國企人事檔案專項(xiàng)審核中的問題及解決方案研究

梁潔

摘要：本文對國企人事檔案專項(xiàng)審核工作中遇到的問題進(jìn)行了梳理總結(jié)，并針對工作中遇到的問題，提出當(dāng)前國企人事檔案管理工作的一些建議，以期為今后國企人事檔案管理提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：職工人事檔案；專項(xiàng)審核；檔案管理。

Talking about the problems and enlightenment in the special examination of the personnel files of state-owned enterprises

Liang jie

Human Resources Department of Hohhot Power Supply Bureau，Hohhot，Inner Mongolia Autonomous Region，010050

Abstract： this paper summarizes the problems encountered in the special projects of personnel files in stateowned enterprises. In order to provide reference for management of personnel files in state-owned enterprises in the future，this paper also puts forward some suggestions for the current management of personnel files in state-owned enterprises.

Key words： employee personnel files，special project，file management

職工人事檔案是職工人事信息的重要載體，記錄著職工學(xué)歷、參工、入團(tuán)入黨、職稱評審等主要經(jīng)歷，與個(gè)人的工資待遇、組織關(guān)系、社會(huì)勞動(dòng)保障緊密掛鉤，是原始文件材料的集合，有著憑證、依據(jù)和參考的作用。

按照相關(guān)要求，呼和浩特供電局分別于2014年、2019年就“三齡兩歷”信息對在職職工人事檔案做了專項(xiàng)審核和集中自查工作，確保職工出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等重點(diǎn)信息的真實(shí)和準(zhǔn)確，尤其對檔案材料是否涂改造假、職工信息是否真實(shí)準(zhǔn)確、重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等問題進(jìn)行了重點(diǎn)審核。

通過此次專項(xiàng)審核，進(jìn)一步從嚴(yán)管理職工人事檔案，確保職工人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，維護(hù)職工人事檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力，充分發(fā)揮職工人事檔案在人力資源工作中的重要基礎(chǔ)保障作用。審核期間遇到了很多信息認(rèn)定的問題和難點(diǎn)，在順利完成檔案專項(xiàng)審核工作和集中自查任務(wù)的同時(shí)，也引發(fā)了對日常人事檔案管理的思考與借鑒。

1.開展國企人事檔案專項(xiàng)審核工作的意義

（1）專項(xiàng)審核為企業(yè)人事檔案管理工作明確了方向。從專項(xiàng)審核的相關(guān)要求中可以看出，此次審核的重點(diǎn)內(nèi)容是人事檔案材料是否涂改造假，職工的重要原始信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，進(jìn)一步明確了人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，再一次強(qiáng)調(diào)了人事檔案管理工作的紅線。此次專項(xiàng)審核的標(biāo)準(zhǔn)將成為今后人事檔案管理工作的方向。專項(xiàng)審核暴露出的問題是今后人事檔案管理工作的重點(diǎn)，使得人事檔案管理工作在整個(gè)人力資源管理過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（2）開展專項(xiàng)審核工作有助于強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理工作。以往對人事檔案工作的認(rèn)識(shí)只局限于負(fù)責(zé)檔案材料的收集整理和查閱借閱，但此次專項(xiàng)審核是對人事檔案管理相關(guān)職能部門工作的一次全面梳理。通過這次專項(xiàng)審核的檢查驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)和解決了工作中的薄弱環(huán)節(jié)和存在問題，同時(shí)也以此為契機(jī)對企業(yè)人事部門管檔用檔水平進(jìn)行了一次全面的檢查。人事檔案管理是整個(gè)企業(yè)人力資源管理中重要的一環(huán)，應(yīng)抓住干部人事專項(xiàng)審核工作這個(gè)契機(jī)，不斷完善企業(yè)人事檔案管理制度，從而促進(jìn)干部人事檔案工作整體水平的提高。

2.國企人事檔案專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)的主要問題

檔案之所以可以作為憑證和參考的依據(jù)，是由檔案的本質(zhì)特性——原始記錄性決定的，具有其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，有著極強(qiáng)的法律效力和權(quán)威性。人事檔案是逐步積累的，各類材料之間有著直接或間接的聯(lián)系，即便是通過虛填、涂改或造假形成的檔案，最終也會(huì)成為其因個(gè)人目的而涂改、造假檔案行為的反證。

（1）職工人事檔案材料中重要信息不一致

職工的出生日期、參工時(shí)間等是職工的重要基礎(chǔ)信息，也是此次審核工作的重點(diǎn)。在審核工作中發(fā)現(xiàn)一是出生時(shí)間前后不一致。在審核中發(fā)現(xiàn)部分職工因入學(xué)、招工、當(dāng)兵未到年齡而填大年齡，如有的職工招工時(shí)未達(dá)到16歲，在招工表中將出生時(shí)間填大，而在以后的材料中又恢復(fù)了真實(shí)年齡。另一種情況是出生時(shí)間因陰歷和陽歷之間的換算差異造成出生時(shí)間前后不一致，這種情況多集中在出生于六七十年代的職工。二是參工時(shí)間前后不一致。職工對參工時(shí)間沒有明確的概念，誤將到崗時(shí)間、招工時(shí)間認(rèn)為是參工時(shí)間，導(dǎo)致職工人事檔案中參工時(shí)間前后不一致。

（2）職工人事檔案中材料不完整、不規(guī)范

通過審核發(fā)現(xiàn)，部分職工人事檔案中存在著材料不完整或不規(guī)范的現(xiàn)象。一是表現(xiàn)在職工人事檔案材料中重要材料缺失。例如參加工作時(shí)間的報(bào)到證、轉(zhuǎn)正定級審批表，正式招工前臨時(shí)工工作經(jīng)歷，上山下鄉(xiāng)等核心證明材料缺失。發(fā)現(xiàn)個(gè)別黨員缺少入黨志愿書、入黨申請書以及入黨轉(zhuǎn)正申請書，目前也按時(shí)交納黨費(fèi)，但人事檔案里入黨材料部分缺失或全部缺失。二是表現(xiàn)在職工人事檔案材料不完整。主要是第四類學(xué)歷材料不完整。例如只有畢業(yè)證沒有相應(yīng)的學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)籍卡等相關(guān)一整套學(xué)籍材料。在審核中也發(fā)現(xiàn)有的黨員經(jīng)過正規(guī)手續(xù)確定為預(yù)備黨員，由于部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)、學(xué)校畢業(yè)、調(diào)動(dòng)單位等原因沒有及時(shí)轉(zhuǎn)正，入黨志愿書轉(zhuǎn)正一欄缺失，導(dǎo)致黨員身份無法認(rèn)定。三是表現(xiàn)在職工人事檔案材料不完備。按照人事檔案專項(xiàng)審核及集中自查相關(guān)要求，對人事檔案中每一份材料的形成日期和公章逐份進(jìn)行審查。審核中發(fā)現(xiàn)部分職工個(gè)別材料中審批流程不規(guī)范，職工本人意見欄處缺少簽名和填寫日期，組織審批欄處只有蓋章缺少審批認(rèn)定意見和蓋章日期等。

（3）職工人事檔案材料形成部門報(bào)送、轉(zhuǎn)遞不及時(shí)

職工人事檔案管理存在轉(zhuǎn)接流程不暢，最新形成人事檔案材料報(bào)送、轉(zhuǎn)遞滯后現(xiàn)象嚴(yán)重。

相關(guān)部門的工作人員往往沒有及時(shí)將形成的評獎(jiǎng)評優(yōu)、職稱評審、工作鑒定等材料進(jìn)行報(bào)送轉(zhuǎn)遞；另一種情況是職工個(gè)人檔案管理意識(shí)較為淡薄。尤其是通過在職教育如函授、自考等各種學(xué)習(xí)方式獲得學(xué)歷的，將在職教育學(xué)歷材料保留在自己手中，沒有及時(shí)向人力資源部門備案并送達(dá)檔案管理部門。

3.通過人事檔案專項(xiàng)審核對國企人事檔案工作的幾點(diǎn)思考

專項(xiàng)審核和集中自查不是管理目的，不能為了完成審核而審核，其真正的目的和作用是促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作的規(guī)范化，傳遞一種人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

（1）人事檔案管理提升是國企改革的基石

按照中央、自治區(qū)深化國有企業(yè)勞動(dòng)用工和收入分配制度改革的相關(guān)要求，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部勞動(dòng)用工和收入分配市場化管理體系，企業(yè)管理人員能上能下、員工能進(jìn)能出、收入能增能減的機(jī)制。其中每一項(xiàng)改革和調(diào)整都離不開人事檔案基礎(chǔ)信息的輔助。配合改革將職工出生、參工、學(xué)歷、職稱等基礎(chǔ)信息建立數(shù)據(jù)庫，形成職工基礎(chǔ)信息確認(rèn)表下發(fā)確認(rèn)，通過反復(fù)查缺、反復(fù)確認(rèn)，真正做到檔案內(nèi)容、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，職工本人“三一致”，為人力資源各項(xiàng)工作及改革奠定基礎(chǔ)。

（2）建立以制度為核心的人事檔案管理

要健全和完善職工人事檔案各項(xiàng)管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度和工作程序，在人事檔案的形成、收集、鑒定、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，做到明確相關(guān)責(zé)任單位、責(zé)任人的職責(zé)，建立溯源追責(zé)機(jī)制。要不斷完善人事檔案接收制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、庫房管理制度、查閱利用制度、鑒定銷毀制度、借閱制度、歸檔整理制度。尤其是嚴(yán)格執(zhí)行檔案接收制度，落實(shí)人事檔案材料歸檔工作責(zé)任。建立與檔案材料產(chǎn)生部門如組干、工會(huì)、紀(jì)委等部門的轉(zhuǎn)遞制度。按照當(dāng)前人事檔案管理工作的具體要求，結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)一步明確崗位責(zé)任，使材料產(chǎn)生部門進(jìn)一步明確什么材料需要上交，什么時(shí)間需要上交。比如新員工報(bào)道后區(qū)分正式黨員、預(yù)備黨員、入黨積極分子等不同情況，對于尚未完成發(fā)展黨員流程的黨籍材料轉(zhuǎn)遞至相應(yīng)支部，待完成發(fā)展黨員流程后再將黨籍材料完整歸入人事檔案，轉(zhuǎn)遞部門簽字確認(rèn)，防止再出現(xiàn)專項(xiàng)審核中出現(xiàn)的材料不完整現(xiàn)象。

（3）充分發(fā)揮人事檔案在人力資源工作中的重要作用

在這次審核中可以看到檔案工作與人力資源其他工作是相輔相成、緊密聯(lián)系的，應(yīng)當(dāng)提高對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，告別過去檔案工作“你交我收”的模式，將人事檔案管理工作融入人力資源管理的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，并使其形成常態(tài)化。一是建立日常歸檔工作模式。檔案工作應(yīng)當(dāng)與學(xué)歷認(rèn)定、職稱評審、人員調(diào)動(dòng)、工傷保險(xiǎn)等其他人事工種建立歸檔制度，及時(shí)將工作中形成的材料歸檔保存，做到人事信息與檔案內(nèi)容一致。二是建立“凡歸必審”工作模式。與相關(guān)工種及時(shí)溝通歸檔材料格式，并明確對本人簽字、部門審批蓋章、認(rèn)定意見、蓋章日期等相關(guān)要求，做到誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)，杜絕專項(xiàng)審核中出現(xiàn)的材料不完備現(xiàn)象的再次發(fā)生。三是建立“隨來隨審”工作模式，在人事檔案的初次審核中，檔案管理人員需對照專項(xiàng)審核標(biāo)準(zhǔn)，把好檔案材料入檔鑒定關(guān)、入口關(guān)。在接收新錄用、新調(diào)入的職工檔案時(shí)對所收集的歸檔材料應(yīng)該逐份嚴(yán)格仔細(xì)鑒別審核，堅(jiān)持做到內(nèi)容不真實(shí)的不歸檔，未經(jīng)審核和手續(xù)不完備的不歸檔。對檔案中有涂改造假情況的要及時(shí)報(bào)告人力資源負(fù)責(zé)人，對缺少相關(guān)入職、調(diào)動(dòng)手續(xù)的要及時(shí)流轉(zhuǎn)，對缺少重要材料的要及時(shí)聯(lián)系本人及原單位協(xié)助補(bǔ)齊。四是建立“入職培訓(xùn)”工作模式。人事檔案管理工作人員應(yīng)根據(jù)人力資源處職工入職時(shí)間統(tǒng)一安排，在新員工或新調(diào)入的職工初次簽訂職工履歷表及勞動(dòng)合同等相關(guān)入職材料時(shí)，對出生時(shí)間、參工時(shí)間、入團(tuán)入黨時(shí)間、主要個(gè)人經(jīng)歷及社會(huì)關(guān)系的填寫進(jìn)行講解，讓新員工或新調(diào)入的職工明確相關(guān)歸檔材料的重要性及相應(yīng)時(shí)間的界定標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)職工檔案意識(shí)，從源頭上杜絕專項(xiàng)審核重要信息不一致的情況及檔案材料轉(zhuǎn)遞不及時(shí)現(xiàn)象。

（4）增強(qiáng)信息化管檔，實(shí)現(xiàn)職工人事檔案數(shù)字化

要積極創(chuàng)新人事檔案管理的方式方法，通過采購專業(yè)管檔系統(tǒng)，同時(shí)將職工人事檔案嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掃描數(shù)字化，嚴(yán)格按照目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、存儲(chǔ)備份等基本環(huán)節(jié)，確保檔案信息質(zhì)量和檔案信息安全可控。職工人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，系統(tǒng)化管檔。有利于重要人事檔案載體的持久保護(hù)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資料的快速和便捷抓取，有利于人事數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化分析，便于充分整合人才資源?？梢酝ㄟ^信息反饋，使得管理人員能夠及時(shí)掌握檔案資料的利用情況，進(jìn)而采取針對性的管理措施。減少檔案管理過程中人為接觸原始紙質(zhì)檔案的環(huán)節(jié)和可能，從而不給檔案的涂改造假者提供可乘之機(jī)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊偉龍，做好干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的意義和幾點(diǎn)思考[J]黑龍江檔案，2016. 2.

[2]鐘啟超，新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中存在的問題及其對策[J]云南檔案，2017. 3.

[3]方德生，強(qiáng)化制度機(jī)制建設(shè)，鞏固專項(xiàng)審核成果——全國干部人事檔案專項(xiàng)審核基本結(jié)束后的思考[J]爭鳴與探索，2018. 6.

[4]汪黎，淺析全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的啟示，[J]辦公室業(yè)務(wù)2018. 2.