開發(fā)公司，在程序設(shè)計時就重點加強系統(tǒng)安全的防護，注重應用電子簽名、USB安全密鑰等新技術(shù)，從而更好地防止廉政檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)或密碼被非法篡改，從技術(shù)上有效規(guī)避網(wǎng)絡安全風險。二是要及時做好電子檔案備份，把數(shù)據(jù)備份作為檔案更新工作的必要環(huán)節(jié)，通過啟用多臺存儲設(shè)備同步更新、設(shè)立備用服務器進行數(shù)據(jù)同步等方式對電子檔案及時備份，防止因存儲硬件損壞、服務器故障等不確定因素造成廉政檔案數(shù)據(jù)丟失，有效降低檔案安全風險。三是要嚴格控制系統(tǒng)訪問權(quán)限。一方面，從嚴控制管理賬戶的分配，并根據(jù)不同部門、不同用戶授予不同的管理權(quán)限；另一方面，通過系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)對系統(tǒng)使用過程的全面監(jiān)控，做到自動對系統(tǒng)訪問、修改等操作進行詳細日志記錄，最大程度防止人為因素造成的信息泄露。

5.注重廉政檔案數(shù)據(jù)挖掘分析。廉政檔案全面記錄了高校干部本人及家庭情況、問題線索及處置情況、執(zhí)行廉潔自律規(guī)定情況等廉政信息，是反映領(lǐng)導干部廉潔從政的“第二身份證”，能夠為畫好領(lǐng)導干部廉政“畫像”，為分析研判“樹木”與“森林”的關(guān)系提供依據(jù)。新修訂《檔案法》規(guī)定：“檔案館應當根據(jù)自身條件，為國家機關(guān)制定法律、法規(guī)、政策和開展有關(guān)問題研究，提供支持和便利?！蓖恚咝敵浞掷昧n案記錄的信息，進行科學、精準的數(shù)據(jù)挖掘分析，為推動學校全面從嚴治黨向縱深發(fā)展提供參考。通過對廉政檔案記錄信息的充分挖掘與分析，一是能夠幫助學校對領(lǐng)導干部違紀違法、履職盡責不力等情況進行全面梳理、分類，為學校用“身邊人”“身邊事”開展警示教育提供了以案說紀的“資源庫”。二是幫助學校更直觀、更準確地掌握干部廉潔自律情況和二級單位的政治生態(tài)情況，為學校黨委、紀委進一步做好干部提拔任用工作、做細做實監(jiān)督職責提供依據(jù)；三是幫助學校更全面、更系統(tǒng)地掌握監(jiān)督執(zhí)紀“四種形態(tài)”使用情況和立德樹人政治生態(tài)情況，為學校黨委、紀委精準靈活運用監(jiān)督執(zhí)紀“四種形態(tài)”、營造風清氣正的政治生態(tài)指明方向。

6.加強廉政檔案工作隊伍建設(shè)。“國家加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)。檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業(yè)知識與技能?！毙滦抻啞稒n案法》的規(guī)定對檔案工作人員從業(yè)提出了明確的素質(zhì)要求，也體現(xiàn)了國家立法對檔案工作人才隊伍建設(shè)的高度重視。廉政檔案管理工作對檔案管理人員的政治素質(zhì)、理論素養(yǎng)和業(yè)務水平要求較高，針對目前高校廉政檔案管理人員絕大部分由紀委工作人員兼職擔任，存在業(yè)務知識不扎實、信息化技術(shù)不嫻熟的情況，高校應該進一步加強廉政檔案信息化管理隊伍的建設(shè)。一是要嚴把“入口關(guān)”，把“講政治、有信念，講規(guī)矩、有紀律”，并能熟練掌握信息化辦公技術(shù)，作為從事廉政檔案信息化管理工作人員選拔的必要條件。二是要加強培訓指導，從檔案管理知識、紀檢監(jiān)察業(yè)務和信息化技術(shù)等方面全方位、立體化加強對廉政檔案工作人員的培訓，注重政治意識、規(guī)矩意識、責任意識和安全意識的教育，打造政治站位高、規(guī)矩意識強、業(yè)務能力好的廉政檔案信息化管理專業(yè)隊伍。三是要完善人才培養(yǎng)制度，既要培養(yǎng)出廉政檔案信息化管理的復合型人才，更要搭建廣闊的個人成長平臺，為廉政檔案管理人員在能力提升方面提供更多學習機會，在崗位任用、職務晉升等方面給予政策保障，保持管理隊伍的高效、穩(wěn)定。