當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的不足與優(yōu)化對策簡析

李林英

[摘 要]醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案管理工作中的重要組成部分，有助于提高醫(yī)院人力資源管理的效果和水平，因此相關崗位需要提高對醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化的重視程度，樹立現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理思維，明確主要的工作重點，融入先進的技術手段，全面提高人事檔案管理的效果和水平，更加貼合醫(yī)院當前的發(fā)展現(xiàn)狀，推動醫(yī)院人事檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型。

[關鍵詞]醫(yī)院人事檔案;管理要點;優(yōu)化

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）22-0067-03

醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)容較為復雜，并且所涉及的數(shù)據(jù)類型較多，增加了以往人事檔案管理的壓力，因此在實際工作中需要相關管理人員學習先進的管理技術，解決在以往人事檔案管理工作中所暴露出來的問題，并且還要提高自身的專業(yè)素質(zhì)，完善相應的管理制度，逐漸使醫(yī)院人事檔案管理步入正軌。

一、當前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

（一）基礎設施不全面

為了使醫(yī)院人事檔案管理效果能夠得到全面的提高，在實際工作中需要完善對應的基礎設施，從而全面提高人事檔案管理的效果和水平。在信息化背景下，要加強人事檔案管理要求以及標準，提高后續(xù)管理的針對性及科學性，并且妥善處理好繁雜的信息，全面提高人事檔案管理的效果以及水平。但是在當前檔案管理工作中還存在基礎設施不健全的問題，在信息化融入方面存在著不到位的情況，影響了檔案管理效果提高。在這一背景影響下，不僅無法做好人事檔案管理的科學分類，還會導致管理質(zhì)量下降[1]。例如在系統(tǒng)中出現(xiàn)了交叉和重復的檔案信息，影響檔案管理水平的提高。同時一部分醫(yī)院也沒有及時淘汰一些舊的設備，在一定程度上增加了人事檔案管理的難度，并且在后續(xù)資料搜索時也會存在諸多的干擾因素。

（二）管理制度不完善

有序的醫(yī)院人事檔案管理離不開完善的規(guī)章制度支持，所以在實際工作中，需要根據(jù)人事檔案管理要求和標準建立更加科學的管理制度，從而為實際工作提供重要的支持。但是在當前人事檔案管理制度中還存在著不健全的問題，比如并沒有落實相關的要求，導致工作人員的行為無法得到全面的監(jiān)督和約束，在日常工作中也會存在工作標準不一致的問題，影響檔案管理的效果。同時在檔案分類中，由于不同人員的思維存在一定的差異性，所以在分類時很容易出現(xiàn)一些分歧，并且并沒有嚴格遵循管理制度來優(yōu)化整體的管理模式，導致醫(yī)院人事檔案管理制度名存實亡，影響后續(xù)管理工作的科學進行。另外，在當前人事檔案管理工作中，還由于重視程度的不足，并沒有完善相對應的管理制度。在人事檔案管理中，一些檔案隨意地堆放造成檔案的丟失，同時由于領導人員的不重視，使得相關管理人員在日常管理時，工作態(tài)度非常得不嚴謹，并沒有形成檔案的合理歸檔以及優(yōu)化，并且對于人事變動信息來說也沒有提供及時的更新，導致檔案管理效率很難滿足相關的標準，限制了醫(yī)院當前的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）工作人員綜合素質(zhì)的不足

在我國大部分醫(yī)院人事檔案管理工作中，相關崗位人員并沒有接受過專業(yè)性的培訓，導致人事檔案管理工作效率很難滿足相關的要求。在人事檔案管理工作中一些內(nèi)容非常的復雜，但是一部分人員屬于兼職人員，不僅負責人事檔案的管理，還有其他自己的本職工作，整體工作環(huán)節(jié)較為煩瑣，并沒有更多精力來優(yōu)化醫(yī)院人事檔案的管理模式。另外，相關醫(yī)院沒有開展一定的培訓工作，以講解人事檔案管理中的問題和主要的技術方案，使得整個人事檔案管理處于停滯不前的狀態(tài)，很難全面提高檔案管理的效果。

二、加強醫(yī)院人事檔案管理的必要性

（一）有助于提高醫(yī)院的整體管理水平

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的生活水平在不斷提高，對醫(yī)療衛(wèi)生的條件提出了更多的要求。在當前醫(yī)院管理工作中，需要加強對人事檔案管理的重視程度，全面反映醫(yī)護人員綜合素質(zhì)和水平，如果并沒有加大對醫(yī)院檔案管理重視程度的話，那么出現(xiàn)醫(yī)療事故會導致醫(yī)院聲譽受到嚴重的損傷。通過醫(yī)院的人事檔案管理，能夠快速發(fā)現(xiàn)在當前醫(yī)護人員常工作中所暴露出來的問題，通過科學的培訓以及引導，全面提高人事檔理工作中存在的問題，還有助于提高醫(yī)院案管理的效果以及水平，從而使醫(yī)院能夠在新時期下獲得蓬勃性的發(fā)展，解決在以往管理工作中所存在的問題。醫(yī)院人事檔案涵蓋內(nèi)容是比較多的，主要包含醫(yī)院人員的經(jīng)歷和才能等等，是在人事活動中形成的人事檔案，具備精密性的特點。在實際管理時，醫(yī)院職工的成長是循序漸進的，在醫(yī)院人事檔案管理工作中需要不斷地收集和補充，從而使人事檔案管理效率能夠得到全面提高。通過工作之間的相互協(xié)調(diào)，不僅可以解決以往人事檔案管理中存在的問題，還能妥善地應對在實際人事檔案管理工作中所出現(xiàn)的問題，為醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展奠定堅實的基礎。

（二）有助于實現(xiàn)人事檔案管理的電子化

隨著網(wǎng)絡的不斷進步，人事檔案管理工作需要緊跟時代發(fā)展方向，提出有效的創(chuàng)新策略，加強電子化的建設，妥善處理繁雜的信息內(nèi)容，從而使人事檔案管理效率能夠得到全面的提高。在實際工作中，需要通過網(wǎng)絡技術的利用改革人事檔案管理的新思路。醫(yī)院人事檔案的數(shù)量非常龐大，在以往的管理工作中經(jīng)常會存在混亂的問題，所以在新時期下，需要實現(xiàn)人事檔案管理模式的改革以及創(chuàng)新，并且實現(xiàn)資源優(yōu)化性配置，全面提高人事檔案管理的效果以及水平。另外，還需要加強資源的建設力度，解決在人事檔案電子化建設方面的問題，從而使檔案電子化進程能夠更加通暢地進行。

（三）有助于醫(yī)院的人才選拔和聘任

由于醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)容記錄著醫(yī)護人員的成長和學習等相關的信息，是醫(yī)院人才選拔和聘任的重要基礎。新時期下，要根據(jù)不同崗位對人才的要求，全面考核人才當前的專業(yè)水平和綜合能力，從而為后續(xù)管理工作奠定堅實基礎，這樣一來可以使相關人員能夠在工作崗位中最大程度地發(fā)揮自身的工作價值，妥善應對工作中所出現(xiàn)的問題。因此，在實際工作中需要通過加強醫(yī)院人事檔案管理工作，保證人事檔案管理本身的安全性以及完整性，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理在人力資源配置方面的重要作用，使醫(yī)院能夠朝著更加科學而規(guī)范的方向發(fā)展。

三、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理的策略

（一）完善信息化基礎設施

1.檔案的自動入庫

在以往的檔案入庫中，主要是采取人工的方式進行檔案信息的識別以及檢查，但是可能在實際工作中存在嚴重的偏差，因此要充分發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)技術本身的優(yōu)勢，完成檔案的自動入庫，通過電子標簽使各個檔案具備唯一的編碼，在入庫時可以通過自動掃描設備，自動生成信息入庫的清單[2]。這樣不僅可以節(jié)約整體時間，還有助于防止由于人為干預而出現(xiàn)的嚴重偏差，提高檔案管理的效果。

2.智能化調(diào)節(jié)庫房與追蹤管理

在智能化調(diào)節(jié)庫房和追蹤管理工作中，要利用物聯(lián)網(wǎng)技術本身的優(yōu)勢建筑各項芯片來提高對周邊環(huán)境感知能力之后，再根據(jù)溫度和濕度情況進行自我調(diào)節(jié)，完成滅菌通風或者是溫度調(diào)節(jié)等功能。如果溫度、濕度超出預先設定值的話，那么要通過系統(tǒng)功能進行科學的調(diào)節(jié)，或者是發(fā)出報警信號，讓現(xiàn)場管理人員到現(xiàn)場中進行全面的處理，避免對檔案儲存造成影響。為了方便檔案管理，在實際優(yōu)化時還要提供相對應的電子標簽，例如檔案管理內(nèi)容以及存放地點等等，通過電子標簽能夠方便對信息的有效追蹤，并且還可以配合感應器來了解檔案位置和主要的流動過程，將信息自動化地儲存在計算機中，真正提高檔案管理的效率。

另外，在檔案管理工作中需要進行定期的排查以及檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息的丟失問題或者是遺漏問題，在實際工作中可以通過之前所追蹤到的數(shù)據(jù)完成自動化的分析，這樣不僅可以節(jié)約實際的檢查時間，還有助于保證最終檢查結果能夠具備準確性的特征，真正凸顯現(xiàn)代化的檔案智能管理模式。在檔案管理工作中還需要加強對安全防護的重視程度，防止出現(xiàn)檔案信息丟失等問題，在優(yōu)化管理工作時需要融入先進的物聯(lián)網(wǎng)技術來提高安全防護的效果，比如可以根據(jù)檔案的類型進行準確的定位以及防盜，融入無線電波技術和跟蹤系統(tǒng)，充分完善防盜的功能。如果一些檔案在沒有權限審批完成之后就被帶離出室內(nèi)的話，就會馬上觸及防盜系統(tǒng)發(fā)出警報，從而防止出現(xiàn)信息丟失的問題。

（二）健全管理模式

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，還要健全相對應的管理制度貫徹落實責任制度，從而使得管理工作可以更加順利地進行。在實際工作中，要根據(jù)人事檔案管理的要求和標準提高管理制度針對性，進一步提高相關崗位人員的工作效率，為后續(xù)管理工作奠定堅實的基礎。在實際工作中要加強資金和設備的投入力度，及時更新和淘汰落后的設備[3]。根據(jù)相關的情況做好資料的分類以及歸納，并且指派專業(yè)人員負責定期的監(jiān)督和管理，以此來推動檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

在健全人事檔案管理制度時，要根據(jù)人事檔案管理的實際情況，保證相關人員能夠在日常工作中更加高效地完成日常的操作，從而使人事檔案管理效率能夠得到全面的優(yōu)化和調(diào)整，同時在健全檔案管理模式時，需要轉(zhuǎn)變以往粗放式的工作思想，按照規(guī)定進行日常的管理，從而使醫(yī)院人事檔案能夠做到科學和規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理工作標準，為后續(xù)管理工作的科學實施奠定堅實的基礎。在人事檔案管理工作中，需要完善人事檔案的收集工作。收集在整個檔案管理工作中的優(yōu)勢是非常突出的，相關醫(yī)院需要出臺一定的規(guī)章制度，使醫(yī)護人員能夠?qū)⒆陨淼男畔魅氲綑n案管理部門中，同時一些離職的醫(yī)護人員要盡快辦理檔案的轉(zhuǎn)出手續(xù)，提高醫(yī)院的檔案管理效率。在醫(yī)院檔案收集工作中需要制定更加科學的獎懲措施，不斷激發(fā)相關醫(yī)護人員的工作積極性以及工作熱情，避免在醫(yī)院檔案管理工作中存在一定的偏差。此外，檔案管理要做到同步更新，提高后續(xù)管理效果。

（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)

新時期下，醫(yī)院人事檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展變化，對醫(yī)院檔案管理的要求也在不斷提升，所以在實際工作中需要提高相關崗位人員的綜合素質(zhì)，靈活應對在后續(xù)管理工作中所暴露出來的問題。在實際管理時，相關醫(yī)院要定期開展培訓，講解信息化技術操作技巧，不斷更新相關崗位人員的思想意識。也可以在培訓活動中開展相關的模擬練習，降低后續(xù)信息化管理的難度，提高醫(yī)院人事檔案管理的效果。在培訓工作中可以通過實際軟件的利用情況和實際案例的講解來提高培訓工作的效果，使得相關崗位人員能夠掌握正確的信息化利用技巧。

（四）完善醫(yī)院檔案管理的基礎設施

為了使醫(yī)院人事檔案管理工作能夠獲得全新的發(fā)展，在實際工作中需要完善醫(yī)院檔案管理的基礎設施，為后續(xù)工作的有序進行奠定堅實的基礎。在醫(yī)院檔案管理工作中，大多數(shù)資料都屬于紙質(zhì)保管的資料，為了完成完整性保存的要求，要完善相應的管理模式。相關崗位人員需要根據(jù)檔案的特點選擇正確的管理方案，避免對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生一定的影響。為了保證信息的安全性，在實際工作中要加強對防潮和防火的管理，不斷完善整體的管理模式，提高信息在儲存時的整體安全性。在人事檔案管理工作中，要加強對基礎設施的資金投入，既要維護檔案管理的完整性，還要突出與時俱進的特點，加強基礎設施的建設，根據(jù)實際情況選擇正確的管理模式，妥善完成檔案資料的管理，全面提升醫(yī)院檔案管理的效果和質(zhì)量。在信息化建設時，需要建立相對應的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，及時獲取相關的信息，在保證原有人事檔案安全的基礎上，加強信息管理的效率，為后續(xù)的信息查詢提供便捷性的服務。另外還需要加強和其他醫(yī)院之間的聯(lián)系，借鑒其他醫(yī)院在人事檔案管理工作中的經(jīng)驗，不斷完善整體的工作模式。相關領導人員要根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理要求，做好管理方案和管理重點的調(diào)整，加強信息化管理的力度，在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的管理范圍，同時，也要加強對信息化管理重要性的宣傳，不斷提高崗位人員的綜合素質(zhì)，更加靈活有序地管理檔案，轉(zhuǎn)變以往檔案管理工作中的思維，實現(xiàn)檔案管理模式的成功轉(zhuǎn)型和升級。

四、結語

當前，醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題較多，限制了醫(yī)院檔案管理模式的優(yōu)化，所以在實際工作中，需要利用現(xiàn)代化的技術方案，全面創(chuàng)新人事檔案管理的模式，并制定與之匹配的規(guī)章制度，結合醫(yī)院當前的發(fā)展優(yōu)勢，提高人事檔案管理的效果和水平，并且將先進的技術和檔案管理進行融合，從而將醫(yī)院人事檔案管理推向新的高度。

參考文獻：

[1]孫紅梅.從信息化角度談檔案的管理[J].辦公室業(yè)務，2019（02）：78-79.

[2]馬小雯.新形勢下，人事檔案信息化建設與思考[J].中國管理信息化，2018（18）：169-172.

[3]周思施.淺談大數(shù)據(jù)背景下的醫(yī)院電子檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2018（05）：63-65.