探討如何加強(qiáng)重點建設(shè)工程檔案管理

彭伍生 安?？h住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

在重點建設(shè)工程項目完工之后，除了會留下建筑工程實體外，還會留下建設(shè)工程檔案。重點建設(shè)工程的檔案管理作為工程建設(shè)管理過程中必不可少的一部分，其涉及較多的工程項目，且本身具備參與單位多、建設(shè)周期長、施工較煩瑣等特點，因此，加強(qiáng)重點建設(shè)工程檔案的管理，能夠?qū)こ虣n案的質(zhì)量與效果產(chǎn)生直接影響，從而為工程檔案的完整性和真實性提供保障。作為建筑工程建設(shè)中的重要部分，重點建設(shè)工程檔案能夠?qū)こ添椖康慕ㄔO(shè)情況進(jìn)行真實記錄，對于項目驗收與后續(xù)應(yīng)用起到關(guān)鍵的作用，因此，相關(guān)的項目管理工作非常重要。

一、重點建設(shè)工程檔案管理特點

（一）煩瑣性

重點建設(shè)工程檔案通常會受到工程項目自身特點的影響，因此，需要根據(jù)基本建設(shè)活動形成相應(yīng)的工程檔案，將該工程的所有狀況一同展現(xiàn)。對于重點建設(shè)工程，其并非由單一的企業(yè)單位進(jìn)行建設(shè)施工，需要不同部門之間的配合，而這會在工程項目進(jìn)行過程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，且有著較廣的范圍與較為零散的分布。由于重點建設(shè)工程的檔案多為照片和膠片（如圖1）等方式進(jìn)行記錄，并非紙質(zhì)檔案，因此，對于其收集和管理有著更為嚴(yán)格的要求。

圖1 部分非紙質(zhì)的工程檔案采用膠片進(jìn)行記錄

（二）多樣性

在重點建設(shè)工程項目的生命周期中，從立項到竣工的整個過程，包含了決策、設(shè)計、施工和驗收等諸多內(nèi)容，涉及許多部門，以及其他的一些單位。例如，某個在境內(nèi)開展的中外合作工程項目就含有一些外資和政府部門，會生成大量的文件信息，增加了信息采集與管理的難度。重點建設(shè)工程項目需要學(xué)習(xí)其他國家的成功經(jīng)驗，或者引入更為現(xiàn)代化的設(shè)施與材料，抑或者邀請外國專家參與項目的技術(shù)指導(dǎo)，期間將會產(chǎn)生大量的重要信息，其管理難度的專業(yè)性可想而知。

（三）持續(xù)性

重點建設(shè)工程項目檔案的數(shù)據(jù)有著階段性的特點，其可大致分為前期準(zhǔn)備、工程設(shè)計、工程建設(shè)、工程驗收和工程應(yīng)用五個階段。根據(jù)不同階段的特點與需求，對于重點建設(shè)工程檔案進(jìn)行集中整理。針對重點建設(shè)工程項目，由于其有著較大的預(yù)算規(guī)模，且工期較長，并非短時間之內(nèi)能夠完工，其相關(guān)文件的內(nèi)容也會隨著工程進(jìn)度的推進(jìn)而發(fā)生變化，一直延續(xù)到工程竣工等后期環(huán)節(jié)。因此，重點建設(shè)工程的檔案管理具有延續(xù)性[1]。

二、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理意義

（一）提升工程建設(shè)質(zhì)量

重點建設(shè)工程的項目檔案對整個工程項目的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行了記錄，是建設(shè)工程施工的證明。為了提升重點建設(shè)工程的質(zhì)量，可在建筑行業(yè)進(jìn)行招投標(biāo)、施工和質(zhì)量檢測等過程的分析工作，將施工過程中的各個環(huán)節(jié)的優(yōu)勢和缺點進(jìn)行總結(jié)，從而完善建設(shè)工程的過程，為工程質(zhì)量的監(jiān)督提供了重要數(shù)據(jù)，并提高工程項目的質(zhì)量。

（二）提高工程監(jiān)管效率

重點建設(shè)工程檔案對于工程的施工狀況、工程進(jìn)度與質(zhì)量有著真實的記錄，從而為質(zhì)量監(jiān)管提供有力依據(jù)，并可與建設(shè)工程標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，根據(jù)工程的實際施工狀況，并結(jié)合檔案所記錄的內(nèi)容，對施工質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，通過節(jié)約質(zhì)量監(jiān)管的時間成本，提高工程的監(jiān)管效率，同時還能夠?qū)n案記錄內(nèi)容的真實性進(jìn)行檢驗，杜絕偽造檔案情況的發(fā)生[2]。

（三）具有重要實際意義

重點建設(shè)工程項目的檔案管理工作具有重要的實際意義，其重要性體現(xiàn)在項目完工后進(jìn)入驗收階段。在這一階段，各個參與建設(shè)的單位對于工程施工的質(zhì)量有著很高的重視程度，但缺乏對施工檔案的管理。作為工程項目建設(shè)的重要組成，項目檔案能夠?qū)こ添椖恐械母鱾€環(huán)節(jié)進(jìn)行如實記錄，為項目最后的驗收以及之后的維護(hù)、改建和擴(kuò)建等工作提供可靠依據(jù)。隨著國家出臺相關(guān)的法律法規(guī)，工程檔案的管理工作將會越來越正規(guī)，相關(guān)單位也將會加大對檔案管理的重視程度。

三、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理措施

（一）建立管理體系

為了能夠加強(qiáng)對建設(shè)工程檔案的管理，首先，在項目的計劃任務(wù)書下達(dá)階段，要提高對項目檔案的建立的重視程度，同時，對相關(guān)要求進(jìn)行明確；其次，需要在施工過程中對施工進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督檢查，并重視對施工檔案資料的記錄整理工作；最后，在工程進(jìn)行最終驗收的階段時，要保障備案驗收工作與工程建設(shè)同時進(jìn)行。

完成工程項目的立項后，正式開工前需要與實際情況相結(jié)合，在建設(shè)工程指揮部的同時，還要同時建立檔案管理部門。指揮部門能夠協(xié)調(diào)不同部門之間的工作，使得工程效率得到可靠保障。而對于檔案管理部門的建立和專職管理人員的安排，能夠?qū)Ω鞣N工程文件進(jìn)行收集管理。此外，對于參建單位要進(jìn)行相關(guān)的指導(dǎo)工作，使得相關(guān)的施工過程能夠形成相應(yīng)的檔案資料，并加強(qiáng)對其的收集與管理。各個參建單位也應(yīng)安排相關(guān)人員對檔案進(jìn)行管理，并明確相關(guān)責(zé)任。工程完工并完成驗收后，根據(jù)合同規(guī)定，施工單位應(yīng)將相關(guān)檔案進(jìn)行移交。

（二）提升管理秩序

對于重點工程項目的建設(shè)，需要大量的資源，例如施工文件、材料和圖紙等。因此，對于相關(guān)資料的收集和發(fā)放管理的相應(yīng)工作，就顯得尤為重要。首先，要從制度方面明確檔案管理的相關(guān)責(zé)任，確保人員配置的固定性，以及檔案管理的統(tǒng)一性。項目初期，檔案管理人員需要按照項目的特點與檔案的要求，對相關(guān)的規(guī)則進(jìn)行明確，并將其及時下發(fā)至各個單位，明確項目檔案的歸檔要求，使得檔案人員能夠有相關(guān)依據(jù)進(jìn)行檔案的檢查。

檔案人員在工作過程中需要對已有資料進(jìn)行存檔和備份，并將相關(guān)材料向?qū)?yīng)部門與單位分發(fā)，并做好相關(guān)的登記工作。由于工程建設(shè)時難免會產(chǎn)生大量的文件資料，因此需要采取高效的方式進(jìn)行相關(guān)的登記與歸檔工作，并將不合要求的文件在與相關(guān)部門進(jìn)行交涉后進(jìn)行修正。對于文件材料，應(yīng)進(jìn)行及時收集、整理，并進(jìn)行歸檔，確保檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

（三）提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)

重點工程的建設(shè)工作中，需要檔案管理部門的相關(guān)技術(shù)人員加強(qiáng)各個參與建設(shè)的相關(guān)單位對于檔案管理方面的指導(dǎo)工作。檔案管理人員需要依照項目的實際進(jìn)度，檢查相關(guān)的文件材料，并強(qiáng)化相關(guān)的監(jiān)督指導(dǎo)工作。項目檔案的整理，需要根據(jù)工程項目的進(jìn)度，依照工程檔案在不同階段的工作重難點，對文件材料的收集整理進(jìn)行適當(dāng)指導(dǎo)，并加強(qiáng)檢查工作，并及時指正檢查過程中出現(xiàn)的問題，確保項目實施過程中檔案工作能夠順利進(jìn)行。需要注意的是，收集資料的過程中要重視各個環(huán)節(jié)中需要進(jìn)行簽字確認(rèn)的手續(xù)，同時還要將檔案管理與工程建設(shè)同時進(jìn)行，確保相關(guān)資料能夠得以真實、完整且準(zhǔn)確的記錄。

（四）音像檔案記錄

重點建設(shè)工程檔案中，音像檔案是最為重要的組成部分之一。音像檔案通過將視頻與音頻相結(jié)合，使得工程建設(shè)的過程得以更為真實、準(zhǔn)確的得到記錄，確保工程檔案的完整性與系統(tǒng)性。因此，施工時相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)音像檔案的手機(jī)真實工作，與工程進(jìn)度保持同步，采取跟拍方式詳細(xì)記錄在施工過程中所應(yīng)用到的各種新技術(shù)和新材料等內(nèi)容，特別是對于地下工程等隱蔽工程要更加注重對音像檔案的使用。完成拍攝工作后，將原始資料進(jìn)行剪輯與整理，并進(jìn)行存檔，形成完整且準(zhǔn)確的音像檔案。

（五）檔案驗收管理

項目在進(jìn)入竣工驗收階段之前，為確保工程檔案的真實性與完整性，應(yīng)通過相關(guān)的管理部門或機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行預(yù)驗收。在此期間，需要檢查竣工資料的相關(guān)收集與整理工作是否按照相關(guān)要求進(jìn)行，資料是否完整與準(zhǔn)確，以及各種手續(xù)是否完備等。在預(yù)驗收合格后，相關(guān)單位能夠得到認(rèn)證，并有效組織竣工驗收工作[3]。

四、結(jié)論

重點建設(shè)工程的檔案管理在工程建設(shè)中具有非常重要的作用，其存在煩瑣性、多樣性和持續(xù)性的特點。重點建設(shè)工程檔案的管理能夠提升工程建設(shè)的質(zhì)量，并能夠提高工程建設(shè)的效率，有著非常重要的意義。為了加強(qiáng)建設(shè)工程檔案的管理，需要建立一套完善的管理體系，讓相關(guān)資料的整理與管理工作能夠有序進(jìn)行，同時還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好音像檔案的記錄存檔工作，同時將竣工階段的檔案管理與竣工驗收進(jìn)行同步，確保檔案資料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確，使得檔案管理工作能夠有序開展，并為后續(xù)工作提供可靠依據(jù)。