信息化條件下事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理問(wèn)題

摘要：目前我國(guó)的信息化建設(shè)技術(shù)在逐漸的推進(jìn)，檔案管理工作也因此面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。事業(yè)機(jī)關(guān)單位在目前信息化的條件之下，開(kāi)展檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，原本的管理方式發(fā)生了明顯的改變，因此不難發(fā)現(xiàn)，在展開(kāi)信息化條件下事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中提升單位檔案管理質(zhì)量，已經(jīng)成為了勢(shì)在必行的重要任務(wù)。基于此，本文主要討論了信息化條件下事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理問(wèn)題和解決策略，以供相關(guān)工作人員參考。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)機(jī)關(guān)單位;檔案管理;創(chuàng)新

引言：

檔案管理是事業(yè)機(jī)關(guān)單位日常管理工作的過(guò)程當(dāng)中比較重要的一項(xiàng)工作，在目前事業(yè)機(jī)關(guān)單位發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，為了讓單位管理的質(zhì)量提升，必須要具有針對(duì)性的對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行分析。通過(guò)調(diào)整信息化條件之下檔案管理工作的方式，可以有效提升事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的質(zhì)量，對(duì)事業(yè)機(jī)關(guān)單位的管理工作提供新的幫助。因此，有關(guān)工作人員必須要以信息化條件之下事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的創(chuàng)新為基礎(chǔ)，根據(jù)檔案管理的原則以及創(chuàng)新途徑進(jìn)行分析，以此作為事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理創(chuàng)新最基礎(chǔ)的依據(jù)。

一、信息化條件下事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理創(chuàng)新的必要性

隨著目前現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，信息化技術(shù)也逐漸在各行各業(yè)當(dāng)中得以應(yīng)用。比如事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，在信息化發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，也產(chǎn)生了很多新的改變。利用信息化的技術(shù)轉(zhuǎn)變比較傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)逐漸成為了目前事業(yè)機(jī)關(guān)單位在日常管理過(guò)程當(dāng)中必須要重視起來(lái)的工作內(nèi)容之一。在進(jìn)行事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作時(shí)，利用信息化技術(shù)，可以讓檔案管理方法更加創(chuàng)新，提升檔案管理質(zhì)量。所以不難發(fā)現(xiàn)信息化條件之下，事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理創(chuàng)新工作是非常必要的[1]。如圖一

二、檔案信息化管理模式的優(yōu)越性

（一）與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，節(jié)省時(shí)間和人力

目前較為傳統(tǒng)的文件查找工作仍然需要人工來(lái)進(jìn)行，效率相對(duì)較低，而且很有可能會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤，檔案的信息化管理和傳統(tǒng)的檔案管理相比，其優(yōu)勢(shì)非常明顯。傳統(tǒng)的檔案管理，工作量非常大，而且效率很低，分類(lèi)查詢非常繁瑣，無(wú)論是分類(lèi)歸檔或是其他工作，都需要花費(fèi)很多時(shí)間。在進(jìn)行信息化之后資料一次就可以輸入，并且多次進(jìn)行使用，可以讓查詢的速度加快，同時(shí)可以讓其更加準(zhǔn)確，讓工作效率獲得大幅度提升[2]。如圖二

（二）與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，檢索查詢更為方便

在存檔的過(guò)程當(dāng)中，檔案信息化的管理人員可以編制相關(guān)的檢索工具，只是需要按照關(guān)鍵字以及分類(lèi)號(hào)等進(jìn)行模糊或是精確查詢就可以完成相關(guān)的工作。及時(shí)查詢可以讓檔案資料被迅速的使用，使得檔案工作人員工作量有所減輕，便于資源共享，并且使查詢效率提升。和傳統(tǒng)的檔案管理檢索方式比起來(lái)，查閱檔案必須要通過(guò)較為繁瑣的程序才能夠完成，效率相對(duì)較低。

（三）與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，儲(chǔ)存更為安全

針對(duì)常規(guī)的檔案，存放起來(lái)大多都是紙質(zhì)文件，很有可能會(huì)受潮。如果重復(fù)進(jìn)行查閱，很有可能會(huì)導(dǎo)致傷害紙質(zhì)文件，并且存在一定的火災(zāi)隱患，因此必須要讓檔案放置的環(huán)境不斷優(yōu)化。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行之后的使用。需要花費(fèi)更多的人力成本以及時(shí)間，在保管的過(guò)程當(dāng)中，難免會(huì)存在難以修復(fù)的隱患，同時(shí)還需要使大量的保管費(fèi)用。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案比起來(lái)，信息化檔案的管理，儲(chǔ)存以及使用都非常靈活，信息化的輸入可以隨時(shí)對(duì)信息進(jìn)行增減，儲(chǔ)存起來(lái)也比較方便，能夠盡量的節(jié)省儲(chǔ)存的空間，防止環(huán)境等相關(guān)因素對(duì)于檔案儲(chǔ)存造成不良的影響。不僅如此，利用信息化的手段可以避免信息被竊取或者是泄露，使用更加先進(jìn)的系統(tǒng)等相關(guān)技術(shù)可以讓儲(chǔ)存容量提升，保障檔案的機(jī)密性以及安全性。

三、信息化條件下事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理創(chuàng)新的原則

（一）靈活統(tǒng)一原則

事業(yè)機(jī)關(guān)單位當(dāng)中的檔案管理創(chuàng)新工作，靈活統(tǒng)一原則是最為重要的。在目前信息技術(shù)不斷發(fā)展的形式當(dāng)中，人們對(duì)于技術(shù)發(fā)展也有著更高的要求，也更加注重技術(shù)創(chuàng)新的工作。利用靈活統(tǒng)一的原則，可以讓檔案管理工作的展開(kāi)，獲得更多基礎(chǔ)依據(jù)，幫助檔案管理工作提升效率[3]。

（二）執(zhí)行并重原則

以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的事業(yè)機(jī)關(guān)單位，在展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候，對(duì)執(zhí)行以及原則落實(shí)需求都相對(duì)較高。所以在目前段管理工作展開(kāi)的過(guò)程當(dāng)中，必須要對(duì)新型的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。對(duì)目前我國(guó)的檔案管理創(chuàng)新工作進(jìn)行討論，不難發(fā)現(xiàn)有很多事業(yè)機(jī)關(guān)單位的日常管理工作，在展開(kāi)的過(guò)程當(dāng)中，都沒(méi)有充分落實(shí)檔案管理的執(zhí)行能力，因此必須要優(yōu)化檔案管理執(zhí)行能力，并且以此為基礎(chǔ)，給單位檔案管理的工作創(chuàng)新提供更多幫助。

四、事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案管理不規(guī)范

我國(guó)的檔案信息化建設(shè)目前仍然存在很多問(wèn)題，法律法規(guī)的構(gòu)建也不夠完善，在實(shí)踐的過(guò)程當(dāng)中，管理制度仍然有待補(bǔ)充。不僅如此，事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，流程也不夠規(guī)范，缺少統(tǒng)一性，難以有效的使用[4]。

（二）沒(méi)有得到足夠的重視和低效

目前紙質(zhì)檔案逐漸被淘汰，而電子檔案逐漸興起是必然趨勢(shì)。有很多檔案管理部門(mén)在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，沒(méi)有意識(shí)到其中的重要性，也沒(méi)有發(fā)覺(jué)其中存在的誤區(qū)。目前針對(duì)信息化的建設(shè)，有很多人仍然存在認(rèn)知不足，覺(jué)得檔案的整理和保存是檔案工作不可缺失的部分。檔案工作對(duì)我國(guó)各項(xiàng)工作都能起到產(chǎn)生影響，和我國(guó)留下的文化財(cái)富也有直接關(guān)系，目前有很多檔案工作人員水平不一，人員較少，而工作量很大，因此對(duì)檔案工作的重視度明顯不足。所以必須要始終保持良好的工作狀態(tài)，以及對(duì)資料的重視。檔案的信息化建設(shè)較為滯后，主要原因就是工作人員的態(tài)度不端，而且也不夠主動(dòng)。第二就是較為傳統(tǒng)的檔案借閱，必須要手工填寫(xiě)登記表，通過(guò)檔案管理員核對(duì)以后，才能夠?qū)n案進(jìn)行查閱，并且復(fù)印相關(guān)的內(nèi)容，花費(fèi)的時(shí)間很長(zhǎng)，工作效率也比較低，多次借閱，也會(huì)讓紙張被磨損，工作效率大打折扣。

（三）資金短缺

建設(shè)檔案信息化和資金支持是分不開(kāi)的，必須要增加更多的硬件投入，同時(shí)也需要讓管理規(guī)范等各方面有所投入，信息技術(shù)的變化很快，因此必須要不斷的更新相關(guān)的設(shè)施，建立起信息安全防護(hù)體系，并且投入更多的資金。目前很多檔案部門(mén)對(duì)于檔案工作的重視度不足，大量的檔案仍然是以紙質(zhì)文件為主，很難形成但信息數(shù)字化的要求，因此檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展也比較緩慢。

五、信息化條件下事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理創(chuàng)新的途徑

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

為了可以將事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理創(chuàng)新質(zhì)量展示出來(lái)，必須要培養(yǎng)檔案管理的意識(shí)，并以此進(jìn)行科學(xué)提升。有關(guān)工作人員必須要迎合目前已有的檔案管理工作來(lái)展開(kāi)相關(guān)的需求分析，根據(jù)檔案管理意識(shí)培訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，讓檔案管理流程更加細(xì)化，同時(shí)要具有針對(duì)性的對(duì)檔案管理工作展開(kāi)的意識(shí)培養(yǎng)進(jìn)行改進(jìn)。比如要以信息化的條件作為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理工作展開(kāi)的方式進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)而根據(jù)多樣化的培訓(xùn)要素，對(duì)檔案管理意識(shí)的提升進(jìn)行改進(jìn)。并且轉(zhuǎn)換檔案管理的相關(guān)思維。檔案資料記錄了一個(gè)人的學(xué)歷，經(jīng)歷以及人事變動(dòng)等各個(gè)方面的數(shù)據(jù)，因此和檔案人員素質(zhì)是有著密不可分的關(guān)系。這和事業(yè)機(jī)關(guān)單位的完整性也有著極大的聯(lián)系。因此檔案必須要足夠完整，準(zhǔn)確，在目前信息化的背景之下，事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理信息化建設(shè)蓄勢(shì)待發(fā)，各個(gè)事業(yè)機(jī)關(guān)單位必須要結(jié)合實(shí)際情況，讓檔案管理理念更加創(chuàng)新，并且引入一些新的思想和技術(shù)，給檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，不僅如此，領(lǐng)導(dǎo)也必須要對(duì)其有所重視，要充分的意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)所存在的重要性，必須要提加大領(lǐng)導(dǎo)力度，同時(shí)也要確定工作的目標(biāo)，精心部署，將檔案管理的信息化建設(shè)和單位的重點(diǎn)工作計(jì)劃相互融合起來(lái)，進(jìn)行重點(diǎn)考核。要盡量把檔案管理的信息化建設(shè)工作，納入到單位重點(diǎn)的工作計(jì)劃當(dāng)中，然后在納入到單位的財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，利用數(shù)字化管理的方式，讓管理水平有所提升，同時(shí)具有秩序性的促使檔案管理獲得信息化建設(shè)[5]。

（二）完善檔案管理制度建設(shè)

制度的完善是信息化環(huán)境下檔案管理工作展開(kāi)，并且提升質(zhì)量最重要的保障之一。所以在目前的事業(yè)機(jī)關(guān)單位日常管理的工作當(dāng)中，有關(guān)部門(mén)必須要根據(jù)當(dāng)管理的工作進(jìn)行制度建設(shè)，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，根據(jù)相映的管理層面來(lái)建設(shè)檔案管理制度，并且對(duì)思維方式以及制度化管理的具體根據(jù)進(jìn)行評(píng)估。比如要讓事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作在展開(kāi)的過(guò)程當(dāng)中，對(duì)原本的檔案管理思維進(jìn)行有效的調(diào)整，使其能力提升，并且以此為基礎(chǔ)，落實(shí)事業(yè)機(jī)關(guān)單位的日常管理工作。進(jìn)行信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)正是最為基礎(chǔ)性的工作，檔案管理想要科學(xué)高效的發(fā)展，就必須要建設(shè)更有效的制度。要和事業(yè)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況相一致。建設(shè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要讓硬軟件的設(shè)施都能足夠規(guī)范。要制定相對(duì)較為完善的管理制度，始終堅(jiān)持工作有章可循，有據(jù)可依，要能夠讓檔案資料更加完善，檔案管理更加規(guī)范，更加制度化，只有這樣，才能將檔案的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，必須完善隊(duì)伍的建設(shè)。通過(guò)某事業(yè)機(jī)關(guān)單位，在信息化條件之下，展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候，要具有針對(duì)性的對(duì)檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行科學(xué)的改進(jìn)，并且引入一些先進(jìn)的人才，給事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作展開(kāi)提供更多的支持。同時(shí)要能夠完善信息化的檔案管理，工作隊(duì)伍建設(shè)的相映條件，并且有關(guān)部門(mén)要根據(jù)檔案管理工作的人才培養(yǎng)機(jī)制進(jìn)行有效的調(diào)整，使檔案管理人才素質(zhì)以及能力有所提升，為之后的檔案管理工作推進(jìn)以及落實(shí)提供更多的幫助[6]。

（四）構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)

在信息化的背景當(dāng)中，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新建設(shè)的時(shí)候，最重要的一項(xiàng)改革就是要構(gòu)建信息化檔案管理的平臺(tái)。事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員必須要根據(jù)目前檔案管理創(chuàng)新過(guò)程當(dāng)中的建設(shè)需求，把信息化檔案管理工作的平臺(tái)建設(shè)工作往前推進(jìn)，讓事業(yè)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理方式進(jìn)行調(diào)整，給檔案管理無(wú)紙化的建設(shè)提供更多的依據(jù)。比如在展開(kāi)檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，有關(guān)工作人員要懂得搭建信息化管理平臺(tái)，并且調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理方式，讓檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能力能夠有所提升。

（五）提升檔案管理保密水平

檔案管理的工作是一項(xiàng)保密工作，因此在事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案館里創(chuàng)新建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，必須要調(diào)整保密水平[7]。因此在信息化的條件之下，展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候，風(fēng)險(xiǎn)幾率的增加也是非常明顯的，如果無(wú)法科學(xué)的對(duì)檔案管理保密工作進(jìn)行控制，對(duì)事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理建設(shè)效果都會(huì)造成不良的影響，所以必須要科學(xué)的分析檔案管理的保密工作。比如對(duì)于檔案管理的創(chuàng)新工作，要能夠及時(shí)調(diào)整其保密機(jī)制，讓平臺(tái)監(jiān)督能力得到強(qiáng)化，通過(guò)這樣的方式，可以有效的降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（六）增加資金投入

檔案管理的信息化建設(shè)需要軟件和硬件的支持，同時(shí)也需要大量的資金支持以及人才培養(yǎng)[8]，一旦缺乏資金支持，對(duì)檔案管理信息化的進(jìn)程也會(huì)造成嚴(yán)重的影響，因此，各級(jí)政府必須要讓段工作投入機(jī)制更加完善，將發(fā)展檔案事業(yè)所需要使用的經(jīng)費(fèi)納入到制度化的軌道當(dāng)中，提供相關(guān)的專(zhuān)項(xiàng)資金，并且要投入更加長(zhǎng)效性的資金，讓檔案工作能夠順利的展開(kāi)。相關(guān)部門(mén)也必須要對(duì)其高度重視起來(lái)，提升經(jīng)費(fèi)的投入力度，同時(shí)對(duì)軟件和硬件建設(shè)也需要有所加強(qiáng)，及時(shí)對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行更新，并且合理地使用軟件，提升安全保密管理的力度，探索電子檔案管理過(guò)程當(dāng)中的各種模式，使事業(yè)機(jī)關(guān)單位的電子檔信息化管理水平有所提升。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在目前信息化的環(huán)境當(dāng)中，事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理創(chuàng)新工作落實(shí)是非常重要的，要在展開(kāi)創(chuàng)新管理工作的過(guò)程中，明確管理原則，并且根據(jù)創(chuàng)新途徑進(jìn)行分析。在信息化條件之下，事業(yè)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的展開(kāi)仍然存在一定的問(wèn)題，因此必須要讓檔案管理意識(shí)更加強(qiáng)化，完善制度建設(shè)，構(gòu)建信息管理的平臺(tái)，只有這樣，才能讓檔案管理工作獲得更多發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：包振萍（1985-12-30）女、蒙古族、內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗人、大學(xué)本科學(xué)歷、內(nèi)蒙古興安盟突泉縣永安鎮(zhèn)綜合行政執(zhí)法局，研究方向：檔案管理。