高校特色檔案的界定及管理之道
——以華南理工大學檔案館為例

蔣紅健

2020年6月20日，第十三屆全國人大常務委員會第十九次會議修訂了《中華人民共和國檔案法》，其第三十四條規(guī)定：“國家鼓勵檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀?！备咝n案具有鮮明的文化傳承特征，高校收集、整理、保管、利用檔案的根本目的在于利用服務和文化傳播。

從總體而言，檔案具有極高的文化傳承價值密度，但其價值密度并非均勻分布。高校特色檔案作為學校發(fā)展進程中的歷史節(jié)點印記，是學校文化富礦和文化根基，需要重點關(guān)注和保護，進而充分利用特色檔案生動形象的特點，通過各種文化傳播窗口和媒介，展示、宣傳學校辦學理念、辦學精神和文化內(nèi)涵。

一、檔案管理現(xiàn)狀

以我館為例，2019年底，我校檔案館藏總量已達23萬卷（件），館內(nèi)現(xiàn)有電子版照片超過15.7萬張，館藏資料2293冊；傳統(tǒng)檔案數(shù)字掃描總數(shù)412萬頁，錄入電子目錄總數(shù)204萬條，掛接原文總數(shù)69萬條?？梢钥闯觯^藏實體檔案儲量非常豐富，同時，連續(xù)15期數(shù)字化工作形成了數(shù)量龐大的電子原文。

此外，我館數(shù)字檔案室建設(shè)不斷深入，目前已進展到與OA系統(tǒng)和招標系統(tǒng)對接，并將在此基礎(chǔ)上總結(jié)經(jīng)驗，進一步與各業(yè)務系統(tǒng)對接。電子檔案將成為館藏總量的重要來源，必將導致檔案信息總量的快速增長。

由于實體檔案不斷增多，數(shù)字化、電子檔案系統(tǒng)對接不斷推進，勢必引出信息化建設(shè)與特色檔案協(xié)同管理問題，有必要從海量館藏中提取價值蘊藏量大、文化傳播力強的檔案，總結(jié)、歸納其共性，對其界定、細分，歸入特色檔案范疇，進行重點管理和開發(fā)。

二、存在問題分析

我館在實體檔案和檔案信息化建設(shè)方面取得了一定成績，但是沒有采取有效措施界定特色檔案并有針對性地進行重點管理，實現(xiàn)特殊與一般、重點和次要、個別和普遍的協(xié)同統(tǒng)一，進行既兼顧、又傾斜的綜合管理。具體有以下四個原因。

1.特色檔案管理意識不到位。應當說，檔案管理人員具備對特色檔案管理重要性的認識，在校史館、博物館、辦學成就展等窗口及網(wǎng)絡(luò)板塊建設(shè)方面有較深體驗，但是國家和省市檔案部門沒有針對特色檔案管理發(fā)布系列文件，學校也沒有專門對此制訂規(guī)章制度，因此在實際管理過程中，沒有對特色檔案進行單列管理。

2.特色檔案概念不清。由于特色檔案沒有明確定義，而且文獻對特色檔案的定義偏重于感性認知，沒有對特色檔案進行展開描述，使特色檔案范疇不明確，淪為一個籠統(tǒng)的概念，導致理論研究與實際操作均存在一定困難。

3.特色檔案管理沒有現(xiàn)成模式可以照搬。各高校特色檔案管理基本上屬于關(guān)起門來建設(shè)，并且是有需要才建設(shè)，需求的廣度和深度決定特色檔案管理的程度，沒有形成較為規(guī)范的模式可以借鑒。同時，高校對特色檔案管理缺乏必要的交流，上門調(diào)研費時費力，缺少必要的系統(tǒng)的經(jīng)驗交流會議。因此，特色檔案管理方式方法需要規(guī)范，并需要進行交流、探討和發(fā)展。

4.特色檔案管理機制不健全。管理機制不健全會導致特色檔案管理較為松散，難以保證檔案部門對這一特定領(lǐng)域進行投入和人力保障，形成管理薄弱現(xiàn)象，亟待形成一整套制度體系，規(guī)范特色檔案管理運作，通過制度先行，達到管理到位。

三、特色檔案概念及特征分析

何為特色，新華字典將特色定義為“事物表現(xiàn)出來的獨特的色彩、風格等”，因此，特色是指能夠與同類事物相區(qū)別的具有自身特征的表現(xiàn)形式。

高校特色檔案是區(qū)別于其他高校的具有個性的檔案總稱，包括高校長期發(fā)展所形成的反映地域、歷史、人物、學科、文化等特征的具有保存利用價值的各類檔案[1]92。高校特色檔案存在鮮明的個性和差異性，是高校文化發(fā)展的寶貴沉淀，有效管理和利用這些具有原始性、真實性和生動性的特色檔案，挖掘、傳播其蘊藏的特色文化，是高校檔案館的重要職責和工作任務。

鑒于高校特色檔案的概念是定性而非定量的，其表現(xiàn)特征僅能以性質(zhì)加以描述。特色檔案分布范圍具有廣泛性，涉及內(nèi)容具有特殊性，載體形式具有多樣性，因此不能采用窮舉法進行枚舉，應根據(jù)特色檔案所印證、反映、折射的文化特征進行剖析判斷。高校特色檔案普遍具有新、特、專、奇等表現(xiàn)特征，可以結(jié)合、歸納檔案內(nèi)容判斷其是否屬于特色檔案。

1.新指新穎，指剛發(fā)生、剛體驗到的初始事物。例如，新冠肺炎戰(zhàn)疫檔案，屬于剛發(fā)生的新生事物，需要第一時間進行歸檔和整理。新冠肺炎戰(zhàn)疫檔案涉及面很廣，時效性很強，越早利用越能發(fā)揮其獨特作用，所以要緊緊抓住其時效性，迅速反應，各單位協(xié)助配合，及時催收各類檔案，編研成冊，積極傳播，達成快速展現(xiàn)特色檔案內(nèi)在價值的目的。同時，新冠肺炎戰(zhàn)疫檔案屬于公共危機處理范疇，借鑒戰(zhàn)疫所形成的應急預案和實施細則，可應用于將來可能發(fā)生的重大公共危機，推進公共危機管理領(lǐng)域的科學研究和實踐指導。

2.特指特別，指不一般、與眾不同。我校具有長達百年的辦學歷史，其源頭可以追溯到1918年成立的廣東省第一甲種工業(yè)學校，分析重要歷史節(jié)點留下的原始材料，可以提煉重要決策、重要人事任免的背景、緣由，借故知今，作為學校選擇、改進、堅定辦學方向的依據(jù)。例如，我校建校源流之一的國立中山大學工學院（原名國立廣東大學）留存有重要的學校肇建檔案。1924年2月，孫中山先生發(fā)布兩道大元帥命令，這是學校邁入正規(guī)化發(fā)展的重要歷史佐證。中央人民政府政務院于1951年11月批準的《全國工學院調(diào)整方案》，以及《新華月報》于1952年5月刊發(fā)的成立華南工學院的決定、廣州區(qū)高等學校院系調(diào)整工作委員會院系調(diào)整工作總結(jié)、《華南工學院學報》創(chuàng)刊號、1960年華南工學院被評為全國重點高校的文件等，這些特色檔案是學校從無到有、艱難初創(chuàng)的歷史見證，激勵華工師生不避艱險，篳路藍縷，推動學校各項事業(yè)向前發(fā)展。

3.專指專有，指獨占擁有。例如，名人檔案、實物檔案、聲像檔案、口述檔案就是學校專有的檔案類別，具有排他性，是學校獨自形成并擁有的珍貴史料。

（1）學校存有吳碩賢、陳克復、毛宗源等152位名人的珍貴檔案，其中建筑系名人夏昌世、龍慶忠、陳伯齊教授是1952年后該系學術(shù)核心，正是由于他們的存在，使得建筑學科形成強大的學科優(yōu)勢，學校名列中國建筑老八校之一。

（2）校園內(nèi)存有大量民國建筑及重要人文景觀，是校史文化傳播的核心內(nèi)容和精彩亮點，也是來訪嘉賓、校友非常感興趣的實物檔案。其中，5、6、7、8、9、12號樓等民國建筑，外形獨特，兼具中國傳統(tǒng)建筑風格和西洋建筑風格，被列為廣州市第六批文物保護單位，學校校史館至今還珍藏著8號樓修繕時取下的瓦當，這些民國建筑造型秀麗、經(jīng)久耐用，吸引無數(shù)學子駐足流連。還有，坐落于學校五山校區(qū)北區(qū)“賀蘭山”上的老校訓石，為代代華工人指明治學態(tài)度，是偉人遺芳的珍品。

（3）學校存有許多記錄重大活動組織過程、教學科研場景的聲像檔案，是學校教學、科研成果的珍貴縮影。1958年我校馮秉銓教授成功組織試制模擬電子計算機，被送到北京參加教育與生產(chǎn)勞動相結(jié)合展覽，成為展覽會光彩奪目的展品之一，我校存有模擬電子計算機研制現(xiàn)場照片及《人民日報》對此發(fā)表的社論《黨的教育方針的凱歌》照片。

近年來，檔案館組織全館力量，走訪華工組建之際學習、工作、生活在華園并作出重要貢獻的老華工人，收集大量一手口述檔案，出版兩輯《口述華園》，生動再現(xiàn)建校初期歷史畫卷，是學校專有口述檔案的編研精品。

4.奇指奇異，是奇特、特別的意思。例如，地域文化研究是頗具特色、其他高校少有涉及的學科領(lǐng)域，形成的地域文化檔案既珍貴又具鄉(xiāng)土氣息[2]29。我校擁有全國最大的客家文化研究所，藏有客家文化文獻檔案150余種，包括理論研究文獻、客家歷史人物傳記、客家文學作品、客家影視劇等，其中客家文化文獻先后4次獲國家政府獎、6次獲全國性獎、20多次獲省部級獎，數(shù)十種《客家研究文叢》被列入國家“十五”“十一五”和“十二五”重點規(guī)劃圖書。這些長期教學、科研工作形成并積累的客家文化檔案，是地域文化檔案中的瑰寶，既是學校校園文化建設(shè)重要組成部分，又是廣東省建設(shè)文化大省的璀璨分支。

四、13個門類特色檔案范圍框定

特色檔案的內(nèi)在特征偏重于感性認識，需要在理性層面進行梳理、歸納、分析。高校檔案分設(shè)13個門類，我們在此進一步嘗試剖析各門類特色檔案，明晰并框定特色檔案的存在范圍。

綜合文書類特色檔案包括黨群、行政公文以及其他門類中的文書，其中反映學校歷史沿革、教學改革、學科建設(shè)、重大科研項目、重點科研平臺建設(shè)等檔案彌足珍貴。高等教育的發(fā)展本身是一個不斷改革探索的過程，學校成立、拆分、合并、共建、調(diào)整的方案、批復、機構(gòu)及人事調(diào)整決定的檔案，對于學校今后的發(fā)展走向起到重要借鑒作用。例如，1993年學校在全國高校首開部省共建之先河，1995年進入“211工程”行列，2001年進入“985工程”行列，2017年入選“雙一流”建設(shè)A類高校名單，以及學校在“世界大學學術(shù)排名”情況，多學科協(xié)調(diào)發(fā)展及學科整體水平情況等，包含了學校立足實際、面對形勢的應對策略，其管理措施、改革舉措至今仍具啟發(fā)引領(lǐng)作用。

教學類特色檔案包括教育教學改革、學生思想教育與管理、招生綜合管理、高等教育研究、實驗室建設(shè)、專業(yè)評估、課堂教學與教學實踐、優(yōu)秀學位論文、優(yōu)秀教材等內(nèi)容。其中，國家科技骨干、著名企業(yè)家、領(lǐng)導干部所形成的名人教學檔案是校史展覽的重要素材。由于學校堅持理工為主、多學科協(xié)調(diào)發(fā)展、新工科建設(shè)為新特色的辦學方向，建校以來，為國家輸送各類高質(zhì)量畢業(yè)生51萬余人，被譽為工程師和企業(yè)家的搖籃。教學類特色檔案的有效利用，可以總結(jié)教學經(jīng)驗和成果，改進人才培養(yǎng)的方式方法，為廣東省區(qū)域經(jīng)濟及全社會輸送人力資源。

科研類特色檔案包括重大項目、重大基礎(chǔ)研究、科技開發(fā)、橫向合作、軍工、人文社會科學項目等，其表現(xiàn)形式為申報及批復材料、獎勵材料、重大專利及軟件版權(quán)證書等。學?？蒲许椖繑?shù)量眾多，可著重關(guān)注領(lǐng)軍人才的科研軌跡、重大科研項目建設(shè)材料和重大科研成果的完成情況，以利于教師緊跟學科發(fā)展前沿，開展科學研究，提升學?？蒲兴接矊嵙?。

基建類特色檔案可重點關(guān)注學校歷史建筑、文物古跡和特色建筑。我們要保護好學校留存的大量民國建筑、標志性建筑和人文景觀，作為校史文化傳播的核心內(nèi)容，同時也為這些特色建筑及景觀的修繕維護提供圖紙及資料，使得這些特色建筑及景觀得以長期傳承下去。

人物檔案中的名人檔案作為學校特色檔案，極大地擴展、豐富了館藏，是檔案編研的極佳素材。我校歷史悠久，名人輩出，從名人的生平傳記、往來信函、新聞媒體報道、各類證件、學術(shù)界評價資料、著作、教材、成果性材料、聲像資料，甚至包括個人藏品、具有紀念意義的個人用品等，可以看出他們艱苦樸素的生活作風、認真嚴謹?shù)闹螌W態(tài)度，這些是傳揚學校文化的代言佳品。

實物檔案包括重要人物及活動的題詞、畫作、禮品、紀念品、獎品等。例如，2010年亞運會在廣州主辦，我校檔案館藏有亞運特色實物檔案。再比如，許多實物檔案折射出使用人或捐贈人的生平點滴，令人不禁回想和感慨。學校校史館收藏有華南工學院第一任黨委書記張進的書法和他使用過的毛筆、硯臺等物件，其書法“樸質(zhì)而不拘謹，灑脫而有法度”，可以反映其不拘泥于陳規(guī)、敢于創(chuàng)新的工作態(tài)度。

聲像檔案包括視察與參觀、校內(nèi)外重要會議、教育教學工作、學校管理工作、文娛體育活動、外事活動、校慶活動、社團活動、畢業(yè)生照片、科研工作、校友工作、校園景色等諸多方面，載體也豐富多樣，有照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、微縮膠片、光盤、移動硬盤、U盤等各種形式。其中，我校檔案館保存了1978年馮秉銓、楊家智教授在全國科學大會上被評為“全國先進科技工作者”的照片，化工系校友、全國人大常委會原副委員長成思危來校做經(jīng)濟報告和視察學生宿舍的照片，反映出學校方方面面的成就，以及各級領(lǐng)導對學校建設(shè)的重視和關(guān)心。

此外，財會特色檔案可重點關(guān)注重大項目、重點建設(shè)事項的財務報表、賬簿、財務憑證、會計賬本、資金劃撥表等，既可用于財會檔案利用及經(jīng)費審計，也可用于經(jīng)費分配方案的查考；出版類檔案可重點關(guān)注校內(nèi)公開發(fā)行期刊的創(chuàng)刊號，記載學校大事要事的校報、刊物，以及重要書稿及音像材料；產(chǎn)品類特色檔案包括學校自主或合作研發(fā)的產(chǎn)品資料及生產(chǎn)、推廣、使用情況；外事類特色檔案包括學校領(lǐng)導、學科領(lǐng)軍人才出國（境）材料、參加或組織國際交流與合作活動、籌備國際會議及留學生學習材料；資產(chǎn)設(shè)備類特色檔案包括重大儀器設(shè)備的購置、測試資料，以及土地地界、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資產(chǎn)類檔案的文件記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。

五、特色檔案管理機制對策

特色檔案管理機制的總體思路是約束管理行為，保證特色檔案齊全完整，滿足師生校友的利用需求，更好地支撐服務學校中心工作。因此，需要改革特色檔案管理中權(quán)責不清、制度不明現(xiàn)象，明確歸檔范圍，改進利用模式，尤其要改變封閉保守的現(xiàn)狀，通過各種媒介和渠道，提高特色檔案文化的社會關(guān)注度，實現(xiàn)特色檔案的價值增值。

1.特色檔案管理制度建設(shè)。特色檔案管理制度包括工作責任制和業(yè)務管理制度兩類。其中，工作責任制指按照檔案門類落實管理責任者及其職責，做到責任到人，職責分明。業(yè)務管理制度包括諸多方面，分列如下：（1）特色檔案安全、完整相關(guān)制度，作為特色檔案管理的前置制度。（2）逐項分解，建立各門類特色檔案管理制度，細化到日常管理、資源建設(shè)、利用服務、安全體系、信息化等各個層面。（3）軟硬件設(shè)施設(shè)備規(guī)劃，提供特色檔案管理的基本物質(zhì)條件，推動特色檔案管理向深層次發(fā)展。（4）現(xiàn)存檔案中特色檔案標注辦法，細化、明確特色檔案歸檔范圍，并跟隨學校發(fā)展形勢進行擴展。（5）二級單位定期或提前移交特色檔案辦法，鼓勵個人移交、捐贈、寄存特色檔案。（6）特色檔案協(xié)同管理辦法。檔案館負責對特色檔案進行集中、分類管理，學校博物館、圖書館、出版社及其他單位保存的屬于特色檔案范疇的文物、圖書資料，在檔案館的業(yè)務指導下自行管理。（7）特色檔案編研規(guī)劃，加強編研人力、物力、財力投入力度，有組織有計劃地開展編研工作。（8）必要資金投入辦法，支持特色檔案管理的科研和技術(shù)創(chuàng)新，支持特色檔案的宣傳和教育工作，支持檔案部門通過業(yè)務培訓、繼續(xù)教育等手段提高專業(yè)知識水平[3]29。

2.將特色檔案作為信息化建設(shè)重點類別。檔案部門要高度重視特色檔案的數(shù)字化和電子化工作，將其列入信息化建設(shè)重點對象。在資金供給有限的條件下，優(yōu)先照顧特色檔案的數(shù)字化工作。特色檔案包括紙張、照片、膠卷、錄音帶、唱片、錄像帶、磁盤、光盤等多種載體，時間長久容易損壞，因此，對年代比較久遠、自然破損的特色檔案，要優(yōu)先進行數(shù)字化，進行搶救和保護，保證特色檔案的可讀性和可用性。

同時，加強特色檔案電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)。不僅要建立特色檔案電子文件收集進館的流程，還要從電子檔案全生命周期的角度，加強特色檔案電子文件的源頭把控，這也是傳統(tǒng)載體檔案向數(shù)據(jù)檔案變遷的現(xiàn)實需要。因此，我們要高度重視特色檔案電子文件收集，及早進行前端控制，加強電子文件四性檢測工作，在先行對接OA等業(yè)務系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，推而廣之實現(xiàn)電子文件管理信息系統(tǒng)全面對接，早日建成高校數(shù)字檔案館。

3.改進特色檔案利用服務模式。目前，許多高校大力建設(shè)師生服務中心和網(wǎng)上辦事大廳，通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)信息，利用者不必長途跋涉利用特色檔案，真正實現(xiàn)特色檔案高效快速利用。其中，師生服務中心仍然采用傳統(tǒng)模式，對遠道而來的利用者當面提供服務，由于師生服務中心各部門窗口集中，采用一站式服務方式，對于需要多部門協(xié)同辦理的事項，基本可以一次辦結(jié)。網(wǎng)上辦事大廳在原先針對校內(nèi)師生提供服務的基礎(chǔ)上，開辟了以畢業(yè)校友為服務對象的利用渠道，通過統(tǒng)一認證身份，提交利用申請，經(jīng)過必要審核及安全加密措施，可以提供電子版檔案或郵寄紙質(zhì)蓋章版檔案。此外，我校檔案館還采用郵箱申請的方式，實現(xiàn)多形式、多途徑、快捷化利用服務，深得利用者好評。因此，改進特色檔案利用服務模式，真正實現(xiàn)線上、線上線下相結(jié)合、線下三種服務模式，促進特色檔案跨時間、跨區(qū)域共享利用，擴大特色檔案文化的傳播范圍。

4.建立特色檔案管理激勵制度。高校檔案館應加強對特色檔案管理的執(zhí)法檢查力度，既要加強檔案館內(nèi)部建設(shè)和兼職檔案員隊伍建設(shè)，又要加強對二級單位檔案室及業(yè)務聯(lián)系緊密單位的監(jiān)督指導力度。其中，重點落實特色檔案工作責任制，檢查檔案管理設(shè)施設(shè)備、特色檔案管理制度執(zhí)行情況等，通過查閱相關(guān)材料、詢問人員、記錄情況，加強特色檔案管理制度的執(zhí)行力。同時，將特色檔案管理效果列入績效考核，逐項打分，計入考核總成績，并對特色檔案管理優(yōu)異的單位和個人進行物質(zhì)獎勵或頒給榮譽證書。

任何一項制度必須依靠人來推行，高校特色檔案管理必須在各個環(huán)節(jié)中將責任落實到個人，解決職責不清、追責困難問題，并使監(jiān)督問責制度常態(tài)化，褒獎表現(xiàn)優(yōu)異者，保證特色檔案收、管、用各個流程嚴格、有序、安全，把特色檔案管理落到實處。特色檔案作為高校文化結(jié)晶和重要章節(jié)，需要妥善保管、利用、傳承，不斷提高管理水平，擴大特色文化傳播范圍，服務于學校中心工作，發(fā)揮出存史資政的作用。