地方高?？蒲袡n案管理系統(tǒng)功能優(yōu)化
——以青島大學(xué)為例

朱曉明

地方高校是我國高等教育體系的主體，也是科技創(chuàng)新的主力軍?！笆濉币詠?，隨著國家對科技創(chuàng)新的重視程度和投入力度持續(xù)加大，地方高?？蒲挟a(chǎn)出也開始快速增長。同時，各類科研檔案管理的工作量也大幅增加，利用新技術(shù)手段打造科研檔案管理系統(tǒng)已成為高校的迫切需求。近年來，國內(nèi)一流大學(xué)如清華大學(xué)、北京大學(xué)、浙江大學(xué)等，紛紛在科研檔案信息化建設(shè)上發(fā)力，已基本建成符合學(xué)校發(fā)展需求的科研檔案管理系統(tǒng)。而大部分地方高校在科研檔案管理信息化建設(shè)上還處于起步階段，新形勢下如何優(yōu)化科研檔案管理系統(tǒng)的功能，是地方高校必須面對和亟須破解的重大課題。

一、優(yōu)化科研檔案管理系統(tǒng)的總體思路

1.助力信息共享與一網(wǎng)通辦。信息共享是提高信息資源利用率，避免在信息采集、存儲和管理上重復(fù)浪費的一個重要手段?？蒲袡n案管理系統(tǒng)作為高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，系統(tǒng)的設(shè)計必須服務(wù)于數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)的采集必須滿足校內(nèi)大數(shù)據(jù)交換的需求，科研電子檔案數(shù)據(jù)接口規(guī)范應(yīng)統(tǒng)一，對部分科研檔案信息還應(yīng)考慮未來校與校、校與地、校與企間的信息交換需求，共享資源與跨界融合將是未來科技創(chuàng)新的制勝法寶[1]22。當(dāng)前很多高校在建設(shè)“一網(wǎng)通辦”辦事大廳，科研檔案管理系統(tǒng)中的有關(guān)辦事流程也要與大廳實現(xiàn)對接。

2.助力科教融合與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)。科教融合是世界一流大學(xué)辦學(xué)的核心理念，高水平科技創(chuàng)新與高層次人才培養(yǎng)的密切結(jié)合，已經(jīng)成為大學(xué)教育教學(xué)規(guī)律[2]2?？平倘诤系暮诵乃枷胧前褍?yōu)質(zhì)科研資源轉(zhuǎn)化為育人資源和優(yōu)勢，把學(xué)生參與科研作為一種有效的教學(xué)形式。伴隨著創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展上升為國家戰(zhàn)略，提升大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力也成為高校人才培養(yǎng)的重大任務(wù)?？蒲袡n案管理系統(tǒng)作為科研資源庫，必須面向?qū)W生開放，方便學(xué)生查詢教師的科研成果，方便師生組成探究式學(xué)習(xí)共同體，打造知識創(chuàng)新交匯點。

3.助力考核評價與學(xué)科發(fā)展。作為“雙一流”建設(shè)的重要參與者，地方高校追求學(xué)術(shù)卓越的愿望空前迫切，越來越多的地方高校開始把科研考核作為激發(fā)教師活力、提升科研水平的重要抓手。科研檔案管理系統(tǒng)不能僅作為一個科研成果階段性存檔的工具，而應(yīng)具備菜單化、流程化的考核管理模塊，實現(xiàn)對二級單位和科研人員的分類考核。在“雙一流”建設(shè)大背景下，加快推進一流學(xué)科建設(shè)成為地方高校的戰(zhàn)略選擇，科研檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)具備精細化、多維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，助力學(xué)科評估，服務(wù)學(xué)科發(fā)展。

二、青島大學(xué)科研檔案管理系統(tǒng)的功能優(yōu)化

1.優(yōu)化基礎(chǔ)資源管理功能。青島大學(xué)2020 年開發(fā)的新科研檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱“新系統(tǒng)”）的基礎(chǔ)資源管理包括科研隊伍、基礎(chǔ)平臺、科研辦公三個模塊?？蒲嘘犖槟K是對從事科研活動的人員和機構(gòu)的管理，精準化、動態(tài)化的人員和機構(gòu)管理是開展科研檔案管理的基礎(chǔ)。新系統(tǒng)的人員和機構(gòu)信息均實現(xiàn)了與學(xué)校智慧校園大數(shù)據(jù)中心的同步，支持基于人員、機構(gòu)信息的各類科研檔案搜索、統(tǒng)計；新系統(tǒng)還實現(xiàn)了統(tǒng)一身份認證，師生可以通過學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳一鍵登錄?；A(chǔ)平臺模塊是對學(xué)校各類科研平臺的管理，新系統(tǒng)中科研平臺的人員只需從科研隊伍中選擇即可，并且支持同一科研人員加入不同科研機構(gòu)?？蒲修k公模塊主要實現(xiàn)信息和文檔共享功能，一是將新系統(tǒng)“通知公告”欄目信息與科研處網(wǎng)站、OA 辦公系統(tǒng)同步；二是將科研人員、項目、論文、專利等信息的查詢功能向?qū)W生開放；三是將項目申報書、責(zé)任書、合同范本、科研工作總結(jié)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表等科研文檔共享，切實方便師生開展科研創(chuàng)新活動。

2.優(yōu)化科研項目管理功能。新系統(tǒng)新增數(shù)據(jù)導(dǎo)入和統(tǒng)計分析功能，項目基本信息均可由科研處管理員集中導(dǎo)入，同時可按照項目信息的所有字段,如項目級別、所屬單位等，生成柱狀、折線、餅狀等數(shù)據(jù)統(tǒng)計圖。在縱向項目管理上，新系統(tǒng)基于項目全生命周期管理理念，會根據(jù)設(shè)置的時間范圍自動向項目負責(zé)人發(fā)送中檢消息，負責(zé)人收到消息后提交中檢報告；會自動在允許結(jié)題日期范圍內(nèi)向項目負責(zé)人發(fā)送結(jié)題消息，負責(zé)人收到業(yè)務(wù)消息后，提交結(jié)題材料和結(jié)題報告。在橫向項目管理上，新系統(tǒng)以合同為主線實現(xiàn)項目在線流程化管理，具體包括進賬合同審簽、備案、認定、變更、合同類別設(shè)置、預(yù)算標準設(shè)置、合同模板設(shè)置等功能[3]9。在校級項目管理上，新系統(tǒng)將大學(xué)生“雙創(chuàng)”培育項目納入管理范圍，進一步減少了重復(fù)建設(shè)，同時也將推進科教融合，助力“雙創(chuàng)”人才培養(yǎng)。

3.優(yōu)化科研經(jīng)費管理功能。新系統(tǒng)能夠定期從智慧校園大數(shù)據(jù)中心抓取財務(wù)系統(tǒng)的項目經(jīng)費收入、支出記錄，便于科研管理人員掌握經(jīng)費執(zhí)行情況，及時向項目負責(zé)人發(fā)出經(jīng)費預(yù)警信息。部屬高校科研項目多、經(jīng)費多，項目經(jīng)費到款認領(lǐng)、撥款、發(fā)票申請、預(yù)算調(diào)整、結(jié)余經(jīng)費結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)量十分龐大。部屬高校必須建立科研、財務(wù)數(shù)據(jù)一體化系統(tǒng)，科研與財務(wù)管理人員各司其職，每一節(jié)點都要設(shè)置經(jīng)辦人、審核人，并且要完善加密手段。地方高校項目、經(jīng)費相對較少，在科研經(jīng)費管理上往往是依托財務(wù)管理系統(tǒng)，通過給科研處管理員授權(quán)，對科研人員提交的經(jīng)費業(yè)務(wù)申請進行初審，財務(wù)處管理員終審。地方高校在缺乏工作經(jīng)費、工作人員等情況下，這也是一種相對成熟和安全的過渡手段。地方高校雖然在短期內(nèi)無法實現(xiàn)科研、財務(wù)一體化，但可實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的階段性共享。

4.優(yōu)化科研成果管理功能。新系統(tǒng)在學(xué)術(shù)論文管理方面具有刊物級別設(shè)置、論文期刊源設(shè)置等功能，科研處可以根據(jù)內(nèi)置的期刊源庫,如“中國科技期刊卓越行動計劃入選期刊”等，定制學(xué)校的期刊級別，對論文進行分級管理。新系統(tǒng)實現(xiàn)了與WOS、EI、知網(wǎng)等數(shù)據(jù)庫的對接，可實時獲取平臺上學(xué)校的論文數(shù)據(jù)；實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)論文對接后的智能推送、個人認領(lǐng)功能。新系統(tǒng)在專利管理方面實現(xiàn)了對專利的申請、公開和授權(quán)全過程的記錄和跟蹤，并具有專利年費預(yù)警功能。隨著學(xué)校對國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流合作的日趨重視，新系統(tǒng)增加了學(xué)術(shù)交流模塊，擴大科研檔案收集范圍，對主辦會議、學(xué)術(shù)講座、參加會議、人員派遣、人員接收等檔案材料進行全面管理。

5.新增科研考核管理功能。新系統(tǒng)設(shè)置了科研考核管理模塊，具有考核方案設(shè)置、計分細則設(shè)置、崗位標準設(shè)置、分攤方案設(shè)置等功能?？蒲刑幑芾韱T需在考核前做好以下準備工作：一是設(shè)置考核對象的計分細則；二是設(shè)置考核結(jié)果的分攤細則；三是在考核方案下設(shè)定崗位標準（如需進行崗位考核）。完成準備后可啟動考核工作，主要包括以下環(huán)節(jié)：第一，創(chuàng)建考核批次。管理員設(shè)定考核成果起止時間范圍，僅在考核時間范圍內(nèi)產(chǎn)生的成果才能參與考核。第二，考核人員（機構(gòu)）導(dǎo)入。新系統(tǒng)提供人員（機構(gòu)）導(dǎo)入模板，科研處管理員可根據(jù)模板整理參與考核人員（機構(gòu)）信息，并進行批量導(dǎo)入。第三，問題反饋。考核啟動后，參與考核人員可在系統(tǒng)中對考核結(jié)果進行確認，針對問題考核數(shù)據(jù)，可通過系統(tǒng)向考核管理員進行反饋。第四，考核監(jiān)控。管理員可實時監(jiān)控各單位考核結(jié)果確認情況，可針對進展程度進行催辦，可對科研人員反饋的問題數(shù)據(jù)進行分值確認。第五，考核結(jié)束。考核日期截止后，考核自動結(jié)束，未進行確認的考核結(jié)果默認數(shù)據(jù)無誤。第六，數(shù)據(jù)備案。管理員可對考核數(shù)據(jù)進行批量導(dǎo)出備案。

三、科研檔案信息化建設(shè)的保障措施

1.加強科研檔案管理隊伍建設(shè)。系統(tǒng)建設(shè)最關(guān)鍵的因素是人，建立有效的工作團隊，加強組織和領(lǐng)導(dǎo)是科研檔案信息化建設(shè)順利開展的重點。學(xué)校一方面著力培養(yǎng)一批熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的科研檔案管理人才，圍繞科研處、科研成果轉(zhuǎn)化中心等職能部門打造一支高素質(zhì)負責(zé)任的管理隊伍，每個人負責(zé)自己分管的項目、論文、獎勵、專利、學(xué)術(shù)交流等功能模塊的維護工作，定期導(dǎo)入、審核科研檔案。另一方面著力在學(xué)院建立一支穩(wěn)定的科研秘書、科研助理隊伍，并增強科研人員參與科研檔案管理的主人翁意識?？蒲腥藛T不僅是系統(tǒng)的使用者，也是系統(tǒng)的建設(shè)者，科研人員及時補充完善科研檔案信息，是系統(tǒng)能夠持續(xù)運行的基礎(chǔ)。

2.加強科研檔案管理體制建設(shè)?？蒲袡n案管理系統(tǒng)的建設(shè)不僅是要把原來的線下工作流程轉(zhuǎn)化為線上工作流程，還需要理順流程的各個環(huán)節(jié)，特別是要改進原有工作中冗余的、不合理的環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)并找到那些由于歷史原因或者疏漏造成的管理死角，要用政策去引導(dǎo)、用制度去規(guī)范，要建立一套與先進的信息技術(shù)手段相適應(yīng)的科研檔案管理模式與工作流程。首先，學(xué)校完善科研檔案管理工作制度，將科研檔案管理制度完全納入學(xué)?？蒲兄贫确秶鷥?nèi)，防止科研檔案管理工作與科研創(chuàng)新工作相脫節(jié)[4]33。其次，學(xué)校將科研業(yè)績獎勵與科研檔案管理工作結(jié)合，沒有錄入系統(tǒng)的業(yè)績不予認定。第三，學(xué)校正探索將科研檔案管理情況納入學(xué)院年度科研工作考核，對先進單位、個人予以表彰。

四、結(jié)語

信息化已成為科研檔案管理工作的新動力，建設(shè)科研檔案管理系統(tǒng)已成為高?？蒲泄芾砀母锏闹匾侄?，這是高?？蒲泄芾眢w制改革和創(chuàng)新的必然趨勢[5]242。但科研檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)也是一個極其復(fù)雜與耗時的工程，例如，清華大學(xué)建設(shè)了科研人員系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、機構(gòu)管理系統(tǒng)等15 個子系統(tǒng)，歷史檔案補錄、系統(tǒng)磨合優(yōu)化、職責(zé)流程梳理等每一環(huán)節(jié)都不是一蹴而就的。地方高校不能盲目照搬部屬高校的模式，而是需要在實踐中不斷摸索、總結(jié)，根據(jù)自身科研檔案管理工作實際來設(shè)計管理系統(tǒng)，只有如此才能更好地展現(xiàn)出信息化的作用，進一步推動科研檔案管理規(guī)范化、精細化和科學(xué)化，助力學(xué)校“雙一流”建設(shè)。