新時(shí)代文書(shū)檔案信息數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)

李琴 鞠海濤

摘 要：隨著航天強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的不斷推進(jìn)，新時(shí)代航天行業(yè)文書(shū)檔案的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提高，文書(shū)檔案信息數(shù)字化在航天檔案精細(xì)化管理中愈發(fā)重要。本文以北京某研究所為例，探討了文書(shū)檔案信息化的成效，提出文書(shū)檔案信息化目前存在的主要問(wèn)題，以及將來(lái)的實(shí)現(xiàn)途徑。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;信息數(shù)字化

1.引言

新時(shí)代檔案信息數(shù)字化技術(shù)深刻影響著航天行業(yè)檔案的發(fā)展。對(duì)航天研究所而言，信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展能帶動(dòng)研究所整個(gè)管理上的轉(zhuǎn)變，信息化建設(shè)已成為研究所追求航天更高目標(biāo)、創(chuàng)造航天企業(yè)更高價(jià)值的助力器。涉密檔案是研究所科研生產(chǎn)的歷史記錄，是航天企業(yè)最重要的信息資源，文書(shū)檔案是涉密檔案的一種，文書(shū)檔案的管理水平直接影響著企業(yè)整個(gè)檔案管理的質(zhì)量。文書(shū)檔案信息化建設(shè)是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)促成文書(shū)檔案信息資源的整合，從檔案紙質(zhì)管理向檔案信息數(shù)字化管理為主要形式，并以大數(shù)據(jù)、云端保存和最終提供電子檔案利用為主的新時(shí)代實(shí)踐。在此背景下，文書(shū)檔案信息化的發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢(shì)值得我們密切關(guān)注。

2.文書(shū)檔案信息化的成效

以北京某研究所文書(shū)檔案為例，為適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，積極推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為手段，使文書(shū)文件從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版向電子文件存儲(chǔ)、查閱轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化，此舉拓寬了檔案管理者思路，改進(jìn)了檔案管理人員工作方法，提高了檔案管理人員工作效率，實(shí)現(xiàn)了更好地為航天企業(yè)科研生產(chǎn)服務(wù)的目標(biāo)。

2.1 提高文書(shū)檔案人員效率，降低文書(shū)檔案管理成本

文書(shū)檔案信息化建設(shè)能夠有效節(jié)省文書(shū)檔案形成工作中檔案人員的時(shí)間成本，利用計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)化整理、檢索、查詢(xún)、借閱、歸還等流程，使信息資源得到更充分利用，有利節(jié)約科研費(fèi)用，降低科研成本，提升檔案人員辦公效率，促進(jìn)此研究所快速發(fā)展。

2.2 更高效地管理文書(shū)檔案信息資源

文書(shū)檔案忠實(shí)地記錄了此研究所的發(fā)展歷史，對(duì)所的可持續(xù)發(fā)展具有重要的作用。實(shí)行文書(shū)檔案數(shù)字信息化建設(shè)，將有效管理紙質(zhì)文書(shū)資源，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換加強(qiáng)了對(duì)紙質(zhì)載體的保護(hù)，尤其對(duì)歷史悠久的紙張的保護(hù)，減少反復(fù)借閱、翻看對(duì)原件造成的傷害，降低紙質(zhì)文檔可能被損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)現(xiàn)代化掃描技術(shù)、修圖技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的應(yīng)用，減少檔案庫(kù)房的面積，保存海量的信息。

2.3 促進(jìn)文書(shū)檔案資源利用，支持檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的管理

通過(guò)院大集中綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)與文書(shū)庫(kù)房、文書(shū)庫(kù)房與綜合檔案查詢(xún)系統(tǒng)相結(jié)合的情況，可以提高文書(shū)檔案信息的利用率。紙質(zhì)檔案顯性知識(shí)的獲取相對(duì)容易，但電子檔案更利用用戶(hù)挖掘和獲取檔案隱性知識(shí)，有效的文書(shū)電子檔案管理有助于積累、沉淀、傳播和交流知識(shí)，提高了文書(shū)檔案自動(dòng)化程度及流通速度，實(shí)現(xiàn)了此研究所檔案信息資源的高效開(kāi)發(fā)利用和集中統(tǒng)一管理，為科研生產(chǎn)提供重要的信息支持。

3.文書(shū)檔案信息化目前存在的主要問(wèn)題

3.1 綜合檔案查詢(xún)系統(tǒng)與院大集中綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)沒(méi)有鏈接

綜合檔案查詢(xún)系統(tǒng)是此研究所的檔案管理系統(tǒng)，院大集中綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)產(chǎn)生文書(shū)電子文件，兩系統(tǒng)間文書(shū)數(shù)據(jù)的共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了文書(shū)電子檔案不能有效對(duì)接，目前此研究所文書(shū)電子檔案為紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)換，無(wú)原生電子檔案，導(dǎo)致歸檔率不完整，影響文書(shū)檔案信息資源的有效利用。

3.2 對(duì)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的推動(dòng)力度不夠

此研究所對(duì)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的重視不夠，文書(shū)檔案工作是由別的部門(mén)工作人員兼任，數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作由檔案工作人員兼任，缺乏專(zhuān)職的文書(shū)檔案工作人員，對(duì)文書(shū)檔案?jìng)€(gè)性化需求缺乏專(zhuān)業(yè)理念，數(shù)字化轉(zhuǎn)換實(shí)施過(guò)程中缺乏針對(duì)性。

3.3 文書(shū)檔案信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)設(shè)計(jì)

文書(shū)檔案與航天產(chǎn)品、合同經(jīng)營(yíng)檔案等不是一個(gè)統(tǒng)一的管理整體，檔案工作存在一定的聯(lián)系，但又是獨(dú)立的工作，而文書(shū)電子文件應(yīng)是其內(nèi)容、背景（上下文）與結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一體。此研究所文書(shū)檔案信息化建設(shè)目前缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，缺乏頂層設(shè)計(jì)，缺少既懂文書(shū)檔案管理，同時(shí)掌握新時(shí)代電子信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

4.文書(shū)檔案信息化將來(lái)的實(shí)現(xiàn)途徑

4.1 主管所領(lǐng)導(dǎo)重視并與航天型號(hào)等檔案數(shù)字化建設(shè)同步發(fā)展是關(guān)鍵

所館藏檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)主管所領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)需要大力投入人力、財(cái)力和物力，所領(lǐng)導(dǎo)需將文書(shū)檔案信息化建設(shè)納入所信息化建設(shè)總體規(guī)劃，樹(shù)立全新的檔案資源信息化理念，通過(guò)加大數(shù)字設(shè)施、數(shù)字設(shè)備投入力度，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，為文書(shū)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，與所科研生產(chǎn)相互促進(jìn)，最終真正發(fā)揮出文書(shū)檔案最佳專(zhuān)業(yè)效果。

4.2 文書(shū)檔案人才建設(shè)是根本

數(shù)字時(shí)代，文書(shū)檔案信息化前景很大程度上取決于文書(shū)檔案相關(guān)工作者的信息化素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。“以人為本”的原則，兼顧培養(yǎng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)技能。研究所需定期組織檔案工作人員進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，大力宣傳、推廣、教授如何利用數(shù)字檔案館查找檔案信息資料，提高檔案工作人員的信息化水平，從而使其消除畏難的情緒，了解數(shù)字檔案館，從實(shí)際操作中體驗(yàn)到數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)。檔案工作人員掌握新時(shí)代檔案新知識(shí)、新技能，更能保證知識(shí)儲(chǔ)備和職業(yè)技能能滿(mǎn)足數(shù)字時(shí)代的需要。

4.3 健全各項(xiàng)符合保密的檔案規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)是保障

此研究所館藏文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)給檔案工作者帶來(lái)快捷、方便和高效管理，也將文書(shū)檔案的信息安全管理問(wèn)題提上日程?，F(xiàn)有文書(shū)電子文件有形成、流轉(zhuǎn)、收集、鑒定、歸檔和銷(xiāo)毀、保密、安全管理與責(zé)任追究制度，在檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，每一個(gè)檔案工作人員還應(yīng)注意歸檔的文書(shū)電子文件材料的技術(shù)處理問(wèn)題、嚴(yán)格文書(shū)電子檔案的歸檔管理、健全文書(shū)電子檔案管理的檢查審核制度、文書(shū)電子檔案鑒定環(huán)節(jié)應(yīng)明確、加強(qiáng)對(duì)文書(shū)電子文件保護(hù)環(huán)節(jié)的重視、以及文書(shū)電子檔案利用環(huán)節(jié)等流程都要做到保密制度先行，保證文書(shū)檔案管理行為在任何時(shí)候都符合保密安全在開(kāi)展。對(duì)運(yùn)行的電子文書(shū)的處理需依靠更完備的檔案規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和文書(shū)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和防范意識(shí)，必須采取有效措施杜絕安全保密隱患，保證電子電子檔案的可靠性，通過(guò)技術(shù)與管理雙管齊下，確保文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸及文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

5.結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代將數(shù)字化、信息化科學(xué)技術(shù)融入此研究所檔案管理工作中，是數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展之需要。檔案數(shù)字化、信息化只有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，再造新流程，適應(yīng)新變化，夯實(shí)制度、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的基礎(chǔ)，建設(shè)數(shù)字檔案館，融入所信息化管理才會(huì)有出路。作為一名兼職文書(shū)檔案工作者，從自己的角度對(duì)存在的問(wèn)題提出解決建議，希望可以?xún)?yōu)化對(duì)文書(shū)檔案的管理和使用，真正為科研生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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