財(cái)務(wù)共享對企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)防控的影響

楊紅 招商銀行股份有限公司徐州分行

引言

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC）是企業(yè)集中式管理模式在財(cái)務(wù)管理上的最新應(yīng)用。財(cái)務(wù)共享的實(shí)施，一定程度上解決了集團(tuán)型公司財(cái)務(wù)職能建設(shè)的重復(fù)性投入問題，提高了財(cái)務(wù)管理效率。財(cái)務(wù)共享中心采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，具有一定的規(guī)模效應(yīng)。不但減少了中間環(huán)節(jié)，降低了企業(yè)的管理成本，而且極大程度地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算、數(shù)據(jù)管理口徑的統(tǒng)一，避免了各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)管理各自為政，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)集團(tuán)對財(cái)務(wù)的統(tǒng)一管控，從而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理。同時(shí)，財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)前置，經(jīng)辦人在報(bào)銷節(jié)點(diǎn)提交申請后，掃描給共享中心統(tǒng)一審核入賬，提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷的時(shí)效性，減少了分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)人員的重復(fù)性工作，減少人為因素造成的財(cái)務(wù)政策不統(tǒng)一，規(guī)范內(nèi)部控制，減少操作風(fēng)險(xiǎn)，幫助財(cái)務(wù)人員釋放出更多的時(shí)間將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)管理工作中，對強(qiáng)化內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理有一定的意義。

一、財(cái)務(wù)共享后企業(yè)內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)防控方面存在的問題與挑戰(zhàn)

（一）財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)問題

財(cái)務(wù)共享后，原來的財(cái)務(wù)管理模式發(fā)生系統(tǒng)性變化，因此，財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)首要問題是流程再造。財(cái)務(wù)共享后，一定程度上加強(qiáng)了內(nèi)部控制管理。但是，也對傳統(tǒng)的內(nèi)部控制管理提出了新的挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)共享后的基本核算模式是：報(bào)銷申請——產(chǎn)生報(bào)銷單——報(bào)銷申請單和報(bào)銷憑證——報(bào)銷單和憑證掃描——發(fā)票合規(guī)性審核——影像上傳——共享中心審核付款。如何做好各個(gè)系統(tǒng)的銜接，依據(jù)內(nèi)控規(guī)范在系統(tǒng)中設(shè)置控制點(diǎn)，使各個(gè)公司業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)納入系統(tǒng)，確保流程合規(guī)，直接影響財(cái)務(wù)共享后內(nèi)部控制建設(shè)和風(fēng)險(xiǎn)防控。

（二）內(nèi)部控制規(guī)范制定問題

隨著財(cái)務(wù)管理模式的變化，原有的內(nèi)部控制規(guī)范也需要同步更新。財(cái)務(wù)共享后，不但要修改原有不適用的內(nèi)部控制規(guī)范，還要設(shè)計(jì)、制定符合新流程的內(nèi)部控制規(guī)范，設(shè)計(jì)企業(yè)經(jīng)營中的預(yù)算、采購、工程建設(shè)、人力等各個(gè)業(yè)務(wù)流程。建立內(nèi)控文檔，并與企業(yè)財(cái)務(wù)共享結(jié)合，這需要集團(tuán)公司財(cái)務(wù)和分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)充分溝通和復(fù)雜的場景測試后逐步規(guī)范，對財(cái)務(wù)及相關(guān)職能部門人員是極大的挑戰(zhàn)。

（三）財(cái)務(wù)滯后問題

（1）業(yè)務(wù)的事前控制不完整，報(bào)銷時(shí)發(fā)現(xiàn)事前審批環(huán)節(jié)缺失，經(jīng)辦部門為了報(bào)銷而事后補(bǔ)充事前審批手續(xù)，造成內(nèi)部控制流于形式，無法切實(shí)保證業(yè)務(wù)真實(shí)，增加企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)。

（2）實(shí)際工作中，由于不法商販的違規(guī)操作，或者發(fā)票開具方業(yè)務(wù)能力限制，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得的發(fā)票存在票面信息不完整、開票信息有誤，甚至取得虛假發(fā)票。財(cái)務(wù)共享后，由經(jīng)辦部門直接在財(cái)務(wù)系統(tǒng)提交報(bào)銷流程，由于專業(yè)限制，經(jīng)辦人對發(fā)票信息的辨識能力欠缺，導(dǎo)致報(bào)銷質(zhì)量下降，間接增加共享中心的審核壓力，也給企業(yè)帶來一定的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的清理，更多地依靠財(cái)務(wù)人員專門管理，不能及時(shí)清理的問題未得到解決。

（四）財(cái)務(wù)共享對財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力和轉(zhuǎn)型提出了新的要求

財(cái)務(wù)共享其中一個(gè)作用是減少中間環(huán)節(jié)，降低企業(yè)管理成本。分支機(jī)構(gòu)核算職能基本被整塊轉(zhuǎn)移到了財(cái)務(wù)共享中心，但是分支機(jī)構(gòu)的報(bào)銷業(yè)務(wù)審批、報(bào)銷單據(jù)初審，掃描上傳、財(cái)務(wù)檔案歸集這些工作依然在分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門。一方面，財(cái)務(wù)人員作為中間溝通的角色，承上啟下，相較于單純的財(cái)務(wù)核算工作，承擔(dān)的工作內(nèi)容更為多樣化；另一方面，財(cái)務(wù)人員面臨轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)，需要把更多的工作精力轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)管理工作中，為企業(yè)管理層提供更好的財(cái)務(wù)支持，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，但是財(cái)務(wù)管理工作不是單純的業(yè)務(wù)，對員工的數(shù)據(jù)分析、文字、溝通能力都有很高的要求，也需要相當(dāng)豐富的職業(yè)經(jīng)驗(yàn)。對于從事財(cái)務(wù)工作時(shí)間不長的財(cái)務(wù)人員來說，業(yè)務(wù)能力提升和工作轉(zhuǎn)型的雙重壓力，是相當(dāng)大的挑戰(zhàn)。

二、財(cái)務(wù)共享后加強(qiáng)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)防控的具體措施

財(cái)務(wù)共享對于一個(gè)集團(tuán)公司，涉及一個(gè)完整、復(fù)雜的流程再造，涉及的人員多、內(nèi)容多。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享后內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理也有很多的工作需要做。針對上述問題，通過做好財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)、內(nèi)部控制規(guī)范制定、提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力、加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合等，逐步規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)，防范風(fēng)險(xiǎn)。

（一）優(yōu)化信息系統(tǒng)建設(shè)

（1）借鑒成熟企業(yè)的共享中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，理清系統(tǒng)建設(shè)方案，避免所有環(huán)節(jié)都自行摸索，由集團(tuán)內(nèi)部信息科技部門或者委托外部有共享中心系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的科技公司，開展信息系統(tǒng)建設(shè)。

（2）建設(shè)中要充分考慮企業(yè)內(nèi)部管理流程，除了確保信息數(shù)據(jù)的高效處理，滿足企業(yè)大數(shù)據(jù)管理的需要，也要盡量滿足內(nèi)部控制節(jié)點(diǎn)的系統(tǒng)控制。系統(tǒng)建設(shè)中要充分考慮網(wǎng)絡(luò)安全問題，通過防火墻設(shè)置、殺毒軟件安裝等方式，最大限度地保障系統(tǒng)安全。

（3）要有完備的備災(zāi)計(jì)劃，以避免自然災(zāi)害等原因?qū)е缕髽I(yè)網(wǎng)絡(luò)癱瘓、損毀時(shí)，企業(yè)信息數(shù)據(jù)安全、完整。

（二）完善企業(yè)管理，制定因地制宜的內(nèi)部控制規(guī)范

內(nèi)部控制事關(guān)企業(yè)財(cái)務(wù)信息的真實(shí)、客觀，保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全，為企業(yè)經(jīng)營保駕護(hù)航，是需要全員參與的管理過程。集團(tuán)公司財(cái)務(wù)要與各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員做好充分的溝通，牽頭制定符合財(cái)務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制文檔。過程中，不但要與公司各職能部門做好溝通，了解業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，客觀的風(fēng)險(xiǎn)評估，并設(shè)計(jì)相應(yīng)的控制活動，切實(shí)建立符合公司經(jīng)營目標(biāo)的內(nèi)控文檔。同時(shí)也要結(jié)合信息系統(tǒng)建設(shè)，將內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)納入系統(tǒng)，減少操作風(fēng)險(xiǎn)。

（三）完善財(cái)務(wù)共享控制

圍繞財(cái)務(wù)共享，將財(cái)務(wù)觸角深入業(yè)務(wù)前端，事前控制、事中控制、事后控制，提出以下管理方式，將財(cái)務(wù)觸手延伸至業(yè)務(wù)前端，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享與業(yè)務(wù)更好地融合，將內(nèi)部控制更好地貫穿于業(yè)務(wù)始終，盡量避免“事后諸葛”現(xiàn)象，防范風(fēng)險(xiǎn)。

1.事前控制

根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)銷涉及的內(nèi)部審批等環(huán)節(jié)，以財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺為基礎(chǔ)，在業(yè)務(wù)前端開發(fā)相應(yīng)系統(tǒng)，使業(yè)務(wù)流程前置，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷事項(xiàng)有事前申請、相關(guān)業(yè)務(wù)合同、會議決議等審批，報(bào)銷時(shí)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)審批記錄，為事后的報(bào)銷審核提供業(yè)務(wù)真實(shí)的依據(jù)。具體實(shí)施設(shè)想：對企業(yè)經(jīng)營中重大決策、重大項(xiàng)目安排和大額資金運(yùn)作，以及根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制需要，需要經(jīng)過辦公會、財(cái)務(wù)管理委員會等會議決議或者線上審批的業(yè)務(wù)，將審議或?qū)徟Y(jié)果上傳系統(tǒng)，財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，可以通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)提交報(bào)銷單時(shí)關(guān)聯(lián)審議、審批結(jié)果、合同等資料，報(bào)銷申請單、發(fā)票的信息。通過這種審核方式，促使業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門履行“先審批、后使用”的要求，確保財(cái)務(wù)預(yù)算控制的有效實(shí)施，同時(shí)群策群力，避免財(cái)務(wù)事項(xiàng)一言堂，讓企業(yè)費(fèi)用列支更加合理，提高財(cái)務(wù)成本的使用效益。

2.事中控制

費(fèi)用報(bào)銷中，做好了事前的審批，在報(bào)銷過程中，外部資料主要是發(fā)票。目前報(bào)銷的發(fā)票類型主要有增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、增值稅普通電子發(fā)票、通用機(jī)打發(fā)票等，公司可以在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)或開發(fā)外接系統(tǒng)，與國家稅務(wù)局發(fā)票管理平臺實(shí)現(xiàn)對接，充分利用發(fā)票管理平臺的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票查驗(yàn)，確保報(bào)銷發(fā)票的真實(shí)有效。具體到實(shí)際操作層面：①要求經(jīng)辦人在取得發(fā)票后，通或企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺，掃描發(fā)票二維碼或者對發(fā)票進(jìn)行拍照，將發(fā)票信息上傳并與發(fā)票管理平臺發(fā)票信息進(jìn)行查驗(yàn)。②對發(fā)票專用章與發(fā)票開具方名稱不一致、租賃發(fā)票備注信息缺失、發(fā)票機(jī)打號碼與發(fā)票本身號碼不一致的信息，設(shè)置相應(yīng)的審核規(guī)則，通過系統(tǒng)進(jìn)行查驗(yàn)。查驗(yàn)無誤后，系統(tǒng)將發(fā)票信息歸集到報(bào)銷申請中，從而保證報(bào)銷的發(fā)票合規(guī)性、有效性，避免不合規(guī)發(fā)票報(bào)銷，一方面杜絕經(jīng)辦人以虛假發(fā)票入賬，另一方面保證入賬發(fā)票滿足稅務(wù)要求，從而降低稅務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.事后控制

財(cái)務(wù)共享后，分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員從煩冗的財(cái)務(wù)核算中剝離出來，財(cái)務(wù)人員要加快轉(zhuǎn)型，工作重點(diǎn)向財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)分析、內(nèi)控管理等工作轉(zhuǎn)型。

（1）財(cái)務(wù)共享后，集團(tuán)公司一本賬，所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在電子系統(tǒng)中歸集。財(cái)務(wù)人員可以利用大數(shù)據(jù)，通過各種統(tǒng)計(jì)口徑，對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，倒查出業(yè)務(wù)執(zhí)行層面的內(nèi)部控制問題。比如同一商戶短期內(nèi)頻繁開具發(fā)票、同一經(jīng)辦人沒有出差記錄，卻有外地發(fā)票報(bào)銷，通過這些問題的暴露，提高全員的內(nèi)控意識，使得企業(yè)員工自覺遵守財(cái)務(wù)規(guī)章制度，最大程度保證報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)、有效，提高企業(yè)的內(nèi)控管理水平，真正實(shí)現(xiàn)全員參與內(nèi)控。

（2）對于不同分支機(jī)構(gòu)、不同部門通過不同的供應(yīng)商渠道，采購的資產(chǎn)、宣傳用品、辦公用品等物品，通過后臺按照不同供應(yīng)商進(jìn)行物品的價(jià)格比對，提取出物品的最優(yōu)價(jià)格，由集團(tuán)公司統(tǒng)一與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行談判，實(shí)現(xiàn)同數(shù)量物品的價(jià)格最優(yōu)，為企業(yè)降本增效。

（3）對于應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)平臺可以每月自動提取應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的賬齡，與系統(tǒng)中設(shè)置的賬齡閾值進(jìn)行自動比對，對于到達(dá)閾值臨界點(diǎn)的賬務(wù)數(shù)據(jù)，自動觸發(fā)郵件等通知方式，提醒經(jīng)辦人盡快清理。

（4）財(cái)務(wù)管理人員加大對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的應(yīng)用和分析，對異常數(shù)據(jù)以及與預(yù)算財(cái)務(wù)結(jié)果相悖的數(shù)據(jù)，深究背后的原因，為企業(yè)管理層提供決策支持，使內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)盡早發(fā)現(xiàn)并得到有效整改。

（四）全面提升財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)和能力，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型

財(cái)務(wù)共享是一個(gè)集團(tuán)企業(yè)整體財(cái)務(wù)創(chuàng)新，財(cái)務(wù)人員僅僅擅長一個(gè)會計(jì)崗位已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)財(cái)務(wù)共享后的工作需要。在這種形勢下，集團(tuán)企業(yè)和財(cái)務(wù)人員必須共同致力于財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力提升，培養(yǎng)高素質(zhì)財(cái)務(wù)人員，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型。

（1）集團(tuán)公司要充分考慮分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型的需要，深入基層財(cái)務(wù)，了解財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型需要，保證財(cái)務(wù)人員思想穩(wěn)定，給財(cái)務(wù)人員選擇轉(zhuǎn)崗的機(jī)會，根據(jù)具體崗位分工，通過跟班培訓(xùn)、技能競賽等方式，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力提升。

（2）財(cái)務(wù)共享后，各分支機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)性、重復(fù)性工作上升，財(cái)務(wù)人員的工作面臨轉(zhuǎn)型。一方面，作為財(cái)務(wù)人員要配合財(cái)務(wù)共享，與時(shí)俱進(jìn)，盡快掌握財(cái)務(wù)共享后財(cái)務(wù)工作內(nèi)容，確保傳統(tǒng)財(cái)務(wù)到財(cái)務(wù)共享的順利過渡。另一方面，擴(kuò)展自身的財(cái)務(wù)知識視野，在預(yù)算管理、資金管理、稅務(wù)管理、財(cái)務(wù)分析、績效管理等方面，提升自己的知識積累，變被動為主動，努力適應(yīng)新形勢下財(cái)務(wù)管理工作的需要，為企業(yè)合規(guī)經(jīng)營保駕護(hù)航。

結(jié)語

財(cái)務(wù)共享不是一蹴而就的事，在實(shí)施的過程中，對企業(yè)內(nèi)部控制的影響也不是一成不變的。因此，企業(yè)管理需要不斷地優(yōu)化，以促進(jìn)財(cái)務(wù)共享對企業(yè)的積極影響，同時(shí)持續(xù)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)管理，多措并舉，致力保障企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。