干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

羅治嫻

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，干部人事檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率有了很大的提升。干部人事檔案管理記載著干部個(gè)人經(jīng)歷與社會(huì)實(shí)踐的重要信息，是進(jìn)行選拔與獎(jiǎng)懲功過(guò)的關(guān)鍵性依據(jù)。但是，在干部人事檔案管理的實(shí)際工作過(guò)程中仍然存在著問(wèn)題與不足。對(duì)此，本文就目前干部人事檔案管理所存在的問(wèn)題及創(chuàng)新優(yōu)化措施進(jìn)行探討分析，旨在提升政府公共管理水平的工作質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;檔案管理制度

人事檔案承載的信息是反映政治思想與工作努力的重要參考資料，是實(shí)現(xiàn)決策人事關(guān)系的關(guān)鍵性依據(jù)。隨著國(guó)家政府向服務(wù)型的轉(zhuǎn)型，干部人事檔案管理工作已成為干部管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容，可加快干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工作，當(dāng)下也存在著個(gè)別創(chuàng)新思想落后于管理利用不規(guī)范地等問(wèn)題。提高對(duì)人事檔案的管理特點(diǎn)的正確認(rèn)識(shí)，推動(dòng)檔案管理的優(yōu)化發(fā)展，尋求創(chuàng)新針對(duì)性措施是非常關(guān)鍵的。

一、干部人事檔案管理特點(diǎn)概述

（一）立檔單位統(tǒng)一化

干部人事檔案管理工作是由專門(mén)的工作人員進(jìn)行的統(tǒng)一管理，其統(tǒng)一化的立檔形式和立檔單位是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)。以一個(gè)干部的人事檔案履歷來(lái)說(shuō)，包含個(gè)人信息、工作考核、自我鑒定、學(xué)歷信息、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)等內(nèi)容。

（二）干部材料分散化

對(duì)于人事部門(mén)來(lái)說(shuō)，在干部人事檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，需要將大部分人事檔案調(diào)查材料予以分散開(kāi)來(lái)，以不同部門(mén)、不同類別等形式進(jìn)行分門(mén)別類、歸納整理。以一個(gè)機(jī)關(guān)單位為例來(lái)說(shuō)，信息資料涵蓋的內(nèi)容是非常廣泛的，工作任務(wù)量也非常大，比如需要整理來(lái)自國(guó)家、省級(jí)或單位發(fā)放的不同等級(jí)的獎(jiǎng)勵(lì)材料，不同部門(mén)對(duì)干部個(gè)人的評(píng)價(jià)材料等等，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜材料的有序管理。

（三）實(shí)體檔案流動(dòng)化

近些年來(lái)，隨著干部人事制度的不斷改革與創(chuàng)新，一個(gè)干部不可避免地會(huì)經(jīng)歷多個(gè)不同的機(jī)關(guān)單位，工作部門(mén)也會(huì)有著顯著的變化。在崗位調(diào)整與人員調(diào)動(dòng)的形勢(shì)下，會(huì)進(jìn)行一系列的人員變動(dòng)，無(wú)形中會(huì)出現(xiàn)大量的干部人事檔案的調(diào)取與存入工作。對(duì)此類問(wèn)題就需要加大對(duì)干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新與改變，以此來(lái)滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的環(huán)境特點(diǎn)。

二、干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）干部人事檔案管理重視程度不夠

在日常的人事管理和利用工作中，是需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，但是管理得好會(huì)不會(huì)影響單位的經(jīng)營(yíng)收益，因此通常不被管理者所重視。首先，很多機(jī)關(guān)單位的檔案室工作人員是兼職，不利于工作管理及銜接，人事檔案的信息也得不到系統(tǒng)、及時(shí)地收集、歸檔與更新，對(duì)于重要材料、部分檔案資料、在職學(xué)歷、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等證明資料的丟失，不能完整地記錄在檔案內(nèi)。其次，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，不夠?qū)I(yè)規(guī)范化，在工作中也不夠積極與主動(dòng)，往往在晉升的時(shí)候才對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，無(wú)法給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)全體職工信息的整體把握。

（二）干部人事檔案利用效率不高

人事檔案記錄了個(gè)人歷史信息，是連接一個(gè)人歷史和現(xiàn)實(shí)的紐帶，通過(guò)檔案的留痕作用和記憶功能對(duì)一個(gè)人的經(jīng)歷做出準(zhǔn)確地判斷，同時(shí)結(jié)合具體的晉升制度全面靈活地利用干部人事檔案。然而在單位實(shí)際工作中，大部分人事檔案采用上級(jí)主管部門(mén)集中管理的方式，受到時(shí)間和空間的約束，很多個(gè)人重要的信息資料沒(méi)有及時(shí)存入檔案，導(dǎo)致人事檔案的基本功能沒(méi)有得到充分發(fā)揮，沒(méi)有與干部管理相結(jié)合，人事檔案利用效率不高。

三、干部人事檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理制度創(chuàng)新

首先，要將干部人事檔案管理納入單位的日常運(yùn)營(yíng)中，與單位的發(fā)展同步規(guī)劃，在日常工作安排和制度實(shí)施中要經(jīng)常宣傳人事檔案的重要作用，使各部門(mén)能夠主動(dòng)配合做好干部人事檔案管理工作。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，盡快出臺(tái)最新的檔案收集、管理、監(jiān)督制度和流程，將定期收集、普通收集、集中收集相結(jié)合，使所收集到的干部檔案合理有序地存放;出臺(tái)不符合歸檔條件的明確處理方法，借閱的檔案嚴(yán)格走流程，保證檔案不遺失、不分散;并規(guī)定檔案管理人員嚴(yán)格遵照此類制度執(zhí)行，提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高工作質(zhì)量。

（二）加大人事檔案審核力度

可以采用“三嚴(yán)”，即嚴(yán)把關(guān)口、嚴(yán)守制度、嚴(yán)格流程。嚴(yán)把關(guān)口是在審核資料的過(guò)程中對(duì)進(jìn)入檔案的資料嚴(yán)格把關(guān)，保證資料的準(zhǔn)確性，必要時(shí)反復(fù)審核;嚴(yán)守制度是檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守《檔案法》以及《干部檔案工作條例》，做到不違法、不泄密，一切工作以法律制度為準(zhǔn)繩;嚴(yán)格流程包括轉(zhuǎn)接資料、接收檔案、查閱檔案以及其他日常檔案管理程序，秉公辦理，不受人情、權(quán)力等因素干擾，保證檔案管理的公平公正。

（三）提高干部人事檔案的利用率

首先應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案管理和人力資源管理、組織管理之間的互聯(lián)互通。這個(gè)過(guò)程需要引進(jìn)先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，以方便檔案信息的存儲(chǔ)、使用和傳遞。檔案管理人員不能時(shí)刻跟蹤所有檔案者的信息，所以補(bǔ)充和完善干部檔案信息往往比較困難，檔案管理部門(mén)可以結(jié)合單位的特點(diǎn)，建立網(wǎng)格化檔案管理平臺(tái)，開(kāi)發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在移動(dòng)設(shè)備上安裝檔案搜集終端，提高檔案信息獲取的便捷性，打破時(shí)間空間界限，挖掘和匯總有價(jià)值的檔案資源，分門(mén)別類整理和完善，從而發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)于檔案管理的推動(dòng)作用，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，使存儲(chǔ)信息量更大，功能更加豐富，結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，提高人事檔案信息的利用率。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督

單位人事檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，關(guān)鍵要注重提升檔案管理人員的服務(wù)水平，以及對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督與指導(dǎo)。既要提升檔案管理人員的素質(zhì)，也要提高技術(shù)人員的素質(zhì)。為了保證檔案管理工作能夠做好做出色，單位可以建立專門(mén)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)日常檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，督促相關(guān)工作人員認(rèn)真規(guī)范遵守工作制度，履行工作職責(zé)，定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì)議，將人事檔案管理存在的問(wèn)題放在會(huì)議上探討，保證工作有效推進(jìn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案管理作為整個(gè)干部檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量與水平直接影響國(guó)家對(duì)干部選拔、任用與考察。對(duì)此，在服務(wù)型政府轉(zhuǎn)型發(fā)展中，要進(jìn)一步優(yōu)化干部人事檔案管理與利用水平，以全面提升政府職能機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量。

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