做好檔案管理工作的實踐與思考

張素平

河北省藥品檢驗所，河北石家莊 050011

食品藥品安全，關系到黨和政府的形象，關系到百姓的生命健康，藥檢所肩負著保障人民群眾用藥安全的神圣職責，檔案工作服務服從于藥品監(jiān)管工作大局，其業(yè)務能力和管理思路能否適應形勢發(fā)展的要求，不辜負社會和百姓的期望，取決于檔案隊伍的綜合素質(zhì)，先人一步，高人一籌，就能以超人一倍、兩倍的速度高質(zhì)量完成某項具體工作。因此，準確把握新形勢對檔案工作的要求，找準工作中的高點，用嶄新的理念，超前的思維，在檔案管理的崗位上創(chuàng)造性地完整收集，合理編輯，優(yōu)化服務，讓利用者在需要檔案的時候能找到，找到檔案能用上，用上檔案能解決問題。

1）組織人力物力解決檔案庫房面積小，設施不足等問題，在單位領導班子的大力支持下，擴建了檔案庫房，做到庫房、辦公兩分開，使檔案管理的硬件設備設施得到較大的改善。加快檔案管理工作向現(xiàn)代化邁進，進一步加強檔案管理，提供方便的查閱條件，河北省藥品檢驗所還購置了檔案文件柜、目錄柜，優(yōu)化了檔案室的工作環(huán)境。

2）文書檔案實現(xiàn)計算機管理已成為各單位管理者的共識，目前，河北省藥品檢驗所文秘人員每年收發(fā)大量的上下級和本單位的文件一登錄一傳閱一催辦一承辦一文件整理一抄寫文件目錄一歸檔，每年要花費近2個月的時間將前1年的文件以單份分散形式輸入計算機整理歸檔。如果使用檔案管理軟件后，可以將收到文件隨時登錄，準確分類，年終后計算機控制自動生成門類清楚、規(guī)律性強的檔案有機體系，并可打印卷內(nèi)目錄。文書檔案實現(xiàn)計算機管理有以下優(yōu)點：一是掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案管理工作的必然要求，作為新時代的檔案工作者，除理論知識的學習和計算機網(wǎng)絡技術的應用，先進檔案管理軟件是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的基礎?；诤颖笔∷幤窓z驗所信息化建設總體布局，提高檔案數(shù)字化、規(guī)范化的程度，使檔案利用更加便捷，更加適應社會發(fā)展的需要。二是利用現(xiàn)代化技術整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。三是健全管理制度，強化檔案管理水平。我們在做好日常檔案收集整理工作的基礎上，進一步做好人事干部檔案工作，嚴格按照《干部人事檔案材料鑒別歸檔制度》，我們根據(jù)缺失材料的部分，逐一進行查找補充歸檔，并嚴把材料關，從而使員工檔案材料更加齊全。

毋容置疑，食品藥品安全，關系到黨和政府的形象，關系到百姓的生命健康，藥檢所肩負著保障人民群眾用藥安全的神圣職責，檔案工作服務服從于藥品監(jiān)管工作大局，因此我們要圍繞新時期檔案工作目標任務，一如既往抓緊抓實抓出成效，提高檔案人員素質(zhì)是搞好藥檢檔案管理工作的基礎。針對藥檢系統(tǒng)檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質(zhì)參差不齊，檔案業(yè)務生疏等現(xiàn)狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊伍的戰(zhàn)斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質(zhì)。一是以人為本，加強藥檢檔案人才隊伍建設。重視檔案專業(yè)人才或通過向社會公開招錄，專業(yè)以檔案學、歷史學或計算機專業(yè)人才的辦法，吸收一些基本素質(zhì)好、愿意從事檔案工作的大學本科畢業(yè)生充實到藥檢檔案工作隊伍中來，壯大藥檢檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點、有方向地培養(yǎng)藥檢檔案事業(yè)發(fā)展急需的人才，加強培訓，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平、提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)， 總結(jié)新經(jīng)驗，優(yōu)化知識結(jié)構，達到理論和實踐有機結(jié)合；三要加強檔案上崗和崗位繼續(xù)教育，建設新檔案管理模式，使全系統(tǒng)檔案工作人員適應檔案工作特別是新形勢下藥檢檔案工作發(fā)展需要；多走出去參加培訓或到發(fā)達地區(qū)學習先進的工作經(jīng)驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，提升檔案管理水平。

發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。為此，當今社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，因此，信息化建設是搞好藥檢檔案管理工作的途徑。并進一步加強以藥監(jiān)系統(tǒng)信息化建設、政務信息公開為核心，以實驗室資質(zhì)認定評審為契機，加大投入。大力增強藥檢檔案管理工作的手段和能力，使檔案管理能力不斷增強，實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學化，使藥檢檔案發(fā)揮最大效益，更好地為藥檢所的檢驗、科研、帶教、管理做出更大的貢獻。

檔案是一種回溯性信息，是對歷史的真實記錄逆向追溯其價值的過程，其核心價值在于信息記載和信息服務。因此，開展藥檢檔案信息服務是提升大眾檔案意識的鮮明旗幟，是藥檢檔案發(fā)揮效益的關鍵，是藥檢機構生產(chǎn)力的體現(xiàn)。及時編發(fā)檔案利用實際社會效益，關注和服務民生等各種方式，拓寬藥檢檔案資源利用渠道，為藥檢業(yè)務、管理服務，充分體現(xiàn)藥檢檔案的使用價值及其管理的重要性和依據(jù)性，共建和諧藥檢、和諧藥監(jiān)。

與此同時，檔案管理人員要維護檔案的完整與安全，使檔案工作滲透到監(jiān)管工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)。進一步增強檔案管理人員的專業(yè)知識，提高綜合素質(zhì)，才能更好的為藥檢檔案事業(yè)服務好。