企業(yè)業(yè)財一體化系統(tǒng)建設模式與管理優(yōu)化研究

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引言

隨著企業(yè)在行業(yè)市場優(yōu)勢的不斷擴大以及ERP系統(tǒng)架構(gòu)的深度應用，對于業(yè)務領域跨度大、組織結(jié)構(gòu)復雜、經(jīng)營管理模式多樣化的企業(yè)來說，其信息化建設方向正逐漸向統(tǒng)一、集成、面向服務的模式轉(zhuǎn)變[1]。業(yè)財一體化系統(tǒng)的建設是可以有效解決企業(yè)因業(yè)務結(jié)構(gòu)復雜、財務資源分配不均、業(yè)務與財務無法相互支撐的問題。本文通過對企業(yè)的現(xiàn)狀分析，提出業(yè)財一體化系統(tǒng)的建設模式，并在系統(tǒng)的合同管理中給出優(yōu)化建議。

1 業(yè)財一體化建設面臨的問題與分析

企業(yè)在建設業(yè)財一體化系統(tǒng)時通常要面臨兩方面問題，在業(yè)務上：企業(yè)業(yè)務結(jié)構(gòu)復雜，行業(yè)跨度大，不同業(yè)務間的管理維度不同，實際管理與業(yè)務開展容易出現(xiàn)矛盾，運營管控難度大[2]。在財務上：財務資源管理亟須優(yōu)化，財務人員從事大量低附加值的基礎工作，與業(yè)務部門長期獨立，管理型財務人員匱乏，管理價值無法充分體現(xiàn)，難以實現(xiàn)價值和目標的最大化[2]。上述問題成因主要是企業(yè)業(yè)務擴張速度大于財務響應能力，財務人員難以做出有效調(diào)整和優(yōu)化，疲于處理業(yè)務后端的財務工作，沒有形成財務前移，導致管理脫節(jié)[3]。

2 業(yè)財一體化系統(tǒng)建設模式

對企業(yè)來說，業(yè)財一體化系統(tǒng)的建設應主要圍繞打通業(yè)務與財務管理邏輯，解決跨專業(yè)、跨部門的信息屏障，實現(xiàn)從業(yè)務到財務的過程閉環(huán)出發(fā)，可按照如下思路與方式開展：

（1）確認功能建設目標。在功能的建設中，應以集中管控、資源整合、業(yè)務協(xié)同、專業(yè)管理、輔助決策為建設目標。將財務管控加入到業(yè)務執(zhí)行中，通過資金管理、預算管理、票據(jù)管理等財務管理對業(yè)務中的采購、合同執(zhí)行、物資出入庫等進行預警和管控[5]。同時，業(yè)務中合同、項目的進展情況也需要反饋至財務部門，使財務人員對業(yè)務執(zhí)行過程有充分的了解，使財務部門更好地為業(yè)務部門作支撐。

（2）開展流程梳理。流程梳理是為企業(yè)現(xiàn)狀把脈，既是梳理也是分析。流程梳理從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略開始，從企業(yè)發(fā)展目標開始，再到組織架構(gòu)的梳理以及崗位設置的優(yōu)化，形成流程結(jié)構(gòu)分析，最后進行流程優(yōu)化設計[4]。在業(yè)財一體化系統(tǒng)建設中，首先需要梳理整個企業(yè)各業(yè)務與財務的全部流程，保留高效、合理的流程，去除冗余、低效的流程，減少不必要流程節(jié)點配置。

（3）建立主數(shù)據(jù)。統(tǒng)一標準的主數(shù)據(jù)是實現(xiàn)業(yè)財一體化的基礎，企業(yè)應按照自身業(yè)務特點，從公共且相對穩(wěn)定的數(shù)據(jù)為切入點，確定其主數(shù)據(jù)。以客戶和供應商數(shù)據(jù)為例，對于業(yè)務來說，雖然業(yè)務類型各不相同，但都需要通過客戶或供應商構(gòu)建業(yè)務邏輯；對于財務來說，收付款、進銷發(fā)票、信用證保函等財務功能的實現(xiàn)也依賴于客戶和供應商數(shù)據(jù)。因此，將客戶、供應商作為主數(shù)據(jù)，是既能滿足業(yè)務的需要，也能滿足財務使用的。

（4）搭建系統(tǒng)平臺。系統(tǒng)平臺是構(gòu)建業(yè)財一體化的底層基礎和關(guān)鍵，在選擇系統(tǒng)平臺時，企業(yè)需要根據(jù)自身業(yè)務特點，充分考慮當前適用性與未來拓展性，以及建設周期與成本等因素。可選擇市場上的成熟產(chǎn)品，結(jié)合企業(yè)業(yè)務與管理需求進行二次開發(fā)，建立企業(yè)專屬的系統(tǒng)平臺。

3 基于業(yè)財一體化系統(tǒng)的合同管理優(yōu)化

合同管理是業(yè)務一體化系統(tǒng)核心模塊，合同執(zhí)行階段的采購結(jié)算、合同付款、銷售結(jié)算、合同收款應與相應的項目信息、合同信息關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)項目實時核算。

在合同管理中，可通過建立合同電子模板、合同二維碼、合同履約評價優(yōu)化合同管理。

（1）建立電子合同模板。依據(jù)業(yè)務類型、合同類型固化合同常規(guī)性的通用條款，如知識產(chǎn)權(quán)及使用權(quán)、保證與免責條款、綜合條款等，保留基本不變的合同內(nèi)容文字敘述，只對變化的內(nèi)容進行填寫。合同電子模板可以由合同管理人員定期維護，也可由業(yè)務人員提交合同管理部門進行審核和批準。模板實現(xiàn)清單管理，審核通過的模板可在后續(xù)合同建立過程中選擇使用，以加快合同審核，提高合同規(guī)范性。

（2）建立合同二維碼。一是用于合同內(nèi)容查詢，優(yōu)化合同文本查看方式，改變傳統(tǒng)的合同信息查找方式，通過手機掃碼，將合同的主要、關(guān)鍵性信息，包括合同標的、金額、供應商、客戶、主要技術(shù)等內(nèi)容進行提取展示。二是通過合同二維碼實現(xiàn)合同的信息延伸與動態(tài)查詢，顯示該合同當前的收付款信息、發(fā)票信息、標的物資的出入庫信息等，既可使經(jīng)辦人、管理者掌握合同執(zhí)行的情況，也可以校驗合同是否按計劃執(zhí)行。

（3）優(yōu)化合同履約評價。從傳統(tǒng)的合同履約評價方式，轉(zhuǎn)向更為全面、客觀的合同履約評價體系，能夠幫助企業(yè)找出風險關(guān)鍵點，提高風險防控的可操作性，也能進一步促進供應商履約水平，強化企業(yè)管控職能。在合同全生命周期中,針對合同中的工期、成本、質(zhì)量以及合同變更時所帶來的相關(guān)風險導致的工期延長、質(zhì)量下降等問題，加入客戶反饋、項目人員評價、監(jiān)理單位意見等履約評價，將傳統(tǒng)的合同收尾式評價改為合同全過程評價，有效防范履約風險，提高合同的管控能力。

4 結(jié)束語

業(yè)財一體化能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務的高效運轉(zhuǎn)、財務的管理提升、資源的合理分配和數(shù)據(jù)的充分應用，這是企業(yè)集約化、精細化管理的必經(jīng)之路，也是防范企業(yè)風險，強化內(nèi)部管控的有力保障。業(yè)財一體化系統(tǒng)建設與企業(yè)管理優(yōu)化是一個不斷深入、不斷疊加、不斷升華的過程。相信當人工智能等新技術(shù)走向成熟后，業(yè)財一體化系統(tǒng)將會迎來新的變革，還需要從業(yè)者繼續(xù)探索前行。