探析網(wǎng)絡(luò)時代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

田峰

摘要：在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施持續(xù)建設(shè)及IT技術(shù)蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)引入當(dāng)今社會生活生產(chǎn)各個領(lǐng)域，并成為發(fā)展與改革重要條件，如何抓住網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展機遇成為社會各界需解決的問題。檔案管理涉及鑒定、統(tǒng)計、整理、收集等方面，傳統(tǒng)的管理方式效率低、易出錯、需要較大的空間及人力成本，有礙檔案資源開發(fā)及利用。本文通過探析網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位檔案管理工作良策，以期為提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量提供參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時代;事業(yè)單位;檔案管理

網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位檔案管理工作變革的價值如下：其一，有效節(jié)約成本，如空間成本、時間成本、人力成本等，簡化檔案管理步驟，構(gòu)建集收集、鑒定、保管及調(diào)取等檔案管理工作于一體的信息化辦公機制;其二，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)共享、實時等特性，擴寬事業(yè)單位檔案匯總范圍，為更多利于事業(yè)單位管理及發(fā)展的資源聚合與利用提供條件;其三，積累“網(wǎng)絡(luò)+管理”經(jīng)驗，為事業(yè)單位引用更優(yōu)軟硬件并改進檔案管理體系助力?；诖?，為提高事業(yè)單位檔案資源充分利用有效性探析網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作良策顯得尤為重要。

一、抓住關(guān)鍵，為“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”工作順利展開提供抓手

第一，便捷。檔案資料收集與存儲并非工作的完結(jié)，而是為檔案資料充分使用奠定基礎(chǔ)，這就需要“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”把相關(guān)資料數(shù)字化處理視為要點，將資料輸入信息系統(tǒng)，以便事業(yè)單位各部門根據(jù)權(quán)限及需求調(diào)取檔案，使檔案資料的取用、聚合、增減工作能跨時空完成，有效節(jié)約查找、更新、管存檔案的成本;第二，規(guī)范。為使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息系統(tǒng)能始終在事業(yè)單位檔案管理中起效，需提出更加嚴格的管理要求，例如為有效利用掃描錄入儀，事業(yè)單位需約束人們的材料填寫方式，確保格式、內(nèi)容、字體等方面統(tǒng)一，為查詢檢索、電子檔案與紙質(zhì)檔案對位、高效識別并錄入檔案信息給予支持?；诖?，事業(yè)單位需設(shè)定“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”工作標準，為檔案共享、數(shù)據(jù)遷移、充分利用掃除障礙;第三，安全。紙質(zhì)檔案容易受環(huán)境影響而字跡不清、紙張發(fā)霉變質(zhì)、不便于查閱，電子檔案可規(guī)避環(huán)境負面影響，有效解決管存難的問題。然而，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境亦存在安全危機，如系統(tǒng)崩潰、病毒入侵等，出現(xiàn)檔案丟失、遺漏、篡改等現(xiàn)象。為避免出現(xiàn)上述現(xiàn)象在“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”實踐中需樹立安全工作意識，針對重要資料需加密保護，及時更新系統(tǒng)，設(shè)置系統(tǒng)登錄權(quán)限，繼而加強網(wǎng)絡(luò)時代檔案安全管理，為有效展開檔案調(diào)取、查閱、上傳、銷毀等工作提供條件[1]。

二、加強創(chuàng)新，擴寬網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作視野

為使事業(yè)單位檔案管理綜合效益能不斷提高需立足網(wǎng)絡(luò)時代樹立創(chuàng)新意識，積極引入新系統(tǒng)、新設(shè)備、新軟件，滿足事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新實踐需求。例如，事業(yè)單位可引入RFID系統(tǒng)，依托B/S架構(gòu)及瀏覽器登錄實現(xiàn)線上查閱檔案資料的目標，基于系統(tǒng)平臺提高檔案管理工作準確性及實效性。通過盤點紙質(zhì)檔案可掌握實時位置及類別等信息。掃描檔案架上的RFID標簽可采集架位信息及檔案地址等信息，提高統(tǒng)計、查找特定檔案資料的工作效率。值得一提的是，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案存儲室與檔案架位信息充分融合后能建成詳細且直觀的檔案架分布數(shù)據(jù)模型圖，工作人員可操控人機界面完成檔案管理任務(wù)?；赗FID系統(tǒng)可在線辦理檔案歸還、借閱等業(yè)務(wù)，使事業(yè)單位檔案管理服務(wù)效果更佳。RFID系統(tǒng)為事業(yè)單位檔案管理提供查閱、盤點、統(tǒng)計等功能，用戶能通過手持機、PC終端等方式進入系統(tǒng)并使用相關(guān)功能。再如，事業(yè)單位可引入電子圖紙檔案系統(tǒng)，集檔案歸集、鑒別、開發(fā)利用于一體，基于功能模塊形成子系統(tǒng)，不受時空約束展開圖紙檔案管理工作，同時為圖紙檔案管理流程化、規(guī)范化工作與服務(wù)給予支持，將圖紙檔案與其他類型的檔案管理區(qū)別開來，使網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位檔案管理工作針對性更強。

三、健全體系，推動事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作持續(xù)發(fā)展

首先，事業(yè)單位需對網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作挑戰(zhàn)與機遇進行分析，在充分了解檔案管理工作性質(zhì)、意義、要素等方面的前提下以發(fā)揮“網(wǎng)絡(luò)+”管理優(yōu)勢、解決紙質(zhì)檔案管理問題為指向加強頂層設(shè)計，指引事業(yè)單位創(chuàng)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、采購設(shè)備、引用軟件、加強培訓(xùn)，為網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作創(chuàng)新實踐鋪平道路;其次，事業(yè)單位需用發(fā)展眼光看待網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理工作，對內(nèi)健全制度，推行《RFID系統(tǒng)管理須知》、《電子檔案管理標準》等制度，為的是引導(dǎo)、約束、監(jiān)督工作者完成“網(wǎng)絡(luò)+管理”工作任務(wù)，確保檔案管理工作科學(xué)規(guī)范，對外研究先進技術(shù)，如云存儲、人工智能、大數(shù)據(jù)、虛擬現(xiàn)實等，為事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作創(chuàng)新爭優(yōu)助力，同時保障新技術(shù)的引用可解決檔案管理工作現(xiàn)實問題，如成本問題、安全問題、檔案價值深挖問題等;最后，事業(yè)單位需對網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作成果加以評價，為的是匯總經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)不足、補全短板，為進一步改進檔案管理網(wǎng)絡(luò)化改革對策提供依據(jù)，繼而在“頂層設(shè)計--計劃實施--動態(tài)反饋--結(jié)果評價--計劃優(yōu)化”體系支撐下推動事業(yè)單位“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”工作與時俱進[2]。

結(jié)束語：

綜上所述，為使網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位檔案管理工作更加高效，事業(yè)單位需將安全、規(guī)范、便捷視為“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”工作的關(guān)鍵，在此基礎(chǔ)上積極創(chuàng)新，引用新系統(tǒng)、新技術(shù)，還需健全網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位檔案管理體系，不斷補全檔案網(wǎng)絡(luò)化管理短板，繼而提升事業(yè)單位檔案管理水平。

參考文獻：

[1] 張坤. 網(wǎng)絡(luò)時代完善事業(yè)單位檔案管理工作的策略[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（8）：123-124.

[2] 巴清華. 網(wǎng)絡(luò)時代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J]. 中國科技投資，2019（18）：142.