企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的創(chuàng)新研究

張興霞 李建穎

摘要："十四五"時(shí)期是推進(jìn)國家檔案事業(yè)變化轉(zhuǎn)型、高質(zhì)量發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案向"國之大者"、"國之強(qiáng)者"歷史性轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時(shí)期。在企業(yè)中，檔案正在日益成為基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性信息資源，檔案工作在企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)中的支撐作用更加凸顯。目前，全球一體化使得各國都在應(yīng)用更新?lián)Q代的信息技術(shù)，數(shù)字貿(mào)易、云教育、云音樂、云影視等快速崛起，人工智能、大數(shù)據(jù)等快速發(fā)展，所以企業(yè)檔案工作模式、方法、載體等發(fā)生天翻地覆的變化，在為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展拋磚引玉的同時(shí)，也使其隱含著檔案信息散失、頂層設(shè)計(jì)脫節(jié)、高層高管統(tǒng)籌規(guī)劃和檔案安全體系建設(shè)難度增加等諸多瓶頸。所以，企業(yè)必須明確規(guī)劃維度、向度以及愿景目標(biāo)，規(guī)劃"四個(gè)體系"建設(shè)，構(gòu)建以數(shù)據(jù)化、智慧化為依托的檔案治理體系和檔案效能體系。因此，這項(xiàng)工作是為企業(yè)各層管理者提供重要決策依據(jù)和方向指導(dǎo)，保障企業(yè)檔案工作順暢、有序、專業(yè)的開展，體現(xiàn)國家檔案管理創(chuàng)新趨勢和與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展要求，具有高屋建瓴的、長遠(yuǎn)價(jià)值的、可延展性的指導(dǎo)意義，亟需建立創(chuàng)新性的企業(yè)檔案管理體系架構(gòu)，矗立在公司頂層設(shè)計(jì)的視角，以具有宏觀和大局的全方位、廣角度視野系統(tǒng)性的建設(shè)一套符合企業(yè)業(yè)務(wù)需要的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)的一體化設(shè)計(jì)與落地。

關(guān)鍵詞：檔案管理體系檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范十四五規(guī)劃高質(zhì)量發(fā)展

習(xí)近平總書記非常重視檔案工作。檔案除了具備時(shí)代性，還承載了原始的記錄性。在檔案中呈現(xiàn)出的有關(guān)中華民族傳統(tǒng)文化具備強(qiáng)大的歷史感染力，是我國文化分支中具時(shí)代影響力的文化寶藏之一。做好檔案文化傳承，不僅有助于樹立并堅(jiān)定國家的文化自信，還對增強(qiáng)國民的政治大局觀和歷史使命感起到重要作用。

一、企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的創(chuàng)新研究意義

當(dāng)前，企業(yè)開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作更加關(guān)注科技創(chuàng)新與管理變革的并行與協(xié)同。科技創(chuàng)新過程越復(fù)雜深?yuàn)W，其研究難度越大，產(chǎn)品和各部門關(guān)聯(lián)性越強(qiáng)，對管理變革的震撼與激蕩也越猛烈，企業(yè)變革的深度、烈度也越大。企業(yè)更加重視信息技術(shù)與檔案管理的深度融合，在管理的三維觀念上，傳統(tǒng)企業(yè)的物理界域被突破，變?yōu)樾畔⒒缬蚬芾砗土闳S運(yùn)作;企業(yè)更加注重文化軟實(shí)力建設(shè)，外部注重公司品牌、社會(huì)商譽(yù)、企業(yè)公民形象，內(nèi)部注重檔案信息資產(chǎn)的積累，注重企業(yè)人文管理，提倡企業(yè)文化價(jià)值觀的認(rèn)同，推崇創(chuàng)新、倡導(dǎo)和諧理念等。

我國的企業(yè)文化自信中蘊(yùn)含著一個(gè)很重要的表現(xiàn)形式——檔案文化自信，必須要通達(dá)圓融、兼收并蓄，吸收中西方優(yōu)秀的現(xiàn)代管理技術(shù)模式，為此引出“知識(shí)管理”概念。邱均平教授指出，廣義上，知識(shí)管理的研究內(nèi)容包括理論和應(yīng)用研究兩方面，其中前者可細(xì)分為知識(shí)的特性和運(yùn)動(dòng)規(guī)律的研究、知識(shí)組織管理研究、知識(shí)信息管理研究、知識(shí)管 理方法體系的研究，后者是指各行業(yè)、各學(xué)科領(lǐng)域的知識(shí)創(chuàng)新和管理在本領(lǐng)域的應(yīng)用。檔案包含前人成果和經(jīng)驗(yàn)，有效挖掘其潛在價(jià)值，凸顯其自在價(jià)值和自為價(jià)值，可以不斷增強(qiáng)企業(yè)信息資源的深厚的文化傳承性和悠久的歷史延續(xù)性。而企業(yè)檔案管理體系建設(shè)是指企業(yè)中各種檔案的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制度流程等相互聯(lián)系、相互依存、相互銜接、相互融合所構(gòu)成的有機(jī)體系。它是對企業(yè)全部檔案工作及其法治化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化程度的整體反映，是企業(yè)檔案工作從零散無序狀態(tài)到系統(tǒng)整合狀態(tài)的最終成果。

當(dāng)前，企業(yè)檔案信息資源存在重藏輕用，歸檔單一、深度開發(fā)不夠、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)后勁不足等瓶頸。針對這些問題，企業(yè)檔案管理體系的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)海量檔案資源的全面、深入、精細(xì)化管理，為充分挖掘企業(yè)檔案深層次內(nèi)涵和價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)檔案創(chuàng)新的可持續(xù)發(fā)展提供助力。這不僅是企業(yè)檔案工作觀念和模式的轉(zhuǎn)型，更是對企業(yè)檔案工作的深刻剖析、先期解構(gòu)、重新建構(gòu)與價(jià)值評(píng)估。

二、企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的創(chuàng)新研究背景

開展這項(xiàng)研究性的工作主要是由于檔案管理的需求和企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求所決定的，前者主要是因?yàn)槲覈髽I(yè)的檔案管理工作涉及了到的人、機(jī)、料、法、環(huán)等各個(gè)要素。隨著我國信息化發(fā)展趨勢的深入和推進(jìn)，各個(gè)關(guān)鍵因素之間的聯(lián)系越來越密切，如檔案業(yè)務(wù)管理流程嵌入到一個(gè)檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、檔案管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)會(huì)對業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生影響、檔案管理工作的流程被部署在一起。綜合起來類似于“木桶效應(yīng)”，即出現(xiàn)任何一方面的短板都有可能直接導(dǎo)致整個(gè)體系的停滯、延遲乃至缺損、崩塌。

后者主要是鑒于隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和推進(jìn)，企業(yè)對經(jīng)營收入和利潤比例的控制更為注重，所以我們能否從深度上支撐企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，精細(xì)化地滿足企業(yè)內(nèi)控的要求、全面地系統(tǒng)反映一個(gè)企業(yè)發(fā)展的歷程。

對于企業(yè)的檔案管理工作來說，必須要進(jìn)一步搭建起完善的企業(yè)檔案管理制度，借助這個(gè)體系創(chuàng)造的合力，成為一種新型機(jī)制的驅(qū)動(dòng)者，便于更好地適應(yīng)和滿足其業(yè)務(wù)要求，融入各種企業(yè)的工作，促進(jìn)其高質(zhì)量發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理體系的內(nèi)涵

根據(jù)國家《檔案法》、《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》（2016版）等相關(guān)文件中對于企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)成要素基本包括管理機(jī)制、人力資源、制度體系、檔案數(shù)據(jù)、工作流程、管理系統(tǒng)、配套設(shè)施、信息安全。通過對以上8個(gè)要素進(jìn)行工作的細(xì)分拆解。

1. 企業(yè)檔案相關(guān)管理機(jī)制。通過明確將檔案管理中相關(guān)市人員進(jìn)行分級(jí)，分崗，具體到分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)及相關(guān)專兼職檔案工作人員。明確各個(gè)層級(jí)職責(zé)，準(zhǔn)確劃分業(yè)務(wù)，最終形成統(tǒng)一有序的管理系統(tǒng)。

2.企業(yè)檔案相關(guān)的人員體系。企業(yè)檔案工作人員根據(jù)企業(yè)實(shí)時(shí)需求采取專職，兼職崗位兩種模式。在保證檔案工作人員充足的前提下，還要保證人員的能力及素養(yǎng)服務(wù)業(yè)務(wù)工作開展得需求。

3.企業(yè)檔案相關(guān)制度體系。檔案制度體系的構(gòu)建必須從法規(guī)制度、規(guī)章規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)四個(gè)方面出發(fā)，才能稱之為科學(xué)和規(guī)范。企業(yè)檔案制度體系必須要遵循國家相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)的相關(guān)規(guī)范，同時(shí)也要從企業(yè)實(shí)際需求出發(fā)。

4.企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源體系。一是實(shí)現(xiàn)檔案與其他工作同步規(guī)劃部署，做好檔案前置工作，啟動(dòng)前端控制，提高文件形成質(zhì)量。二是增強(qiáng)收集力度，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸;三是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)清理和資源有序整合，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的系統(tǒng)化。

5.企業(yè)檔案相關(guān)工作流程。企業(yè)檔案管理工作流程是將具體的業(yè)務(wù)：檔案收集、檔案整理、檔案管理、檔案應(yīng)用等環(huán)節(jié)與檔案管理制度和管理應(yīng)用系統(tǒng)相契合，合力使企業(yè)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

6.企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)為滿足檔案工作需要，引入檔案管理相關(guān)技術(shù)工具與數(shù)據(jù)平臺(tái)，應(yīng)遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則。同時(shí)也要綜合考慮到未來技術(shù)發(fā)展趨勢。在選擇企業(yè)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，首先要考慮到全面性。

7.檔案配套設(shè)施體系。檔案管理的配套設(shè)施設(shè)備主要包括：庫房、保管裝具、保護(hù)設(shè)備、安防、網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、存儲(chǔ)、備份、系統(tǒng)軟件、終端設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備等。完善的配套設(shè)施設(shè)備為企業(yè)檔案管理體系建設(shè)提供了基本的保障。

8.檔案信息安全體系。根據(jù)國家相關(guān)安全管理規(guī)范，檔案管理工作中安全問題是重中之重。在具體工作中，積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)防止網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的非法入侵，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)，消除網(wǎng)絡(luò)安全隱患，安全、穩(wěn)定運(yùn)行。

四、企業(yè)檔案管理體系的運(yùn)行

1.借鑒質(zhì)量管理八大原則。質(zhì)量管理八大原則的內(nèi)容主要包括：

（1）以客戶為關(guān)注焦點(diǎn)：檔案部門應(yīng)充分深入全面的分析、預(yù)測、匯總各類客戶當(dāng)前和未來的需求，滿足客戶并爭取超越客戶期望。

（2）領(lǐng)導(dǎo)職能：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源，部署頂層設(shè)計(jì)，配置資源，搭建以提升檔案管理效率和質(zhì)量為核心的企業(yè)環(huán)境。明確組織前景，指明前進(jìn)方向，與員工價(jià)值共享，實(shí)現(xiàn)雙贏。

（3）全員介入： 員工是企業(yè)的基石，只有全員參與，才能使他們的智慧為組織獲益，將檔案管理職責(zé)、要求、理念內(nèi)化和滲透到企業(yè)每個(gè)員工心中，細(xì)化到企業(yè)文件材料形成與產(chǎn)生的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

（4）過程方法：將檔案各業(yè)務(wù)活動(dòng)和資源作為全過程進(jìn)行管控，啟動(dòng)檔案全生命周期管理模式，能夠更高效地得到預(yù)期效果。著眼于檔案管理過程中各類資源的合理使用，追求人、機(jī)、料、法、環(huán)的優(yōu)化配置。

（5）系統(tǒng)管理：檔案數(shù)據(jù)信息資源整合是一個(gè)系統(tǒng)化的龐大工程，既包括對檔案信息的整合，又包括對信息流轉(zhuǎn)所需各類系統(tǒng)的整合，還有對檔案管理和信息加工的整合。因此，鑒別、解構(gòu)和建構(gòu)作為檔案管理體系相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)過程，理解各過程間的相互關(guān)聯(lián)，將過程與組織目標(biāo)互聯(lián)，利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)效率。

（6）持續(xù)改進(jìn)完善：成果持續(xù)改進(jìn)完善是企業(yè)追求的永恒目標(biāo)之一。通過內(nèi)審?fù)鈱彊C(jī)制、糾正、預(yù)防措施、整改措施落實(shí)，持續(xù)改進(jìn)檔案管理質(zhì)量體系的完備性、有效性。在檔案管理現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，企業(yè)要設(shè)定可實(shí)現(xiàn)的和具有挑戰(zhàn)性的改善目標(biāo)，配備適當(dāng)資源，向檔案部門提供人力、物力、財(cái)力、內(nèi)外部資源支持及可實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展通道，并激勵(lì)檔案工作者持續(xù)地為改進(jìn)過程貢獻(xiàn)力量。

（7）依據(jù)事實(shí)決策：檔案工作必須客觀分析數(shù)據(jù)和信息，以期最大限度地提高檔案管理效率和效益，降低內(nèi)外部消耗。以檔案專項(xiàng)審核報(bào)告、檔案整改糾正措施、檔案業(yè)務(wù)不符合項(xiàng)、客戶投訴及其他來源的實(shí)際數(shù)據(jù)和信息作為檔案質(zhì)量管理后續(xù)決策和行動(dòng)的重要依據(jù)。通過采用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，努力降低檔案管理成本，提高檔案管理業(yè)績和擴(kuò)大市場經(jīng)營份額。

（8）互利的供方關(guān)系：企業(yè)機(jī)關(guān)、各職能部門和檔案部門是相互依存的、互惠互利的關(guān)系，可為雙方實(shí)現(xiàn)共贏創(chuàng)造價(jià)值。雙方持續(xù)建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，確保雙方在前端參與確立檔案業(yè)務(wù)合作開發(fā)以及后端改進(jìn)檔案管理及服務(wù)的需求。

2. 檔案管理工作中引入PDCA理念，以推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作持續(xù)不斷改進(jìn)。PDCA循環(huán)是美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環(huán)。全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)就是PDCA循環(huán)。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個(gè)階段，即Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查） 和 Act（處理）。企業(yè)檔案管理工作相關(guān)的質(zhì)量管理體系和循序漸進(jìn)的工作理念達(dá)成可以通過PDCA循環(huán)來解決。企業(yè)檔案工作具體簡括為收、管、存、用?！坝谩弊鳛闄n案工作的終極目標(biāo)，在物的保障下，按制的要求，將檔案工作目標(biāo)，通過人予以實(shí)施。核查計(jì)劃與結(jié)果，確認(rèn)是否達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。甄別分析結(jié)果，成則肯定并推廣，敗則總結(jié)并改進(jìn)，未竟問題由下一個(gè)PDCA循環(huán)解決。

3.應(yīng)用范希爾定理：企業(yè)要生存、發(fā)展和壯大，必須效率效益兼?zhèn)?。前者核心是速度，后者關(guān)鍵在增值。企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的創(chuàng)新研究正好可以填補(bǔ)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)核心增長的系統(tǒng)化發(fā)展空白，在提高企業(yè)檔案管理效率和水平的同時(shí)，積極響應(yīng)國家“十四五”發(fā)展規(guī)劃的號(hào)召，推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的創(chuàng)新研究是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息資源高速發(fā)展的必然產(chǎn)物，更是企業(yè)整體系統(tǒng)高質(zhì)量發(fā)展的重要奠基。只有做好企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的創(chuàng)新研究，構(gòu)建起適合企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息資源的新發(fā)展格局，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息資源發(fā)展從量變到質(zhì)變、從點(diǎn)向面拓展、從局部發(fā)展轉(zhuǎn)為整體提升，推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的高質(zhì)量發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

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作者簡介：

張興霞（1977.10），女，漢族，江蘇揚(yáng)州，碩士研究生，中海油能源發(fā)展股份有限公司工程技術(shù)分公司，副研究館員，檔案管理與信息化研究方向。