ERP環(huán)境下企業(yè)付款風(fēng)險(xiǎn)控制思考

毛生良

一、ERP環(huán)境下企業(yè)付款內(nèi)控程序

付款主要有采購付款、其他與經(jīng)營活動(dòng)有關(guān)的費(fèi)用付款、職工工資社保費(fèi)付款等。采購業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。為防范采購風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)政部會(huì)同證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，制定了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購業(yè)務(wù)》。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)付款環(huán)節(jié)中各相關(guān)部門不同的職能，梳理相應(yīng)的崗位職責(zé)，明晰各個(gè)崗位人員的權(quán)力與責(zé)任。對(duì)采購業(yè)務(wù)付款加強(qiáng)內(nèi)部控制，可以使企業(yè)發(fā)現(xiàn)并防止采購環(huán)節(jié)中的舞弊和欺詐行為，避免出現(xiàn)涉稅風(fēng)險(xiǎn)及法律風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)可以運(yùn)用信息化手段將內(nèi)控理念和內(nèi)部控制制度規(guī)范、流程、措施固化到信息系統(tǒng)中，將信息系統(tǒng)提升為一個(gè)集成了企業(yè)內(nèi)控需求的信息化管理平臺(tái)。企業(yè)付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也需要標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序，才能提升控制活動(dòng)效率，確保各個(gè)付款流程符合財(cái)務(wù)管理制度。在ERP系統(tǒng)中固化各種業(yè)務(wù)流程，使管理更規(guī)范，使內(nèi)部控制系統(tǒng)化，以全面提高企業(yè)管理水平。

在ERP環(huán)境下，采購管理是將采購訂單作為核心，從而實(shí)現(xiàn)各部門間的信息共享。企業(yè)相關(guān)部門可根據(jù)采購訂單合同號(hào)、供應(yīng)商、采購經(jīng)辦人等，跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。

采購部門經(jīng)理在審核付款時(shí)，可以實(shí)時(shí)調(diào)取采購合同、發(fā)票、存貨入庫等信息，以便按合同規(guī)定的時(shí)限安排付款。財(cái)務(wù)部門經(jīng)理在審核付款時(shí)，也可以實(shí)時(shí)調(diào)取采購合同、發(fā)票、存貨入庫等信息，以便核實(shí)付款信息的真實(shí)性準(zhǔn)確性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)付款風(fēng)險(xiǎn)控制

應(yīng)對(duì)企業(yè)付款內(nèi)部控制進(jìn)行多維度考量，找出薄弱環(huán)節(jié)，避免企業(yè)付款不當(dāng)造成涉稅風(fēng)險(xiǎn)及法律風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購付款管理，完善付款流程，明確付款審核人責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、支付方式等內(nèi)容，履行嚴(yán)格的授權(quán)審批程序后，方可安排資金支出。

（一）大額付款內(nèi)控

對(duì)于金額較大的采購合同，企業(yè)與供應(yīng)商一般會(huì)約定按合同總價(jià)一定比例預(yù)付款項(xiàng)，進(jìn)而根據(jù)合同內(nèi)容有序開展采購與付款工作。首先，合理選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行全方位的調(diào)查，從設(shè)備規(guī)模和技術(shù)強(qiáng)度方面，保證供應(yīng)商具有足夠的供貨能力。其次，與供應(yīng)商簽訂合同前要謹(jǐn)慎支付大額預(yù)付款，否則沒有合同作為保障，今后很可能給企業(yè)帶來財(cái)產(chǎn)損失。如果對(duì)外支付的大額預(yù)付賬款未經(jīng)授權(quán)審批，證明企業(yè)內(nèi)部控制沒有發(fā)揮作用，如果長(zhǎng)此以往，企業(yè)的資金管理將處于失控狀態(tài)，勢(shì)必對(duì)該企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生極為不利的后果。

對(duì)于較大金額的采購合同，應(yīng)嚴(yán)格按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》等規(guī)定，在ERP中實(shí)行分級(jí)授權(quán)審批。為了能及時(shí)發(fā)現(xiàn)大額付款中的錯(cuò)誤或舞弊，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行核對(duì)，并將對(duì)賬情況向管理層匯報(bào)。此外，財(cái)務(wù)部門對(duì)同一家供應(yīng)商的采購合同，重點(diǎn)審查其是否存在化整為零、規(guī)避本應(yīng)適用大額付款流程的情形，防止可能出現(xiàn)的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

（二）零星采購付款內(nèi)控

與大額采購合同相比，零星采購付款在ERP中適用簡(jiǎn)易流程。由于零星采購合同具有數(shù)量多、單筆金額少的特點(diǎn)，根據(jù)成本效益原則，可以授權(quán)采購部門經(jīng)理審核付款。原則上，零星采購要做到貨物流、發(fā)票流與資金流一致，在貨物入庫及取得正規(guī)發(fā)票后方可辦理付款手續(xù)。實(shí)務(wù)中，往往有與某一家供應(yīng)商簽訂眾多零星采購合同而定期一次性開具發(fā)票的情形。如果供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員發(fā)生變化如換崗、離職等，就很難取得發(fā)票。凡涉及此類情形，應(yīng)當(dāng)每月進(jìn)行追蹤核查，及時(shí)索要發(fā)票，避免因發(fā)票引起的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，如無法進(jìn)行增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣等。

嚴(yán)格執(zhí)行向供應(yīng)商賬戶轉(zhuǎn)賬支付，原則上禁止以現(xiàn)金方式向外部單位或個(gè)人支付采購款項(xiàng)。由于零星采購合同的特殊性，有些小額交易供應(yīng)商是個(gè)體經(jīng)營戶，只能當(dāng)場(chǎng)交易，如果按正常向供應(yīng)商賬戶轉(zhuǎn)賬支付程序，實(shí)際無法辦理。凡涉及此類情形的，采購人員在提交付款申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)對(duì)相關(guān)情況進(jìn)行說明，確保業(yè)務(wù)的真實(shí)性、完整性。

（三）付款期間內(nèi)控

企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定。如果付款流程不嚴(yán)謹(jǐn)，未按合同約定付款，可能導(dǎo)致財(cái)產(chǎn)或信用受損。在ERP環(huán)境下，同樣存在著人為因素，不能完全按照合同結(jié)算期間進(jìn)行付款。如果未到付款期需要提前付款，必須在申請(qǐng)付款時(shí)說明理由。超過付款期而未付款的行為會(huì)影響公司的信譽(yù)。因此，對(duì)于超過付款期未付款的情形要及時(shí)查明原因，落實(shí)責(zé)任人。

（四）退貨內(nèi)控

企業(yè)ERP中應(yīng)設(shè)置專門的退貨流程。在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時(shí)收回退貨款。在發(fā)生退貨時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照退貨流程辦理，避免資金損失和信用受損。對(duì)于在ERP流程外自行處理的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。涉及符合索賠條件的退貨，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時(shí)辦理索賠。

（五）與廠商直送相關(guān)的付款內(nèi)控

與一般的采購合同相比，廠商直送采購合同中雙方需要就交貨時(shí)間、地點(diǎn)及交貨方式進(jìn)行特殊約定。貨物不經(jīng)過企業(yè)倉庫，由供應(yīng)商直接發(fā)送到企業(yè)指定的交貨地點(diǎn)完成交貨。從物流的角度來說，企業(yè)需要追蹤并確認(rèn)供應(yīng)商的實(shí)際到貨時(shí)間，在現(xiàn)場(chǎng)交貨完畢后及時(shí)驗(yàn)收簽字。

依托當(dāng)下便捷的物流，廠商直送減少了企業(yè)倉儲(chǔ)成本和庫存成本。企業(yè)相關(guān)部門在ERP中提起貨物需求后，采購部門可根據(jù)采購合同通知供應(yīng)商發(fā)貨，供應(yīng)商根據(jù)采購合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)將貨物直接運(yùn)送到現(xiàn)場(chǎng)。

廠商直送這種模式需要企業(yè)ERP及相關(guān)管理人員及時(shí)跟進(jìn)。與傳統(tǒng)的采購相比，廠商直送模式增加了企業(yè)需求部門這一環(huán)節(jié)。企業(yè)需求部門在貨物驗(yàn)收及ERP中信息的傳遞速度，直接影響到采購部門采購合同進(jìn)度和財(cái)務(wù)部門賬務(wù)處理進(jìn)度。因此，有必要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，避免由于企業(yè)需求部門不及時(shí)驗(yàn)貨或在ERP中傳遞相關(guān)信息帶來合同糾紛、賬務(wù)處理滯后等風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)

要想確保付款安全有效運(yùn)行，除了依靠?jī)?nèi)部控制程序之外，提升財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力也是不可或缺的。

（一）牢固樹立遵章守紀(jì)意識(shí)

會(huì)計(jì)的主要職能是對(duì)社會(huì)再生產(chǎn)過程資金運(yùn)動(dòng)進(jìn)行核算與監(jiān)督，這也是會(huì)計(jì)工作的任務(wù)。為了完成這些任務(wù)，特定主體需要建立一定的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，明確會(huì)計(jì)人員職責(zé)，并在此基礎(chǔ)上，再設(shè)計(jì)一套科學(xué)的會(huì)計(jì)指標(biāo)體系，建立一套嚴(yán)密的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和有效的會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，作為日常進(jìn)行會(huì)計(jì)工作的依據(jù)，以保證會(huì)計(jì)工作任務(wù)的順利完成。財(cái)務(wù)人員應(yīng)牢固樹立制度遵循意識(shí)，嚴(yán)格遵循《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》等財(cái)務(wù)管理制度，避免因違反規(guī)章制度所引起的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（二）樹立業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)融合意識(shí)

財(cái)務(wù)管理作為一項(xiàng)全面、綜合的管理活動(dòng)，與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有著非常密切的聯(lián)系。財(cái)務(wù)管理應(yīng)滲透到具體業(yè)務(wù)中，識(shí)別業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)?！皹I(yè)財(cái)融合”解決了目前很多企業(yè)財(cái)務(wù)人員在辦公室就數(shù)字論數(shù)字，脫離業(yè)務(wù)，不懂業(yè)務(wù)，滯后于業(yè)務(wù)，不能支持業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀?！皹I(yè)財(cái)融合”要求財(cái)務(wù)工作要滲透到研發(fā)、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售、項(xiàng)目管理等崗位，使管理會(huì)計(jì)的觸角滲透到每一個(gè)重要的業(yè)務(wù)部門，人人都應(yīng)該做財(cái)務(wù)中的業(yè)務(wù)專家，業(yè)務(wù)中的財(cái)務(wù)專家。

財(cái)務(wù)人員應(yīng)充分熟悉采購業(yè)務(wù)，高度關(guān)注采購過程中的異常行為，降低采購付款過程中的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)人員在審核采購部門提交大額發(fā)票時(shí)，不僅要對(duì)發(fā)票、入庫單內(nèi)容的一致性進(jìn)行審核，還應(yīng)了解對(duì)應(yīng)的采購合同，并關(guān)注是否按合同約定實(shí)際履行情況。例如，財(cái)務(wù)人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同簽訂的交付日期與實(shí)際入庫日期是否存在異常、同一貨物在同一家供應(yīng)商或不同供應(yīng)商那里采購的價(jià)格是否存在異常，這些異?？赡芫哂袠I(yè)務(wù)不真實(shí)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

四、小結(jié)

有效的付款內(nèi)部控制能夠幫助企業(yè)加強(qiáng)對(duì)資金的管理，確保付款安全有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提升資金周轉(zhuǎn)速度。在ERP環(huán)境下對(duì)企業(yè)付款風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)加強(qiáng)內(nèi)控，可避免因付款不當(dāng)造成涉稅風(fēng)險(xiǎn)及法律風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)牢固樹立制度遵循意識(shí)、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)融合意識(shí)，切實(shí)提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。