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    職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施研究

    2021-12-11 15:06:46姜萌
    安家(校外教育) 2021年52期
    關鍵詞:職業(yè)院校措施研究

    摘要:隨著互聯(lián)網的快速發(fā)展,它在我們生活中運用也越來越多。尤其是現(xiàn)階段對于職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理的要求,現(xiàn)代化的管理方法,越來越多的職業(yè)院校采用電子檔案以及紙質檔案雙重檔案的管理模式,因此加快高職院校檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀是我們現(xiàn)在非常重視的一個問題,在本文中,筆者從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā),從現(xiàn)狀進行具體的分析,再加上對于高職院校檔案現(xiàn)代化進程的分析,明確了高職院校檔案現(xiàn)代化建設的必要性,同時針對如何加快對職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理現(xiàn)代化進程提出了一定的措施和規(guī)劃,希望通過對本文的閱讀,能給讀者到來一定的啟發(fā)。

    關鍵詞:職業(yè)院校;檔案規(guī)范化管理;措施;研究

    中圖分類號:G4 文獻標識碼:A

    0 導言

    大數(shù)據(jù)時代背景下給一些高職院校學校的管理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)[1],在高職院校這段時間,學生檔案管理是十分重要的一個環(huán)節(jié),也正因如此,加快對于高職院校檔案管理的現(xiàn)代化建設工作,是我們關注的重點,也是我們現(xiàn)階段工作的重點,如何在大數(shù)據(jù)時代背景下,對于學生檔案隱私的保護成為了現(xiàn)代化的新挑戰(zhàn),我們在享受互聯(lián)網帶來便利的同時,也要考慮到他可能存在的風險,因此加強對于學生檔案管理的安全問題,也是現(xiàn)階段我們工作的難點部分,根據(jù)這個現(xiàn)狀,本文從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀、以及其現(xiàn)代化的進程、與加強檔案管理現(xiàn)代化必要性進行了探究,希望廣大讀者能從其中得到啟發(fā)。

    1 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施發(fā)展的重要性

    職業(yè)院校檔案客觀地記錄了學生學習的成長經歷,包括學生個人的基本情況、學生的學業(yè)水平、社團活動、社會實踐、思想品德、教師評語等相關材料,全面綜合地反映了學生的三年學習生活狀況,是學生升學就業(yè)、出國深造、入黨等事項的重要參考依據(jù),此外,學生檔案的管理狀況在一定程度上反映出學校工作的管理水平,完善的學生檔案、優(yōu)質的檔案服務水平是學校參與各種評估,推動學校持續(xù)發(fā)展的豐富的原始支撐材料,可以說,學生檔案對于學校發(fā)展和學生發(fā)展意義重大,而且他深深地影響著學生未來,對于學生未來的發(fā)展相當重要[2]。我們對于學生檔案管理的方式要跟得上時代,同時要適應時代的發(fā)展,能夠及時地將學生在職業(yè)院校內的各種情況進行實時的更新,就在此時,互聯(lián)網的快速發(fā)展使這些情況都可以得到滿足,因此加快高職院校檔案管理現(xiàn)代化就顯得刻不容緩,我們可以通過大數(shù)據(jù),將學生的檔案上傳到終端,這樣方便了學生檔案的調取和材料的增減,大大縮減了工作人員翻找檔案的時間,因此加強對于高職院校檔案管理的現(xiàn)代化,是我們現(xiàn)階段應當重視的一個方面,也是互聯(lián)網時代帶給我們方便與快捷的管理模式,

    2 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理的研究現(xiàn)狀

    由于我國經濟發(fā)展不平衡,這也就導致了各地教育發(fā)展情況也是不平衡的,也因此現(xiàn)象導致了不同地區(qū)的高職院校檔案管理的現(xiàn)狀有著很大的差異,有些地區(qū)目前只存在紙質檔案,缺少網上數(shù)據(jù)的備份,因此檔案一旦丟失,該生的檔案就需要重新去建立自己的檔案,期過程相當?shù)姆爆?,但如果有網上備份的話,這個過程就會非常的快,因此加強高職院校檔案管理現(xiàn)代化的進程非常有必要,平衡各地區(qū)的檔案管理狀況也是相當?shù)挠斜匾覀儸F(xiàn)階段的檔案建立不全,檔案缺失的情況就有一些是從高職院校檔案開始的,因此加強對于高職院校檔案管理的必要性是有的。

    其次,就是面臨一些檔案管理人員的素質水平有待提高的問題,因不同地區(qū)的具體管理情況不同,有些地區(qū)就存在這樣的情況:由于檔案管理人員的粗心大意,導致學生檔案丟失的情況,這種事情要想避免,就要從檔案管理人員的角度入手,加強對于檔案管理人員的培訓,不斷提高他們的專業(yè)水平和專業(yè)素質,是許多高職院校應該注意的一個方面,因此對于高職院校檔案管理人員的管理,也是我們在工作過程之中非常重要的一個環(huán)節(jié),至于如何加強對于這些檔案管理人員的培訓工作,各地區(qū)的學校應當根據(jù)自己當?shù)氐那闆r進行分析,做出最適合自身的發(fā)展方法策略。

    最后,學生自己對于自身檔案重要性的意識不強,因此學校應當加強對于學生檔案管理意識的教育,這一點對于學生來說至關重要,只有加強學生對于自己檔案的管理意識,我們對于學生檔案管理工作才會更加輕松,才能更加有效的完成學生檔案的管理工作,在不斷的加強學生自身對于檔案管理的意識,也是推進高職院校檔案管理現(xiàn)代化進程的重要一部分。學校要加強自身的信息建設化水平,只有不斷的推進學校自身的信息化水平,在減少工作量的同時,提升工作效率,但要注意的是,信息化的同時我們還要保證學生檔案信息的安全性,只有這樣的發(fā)展模式才會是長久的。

    3 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施的未來研究

    首先,各個地區(qū)應該根據(jù)自身的發(fā)展情況制定出相應的發(fā)展策略,對自身未來的檔案管理模式做出自己的規(guī)劃,這個規(guī)劃一定要適應當?shù)氐陌l(fā)展現(xiàn)狀,只有這樣做才能大大提高我們對于檔案管理工作的效率,從而實現(xiàn)對于檔案的嚴格管理,對于檔案丟失的情況我們可以做出快速的反應,對于高職院校生來說,他們考入不同地區(qū)的大學之后,檔案的轉移和管理也會更為方便。

    其次,對高職院校生檔案的管理應該采取專業(yè)的團隊去運作和處理,對于這些團隊中的檔案管理人員一定要經過嚴格的考核才能進入,與此同時,我們還應該制定出合理的管理制度,以防止檔案錯漏的狀況的發(fā)生,因此,要加強對于檔案管理人員的素質培訓,還有對于檔案管理人員進行管理制度的完善和制定,這一方面對于高職院校生檔案管理是非常有必要的一個環(huán)節(jié),因此學校對于這一方面的管理也要加強。

    最后就是學校應該針對高職院校生在每學期開設一節(jié)關于高職院校生檔案管理重要性的課程[3],加強學生對于檔案管理重要性的認知,我們后期的工作才能更加順利的進行下去,這便是加強高職院校檔案現(xiàn)代化管理的第三個方面。同時還要加強對于學校信息化技術的健全工作,只有不斷的健全學校的信息化進程,才能讓我們對于學生檔案管理變得容易,這一點雖然放在了最后,但他顯然使這其中最為關鍵的一點,因此加強對于學校信息化管理的進程刻不容緩。

    4 小結

    綜上所述,我們應當在未來的發(fā)展過程中,不斷地加強對職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理的研究,只有這樣,才能夠讓我過職業(yè)院校的檔案的規(guī)范化管理有更好的進步與發(fā)展[4]。

    參考文獻

    [1]李東振. 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施研究[C]//“決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學術研討會”論文集(上).[出版者不詳],2016:219.

    [2]蹇嵐.高職院校檔案管理工作規(guī)范化策略探索[J].產業(yè)與科技論壇,2021,20(05):226-227.

    [3]陳讓.教學檔案管理規(guī)范化對職業(yè)院??沙掷m(xù)發(fā)展的影響研究[J].決策探索(下),2021(02):89-90.DOI:10.16324/j.cnki.jcts.2021.02.051.

    [4]鄔彩虹.高職院校合并后遺留檔案規(guī)范化管理的分析與研究[J].現(xiàn)代職業(yè)教育,2020(39):228-229.

    作者簡介:

    姜萌,女,漢族,山東青島人,大學本科學歷,館員職稱,主要研究檔案管理方向。

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