淺談檔案資源建設(shè)存在的問(wèn)題原因及對(duì)策建議

蔡元俠

文章編號(hào):ISSN1006—656X(2013)06?-0189-02

文書(shū)檔案是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是檔案的重要組成部分，是工作發(fā)展史的真實(shí)寫(xiě)照。文書(shū)檔案資源建設(shè)是文書(shū)檔案管理的源頭性工作，加強(qiáng)文書(shū)檔案的資源建設(shè)對(duì)于檔案部門(mén)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)、服務(wù)人民群眾有著重要的意義，各級(jí)國(guó)土機(jī)關(guān)特別縣區(qū)級(jí)基層國(guó)土機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)文書(shū)檔案資源建設(shè)。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，部分單位對(duì)國(guó)土檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，從而使得檔案管理工作逐漸被忽視，被遺忘。筆者根據(jù)自己多年從事檔案管理工作中積累的經(jīng)驗(yàn)，就基層國(guó)土機(jī)關(guān)文書(shū)檔案資源建設(shè)中存在的問(wèn)題、原因分析進(jìn)行粗淺的剖析，并提出幾點(diǎn)建議。

一、區(qū)局檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來(lái)，淮陰國(guó)土分局針對(duì)檔案管理基礎(chǔ)薄弱，基層部分國(guó)土所檔案工作嚴(yán)重滯后的實(shí)際情況，下大力氣進(jìn)行整改，并以此為突破口，規(guī)范內(nèi)部管理。通過(guò)召開(kāi)中層干部會(huì)議、舉辦專(zhuān)（兼）職檔案員培訓(xùn)班、增加基層單位檔案經(jīng)費(fèi)等措施，全面提升全局檔案規(guī)范管理化水平，強(qiáng)力扭轉(zhuǎn)檔案工作的被動(dòng)局面。目前，分局建成面積達(dá)188平方米，密集架15組30列、檔案柜40組、設(shè)備齊全的檔案室，已整理各類(lèi)檔案總數(shù)63662卷，其中業(yè)務(wù)檔案63162卷，文書(shū)檔案680卷、3189件。具體體現(xiàn)在：

一是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，確保檔案管理工作落到實(shí)處。分局根據(jù)工作實(shí)際及時(shí)補(bǔ)充完善各類(lèi)檔案的歸檔范圍，在做好文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案收集的同時(shí)，特別注重會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)資料、視聽(tīng)資料等重要文件資料的收集，確保了歸檔工作的系統(tǒng)性和完整性。

二是加大資金投入，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。近幾年來(lái)，我局抓住部分單位改擴(kuò)建的有利時(shí)機(jī)，提前謀劃，提前介入，認(rèn)真落實(shí)《檔案室設(shè)置和管理規(guī)范》，共投入資金100余萬(wàn)元，為國(guó)土服務(wù)中心新購(gòu)置檔案柜280組，增設(shè)視頻資料檔案柜和空調(diào)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)基層國(guó)土所檔案室標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

三是健全日常管理制度，強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化。為強(qiáng)化國(guó)土服務(wù)中心檔案管理工作，我局專(zhuān)門(mén)將其列入年度目標(biāo)考核，并建立檔案管理制度、檔案工作責(zé)任制、檔案保密、借閱制度和檔案?jìng)鬟f制度等制度，從制度上規(guī)范國(guó)土服務(wù)中心的檔案管理工作。

二、基層國(guó)土機(jī)關(guān)文書(shū)檔案資源建設(shè)中存在的問(wèn)題

一是應(yīng)歸檔的文書(shū)檔案收集不全。如：一些文件材料中有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)或有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示，一些重大活動(dòng)的過(guò)程性文件資料收集歸檔不全，部門(mén)之間不平衡，部門(mén)移交的文件資料相對(duì)較齊全，且保存完好、歸檔及時(shí)；一些部門(mén)則相對(duì)重視業(yè)務(wù)卷宗移交，對(duì)文書(shū)檔案的整理歸檔不夠重視。

二是已歸檔的文書(shū)檔案價(jià)值不大。各部門(mén)雖然對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理歸檔工作，但大多是根據(jù)自己的需要留存文件，極少考慮到文書(shū)檔案的后期利用價(jià)值，一些有價(jià)值的文書(shū)檔案資料時(shí)有遺失。一些部門(mén)為了自己利用方便，將重要文件在本部門(mén)存放，不愿或不主動(dòng)移交分局檔案室存檔，還有的把原件留存，復(fù)印件上交。

三是對(duì)歸檔的文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用不夠。對(duì)文書(shū)檔案中的信息資源，缺乏深層次的加工整理，缺乏系統(tǒng)性的調(diào)查研究，缺乏深層次的整合，開(kāi)發(fā)利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

三、原因分析

一是歸檔意識(shí)不強(qiáng)。在日常工作中，各部門(mén)收到一些上傳下達(dá)的文件、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要事項(xiàng)、經(jīng)層層交辦后，事情做完了，文件去向不明，而部門(mén)具體負(fù)責(zé)的人員因事務(wù)繁忙，也未跟蹤收集，容易造成一些文件資料收集不全，歸檔不完整。還有部分人員認(rèn)為現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)、科技資訊發(fā)達(dá)，需要查詢(xún)文件資料時(shí)可直接上網(wǎng)檢索瀏覽下載，紙質(zhì)文件資料不需要保存歸檔，因而不重視文書(shū)檔案的收集、整理和歸檔工作。

二是檔案人員綜合素質(zhì)不高。檔案崗位缺乏既懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)又懂計(jì)算機(jī)管理的人才，一些部門(mén)對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟，分類(lèi)方案不懂，也很少有機(jī)會(huì)參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不清楚哪些文件材料需要收集、歸檔，如何整理檔案。檔案員缺乏超前意識(shí)和創(chuàng)新能力，收集檔案都是采取“你交我收”、一年移交接收一次的被動(dòng)收集方式制約著國(guó)土文書(shū)檔案資源建設(shè)。

三是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)土工作的著力點(diǎn)基本上都放到管理工作上，加上受人力、資金、精力的限制，領(lǐng)導(dǎo)忙于業(yè)務(wù)工作就忽視了檔案工作。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，“只要工作干好了，檔案存不存無(wú)所謂”。基于領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)程度不高，自然影響到檔案員對(duì)檔案工作的態(tài)度，再加上日常工作任務(wù)的繁重，資金來(lái)源、裝備保障、人員配備等方面存在不足，較大程度上影響了檔案資源建設(shè)。

四是上級(jí)機(jī)關(guān)拔入的基層檔案的經(jīng)費(fèi)有時(shí)難以落實(shí)?；鶎訖n案資源是為廣大人民群眾無(wú)償服務(wù)、無(wú)償使用的，查找檔案只服務(wù)，不收費(fèi)，不似地方綜合檔案館查檔服務(wù)是收費(fèi)的。每年檔案的遞增要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，雖然上級(jí)國(guó)土機(jī)關(guān)拔入基層的經(jīng)費(fèi)中包含了檔案費(fèi)用，但有的單位更愿意把經(jīng)費(fèi)投入到其它工作方面，很少用在檔案方面，每年檔案的遞增工作不到“萬(wàn)不得已”不遞增，給檔案工作造成很大的被動(dòng)，檔案庫(kù)房演變成了貯藏室，且管理設(shè)施簡(jiǎn)陋。

四、加強(qiáng)國(guó)土文書(shū)檔案資源建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是保障。

凡事領(lǐng)導(dǎo)高度重視是關(guān)鍵，是最重要的保障，檔案資源建設(shè)工作也不例外。各級(jí)國(guó)土機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想上一定要充分認(rèn)識(shí)檔案資源建設(shè)工作的重要性、必要性，對(duì)檔案部門(mén)在人力、物力、財(cái)力上應(yīng)給予充分的保障和支持，配齊、配精、配強(qiáng)檔案力量，形成自上而下的人員結(jié)構(gòu)體系，讓文書(shū)檔案資源建設(shè)有強(qiáng)大的人力保障。同時(shí)，還要積極組織從事檔案工作的專(zhuān)兼職人員走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)，積極參加地方檔案業(yè)務(wù)部門(mén)舉辦的檔案業(yè)務(wù)交流培訓(xùn)，到外地檔案資源建設(shè)工作成效顯著的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，努力培養(yǎng)和提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)以及管理水平。

（二）提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)是關(guān)鍵。

一要提高思想認(rèn)識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，把檔案管理工作做為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強(qiáng)責(zé)任感。要經(jīng)常組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，培養(yǎng)大家樹(shù)立“檔案工作人人有責(zé)”的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺(jué)性、規(guī)范性。三是檔案員要增強(qiáng)工作責(zé)任心。注意在日常工作中收集整理各類(lèi)檔案，特別是業(yè)務(wù)檔案、文書(shū)檔案、視頻資料、照片資料，并防止檔案材料丟失，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

（三）規(guī)范文書(shū)檔案的收集整理和移交歸檔工作是基礎(chǔ)。

一要建立健全長(zhǎng)效制度。將文書(shū)檔案交接工作納入各部門(mén)的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。明確各機(jī)關(guān)、各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，具體承辦人員是直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案材料的收集整理歸檔工作。各部門(mén)要制定本部門(mén)的文書(shū)檔案歸檔的交接制度，規(guī)定檔案人員在調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須將文書(shū)整理歸檔完畢及辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位，檔案員在人員調(diào)整前必須先辦理檔案交接手續(xù)。二要加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督。縣區(qū)局檔案員應(yīng)將本局的檔案分類(lèi)方案及時(shí)公布，如有修訂應(yīng)及時(shí)更新。使各部門(mén)檔案員熟悉歸檔范圍、歸檔方法，按歸檔范圍來(lái)收集需歸檔的文件資料。同時(shí)，縣區(qū)局檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)文書(shū)檔案資料交接工作的監(jiān)督檢查，督促其將規(guī)定落到實(shí)處。三要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。檔案員應(yīng)積極參與、了解國(guó)土局中心工作,圍繞重點(diǎn)時(shí)期、重大事件、重要活動(dòng)，盡可能將一切與國(guó)土工作和隊(duì)伍建設(shè)有關(guān)的具有紀(jì)念意義、憑證性和保存利用價(jià)值的文獻(xiàn)、手稿、圖片等各種文件資料收集起來(lái)，加以整理歸檔，豐富文書(shū)檔案庫(kù)藏。檔案員要改變“坐、等、靠”的收集方式, 必要時(shí)主動(dòng)上門(mén)征集檔案，拓展征集渠道、擴(kuò)大征集范圍，加大檔案收集力度