煤炭企業(yè)在合同管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施

摘要：在企業(yè)管理中，合同管理是其中重要的一部分，合同管理最為關(guān)鍵的要求就是規(guī)范化與科學(xué)化。煤炭企業(yè)不同于其他企業(yè)，因?yàn)闃I(yè)務(wù)上的特殊性，在合同管理上會(huì)面臨較多的挑戰(zhàn)。為了能讓煤炭企業(yè)獲得理想的合同管理效果，本文首先對(duì)煤炭企業(yè)合同管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后針對(duì)問題提出應(yīng)對(duì)措施，希望能對(duì)煤炭企業(yè)合同管理的效果進(jìn)行改善。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè);合同管理;應(yīng)對(duì)措施

因?yàn)閲?guó)家層面在產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)上進(jìn)行調(diào)整，市場(chǎng)上煤炭所占據(jù)的份額正處在縮減中，隨之起來的是清潔能源。長(zhǎng)期下來，煤炭整個(gè)行業(yè)的現(xiàn)狀開始呈現(xiàn)供給大于需求的情況，當(dāng)前，我國(guó)煤炭產(chǎn)能陷入過剩的境況，加上環(huán)保政策不斷出臺(tái)，煤炭企業(yè)想要持續(xù)發(fā)展面臨一定的難度，甚至連生存都存在一些困難。就煤炭企業(yè)而言，怎么開展科學(xué)、規(guī)范的管理，規(guī)避和降低風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)想要生存的關(guān)鍵。而合同管理是管理中一個(gè)關(guān)節(jié)，更應(yīng)該得到企業(yè)的重視，因?yàn)橛捎诤贤瑑?nèi)容的不規(guī)范，出現(xiàn)合同糾紛，就會(huì)讓企業(yè)面臨經(jīng)濟(jì)損失。

一、煤炭企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

煤炭企業(yè)合同管理，指的是企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過程中，進(jìn)行工程項(xiàng)目建設(shè)、物資采購(gòu)以及設(shè)備維修等行為，跟有關(guān)單位簽訂能保障雙方權(quán)益的文書。就煤炭企業(yè)而言，其管理屬于開放式的，在合同方面投入的重視程度不足，一些煤炭企業(yè)負(fù)責(zé)人甚至覺得合同的存在只是形式問題，其中的內(nèi)容沒必要過于講究，因此會(huì)造成企業(yè)存在一些隱患。

首先就是合同管理沒有相關(guān)的保障機(jī)制。一些煤炭企業(yè)尚未針對(duì)合同部分制定出相關(guān)的管理制度，對(duì)于合同的執(zhí)行只是靠經(jīng)驗(yàn)去落實(shí)與推進(jìn)，這種隨意性與不規(guī)范性的存在，對(duì)合同本身而言是極為不利的。盡管合同本身就是屬于法律約定文書，但也需要有一套比較健全的制度對(duì)其進(jìn)行管理與規(guī)范，這樣才可以讓合同發(fā)揮出最大的作用，讓合同雙方都可以在簽訂合同時(shí)有規(guī)章制度可以遵循，能依照章法操作，實(shí)現(xiàn)合同管理規(guī)范化與科學(xué)化。

其次，煤炭企業(yè)在簽訂合同前缺乏一些調(diào)查與了解。煤炭企業(yè)對(duì)設(shè)備的采購(gòu)以及維修需求量比較大，有時(shí)候在認(rèn)識(shí)的人介紹下或者網(wǎng)上簡(jiǎn)單聯(lián)系下就直接簽約，對(duì)對(duì)方的主體經(jīng)營(yíng)資格以及履約能力等情況都未做調(diào)查，這種簽訂會(huì)存在對(duì)方最后未按約履行，出現(xiàn)轉(zhuǎn)包、分包的結(jié)果，這種情況下工程各方面都無法得到有效保障，企業(yè)的發(fā)展將會(huì)面臨不必要的損失，陷入困境。

第三，煤炭企業(yè)法律專業(yè)人員的缺乏，合同起草上比較隨意。因?yàn)槊禾科髽I(yè)自身存在的特殊性，一些煤炭企業(yè)未配備專業(yè)的法律人員，通常的處理方式是哪個(gè)部門帶頭開啟工程的，就由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)起草合同文件，最后造成簽訂的合同是各式各樣，一些部門合同起草人員因?yàn)椴欢贤唧w起草要求，為了省時(shí)省力，就直接在對(duì)方之前的合同基礎(chǔ)上做出大概修改，就直接作為所需合同使用，無視合同的關(guān)聯(lián)性，因?yàn)榉芍R(shí)的缺乏，導(dǎo)致起草的合同出現(xiàn)各種問題，這其中就為糾紛的產(chǎn)生埋下了隱患。

第四，合同會(huì)審形式主義嚴(yán)重，相關(guān)人員不夠負(fù)責(zé)。合同起草完成，企業(yè)內(nèi)部相關(guān)負(fù)責(zé)人就要對(duì)合同進(jìn)行會(huì)審，通常會(huì)比較隨意地排出一名工作人員參加，有的甚至可能對(duì)合同內(nèi)容不知情，會(huì)審過程中會(huì)出現(xiàn)各種想法與看法，無法達(dá)成一致，可能在最后定稿都要進(jìn)行3次以上的會(huì)審。這種情況的合同會(huì)審缺乏嚴(yán)肅性。同時(shí)合同會(huì)審簽字也是比較隨意的，不會(huì)去細(xì)看合同條款就直接簽同意，以上種種都造成合同變成了形式主義。

第五種情況就是合同簽訂后，沒有后期的跟蹤與管理，合同執(zhí)行度比較低。煤炭企業(yè)負(fù)責(zé)相關(guān)負(fù)責(zé)部分就會(huì)將合同直接歸檔，這就算是結(jié)束后。并未在后續(xù)工作中指派專人對(duì)合同進(jìn)行跟蹤管理，監(jiān)督、檢查工程是不是按合同時(shí)間開工、履約。這種情況使得工程進(jìn)展得隨意，不受合同約束，合同失去了原有的法律效應(yīng)，管理跟執(zhí)行脫節(jié)，一旦出現(xiàn)任何問題就會(huì)出現(xiàn)相互推諉的情況。

第六種情況就是部分煤炭企業(yè)在簽訂合同后，合同存檔上任意隨性，不僅不會(huì)做合同登記臺(tái)賬，也不會(huì)對(duì)合同進(jìn)行編碼，無視合同存放的檔案柜，使得查找無序可循，檔案管理出現(xiàn)混亂的情況。

以上情況，種種都會(huì)給煤炭企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)糾紛，都會(huì)讓企業(yè)陷入經(jīng)濟(jì)糾紛。

二、煤炭企業(yè)合同管理應(yīng)對(duì)措施

（一）針對(duì)合同建立管理機(jī)制

就合同建立健全的管理機(jī)制，這對(duì)于合同管理比較薄弱的部分煤炭企業(yè)而言，是非常必要的。一套健全的管理機(jī)制可以讓合同管理工作變得更加規(guī)范與科學(xué)。可以為企業(yè)的日常合同管理提供對(duì)標(biāo)，合同本身就是一件嚴(yán)肅的事情，不能有一點(diǎn)馬虎，企業(yè)需要就此設(shè)立招標(biāo)及合同管理小組，要明確其中組員的職責(zé)內(nèi)容，做到監(jiān)督，制定對(duì)應(yīng)的工作流程，并落實(shí)好相關(guān)環(huán)節(jié)的管控，不能任意操作，以免合同操作的隨意性導(dǎo)致企業(yè)面臨經(jīng)濟(jì)及名譽(yù)雙重?fù)p失。

（二）落實(shí)好資質(zhì)審查及履約能力的調(diào)查

煤炭企業(yè)在合同簽訂上，要提高流程的標(biāo)準(zhǔn)化，其中最必要的一環(huán)就是進(jìn)行項(xiàng)目招投標(biāo)，針對(duì)來參加招投標(biāo)的單位，合同管理相關(guān)部門要認(rèn)識(shí)審查其主體資質(zhì)，以確保資質(zhì)足夠的合法及有效，并且就公司近期的業(yè)績(jī)以及生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)情況展開全面的調(diào)查，在履約能力上要做到全面預(yù)估，從而降低簽約風(fēng)險(xiǎn)，確保合同執(zhí)行可以有序、穩(wěn)定。

（三）配備專業(yè)的合同處理人員

煤炭企業(yè)，因?yàn)槠髽I(yè)業(yè)務(wù)工作的性質(zhì)，對(duì)于人員的重視程度，往往更看重技術(shù)性人才，合同處理人員的法律專業(yè)度，并沒有被關(guān)注。因此，一些煤炭企業(yè)甚至都是隨時(shí)隨處安排一些人員對(duì)合同進(jìn)行處理，合同管理缺乏一定的嚴(yán)肅性。其實(shí)專業(yè)的事就應(yīng)該給專業(yè)的人做。合同管理容不得馬虎，是一項(xiàng)比較嚴(yán)肅、重要的管理項(xiàng)目，尤其就煤炭企業(yè)來說，涉及到的內(nèi)容都是比較重要的，企業(yè)需要配備專業(yè)的合同處理人員，能有效把關(guān)合同條款，可以基于法律公平態(tài)度下，公平公正地起草合同文件，制定相關(guān)合同條款，防止了合同起草中隨意性、片面性情況的發(fā)生，能讓合同真正地做到約束雙方，讓合同管理更加嚴(yán)肅，具有法律性。

（四）設(shè)立專人全程管理合同簽訂及落實(shí)

無論是合同的起草還是修改簽訂，其實(shí)都需要專業(yè)人員。合同在最終落實(shí)過程中，是對(duì)合同主體起到責(zé)任約束的作用。合同的存在，并不只是一份文件，而是對(duì)雙方主體責(zé)任進(jìn)行確認(rèn)的文本，可以促進(jìn)合同管理更加規(guī)范化，這個(gè)可以幫助合同爭(zhēng)議得到高效解決，并且可以為合同審驗(yàn)人員降低大量的工作量。對(duì)于合同后續(xù)跟蹤管理工作由專人建立嚴(yán)格的跟蹤管理臺(tái)賬，隨時(shí)掌握工程進(jìn)展情況及合同履約情況，便于加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督管理，有問題及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，提高合同的執(zhí)行有效性。

（五）改變會(huì)審的形式? 提高會(huì)審效率

煤炭企業(yè)會(huì)審存在的問題，主要是形式上有待改變。需要將合同審核這一環(huán)節(jié)變更為電子版進(jìn)行發(fā)送。無論會(huì)審中參加的人員在企業(yè)中是從事什么內(nèi)容的工作，多次反復(fù)參加，對(duì)于其本身而言都是精力時(shí)間上的浪費(fèi)，同時(shí)專業(yè)度不高的參與，會(huì)審效率也是極低的。因此，需要對(duì)會(huì)審的形式進(jìn)行改變，可以以電子版方式進(jìn)行發(fā)送，每個(gè)人可以就合同提出自己的意見，最終匯總到合同負(fù)責(zé)部門，進(jìn)行修改，最終定稿，定稿之后再進(jìn)行負(fù)責(zé)人簽字。這種方式不但壓縮了集中會(huì)審的時(shí)間，讓會(huì)審參與人員的時(shí)間更高效地被利用，同時(shí)也提高了會(huì)審的效率，同時(shí)每個(gè)部門對(duì)合同的意見修改都有了工作記錄，這避免了會(huì)審存在隨意性，提高了會(huì)審參與人員的責(zé)任心，讓合同會(huì)審變得更加的嚴(yán)謹(jǐn)。

（六）對(duì)合同檔案進(jìn)行有序管理? 提高規(guī)范化與有序化

合同管理，就離不開檔案的建立。合同檔案的管理，雖看似在做無用功，其實(shí)是為后續(xù)工作提供了保障，良好的檔案管理，是對(duì)合同進(jìn)行編碼，其中涉及到對(duì)合同名稱、編號(hào)以及類型的規(guī)整。利用合同代表性內(nèi)容的整理，可以將一些細(xì)節(jié)內(nèi)容整理其中，比如類型中有工程類、維修類、服務(wù)類、物資采購(gòu)類等、合同簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、質(zhì)保期、質(zhì)保比例、付款方式、經(jīng)辦單位、經(jīng)辦人、經(jīng)辦人電話等，既做有序，同時(shí)又高效。歸類后的合同，存在放在檔案盒里，不僅看起來整潔，同時(shí)查找起來高效、方便。這項(xiàng)工作就猶如畫龍點(diǎn)睛般的存在。能為煤炭企業(yè)合同管理畫上一個(gè)圓滿的句號(hào)。同時(shí)也為后續(xù)工作的開展鋪墊一個(gè)好的開始。煤炭企業(yè)在發(fā)展過程中，如果所有的合同管理都是有序、整齊的。那么，整個(gè)企業(yè)的工作效率就會(huì)提高很多。

在煤炭企業(yè)管理中，合同管理是其中重要的一部分，不容忽視與敷衍。是企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。站在煤炭企業(yè)角度看，當(dāng)下的形勢(shì)十分惡劣，新型能源的不斷沖擊，同時(shí)需要面對(duì)環(huán)保這一要求，經(jīng)營(yíng)空間相比往日，在不斷壓縮，合同管理對(duì)于企業(yè)而言，顯得極為重要，一旦合同管理出現(xiàn)問題，煤炭企業(yè)面臨的境況將會(huì)更加艱難。因此，需要企業(yè)內(nèi)部合同管理人員要在實(shí)踐中不斷摸索出提高合同管理效率的方式，嘗試運(yùn)用新的方式應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的新問題，最大程度降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率，減少企業(yè)因?yàn)楹贤m紛產(chǎn)生損失的可能性，即便生存艱難，也要推動(dòng)煤炭企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：楊盼盼，女，漢，河南鹿邑，本科，畢業(yè)于天津大學(xué)，研究方向：土木工程，助理工程師。