大數(shù)據(jù)時代下高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)研究

張悅

（吉林建筑科技學院，吉林 長春 130000）

0 引言

高校的第二生命線，科學研究一直是高校的基本職能之一。尤其是近年來，高等教育開始走向大眾化，各高校如雨后春筍一般蓬勃發(fā)展。在這種情況下，高校的科研任務(wù)也開始越來越艱巨，與此同時，隨之而產(chǎn)生的科技檔案也日漸豐富。在互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，如何提升高校科技檔案資源的信息化建設(shè)水平，增加高?？萍紮n案的利用價值，依托檔案管理手段實現(xiàn)科技檔案的信息化存儲和記憶功能，為科技研究提供服務(wù)，與此同時推進科技檔案的共享，具有重要意義。

1 高?？萍紮n案的重要性探析

1.1 高?？萍紮n案是重要的學術(shù)與技術(shù)的具體體現(xiàn)

作為記錄、反映高校的基本建設(shè)信息、科學研究以及各項生產(chǎn)活動的重要媒介，高?？萍紮n案具備重要的存儲、保存、記錄等重要功能。高校科技檔案是高?？茖W研究活動的重要信息源頭，在推動高校的科研發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，以及經(jīng)濟全球化的加劇，學術(shù)和技術(shù)已經(jīng)成為一個國家和地區(qū)、一個民族最重要的競爭力，因此，可以說，高校的科研工作是國家躋身大國行列的重要基礎(chǔ)和手段，而在科研工作過程中形成的科技檔案，擔負著記載科研過程的技術(shù)資料，以及科研成果的重要使命，其重要性是顯著的。

1.2 高校科技檔案是科研過程的完整性、系統(tǒng)性呈現(xiàn)

作為科研的重要環(huán)節(jié)，科技檔案是記錄科研的全過程的最全面、最系統(tǒng)、最客觀的原始資料，見證了一個項目從立項到成果展示的每一個階段。因為這些資料的原始性、真實性，是可以準確客觀地展現(xiàn)科研每一個環(huán)節(jié)的，呈現(xiàn)出了完整性與系統(tǒng)性?；谶@一特點，高?？萍紮n案還可以成為相關(guān)聯(lián)的科研項目的資料庫和參照標，可以為有關(guān)的科技研究提供思路和方法，為科研事業(yè)的發(fā)展提供保證[1]。

2 高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)存在的相關(guān)問題

2.1 數(shù)字檔案資源建設(shè)具有落后性

進行高校科技檔案資源的信息化建設(shè)，做好數(shù)字檔案的資源建設(shè)是重中之重。數(shù)字檔案資源的來源主要有三個方面的渠道。首先是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化。即通過掃描、拍攝等方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、膠片、音像制品等轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號檔案，這是高?？萍紮n案實現(xiàn)信息化建設(shè)的必要環(huán)節(jié)，是建立目錄數(shù)據(jù)庫和豐富館藏資源的需要和必然要求。其次是電子文件和電子檔案的接收和歸檔。這部分是信息化建設(shè)工作中占比最大的一部分工作，也是數(shù)字化檔案的主要來源。最后是針對一些重要的數(shù)字化信息資源進行采集和搜集。這主要是指采集搜集一些可以反應(yīng)歷史社會變化，對豐富館藏資源具有重要意義的信息。從當前來看，各高校對于科技檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)注和重視程度不夠，也總結(jié)不出關(guān)于科技檔案信息化建設(shè)的先進經(jīng)驗及做法，體現(xiàn)出各高?？萍紮n案資源建設(shè)方面針對數(shù)字化的重視程度不夠[2]。

2.2 軟件系統(tǒng)功能單一

大數(shù)據(jù)時代下，高校科技檔案資源的信息化建設(shè)需要依靠計算機軟件來完成。但從當前高?？萍紮n案資源的信息化程度來說，檔案的數(shù)據(jù)化、電子化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化程度并不高，許多高校的科技檔案的信息化僅僅局限于將電子資料進行目錄整理錄入、檢索和材料歸檔。隨著當前網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，許多高校也在探尋創(chuàng)建自己的檔案信心化管理平臺的路徑，有些高校依托校園網(wǎng)進行了檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，但因為缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持，系統(tǒng)都體現(xiàn)出操作簡單、功能單一的情況，因此只能作為學校檔案工作的宣傳媒介使用，對于檔案在線的歸檔、檢索、查詢等基本功能的實現(xiàn)還有一段距離。

2.3 硬件設(shè)施落后，管理欠缺

硬件設(shè)施的建設(shè)是高?？萍紮n案信息化建設(shè)的源頭和基礎(chǔ)，它主要包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、存儲設(shè)備等。而高校能夠應(yīng)用于檔案管理工作的專項資金缺乏，導(dǎo)致的硬件設(shè)施投入力度不夠和現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施管理、維護、保養(yǎng)不足等問題突出。目前，雖然多數(shù)高等院校相繼進行了現(xiàn)代辦公設(shè)備的投入和建設(shè)，局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也已初步發(fā)揮作用，但因為資金投入的欠缺，導(dǎo)致各高校的檔案信息化建設(shè)水平較合格水平還有很長的一段距離。信息化建設(shè)設(shè)施的落后，直接導(dǎo)致科技檔案管理與查詢檢索等各種服務(wù)需求無法被滿足。另外，有一些高校還存在著重硬件投入，聘請管護保養(yǎng)的問題，投入了大量的資金進行科技檔案資源的信息化基礎(chǔ)設(shè)備的投入，但卻因為后期管護維修等的不及時，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)備的投入沒有發(fā)揮出應(yīng)有的效用。

2.4 保障體系建設(shè)不完善

各高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)之后，缺乏科學完備的保障體系也是主要原因之一。保障體系主要包括法規(guī)、制度、計劃、人才隊伍、安全體系等。而在當前各高校的檔案資源信息化建設(shè)中，保障體系的不完善主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，沒有行之有效的標準和制度。各高?？萍紮n案管理部門對檔案管理的相關(guān)制度法規(guī)、業(yè)務(wù)流程等了解不夠透徹，與檔案部門又缺乏良性的互動協(xié)調(diào)，導(dǎo)致學?？萍紮n案標準化和規(guī)劃范水平還處在初級階段，發(fā)展不健全。其次，專業(yè)人才少，工作人員普遍欠缺專業(yè)知識。高校專業(yè)的檔案管理人才缺乏，僅有的數(shù)量不多的專業(yè)人才在工作崗位中也受重視程度不夠，有的高校甚至沒有配備專業(yè)的檔案管理人員。另外，檔案管理人員對檔案管理知識接受程度慢，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能水平以及資源等的處理能力遠遠達不到對高?？萍紮n案信息化建設(shè)的相關(guān)要求。第三，網(wǎng)絡(luò)安全性能差。網(wǎng)絡(luò)的開放性特征對于檔案管理工作是一把雙刃劍，既加強了檔案部門與其他部門的聯(lián)系和溝通，但也相應(yīng)的引入了病毒、木馬、黑客等網(wǎng)絡(luò)隱患。這也是很多高校校園網(wǎng)建設(shè)規(guī)劃中沒將檔案部門納入其中的重要原因之一。

3 大數(shù)據(jù)時代下高校科技檔案資源信息化建設(shè)的策略探討

3.1 針對高?？萍紮n案進行信息化的數(shù)據(jù)整合

進行高校科技檔案信息化整合，是推進高校科技檔案資源綜合優(yōu)化配置的必要途徑，是加快信息化建設(shè)進程的必然要求。所謂檔案的信息化數(shù)據(jù)整合，就是指根據(jù)用戶的應(yīng)用需求，依據(jù)檔案數(shù)據(jù)資源的特征，借助先進的數(shù)據(jù)整合技術(shù)，按照相應(yīng)原則，進行檔案數(shù)據(jù)信息的優(yōu)化集成，從而使高校科技檔案呈現(xiàn)出一體性、實用性、連續(xù)性的資源整合。

推進高?？萍紮n案資源信息化的數(shù)據(jù)整合，具體來說，首先要依據(jù)用戶的使用需求特點，將檔案資源的整合重心由豐富館藏資源向提升高?？萍紮n案資源的服務(wù)性功能上轉(zhuǎn)變。整合過程中，嘗試進行檔案信息服務(wù)能力的改革，探索個性化服務(wù)和定制服務(wù)的新模式，提升高?？萍紮n案信息資源的利用率，并提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。其次，依托數(shù)據(jù)資源整合，進行科技檔案資源信息的分類數(shù)據(jù)庫建設(shè)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫集合以及專研專題數(shù)據(jù)庫等，以此提升數(shù)據(jù)庫信息檢索的準確性和有效性，提升數(shù)據(jù)資源的使用效率。第三，通過目前新興的技術(shù)手段，進行高校檔案資源數(shù)據(jù)庫使用模式的深度開發(fā)，為用戶提供在線查詢等服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，用戶可以突破過去檔案館的空間、時間限制，利用現(xiàn)在通訊設(shè)備的移動終端隨時隨地接收自己需要的信息，以便提升資源的利用價值，提供更加精準、個性化的服務(wù)。

3.2 探索高?？萍紮n案的資源共享路徑

在大數(shù)據(jù)時代下，在資源進行整合的基礎(chǔ)上，共享機制的建立是高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)的另一個重要方面。基于數(shù)據(jù)整合的基礎(chǔ)，對高校科技檔案資源進行信息化共享，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片等館藏資源通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源，以便在網(wǎng)絡(luò)中進行傳輸，這樣就可以實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的共享共用。進行高?？萍紮n案的信息化資源共享，首先要建立各自的館藏科技檔案共享模式。這就要求高校檔案管理及工作人員轉(zhuǎn)變思路、革新方法，構(gòu)建全新的館藏資源管理理念，實現(xiàn)資源整合與共享。通過對館藏資源進行整合、統(tǒng)計、采集、傳輸?shù)?，建立起高校間的、高校與社會間的資源共享平臺。其次，在進行館藏資源向數(shù)字化資源轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)上，搭建科技檔案資源的共享平臺。在對高?？萍紮n案資源進行加工、處理的基礎(chǔ)上，構(gòu)建科學高效的數(shù)字化科技信息資源的共享平臺，使科技檔案信息在為本校師生服務(wù)的基礎(chǔ)上，向外延伸至為其他網(wǎng)絡(luò)用戶提供信息服務(wù)。這樣就能實現(xiàn)檔案信息資源不再只局限于狹小的空間與特定的時間內(nèi)，可以為用戶提供不同層次、不同維度的信息資源共享服務(wù)[3]。

3.3 探索高?？萍紮n案資源信息化高效管理模式

高?？萍紮n案資源的信息化管理是確保重要科技檔案安全、準確、高效的必要手段。推進高?？萍紮n案資源信息化管理，首先要革新高校檔案管理的思維和模式。要認識到科技檔案的重要性，是反應(yīng)一所學?？蒲羞^程、取得的成果以及發(fā)展方向的重要手段，就其具有的價值而言，它不是一所高校的私有財產(chǎn)，而是整個國家和社會的重要財富。因此，要轉(zhuǎn)變高?？萍紮n案管理的理念，將被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾?，依托用戶對資源的需求性，提升科技檔案管理的科學性、效率性。其次，探索建立高?？萍紮n案用戶反饋平臺。在高?？萍紮n案信息化管理方面，要依托用戶對資源的需求和滿意度，實現(xiàn)對資源的科學管理。根據(jù)用戶的實際需求的不同特征和形式，制定科技檔案資源建設(shè)的實際任務(wù)，同時實現(xiàn)資源的針對性輸出。將高?？萍紮n案信息化管理面向社會，廣泛圍繞用戶的需求展開管理，同時收集、獲取用戶使用過程中的反饋信息，并進行全面系統(tǒng)的加工處理，從而提高高?？萍紮n案信息化建設(shè)的針對性和實效性[4]。

4 結(jié)語

當前，高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)尚處于發(fā)展階段，在管理、應(yīng)用等方面還不成熟，因此，要探索順應(yīng)信息化發(fā)展潮流的科技檔案資源信息化建設(shè)理念，以服務(wù)為基礎(chǔ)，以資源整合和信息共享為手段，利用大數(shù)據(jù)時代的信息集合特點，進行高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)，使高?？萍紮n案為國家和社會的科研發(fā)展提供助力。